LATIHAN SOAL UTS KOMUNIKASI BISNIS

(buat dalam bentuk word dan di upload di menu tugas dalam format .pdf)

1. Setiap orang melakukan komunikasi dalam kehidupan sehari-hari, sama halnya dalam
kegiatan bisnis komunikasi merupakan bagian yang paling penting.
a. Jelaskan hubungan antara komunikasi dengan bisnis
b. Jelaskan perbedaan komunikasi verbal dan nonverbal, serta berikan contoh
masing-masing
c. Mendengarkan merupakan salah satu cara komunikasi bisnis, sebutkan bagaimana
cara mendengarkan dengan efektif
2. Komunikasi lintas budaya adalah proses komunikasi yang terjadi dalam berbagai
macam budaya yang berbeda. 
a. Jelaskan pentingnya komunikasi lintas budaya
b. Ketika anda akan melakukan negosiasi bisnis dengan orang yang memiliki latar
belakang budaya berbeda. Maka anda harus memahami surface culture terlebih
dahulu. Apa yang dimaksud dengan surface culture tersebut.
3. Semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam
mencapai tujuannya. Perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan, penyampaian
informasi kepada karyawan merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit.
a. Struktur organisasi akan terlihat berbagai macam kedudukan masing-masing
sesuai dengan batas tanggungjawab dan wewenangnya. Sebutkan dan jelaskan 4
jalur komunikasi formal.
4. a. Jelaskan tiga tahapan dalam proses komposisi komunikasi
b. Pada dasarnya perencanaan memiliki tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan,
jelaskan.
c. Apa yang dimaksud dengan kalimat efektif dan medengarkan dengan aktif.
5. Sebagai salah seorang pemilik restaurant, ketika sedang banyak pekerjaan yang harus
dikerjakannya, maka sebagian tugasnya dilimpahkan kepada salah satu karyawan
kepecayaannya. Pada saat itu ada beberapa konsumen yang menyampaikan
keluhannya bahwa pelayanan yang diberikan buruk, menunggu pesanan yang terlalu
lama. Apabila anda sebagai seorang pemilik restaurant tersebut, maka buatlah sebuah
memo kepada karyawan kepercayaan anda.
Jawaban 1.

a. Sebuah komunikasi sangat diperlukan di dalam bisnis dan di dalam bisnis tentuny
akan terjadi banyak kesalahpahhaman antar pihak apabila tidak disertai dengan
komunikasi. Terlebih kita adalah makhluk sosial yang tentunya membutuhkan
bantuan orang lain.
Bayangkan saja, apabila di dalam suatu perusahaan tidak terjadi sebuah
komunikasi yang baik antar para pegawai. Tentunya bisnis tersebut tidak akan
berjalan dengan baik, banyak terjadi kesalahpahaman, ketidaktepatan dan tidak
akan dapat mencapai tujuannya atau bahkan akan mengalami kerugian.

b. Komunikasi verbal : Komunikasi Verbal adalah bentuk komunikasi yang

disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis (written) atau
lisan (oral). Komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena kenyataannya, ide-
ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang
nonverbal
Contoh komunikasi verbal :
1. Rapat Kerja.
Dari mulai rapat kerja yang paling singkat sampai yang paling lama dan
membosankan. Disadari atau tidak, ketika kita bergabung dalam rapat kerja,
berarti kita sedang melakukan komunikasi verbal di tempat kerja. Kita akan mulai
mengumpulkan anggota tim untuk saling berdiskusi tentang proyek kerja
mendatang, menetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang, saling bertukar
ide, memberikan pendapat atau asumsi, dan lain sebagainya.

2. Presentasi Bisnis atau Jenis Presentasi Lainnya.

Ada rapat kerja, maka ada presentasi. Entah presentasi tersebut akan diadakan
secara internal atau eksternal, presentasi akan mendorong semua orang di
dalamnya untuk saling berkomunikasi secara verbal satu sama lain. Misalnya,
seorang presenter akan menjelaskan beberapa kebijakan baru yang akan
diterapkan oleh perusahaan dan beberapa audiens akan mengangkat tangan untuk
bertanya tentang kebijakan tersebut secara lebih rinci. Presentasi secara verbal
akan menjadi sangat efektif, jika bahasa yang disampaikan dalam presentasi
sangat jelas, mudah dipahami, dan menggunakan alat bantu visual yang secara
efektif dapat menyampaikan pesan dengan baik. Misalnya, data-data dalam pie
chart yang ditampilkan melalui slide atau video.

