ETIKET KANTOR

A. PENDAHULUAN

Pada bab ini mahasiswa akan dikenalkan pada situasi

kantor, sebagai tempat dimana nanti mereka akan
menghabiskan sebagian besar waktunya di dunia
kerja. Karena itu mahasiswa harus memperhatikan
hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan terhadap
rekan sekerja, atasan maupun bawahannya.
 B.POKOK-POKOK ISI

1. Etiket Kantor

Etiket kantor dapat diartikan sebagai aturan-aturan social yang digunakan dalam
bertingkah laku secara jujur dan tulus, dan selalu beritikad baik yang dapat
diterima oleh pimpinan dan karyawan di semua lingkungan kantor. Saling
menghormati adalah hal yang diharuskan bagi setiap orang baik secara vertical
kepada atasan dan/atau bawahan, maupun secara horizontal kepada rekan
sekerja dan/atau setingkat.

Setiap kantor mempunyai tata cara, tata aturan tersendiri, namun secara umum
tata aturan atau etiket pada suatu kantor dapat berupa:
a. Tutur-Sapa
Menegur dan membalas sapaan dai seseorang di kantor, misalnya
dengan ucapan selamat pagi, atau denan senyuman dan anggukan
kepala. Bila anda menjadi karyawan baru; anda harus mempunyai inisatif
untuk berkenalan,memperhatikan sapaan terhadap rekan kerja dan
terlebih atasan (lebih baik menggunakan sebutan Bapak atau Ibu),
memberitahukan dan menanyakan hal-hal yang berhubungan dengan
pekerjaan dikantor, dan memperhatikan tatacara yang ada dikantor
tersebut baik secara tertulis maupun tidak tertulis.
b. Selama jam kerja
Diharapkan agar anda selalu berusaha memenuhi ketentuan dantata
tertib perusahaan yang sudah ditentukan seperti;
1. Datang tepat waktunya dan tidak sering terlambat.

2. Bila berhalangan hadir atau akan datang terlambat,

supaya memberitahukan terlebih dahulu.

3. Selama jam kerja tidak boleh berhias dibelakang

meja, merokok dan makan serta berdagang
dikantor untuk kepentingan pribadi.
c. Sarana bekerja

Sarana dan prasarana dikantor merupakan aset yang perlu dikelola

seefektif dan seefisien mungkin oleh setiap orang yang terlibat
dalam kantor tersebut. Beberapa hal berikut ini hendaknya
diperhatikan oleh setiap orang yang ada dikantor, yaitu;

1. Tidak terlalu sering mempergunakan fasilitas kantor untuk urusan

pribadi, seperti telepon, computer, dan alat tulis.

2. Tidak membawa barang-barang milik kantor ke rumah.

d. Membina hubungan kerja di kantor
Perlu disadari oleh masing-masing pihak yang terlihat dalam kantor bahwa
interaksi/hubungan kerja tidak akan terhindar dan harus dijaga agar tidak
terjadi konflik yang dapat menyebabkan hubungan kedua belah pihak
menjadi renggang dan tidak bisa kerjasama. Oleh karena itu beberapa hal
berikut ini dapat menjadi pedoman dalam membina hubungan kerja
dikantor, yaitu;
1. Hendaknya bersikap sopan dan ramah serta tidak membedakan satu
dengan yang lain.
2. Hendaknya selalu menghindari penyebaran gossip yang dapat
meresahkan pihak lain.
3. Jangan membuat keributan yang dapat menggangu pihak lain.
e. Berbicara melalui telepon
Berbicara/berkomunikasi melalui telepon adalah
sesuatu yang sering terjadi dan adalah komunikasi yang
tercepat bila dibandingkan dengan mengunjungi
tempat dan orang yang akan diajak berkomunikasi.
Untuk itu, dalam bertelepon, anda harus mengucapkan
tiap-tiap kata dan kalimat dengan nada yang jelas.
f. Menerima tamu

Setiap tamu yang berkunjung ke kantor tentu memiliki

maksud dan tujuan kedatangannya, apakah tamu itu akan
terima atau tidak. Dalam pelayanan terhadap tamu-tamu
tersebut hendaknya selalu bersikap ramah, sopan,
berikanlah perhatian penuh terhadap para tamu, dan selalu
mempergunakan bahasa yang sopan dalam menerima tamu
2. Etiket komunikasi kantor

Etiket sebagaimana pengertiannya yang merupakan tata karma,

tata aturan pada suatu lingkungan masyarakat tertentu, harus

berlaku pula pada suatu kantor terutama untuk tata aturan

dalam berkomunikasi. Tata aturan berkomunikasi tulisan dan

komunikasi tidak langsung.

 Pada suatu kantor, komunikasi dapat berlangsung secara spontanitas seperti
tersebut dibawah ini:
• Ucapkan salam bila baru bertemu
• Sikap tubuh menunjukkan bahwa anda memperhatikan komunikator,
misalnya: tubuh menghadap pembicara, pandangan mata tertuju pada
lawan bicara
• Sikap saat bicara: wajar, menarik, gerak anggota badan dan mimik tidak
berlebihan
• Suara jelas dan dapat didengar
• Tidak memotong pembicaraan, bersedia mendengar
• Tidak memotong pembicaraan secara tidak tepat, apalagi dilakukan
berulang-ulang, terutama bila berkomunikasi dalam berkelompok. Dalam
berkomunikasi, dan tentunya tidak akan sama bahasa tubuh kita bila kita
menghadap atasan atasan, bawahan dan yang selevel.
A. Etiket dalam percakapan

Percakapan merupakan unsur penting hubungan sesama manusia, nilai suatu

percakpan akan mempengaruhi suasana dan kelanjutan dar suatu hubungan.

