PERAN DAN KOMPETENSI SEKRETARIS

Oleh : Budi Hermawan

Disampaikan pada Diklat Kearsipan dan Kesekretariatan

Balai Diklat PU Wilayah II Palembang
Palembang, 25 November 2019
PENGERTIAN DAN FUNGSI SEKRETARIS
 Istilah sekretaris, menurut Prayudi Armosudirdjo
diambil dari bahasa Belanda “secretaris” atau bahasa
inggris “secret’ yang berasal dari bahasa latin
“secretum” yaitu “rahasia”. Secara sederhana,
sekretaris bisa diartikan sebagai seseorang yang bisa
dipercaya, seseorang yang dapat “menyimpan
rahasia” atau sebagai pegawai yang menangani hal-
hal yang bersifat rahasia (confidential employee).
 PERBEDAAN KEDUDUKAN DAN TUGAS
SEKRETARIS PIMPINAN DENGAN TATA USAHA
Menurut Dr. Durotul Yatimah, M.Pd.

NO KEDUDUKAN DAN TUGAS KEDUDUKAN DAN TUGAS

SEKRETATRIS PIMPINAN PEGAWAI TATA USAHA

1 Melaksanakan kegiatan Melaksanakan penanganan

penanganan informasi untuk
pimpinan tertentu.
2 Ruang lingkup tugasnya
meliputi semua aspek kegiatan
kantor.
3 Kedudukannya langsung
bertanggung jawab kepada
pimpinan.
4 Tugasnya meliputi tugas rutin,
instruksi, dan
informasi untuk suatu unit
organisasi .
Ruang lingkup tugasnya terbatas
pada salah satu kegiatan kantor.
Kedudukannya tidak langsung
bertanggungjawab pada pimpinan
tingkat atas atau menengah.
Lebih banyak melaksanakan tugas
rutin dan insidental.
SYARAT-SYARAT SEKRETARIS
1. Memiliki integritas
2. Dapat menyimpan rahasia
3. Tekun dan setia pada tugasnya
4. Memiliki kemampuan sebagai publik internal.
5. Memiliki pengetahuan yang berhubungan dengan sekretaris.
6. Kemampuan berbahasa indonesia dan bahasa asing (min bhs
inggris).
7. Kemampuan mengelola SDM
8. Mengerti komputer.
9. Memiliki keterampilan mengelola keuangan.
10.Kemampuan memecahkan masalah.
 TUGAS-TUGAS SEKRETARIS
1. Mengurus dan mengendalikan surat.
2. Korespondensi.
3. Menangani dan menata arsip.
4. Melayani tamu kantor.
1 TUGAS RUTIN 5. Menangani tamu dan bertamu.
6. Menelepon dan menerima telepon,
mengatur jadwal kegiatan pimpinan.
7. Membuat laporan.
8. Membuat notulen rapat.
9. Risalah rapat.

1. Mempersiapkan rapat.
2 TUGAS 2. Membuat notulen rapat.
INSTRUKSI 3. Membuat konsep surat keluar.
4. Mempersiapkan perjalanan dinas.
5. Mengurus hal-hal tertentu di bank.
 LANJUTAN
Membuat rencana kerja sekretaris,
mempelajari pengetahuan penunjang
3 TUGAS pekerjaannya, membuat kliping koran.
KREATIF pembuatan formulir telepon, ucapan
kepada klien, mengatur ruang kantor
pimpinan.

4 TUGAS Melakukan kerjasama dengan unit atau

KOORDINATIF bagian lain yang memiliki keterkaitan
dengan kegiatan yang akan dilaksanakan.
BEBERAPA CONTOH DALAM ETIKA KANTOR
 MENGHADAP ATASAN:
1. Mengetuk pintu lebih dulu
2. Duduk setelah dipersilakan
3. Tidak meletakkan tangan atau barang milik pribadi di
atas meja.
4. Menutup pintu kembali seperti keadaan semula.