3. Perbincangan antara Satu Karyawan dengan Karyawan Lainnya.

Sangat sering kita temukan komunikasi verbal di dalam lingkungan kerja. Coba
saja lihat dan perhatikan kegiatan apa yang dilakukan para karyawan pada waktu
makan siang atau ketika mengistirahatkan tubuh dan pikiran sebentar dengan pergi
ke pantry dan menyeduh kopi. Karyawan cenderung melakukan banyak
perbincangan dengan rekan-rekan kerjanya ketika waktu makan siang
berlangsung. Bahkan, mereka juga bisa berbincang-bincang walau cuma sebentar
ketika menyeduh kopi di pantry.
Komunkasi non verbal : Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi di
mana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Tidak seperti komunikasi
verbal yang terlihat dan terdengar dengan sangat jelas, komunikasi non-verbal
harus dipahami secara mendalam dengan melihat beberapa tanda yang bisa
memiliki arti khusus dari sang pengirim pesan nonverbal ini.
Contoh komunikasi non verbal :
1. Ekspresi Wajah.
Ini merupakan petunjuk pertama dan paling jelas dalam komunikasi nonverbal.
Meskipun kita hanya memiliki satu wajah, itu dapat menunjukkan banyak ekspresi
loh, rekan-rekan. Dari senyum setengah, senyum penuh, hingga perubahan mata
biasa, ekspresi wajah kita dapat menunjukkan berbagai emosi sebagai ungkapan
hati dan pemikiran kita. Beberapa contoh ekspresi wajah dengan artinya adalah
sebagai berikut.
- Tersenyum: Ini mengindikasikan perasaan kebahagiaan atau kepuasan akan
suatu hal.
- Merengut atau Cemberut: Ini menunjukkan rasa ketidakpuasan atau frustrasi.
- Wajah yang Kurang Berekspresi: Wajah tanpa ekspresi dapat menunjukkan
setidaknya dua hal. Pertama, rasa ketidaktertarikan atau kebosanan. Kedua, ini
menunjukkan sikap penghinaan terhadap sesuatu. Dengan kata lain, kita sudah
tidak peduli lagi dengan orang tersebut.
2. Kontak Mata.
Ketika seseorang tidak melakukan kontak mata dengan kita, jangan marah dulu
ya, rekan-rekan. Mengapa begitu? Karena menghindari kontak mata bisa berarti
 bahwa orang tersebt merasa malu dengan kita. Terlebih lagi jika dia selalu
menundukkan pandangannya ke bawah. Seseorang yang kurang percaya diri
cenderung mengalami kesulitan dalam membuat dan mempertahankan kontak
mata. Sebaliknya, mereka yang berani melakukan kontak mata dengan cukup lama
adalah orang-orang yang merasa percaya diri akan ucapannya.
3. Gerakan Tubuh.
Ekspresi wajah dapat menggambarkan suasana hati kita, namun seluruh anggota
tubuh dapat menjadi barometer bagi komunikasi non-verbal. Sebagai contoh,
ketika seseorang menyilangkan tangan, disadari atau tidak mereka sedang
mengatakan, “Saya tidak setuju dengan ide-ide Anda”.
Sebaliknya, jika seseorang meletakkan tangan di atas meja atau di atas pangkuan
dengan postur tubuh yang santai dan terbuka, maka sebenarnya mereka sedang
menyampaikan pesan tentang sebuah keterbukaan terhadap pendapat orang lain.
Bagaimana jika seseorang mengutak-atik pena, atau objek lain yang ada di depan
mereka? Ini bisa menjadi tanda bahwa orang tersebut sedang merasa bosan
dengan pembicaraan yang sedang berlangsung.

