TAMU KANTOR

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita
bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi. Atau seseorang atau sekelompok yang datang ke suatu
perusahaan untuk kepentingan tertentu.

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu
dengan pimpinan, mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu di kantor.

Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu bos di kantor:

a. Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu.
Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah. Hadapilah tamu dengan sopan,
ramah, memberi kesan serius dan berwibawa.
b. Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara ‘melantur’. Jika pembicaraan tamu
mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya.
c. Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi
buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos.Sampaikan padanya untuk
menginformasikan pertemuan ia dengan bos kembali dengan anda.
d. Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian tanyakan apakah
sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, informasikan pada bos.
e. Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan bacaan yang netral
misalnya surat kabar atau majalah.
f. Hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika
ternyata bos tidak bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus mengatakan pada tamu secara
diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak
merusak nama lembaga maupun kewibawaan bos.
g. Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu. Jangan biarkan
tamu mencari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai tamu tentunya ia belum ‘familiar’
dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke kantor anda.

Etika Bertamu di Kantor

Beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila kita akan berkunjung ke kantor :

a. Membuat janji dengan pihak yang akan kita datangi terlebih dahulu agar pihak yang akan kita datangi
dapat mempersiapkan diri, baik untuk mengatur jadwal maupun untuk mempersiapkan materi
pembicaraan.
b. Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita lebih memperhatikan cara kita berpenampilan. Seperti :
c. Menggunakan kemeja, bersepatu, dan menggunakan celana bukan jeans.
d. Menggunakan pakaian yang cocok dengan suasana.
e. Pakaian harus bersih, rapi, wangi, menarik, dan sopan.
f. Pada saat berkunjung ke kantor, ada baiknya kita memperhatikan etiket waktu. Sebaiknya hadir tepat
waktu dan mempergunakan waktu berkunjung dengan efektif sesuai kebutuhan. Kita juga perlu
memperhatikan jam istirahat kantor, jadi sebaiknya kita jangan berkunjung pada jam istirahat kantor.
g. Memperhatikan parkiran kendaraan. Jangan parkir di sembarangan tempat.
h. Saat ingin berkunjung ke kantor, ada baiknya kita melapor kepada petugas, sesuai dengan aturan dan
petunjuk yang ada di kantor tersebut
i. Saat menjumpai siapa saja di kantor, ada baiknya kita memberi hormat dengan menyapa dan tersenyum
serta bersikap sopan. Hal ini kita lakukan agar kehadiran kita dapat diterima dengan baik.
j. Sebaiknya kita ungkapkan dengan jelas identitas diri dan maksud kedatangan. Ucapkan salam dengan
sopan kepada orang yang menerima kita.
 k. Jika kita harus antre, jangan sekali-kali mendahului tamu lain yang sudah duluan datang dan membuat
janji.
l. Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat berbicara dengan orang pada saat kita berkunjung ke kantor :

a) Jangan menggerakkan kedua tangan saat berbicara.

b) Kedua mata memperhatikan orang yang sedang berbicara.

c) Menjaga tutur kata dan emosi.

d) Tidak memotong pembicaraan.

e) Volume suara diatur.

f) Hindari ungkapan-ungkapan yang bernada sombong atau meremehkan orang yang menerima kita.

g) Bila kita datang untuk complaint, sebaiknya tidak perlu marah-marah cukup tegas tetapi sopan.

h) Hindari perdebatan, percekcokan/pertengkaran dengan alasan apapun.

Etika Menerima Tamu di Kantor

a. Sambut Dengan Tulus

- Sambutlah tamu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus.
- Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu. Lakukan sesegera
mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang datang berkunjung.
- Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita menerima
tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.
b. Cara Duduk
- Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu untuk ke ruang
tamu dan mempersilahkan duduk.
- Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita, barulah kemudian
kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut
c. Janji Temu
- Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka tak perlu lagi
menanyakan hal tersebut.
- Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan langsung
mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.
- Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungin pimpinan terlebih dahulu
sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk menerima
tamu.
- Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang harus dikerjaan,
ungkapan dengan baik dan sopan.
d. Perlakuan Baik
- Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya untuk
mengajukan complain terhadap perusahaan kita.
- Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkab, berikan tamu suguhan baik berupa
majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.
e. Mengantar Tamu. Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke
kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.