 DUDUK dan BERDIRI:

1. Sewaktu sedang duduk, bila didatangi atasan/orang yang
lebih tinggi kedudukannya/mereka yang kita hormati,
sebaiknya kita berdiri atau mempersilakan duduk.
2. Bila berdiri, tidak berkacak pinggang, memasukan
tangan dalam saku, bersilang tangan atau bersandar.
Teknik Peningkatan Berbicara Verbal
Kepada Pimpinan
1. Percaya diri
2. Ungkapkan kata-kata dengan jelas dan
perlahan.
3. Bicara dengan wajar.
4. Atur irama dan tekanan suara, serta jangan
monoton.
5. Menarik napas dalam-dalam dua sampai
tiga kali untuk mengurangi ketegangan.
6. Hindarkan sindrom…em, ah, anu, apa…..
 PERAN SEKRETARIS TERHADAP
ATASAN
1. Sebagai perantara saluran komunikasi dan
pembinaan hubungan yang baik bagi orang
yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan
pimpinan dalam memenuhi tugas, fungsi, dan
tanggung jawab.
3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada
bawahan dalam pelaksanaan tugas.
4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-
ide.
5. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan
pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
PERAN SEKRETARIS TERHADAP BAWAHAN PIMPINAN

1. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan

secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai
yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the
place).
2. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan
sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil
dengan baik.
3. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan
dalam menjalankan pekerjaan.
4. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai
masalah.
5. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk
lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan
kehendak pegawai bawahan.
TUGAS-TUGAS KESEKRETARIATAN PIMPINAN
1 Kebersihan, Kenyamanan, & Keamanan Tempat Kerja

2 Komunikasi Melalui Telepon

3 Penerimaan Tamu
4 Jadual Kerja Pimpinan
5 Persuratan Pimpinan

6 Kearsipan

7 Perjalanan Dinas Pimpinan

8 Mempersiapkan Rapat

9 Kerumahtanggaan
1 Kebersihan, Kenyamanan, & Keamanan Tempat Kerja

 Ruangan bersih (termasuk

toilet dan kamar mandi).
 Meja, Kursi dan Peralatan
Lainnya Bersih.
 ATK tersedia dan siap
dipakai.
 AC dan Lampu Penerangan
Bekerja Baik.
 Koran Pagi/kliping Sudah
Tersedia, dll.
2 Komunikasi Melaui Telepon

 Telepon diterima
langsung oleh Pimpinan.
 Telepon diteruskan
kepada pejabat di
bawahnya.
 Telepon untuk
sementara ditunda.
 PENANGANAN TELEPON MASUK
 Mengangkat telepon dengan segera bila telepon
berdering.
 Memperkenalkan diri terlebih dahulu apabila menerima
atau menghubungi seseorang melalui telepon.
 Menggunakan bahasa yang formal.
 Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak.
 Berbicara dengan ramah dan sopan.
 Bertanya dengan bijaksana.
 Mencatat pesan yang disampaikan.
 Mengucapkan terima kasih dan salam pada akhir
pembicaraan.
 Meletakan gagang telepon dengan pelan.
3 Penerimaan Tamu

Tamu Dengan Perjanjian

dipersilahkan duduk di Ruang tamu dan menunggu giliran sesuai jadual

Tamu Tanpa Perjanjian

 Atasan Pimpinan (pejabat Eselon) lapor dan langsung
dipersilahkan
 Kerabat Pimpinan lapor dan langsung dipersilahkan
 Kerabat Pimpinan dan Staf Kantor tunggu arahan pimpinan
 Teman Pribadi dan Kerabat Pimpinan lapor ke Pimpinan
 Tamu Pejabat Pemerintahan (Termasuk Eksekutif
dan Yudikatif) tunggu arahan Pimpinan
 Tamu yang minta sumbangan ditanggulangi/ diarahkan ke
tempat yang sesuai
 Tamu yang ingin mengajukan keluhan/komplain
ditanggulangi/diarahkan ke tempat yang sesuai
ETIKA MENERIMA TAMU KANTOR
MENURUT SEDARMAYANTI

