BAB 9

ETIKA BERTAMU DAN MENERIMA TAMU KANTOR

Dalam kehidupan berorganisasi atau lingkup pekerjaan, bertamu dan menerima

tamu merupakan aktivitas yang sering dilakukan. Pada saat bertamu di satu kantor atau
organisasi, apapun keperluannya, kita harus selalu menjaga sikap dan perilaku.

Tujuan yang kita bawa pada saat bertamu, jika tanpa disertai sikap, tutur kata,
cara komunikasi dan perilaku yang baik dan sopan, tidak tertutup kemungkinan gagal
karena orang yang kita temui tidak tertarik atau tidak menaruh perhatian, bahkan citra
diri dan organisasi kita akan terpuruk.

Orang yang akan datang ke kantor anda sangat beragam, baik dari tujuan, sikap,
dan karakternya. Pada saat tamu masuk ruangan, anda belum dapat menebak sikap
dan karakter tamu itu seperti apa dan harus bagaimana menghadapinya. Berikut ini
adalah pengelompokan jenis tamu yang berkunjung ke kantor :

- Tamu dengan perjanjian (appointment)

- Tamu tak dikenal

- Langganan tanpa perjanjian

- Tamu yang tidak diharapkan

- Tamu anggota keluarga atasan

- Anggota keluarga staf/pegawai

- Tamu lanjut usia atau cacat fisik

Semua jenis tamu diatas, bahkan tamu yang tidak diharapkan pun harus tetap diterima
dengan baik.

1
A. Persiapan Menerima Tamu Kantor

Sebelum anda menerima dan melayani tamu, ada beberapa hal yang harus
dipersiapkan :

 Ruangan

Upayakan ruangan selalu dalam keadaan bersih, rapih, dan tenang . Suasana
kantor yang demikian akan mempengaruhi tamu, sehingga tamu merasa tenang
dan nyaman. Usahakan meja kerja anda selalu rapi dan tidak berantakan. Jika
memungkinkan sediakan kursi atau sofa dan letakkan pada tempat yang tepat.

 Perlengkapan

Jika perlu sediakan buku tamu. Sediakan koran, majalah yang dapat dibaca oleh
tamu jika ia harus menunggu. Bila perlu sediakan brosur, booklet, katalog,
majalah perusahaan atau album foto dokumentasi yang dapat dilihat oleh tamu.
Hal ini juga dapat berfungsi sebagai kegiatan public relations yang akan
menciptakan citra positif lembaga/perusahaan. Guna menjaga kebersihan
sediakan tempat sampah atau asbak, jika diperkenankan merokok di ruangan.

 Sikap

Siapkan diri anda untuk dapat bersikap baik dan ramah jika ada tamu yang
datang, siap menerima, melayani, membantu dan bersahabat.

Dalam menerima tamu dan melayani tamu dituntut untuk memiliki kemampuan tertentu,
diantaranya :

 Siap

Selalu siap menerima tamu selama berada di ruang kerja. Jika sedang sibuk
mengerjakan sesuatu, tundalah sebentar, sambut tamu , tanyakan maksud dan
tujuan kedatangannya. Tentukan prioritas, apakah akan melanjutkan pekerjaan
tadi, dan mempersilahkan tamu menunggu atau akan melayani tamu terlebih
dahulu.

2
  Ramah dan Sopan

Selalu menunjukkan sikap ramah yang wajar, senyum dan siap membantu. Sikap
tersebut akan memperlihatkan kesan baik bagi karyawan sendiri maupun citra
lembaga/perusahaan.

 Bijaksana

Mampu bersikap bijaksana dalam melayani tamu ketika memberikan informasi

yang dibutuhkan tamu (dengan tetap dapat menjaga rahasia
lembaga/perusahaan/atasan), dapat mengatur kunjungan tamu untuk pimpinan,
artinya ketika anda menerima tamu harus dapat menjadi ‘jembatan’ antara tamu
dengan lembaga/perusahaan.

 Taktis

Berfikir taktis dalam menghadapi tamu yang bermasalah atau mengajukan

keluhan (complaint), sehingga mampu menyelesaikannnya dengan baik.

 Komunikatif

Menyampaikan informasi secra jelas dan sistematis, dengan menggunakan

bahasa yang benar dan tepat. Gunakan bahasa Indonesia yang formal, bukan
bahasa yang biasa dipakai sehari-hari dalam pergaulan, apalagi istilah-istilah
gaul.

 Etiket Bertamu ke Kantor

Berikut ini adalah hal-hal yang harus diperhatikan pada saat kita bertamu ke kantor atau
perusahaan lain :

- Jika memungkinkan, sebelum bertamu, buatlah janji temu (appointment) terlebih

dahulu.

- Berpakaian pantas, bersih dan sopan pada saat bertamu sebagai bentuk
penghormatan kepada pihak yang ditemui.

3
- Hadir tepat waktu sesuai janji temu.