Seni dalam suatu percakapan adalah bukan hanya mengetahui apa yang akan

dikatakan tetapi mengetahui/menyadari apa yang tidak boleh dikatakan.

Daerah komunikasi terdiri dari : ekspresi wajah (facial expression), posisi

tubuh (body position), suara yang jelas (good and clear voice), pemilihan kata

(choice 42 of words), dan cara untuk menggunakan mata dalam memandang

lawan bicara (ways of using the eyes).

 Faktor-faktor yang perlu diperhatikan agar dapat berbicara dengan efektif adalah:

1. Rasa percaya pada diri yang kaut

2. Keluwesan dalam pergaulan

3. Mempunyai persepsi yang tepat terhadap lingkungan dan individu yang terlibat

dalam interaksi tersebut

4. Dapat memahami dan menguasai situasi

5. Mengetahui apa yang diharapkan dari interaksi

6. Memperhatikan wajah lawan bicara kita

7. Berbisik-bisik kepada seseorang untuk waktu yang lama

 Selanjutnya, hal-hal yang dapat menjadikan suatu percakapan menjadi

menarik adalah: keinginan yang sungguh-sungguh untuk berbicara,

memberikan selingan-selingan yang bersifat humor, kedua belah pihak banyak

mengetahui tentang banyak hal, masing masing atau salah satu pihak dapat

menyesuaikan diri dengan lawan bicara, penjelasan yang diberikan singkat

namun mudah dimengerti, memberikan perhatian kepada lawan bicara,

mengetahui saat yang tepat untuk memberi pujian (compliment) dan dapat

menjadi pendengar yang baik. Sedangkan hal-hal yang harus dihindari dalam

suatu percakapan adalah:

1. Memotong pembicara lawan bicara
2. Memonopoli suatu pembicaraan
3. Membicarakan (membuat) tentang diri sendiri
4. Membicarakan kekurangan atau keburukan orang lain
5. Berbicara dengan menganggap seolah-olah orang lain tahu apa-apa
6. Memaksa seorang pendiam atau pemalu untuk berbicara
7. Membicarakan hal-hal yang dapat menimbulkan pertentangan
8. Membicarakan tentang penyakit, kematian dan hal-hal negative yang
berhubungan dengan lawan bicara
9. Menanyakan harga barang yang sedang digunakan oleh lawan bicara anda
10. Menanyakan hal-hal yang bersifat pribadi
11. Membicarakan berita-berita yang kebenarannya masih simpang siur (bergosip).
 Jadi adalah lebih baik kalau topic yang akan
dipercakapan dalam suatu percakapan berkisar pada
topik-topik umum seperti kebudayaan, adat istiadat,
olahraga, sejarah orang perlu memperbanyak
pengetahuan-pengetahuan umum agar dalam
percakapan, komunikasi dapat berjalan lancar dan
pergaulan serta wawasan menjadi lebih luas
3. Menjaga hubungan dengan teman sekerja
Dalam lingkungan kerja, factor kerja sama merupakan landasan utama agar
pekerjaan bisa berhasil dengan baik dan minimal bisa mencapai sesuai yang
diinginkan sering kita tidak menyadari keberhasilan karir kita sebenarnya dan
ciptakan citra yang baik kepada sesama rekan kerja dan tunjukan diri kita adalah
bagian tak terpisahkan dari mereka. Dengan memperlakukan kawan sebaik
mungkin dengan kesah bahwa dirinya sangat berarti bagi kita akan membawa hasil
yang lebih baik dalam membina kelanjutan hubungan teman sekerja. Kalau kita
secara konsisten bisa membangun saluran komunikasi yang efektif dan efisien yang
dapat menjadi wadah bagi semua karyawan untuk , mencurahkan aspirasi dan
keluh kesahnya, ini akan membawa suatu keberhasilan team kerja semakin lebih
berkembang dalam hubungan kerja dan menciptakan iklim kerja yang nyaman dan
damai. Berikut ini kiat yang sederhana agar kita dihormati oleh teman sekerja:
1. Jadikanlah teman sekerja sebagai mitra kerja, tetapi jangan mengganggu

teman sekerja sebagai pesaing

2. Tumbuhkan rasa saling membantu satu sama lain

3. Ingatkanlah teman sekerja ketika ada sedikit menyimpang

4. Jaga agar tidak terjadi konflik yang berkepangan

5. Biasakan untuk berdiskusi yang bermanfaat

6. Jangan menjeleskan atau menjauhkan teman sekerja dihadapan atasan

7. Hargai setiap sekerja sebagai manusia yang bermanfaa t

 ETIKA KANTOR YANG BOLEH DILAKUKAN DAN YANG DILARANG

Boleh dilakukan
• Katakanlah selamat pagi
• Katakanlah terima kasih
• Katakana please
• Jadilah orang yang suka membantu
• Jadilah orang yang peramah
• Bersikap sopan
• Mencari bantuan untuk masalah kemarahan
• Gunakan busana professional
• Mintalah izin untuk memasukkan rekan kerja ke ruang atau bilik
• Tunjukan penghargaan
• Kontrol emosi anda
• Memiliki rasa humor
• Jadilah sopan dan menunjukkan rasa hormat terhadap orang lain
• Bertanggung jawab atas kesalahan anda
DILARANG
• Berbicara kasar
• Merendahkan
• Backstab
• Gossip
• Kasar kepada pelanggan
• Buruk mulut
• Membawa kehidupan pribadi anda untuk bekerja
• Ambil istirahat panjang atau makan siang
• Mengatakan itu bukan pekerjaan anda
• Interrupt lain
• Memiliki asmara di kantor
• Gunakan obat-obatan atau alcohol di tempat kerja
• Mengenakan pakaian provokatif
• Menjadi pengeluh kronis