KOMUNIKASI YAANG EFEKTIF DALAM BISNIS

Komunikasi yang efektif merupakan alat vital bagi setiap pemilik bisnis. Berkomunikasi yaang efektif
sangat penting dalam negosiasi untuk memastikan Dalam mencapai tujuan suatu perusahaan.
Selain itu Komunikasi yang efektif dapat membantu menumbuhkan hubungan kerja yang baik antara
pemilik suatu perusaahan dengan staf perusahaan tersebut untuk meningkatkan semangat dan efisiensi.
Berikut Panduan-panduan ini akan menjelaskan aspek-aspek kunci dari komunikasi verbal dan non-
verbal, bagaimana cara mendengarkan dan memahami orang lain, dan bagaimana membuat kesan
pertama terbaik pada orang-orang yang Anda temui di dalam dan di sekitar bisnis anda.

o Komunikasi Verbal Dalam Bisnis

Komunikasi verbal dapat membawa penghargaan besar bagi organisasi Anda bila berhasil dilakukan,
namun juga berbahaya bagi bisnis Anda bila mendekati cara yang salah. Kata-kata yang Anda gunakan
itu penting, namun sama pentingnya adalah cara Anda mengekspresikannya.
1) Menggunakan bahasa positif
Anda lebih mungkin mencapai hasil positif saat Anda menggunakan bahasa positif, bukan negatif.
Bahasa positif sangat membantu dan memberi semangat; Ini menyarankan alternatif dan menawarkan
solusi untuk masalah. Ini adalah bahasa yang menekankan tindakan dan konsekuensi positif
2) Menggunakan pernyataan 'saya'
Pernyataan 'saya', bukan 'Anda', sering menghasilkan hasil yang lebih baik dalam pertukaran verbal.
Misalnya, 'Saya memerlukan lebih banyak informasi untuk membuat keputusan' terdengar jauh lebih
baik daripada, 'Anda perlu memberi saya lebih banyak informasi sebelum saya dapat membuat
keputusan'. Alasan mengapa pernyataan 'saya' terdengar lebih baik adalah bahwa Anda mengatakan
apa yang Anda butuhkan daripada memberi tahu seseorang apa yang harus mereka lakukan.
3) Agresi Versus Ketegasan
Agresi biasanya dianggap sebagai perilaku bermusuhan atau tidak bersahabat. Sering menggunakan kata
'kamu'. Orang bisa menjadi tidak bahagia saat Anda memberi tahu mereka apa yang harus dilakukan. .
Ketegasan yang konsisten menunjukkan pada orang lain bahwa Anda yakin dan terbuka terhadap saran,
namun tidak akan dimanfaatkan, mengarah pada hasil yang dapat diterima bersama.
4) Gaya berbicara
Gaya berbicara berarti nada, nada, aksen, volume dan kecepatan suara Anda.
Kalimat yang sama dapat disampaikan, dan dipahami, dengan cara yang sama sekali berbeda
berdasarkan cara ucapannya. Orang yang Anda ajak bicara dapat termotivasi oleh gaya berbicara positif,
sama seperti mereka dapat menunda gaya negatif.
Anda harus selalu mencoba berbicara dengan suara positif - menghindari respons monoton, atau
berbicara terlalu cepat atau lambat. Jadilah sejelas mungkin, dan cobalah untuk melibatkan pendengar,
karena ini jauh lebih mungkin untuk mempromosikan respons yang Anda harapkan daripada jika mereka
membiarkan percakapan terus berlanjut.
5) Mendengarkan secara efektif
Anda sering terganggu oleh pikiran, perasaan dan pendapat Anda sendiri dan cenderung mendengarkan
apa yang ingin Anda dengar atau, lebih biasanya, apa yang Anda harapkan dapat Anda dengar.
Anda sering memikirkan langkah selanjutnya atau apa yang harus Anda katakan selanjutnya, atau Anda
mencoba menebak di mana pihak lain mungkin menuntun Anda. Untuk mendengarkan secara efektif
Anda perlu menunda pemikiran internal ini dan memberi perhatian penuh pada pembicara. Hanya
dengan begitu Anda dapat benar-benar mendengar apa yang mereka katakan.
6) Mendengarkan aktif
Mendengarkan secara aktif berarti memperhatikan pembicara - baik untuk isyarat verbal maupun non
verbal.
Jenis pendengar aktif ini memberi tahu Anda kesempatan untuk pertanyaan terbuka atau pertanyaan
yang disusun dengan baik, untuk mengumpulkan informasi yang hilang. Jika Anda tidak mendengarkan
secara aktif, akan mudah untuk melewatkan tanda seperti ini.
7) Memperhatikan
Informasi penting dapat dilewatkan jika Anda tidak waspada dan terlibat. Hal ini dapat menyebabkan
kesalahpahaman di kemudian hari, atau mungkin situasi memalukan dimana Anda tampaknya telah
melupakan sesuatu yang telah Anda ceritakan.
Salah satu cara untuk membantu Anda berkonsentrasi selama percakapan bisnis adalah dengan
mengajukan pertanyaan kepada pembicara. Hal ini tidak hanya akan membantu Anda untuk memandu
percakapan di mana Anda menginginkannya dan sesuai keinginan Anda, ini juga bisa memastikan pikiran
Anda terfokus pada subjek yang ada.
8) Konfirmasikan pengertian anda
Mendengarkan secara aktif pada akhirnya harus mengarah pada pemahaman lengkap tentang apa yang
orang lain katakan. Anda bisa melakukan ini dengan memberi makan kembali kepada mereka, dengan
kata-kata Anda sendiri, pemahaman Anda tentang apa yang telah mereka katakan.
Cara mudah untuk melakukannya adalah dengan mengklarifikasi, menguraikan atau merangkum.
Klarifikasi juga merupakan alat yang berguna saat pihak lain nampaknya banyak meminta informasi. Jika
pertanyaan mereka kurang terstruktur, terlalu luas atau ambigu, Anda mungkin terlalu banyak
memberikan informasi dengan segera menjawabnya. Seringkali merupakan ide bagus untuk
mengklarifikasi pertanyaan sebelum Anda menjawabnya.