1. Bersikap sopan dan menarik.

2. Berkepribadian menarik.
3. Bijaksana
4. Mempunyai cukup pengetahuan
tentang struktur organisasi dan
hal penting tentang organisasi
tempatnya bekerja, serta
pengetahuan umum lainnya.
SELEKSI TAMU
 Satpam menanyakan maksud tamu

 Satpam Chek ke Sekretaris apakah sudah

appointment, bila sudah antar tamu ke ruang
tamu disambut sekretaris atau Kasubag TU, bila
belum appoinment sebaiknya disarankan untuk
membuat appointment dengan sekretaris

 Bila tamu bersikeras untuk bertemu, Kasubag TU

dengan Sekretaris harus dapat menyelesaikannya
dan atau melaporkan kepada Pimpinan

 Bila tamu membuat keonaran Satpam harus

bertindak tegas.
 SIKAP SEKRETARIS KETIKA BERHADAPAN DENGAN TAMU KANTOR
NO Jenis Tamu Kantor
1 Tamu dengan perjanjian
2 Tamu tak dikenal
3 Tamu yang menolak
memberi tahu keperluannya
4 Tamu atau langganan yang
Kondisi/Sikap Sekretaris
 Usahakan tamu menunggu sesingkat
mungkin.
 Jangan diajak ngobrol terlalu lama, kecuali
tamu yang meminta.
 Sapa dan tanyakan keperluannya misalnya
“Boleh saya tahu nama dan instansi
Bapak?”
 Bila tamu dapat diterima, persilakan
duduk. Bila tamu ditolah, berikan alasan
tepat dan tawarkan untuk membuat janji
terlebih dahulu.
 Persilakan tamu unuk mengisi formulir
tamu dengan lengkap, sebutkan alasan
mengapa anda meminta hal tersebut.
 Walaupun tamu bersikeras, tetap
perlakukan dengan sopan dan sabar.
 Bersikap taktis untuk memprioritaskan

NO Jenis Tamu Kantor
5 Anggota keluarga/teman
dekat atasan
6 Tamu yang tak diinginkan
7 Pramuniaga/salesman
LANJUTAN
Kondisi/Sikap Sekretaris
 Bila yang bersangkutan masuk pada saat
atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan
bahwa atasan sedang ada rapat/tamu lain.
 Tetaplah bersikap ramah dan sopan,
sarankan untuk membuat janji terlebih
dahulu.
 Apabila dia tetap menunggu meskipun
anda telah berusaha mengusirnya secara
halus, sikap yang tepat adalah tidak
mempedulikannya, tetapi ingat, jangan
pasang muka kecut atau judes.
 Perlakukan dengan jujur.
 Katakan dengan jujur dan sopan bahwa
instansi anda tidak memelukannya saat ini,
misalnya “Kami baru membeli produk
serupa minggu lalu. Bapak bisa tinggalkan
alamat. Lain waktu bila kami
membutuhkannya kami akan
 LANJUTAN
NO Jenis Tamu Kantor Kondisi/Sikap Sekretaris
8 Tamu lanjut usia/cacat fisik  Perlakukan sewajarnya.
 Waspada dan bersiaplah membantu bila
diperlukan.
9 Anggota keluarga/teman  Terima secara wajar, tidak gaduh.
dekat sekretaris  Bila Hendak membicarakan masalah yang
memakan waktu lama, ajak ke ruang tamu.
10 Tamu ketika atasan  Minta maaf, dan jelaskan alasannya.
membatalkan janji  Bila perlu ajukan untuk membuat
perjanjian baru.
4 JADUAL KERJA PIMPINAN
 Menyesuaikan jadwal Atasan (Pejabat Eselon)
 Perjanjian
 Mencatat Perjanjian (telepon dan surat)
 Membatalkan Perjanjian dan menjadual
ulang
 Perjalanan Dinas Luar Kota
 Rapat-rapat/Pertemuan Rutin dan Yang
Direncanakan
 Menyusun jadwal kerja pimpinan untuk
keperluan harian, mingguan, dan lain-lain.
 Mengingatkan acara kerja pimpinan.
5 PERSURATAN PIMPINAN
Agenda Surat-surat Masuk
(Undangan, pemberitahuan, memo dinas, konsep surat,
edaran, janji temu, ucapan selamat dan terima kasih,
surat tugas, laporan, perjanjian, dll)