- Jika telah melakukan janji temu, tetapi tidak bisa memenuhi kesepakatan
bersama, konfirmasikan. Ungkapkan penyesalan dan permintaan maaf serta
alasan penundaan atau pembatalan.

- Jika bertamu tanpa janji temu, hindari bertamu pada jam istirahat.

- Parkir kendaraan pada tempat yang telah disediakan, dan jangan sampai
mengganggu keluar masuknya kendaraan lain.

- Pada saat bertamu, hendaknya melapor pada petugas sesuai aturan yang ada.

- Katakan dengan jelas identitas diri dan maksud kedatangan kita pada petugas.

- Amati beberapa peraturan yang tertulis (misalnya: “kantor bebas rokok”), dan
patuhi.

- Jika harus antre dalam bertamu, antrelah terlebih dahulu.

- Berbicara dengan sopan dan ramah, sekalipun bertujuan menyampaikan

keluhan atau complaint, hindari ungkapan bernada sombong.

- Tidak perlu tergesa-gesa untuk duduk sebelum ditunjukkan/dipersilahkan duduk,

arah duduk kita hadapkan pada orang yang menerima, kaki tidak perlu
disilangkan.

- Meski kita merasa kecewa atas sambuutan atau pembicaraan selam bertamu,
tetap jaga emosi. Hindari sikap dan perilaku kasar seperti, membanting
dokumen, menggebrak meja, membanting pintu.

- Bertamulah sesingkat mungkin, sebataas keperluan kita.

- Jika pada saat bertamu kita dijamu dengan minuman atau hidangan tertentu,
tidak perlu tergesa-gesa untuk menikmatinya, tunggu sampai dipersilahkan dan
nikmati dalam jumlah yang wajar.

- Jaga kebersihan ruang/tempat kita bertemu.

4
 - Tidak perlu memberikan kritik langsung atau tidak langsung atas perlakuan
penerima tamu yang tidak menyenangkan.

- Saat menghadiri suatu acara seremonial, berikan ucapan sesuai dengan jenis
dan suasana acara tersebut.

 Etiket Menerima Tamu Kantor

Berikut ini adalah beberapa etiket yang harus diterpakan pada saat kita menerima tamu
di kantor:

- Sambutlah tamu dengan sopan, ramah, tulus, dan sepenuh hati.

- Jika kita berada di ruang tertutup, usahakan sesegera mungkin membukakan

pintu sebagai tanda dan bentuk penghargaan dan kesiapan kita menerima tamu.

- Pada saat menerima tamu, kita bisa tetap duduk, tetapi lebih sopan bila beranjak
dari tempat duduk kita dan berdiri sebagai tanda penghormatan kepada tamu.

- Berikan ucapan salam dan ucapan selamat datang serta jabat tangan tamu
dengan mantap, kemudian persilahkan duduk. Jika tamu kita terima di kursi
panjang, tempatkan posisi duduk tamu di sebelah kanan kita sebagai tanda
penghormatan.

- Setelah tamu duduk, tanyakan identitas dirinya, maksud dan tujuan

kunjungannya.

- Jika tamu tersebut salah alamat, bantulah dengan menunjukkan ruangan/bagian

yang dimaksud.

- Saat kita menanyakan apakah tamu tersebut sudah melakukan janji temu atau
belum, hendaknya berhati-hati. Cermati agenda, jika kita tahu bahwa identitas
tamu tersebut sama dengan yang tertulis di agenda atau catatan appointment,
kita tidak perlu bertanya lagi. Berikan respons yang menunjukkan kita sudah
menunggu dan siap menerimanya.

5
- Hindari ungkapan kata-kata kasar dan bernada sombong saat berbicara dengan
tamu. Dengarkan pembicaraan tamu dengan sungguh-sungguh dan penuh
simpatik, baik dengan ungkapan verbal maupun ungkapan non verbal (anggukan
atau tatapan mata). Jangan menyela atau memotong pembicaraan tamu.

- Jika kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, ketika ada tamu yang hendak
bertemu dengan pimpinan, hubungi pimpinan untuk mengecek kesiapan
pimpinan menerima tamu tersebut.

- Jika tamu harus menunggu pimpinan sementara kita harus menyelesaikan

tugas-tugas kita, ungkapkan terus terang dengan sopan bahwa kita tidak bisa
menemaninya.

- Bila memungkinkan, sajikan hidangan (minum atau makanan ringan) dan

persilahkan tamu untuk menikmatinya.

- Jika urusan tamu sudah selesai dan kita ingin melanjutkan tugas yang lain, tapi
tamu tidak segera pulang, berikan isyarat verbal dengan ungkapan yang sopan.

- Ketika tamu hendak meninggalkan ruangan, sekali lagi ucapkan terima kasih
atas kunjungannya, Jika memungkinkan, bukakan pintu dan antarkan keluar,
paling tidak sampai di depan pintu ruang kita.