9) Bahasa tubuh
Bahasa tubuh bisa mendukung kata-kata yang Anda gunakan dan bagaimana Anda mengucapkan kata-
kata itu, tapi juga bisa mengkhianati perasaan Anda sebenarnya jika Anda merasa tidak nyaman dalam
percakapan.
Berrikut beberapa aspek utama bahasa tubuh yang perlu dipertimbangkan:
 1. postur tubuh –
bagaimana Anda duduk atau berdiri saat percakapan penting. Postur tubuh Anda harus terbuka, dengan
tubuh Anda menghadap ke arah orang lain bila memungkinkan. Miring ke depan sedikit dapat
menunjukkan ketertarikan pada apa yang mereka katakan, dan bahwa Anda secara aktif
mendengarkannya secara spontan - isyarat sederhana seperti menganggukkan kepala dan membuka
telapak tangan Anda dapat memberi efek positif pada percakapan. Anda bisa menggerakkan tangan
Anda selama percakapan untuk menyampaikan rasa animasi tentang suatu subjek, meski hati-hati
jangan sampai berlebihan.
Anda dapat belajar bahasa tubuh positif dengan mudah, dengan melihat bagaimana orang lain
melakukan diri mereka selama percakapan. Apa pun yang tampaknya positif perlu dicontoh, sementara
apapun yang bisa membuat Anda gagal dalam percakapan harus dihindari.
2. Kontak mata
Melihat orang-orang di mata saat berbicara dengan mereka adalah cara yang baik untuk memberi tahu
mereka bahwa Anda sedang mendengarkan mereka dan tertarik pada apa yang mereka katakan. Kontak
mata juga bisa menyampaikan ketulusan dan kepercayaan diri, yang seringkali penting dalam situasi
bisnis.

Tidak melihat pihak lain di mata terkadang bisa membuat Anda tampak tidak tertarik, gugup, atau
bahkan licik. Jika seseorang mule memiliki pandangan negatif seperti ini dalam situasi bisnis, terkadang
sulit untuk membalikkannya, jadi Anda harus berusaha mempertahankan kontak mata dan fokus pada
siapa pun yang Anda ajak bicara, apakah mereka adalah pelanggan, klien atau karyawan.