Sorting Surat-surat Dinas (dilampiri lembar disposisi Pimpinan)

Tindak Lanjut Surat Keluar dari Pimpinan

Kendali Surat
(Terutama diprioritaskan untuk surat-surat penting, urgent,
dalam seminar dan rapat)

Membuat surat sesuai keinginan pimpinan

Pengamanan Surat Masuk/Keluar (Fisik dan Informasinya)

Pembagian Tugas
Kelompok Surat Masuk
 Surat-surat Salah Alamat
 Surat-surat Pribadi
 Surat-surat Dinas
Surat-surat Dinas dimasukan dalam Aplikasi
TNDE dan selanjutnya di print out lembar
disposisi Pimpinan.
Memproses Surat Masuk
1. Menerima surat masuk dari pengantar surat
2. Membaca kebenaran alamat. Bila ada
kekeliruan, sekretaris harus segera
mengembalikan kepada pengantar surat.
3. Membubuhkan paraf pada buku atau kartu
pengantar surat.
4. Membuka amplop surat.
5. Membuka lipatan surat.
6. Membubuhkan cap tanggal terima di sebelah
kanan atas.
 Lanjutan…
7. Membaca keseluruhan isi surat untuk
menentukan pokok soal.
8. Menentukan golongan surat, yaitu penting,
biasa.
9. Menulis kode golongan surat di sudut
kanan atas
10.Mencatat surat masuk.
11.Memberi lembar disposisi.
12.Menyampaikan surat pada pimpinan.
MEMPROSES SURAT KELUAR
1. Mengetik atau memeriksa
kelengkapan surat, seperti
jumlah halaman, lampiran,
tembusan, dan lain-lain.
2. Menyampaikan surat kepada
pimpinan untuk dimintakan
tanda tangan.
3. Membubuhkan cap kedinasan.
4. Memberi nomor sesuai PKA.
5. Mencatat ke dalam agenda surat
keluar.
Sortir Surat-surat Dinas
(dimasukan dalam map khusus/plastik)

Macam Surat
 Surat Biasa
 Surat Penting
 Surat Urgent/Mendesak/Segera
 Surat Sangat Rahasia, Rahasia, dan terbatas
 Surat Yang Ditandatangani oleh Pimpinan
 Surat Undangan Seminar/Rapat/Peresmian
 Surat Undangan/Pribadi
 Surat Permintaan Sumbangan
 Surat Permohonan Menghadap
 TINDAK LANJUT DISPOSISI PIMPINAN

 Entry Data Disposisi Pimpinan ke dalam

Aplikasi TNDE.
 Monitoring Tindak Lanjut Disposisi
Pimpinan dengan membuat rekapitulasi
harian, mingguan, dan bulanan sebagai
alat kontrol untuk mengetahui bahwa
surat sudah ditindaklanjuti atau belum.
KENDALI SURAT

 Terkait waktu harus selesai 1-2 hari

 Terkait waktu harus selesai 2-5 hari

Sekretaris dan Kasubbag TU selalu

memperingatkan kepada pejabat di bawahnya
tentang batas waktu penyelesaian konsep
surat/bahan rapat/bahan seminar, dan
sebagainya.
SURAT-SURAT PIMPINAN

 Pengetikan konsep surat

dari Pimpinan ditangani
tersendiri dengan
menggunakan komputer
dan file-file khusus
 Petugas pengetikan oleh
petugas
Pengamanan Fisik dan Informasi
Surat
1) Dalam proses pengetikan, informasi
tidak boleh bocor.
2) Dalam proses distribusi surat, harus
aman dari kehilangan, tercecer,
rusak, dsb (pengamanan fisik).
3) Dalam distribusi surat, informasi
tidak boleh bocor.
4) Penyimpanan surat harus ditempat
yang aman (tidak boleh
dibaca/diambil pihak yang tidak
berwenang).
6 KEARSIPAN
1) Sistem Filling
 Subjek
 Abjad
 Tanggal
 Tempat/Geography
 Nomor

Pada umumnya dipilih sistem filing berdasarkan

subjek sesuai dengan keinginan pimpinan.

2) Back-Up File
3) Filling Campuran
4) Pengamanan File
A. FUNGSI FASILITATIF
Peraturan Menteri PUPR Nomor 16/PRT/M/2018 Tentang Klasifikasi
Arsip Kementerian PUPR

MASALAH (SUBYEK) POKOK SANDI/KODE HALAMAN

Hukum HK 25
Hubungan Luar Negeri HL 27
Hubungan Masyarakat HM 29
Kepegawaian KP 31
Keuangan KU 36
Organisasi dan Tata Kerja OR 43
Pengelolaan Data PA 45
Pengadaan Barang/Jasa PB 48
Penanaman Modal PM 52
Perencanaan PR 54
Pengelolaan Aset Barang Milik Negara PS 56
Pengawasan PW 60
Umum UM 63
B. FUNGSI SUBSTANTIF
Peraturan Menteri PUPR Nomor 16/PRT/M/2018 Tentang Klasifikasi
Arsip Kementerian PUPR

MASALAH (SUBYEK) POKOK SANDI/KODE HALAMAN

Sumber Daya Air SA 68
Bina Marga BM 73
Cipta Karya CK 78
Perumahan RU 83
Bina Konstruksi BK 88
Pengembanan Infrastruktur Wilayah IW 92
Penelitian dan Pengembangan LB 95
Pengembangan Sumber Daya
SM 102
Manusia
7 PERJALAN DINAS PIMPINAN

 Mempersiapkan tiket dan akomodasi

 Mempersiapkan bahan yang diperlukan
 Selama pimpinan tidak ditempat seluruh
staf sekretariat akan melakukan pekerjaan
rutin dan siap bila dihubungi pimpinan
8 MEMPERSIAPKAN RAPAT

 Cek Ruangan Rapat

 Peserta rapat
 Konsumsi rapat
 Notulen Rapat
 Daftar Hadir
MACAM-MACAM RAPAT

1. Rapat Dinas
2. Rapat Pimpinan
3. Rapat Rutin
4. Rapat Kerja
VARIASI TATA RUANG RAPAT
1 4

5
3
9 KERUMAHTANGGAAN
(untuk mengurusi kebutuhan khusus pimpinan yang mendesak)

Kebutuhan :
 Rapat Informal di kantor
 Transportasi dalam kota (Tol,parkir,dll)
 Jamuan tamu khusus
 Bepergian keluar kota mendesak
 RTA pimpinan (Makan & minum, laundry, dll)
 Sumbangan
 Mamin staf sekretariat
 Lembur staf sekretariat pada hari kerja
 Transport dan lembur staf sekretariat pada hari
libur, dll.
Petty cash Seorang sekretaris
membutuhkan petty cash dalam melayani
kerumahtanggaan sekretariat untuk
kepentingan mendesak. Sebaiknya petty cash
dibagi 2 yaitu untuk melayani pimpinan dan
untuk kepentingan staf sekretariat.
TERIMA KASIH