Tentu saja, penting untuk tidak memandang mereka, secara tidak sengaja atau sebaliknya.
3. Ekspresi wajah
Wajah kita sangat ekspresif, dan sering memberi emosi sebelum kita memiliki kesempatan untuk
mengatakan apa yang kita rasakan. Penting untuk mencoba agar ekspresi wajah Anda tetap positif
selama percakapan bisnis.

4. Senyum sangat penting - Senyuman alami yang sederhana diketahui membantu pihak lain
bersantai saat bercakap-cakap. Seperti yang dijelaskan di atas, menjaga kontak mata juga
merupakan kunci sukses.

Hindari ekspresi wajah negatif, seperti:

-mengerutkan kening atau cemberut
-menyolok
-kekosongan
-yg mengejek
-cemberut.

o Komunikasi Non-Verbal dalam Bisnis

Sebagian besar komunikasi bisnis yang Anda lakukan akan melibatkan surat dan email. Meski tidak perlu
memikirkan langkah sama seperti percakapan, menulis dengan baik untuk bisnis tidak kalah pentingnya
jika Anda ingin hubungan bisnis Anda bertahan.
Bahasa formal dalam komunikasi tertulis.
Menggunakan tingkat formalitas yang benar dalam komunikasi tertulis Anda bisa jadi sangat penting.
Faktor yang perlu dipertimbangkan meliputi:
- Hubungan pribadi Anda dengan si penerima
Jika Anda belum bertemu dengan penerima, atau pertemuan Anda hanya dilakukan di lingkungan formal
dan bisnis, masuk akal untuk tetap tetap formal dalam surat dan email. Jika Anda telah berhasil menjalin
hubungan baik dengan penerima, Anda bisa lebih informal, namun pastikan komunikasi Anda tetap
fokus pada bisnis yang ada.
- Tujuan komunikasi
Jika Anda, misalnya, menindaklanjuti transaksi untuk memastikan bahwa klien puas dengan pembelian
mereka, Anda seharusnya tidak perlu bersikap formal seperti jika Anda mengajukan keluhan atau
berkomunikasi dengan seseorang untuk pertama kalinya.
Perhatikan bahwa dalam beberapa situasi email dapat dengan cepat bergerak maju mundur antar pihak.
Penting untuk mengukur nada setiap email dengan saksama. Jika pihak lain beralih ke gaya yang lebih
informal sementara Anda tetap bersikap formal, Anda mungkin kehilangan kesempatan untuk
mendorong hubungan yang lebih informal dan kooperatif. Sama halnya, karena terlalu informal terlalu
cepat dapat dilihat sebagai tidak hormat dalam beberapa situasi.
- Memilih penulisan secara formal dan informal
Beberapa aturan umum untuk menulis dalam setiap nada yang berbeda mencakup hal-hal berikut:
Penulisan formal menghindari kontraksi seperti 'Anda' dan 'tidak akan'. Menulis formal dapat mencakup
bahasa sehari-hari dan bahasa gaul, seperti 'banyak' menggantikan 'banyak'. Tulisan normal cenderung
tidak menggunakan singkatan, lebih memilih 'televisi' ke 'TV' misalnya. Menulis secara formal lebih
cenderung menggunakan kalimat pendek dan sederhana, sementara komunikasi formal lebih memilih
kalimat yang lebih panjang dan ekspresi kompleks.
Aman untuk menerapkan aturan percakapan untuk menulis. Umumnya, Anda mungkin harus lebih
formal dalam komunikasi tertulis daripada percakapan Anda.
- Memilih untuk mengirim surat atau email
Surat menjadi semakin langka di dunia bisnis karena kecepatan dan kemudahan komunikasi email. Anda
hanya boleh mengirim surat jika ada kebutuhan khusus untuk melakukannya, seperti penerima telah
mengindikasikan bahwa mereka tidak suka menggunakan email, atau mereka tidak memiliki sarana
untuk berkomunikasi secara elektronik. Atau situasi mungkin memerlukan surat, namun Anda mungkin
bisa memasukkannya ke email untuk penerimaan cepat.
 - Gaya dan tata bahasa
Pastikan Anda memeriksa tulisan Anda dan memperbaiki kesalahan ejaan atau tata bahasa. Hal ini
sangat penting saat menulis email. Di zaman ejaan ejaan otomatis dan tata bahasa, lebih tidak
termaafkan untuk melakukan kesalahan seperti itu.