c. 8 Cara mendengarkan dengan efektif

Langkah 1. :
Berikan sedikit mungkin interupsi
Langkah kedua ini memiliki keterkaitan dengan langkah sebelumnya. Dengan niat
yang tulus mendengarkan orang lain untuk memahami, maka akankah lebih baik
jika kita tidak banyak menginterupsi apa yang orang lain sampaikan. Biarkanlah
mereka menyelesaikan pembicaraan terlebih dahulu, dan cari jeda waktu yang
tepat untuk bertanya atau menginterupsi.
Langkah 2 :
Dalam hal ini, kita harus memproses perkataan lawan bicara dengan tenang dan
berpikir dengan kepala yang dingin. Jangan sampai kita terlalu sensitif dengan apa
yang mereka sampaikan kepada kita, padahal mungkin maksud dan tujuan mereka
sebenarnya baik atau ingin memuji kita
Langkah 3:
Mengulangi kembali apa yang kita tangkap dari pembicaraan antara kita dengan
lawan bicara. Kiat hebat ini sering dilakukan oleh karyawan yang bekerja dalam
pelayanan pelanggan atau customer service.
Langkah 4 :
Berikan kontak mata yang baik, lakukan kontak mata yang baik dengan individu
tersebut selama percakapan berlangsung. Ini akan membantu kita lebih memahami
kata-kata yang diucapkan, ekspresi wajah, serta gerakan yang dilakukan oleh
orang tersebut.
Langkah 5 :
Hindari gangguan media sosial (melalui gadget), seperti yang sudah kita bahas
sebelumnya, kita mungkin sudah berusaha untuk menjadi pendengar ya baik,
namun kemajuan teknologi seringkali mengganggu konsentrasi kita. Sebagai
contoh, saat kita sedang mengadakan pertemuan penting dengan klien, tiba-tiba
ponsel kita menyala dan terdapat notifikasi bahwa seseorang memberikan
komentar pada foto kita di Instagram.
Langkah 6 :
Mencondongkan badan, Ini adalah salah satu kiat yang baik saat rekan pembaca
sedang merasa lelah atau tidak bisa memberikan energi sepenuhnya untuk
mendengarkan lawan bicara. Namun untuk dapat menjadi pendengar yang baik,
kita harus tetap memberikan upaya yang maksimal dalam mendengarkan mereka.
Kami menyarankan rekan pembaca untuk mencondongkan badan.
Mencondongkan badan akan memberikan kita energi yang diperlukan untuk
menjadi pendengar yang lebih baik.
Langkah 7 :
Memahami dan merasakan posisi orang Lain, kami tahu bahwa ini adalah hal
yang sulit, namun ini merupakan suatu hal yang dapat dicoba dan dapat dilatih
secara terus-menerus. Menjadi pendengar yang baik itu lebih dari sekedar
memahami. Kita juga perlu merasakan apa yang orang lain rasakan saat mereka
menyampaikan suatu hal kepada kita. Dengan melakukan ini, kita juga dapat
mengembangkan rasa empati kepada lawan bicara kita.

Langkah 8 :
Jangan terlalu cepat menghakimi orang lain, Agar kita benar-benar bisa menjadi
pendengar yang baik, kita tidak boleh terlalu cepat dalam menghakimi orang lain.
Sebagai contoh teman dekat kita bercerita bahwa sudah dua minggu dia tidak
mendapat kabar apapun setelah wawancara kerja dengan perusahaan yang ia
lamar. Mendengar hal tersebut, kita langsung menyimpulkan bahwa teman kita
 tidak kompeten atau tidak memberikan upaya yang maksimal pada saat
wawancara.

Jawaban No 2

a. Menyatukan Perbedaan Budaya pada Setiap Perusahaan,

Komunikasi antar budaya memiliki peranan yang penting dalam dunia bisnis salah
satunya adalah untuk menyatukan perbedaan budaya pada setiap perusahaan.
Komunikasi tersebut berfungsi sebagai pengetahuan seseorang dalam sebuah
perusahaan untuk menghadapi budaya yang ada pada perusahaan lain. Setiap
perusahaan memiliki kebudayaan yang berbeda-beda.
Meningkatkan Komunikasi Lintas Budaya
Suatu perusahaan memiliki banyak karyawan yang memiliki latar belakang
budaya yang berbeda. Oleh karena itu, komunikasi antar budaya menjadi penting
untuk meningkatkan komunikasi antar budaya dalam diri seseorang maupun
perusahaan tersebut.
Meningkatkan Kerjasama dalam Tim
Seperti yang dikatakan sebelumnya bahwa setiap perusahaan memiliki karyawan
yang berbeda latar belakang budayanya. Tujuan utama dalam sebuah perusahaan
adalah untuk mencapai kesuksesan bersama. Oleh karena itu, latar belakang
karyawan yang multi budaya ini sering menimbulkan permasalahan seperti
kesalahpahaman pada saat bertugas. Komunikasi antar budaya menjadi solusi
untuk memahami masing-masing karakter budaya karyawan tersebut demi
menciptakan kerjasama yang baik dalam tim dan untuk mewujudkan kesuksesan
bersama
Sebagai Proses Negosiasi
Bisnis tidak hanya dilakukan di dunia domestik saja, tetapi bisnis yang maju telah
mencapai seluruh dunia. Komunikasi antar budaya menjadi kunci utama untuk
berbisnis di luar negeri. Selain itu, komunikasi antar budaya juga dilakukan di
dalam dunia domestik sebagai proses negosiasi dengan perusahaan lain yang ingin
menjalin kerjasama. Dengan komunikasi antar budaya tersebut perusahaan lain
dapat menilai kapabilitas perusahaan yang mengajukan kerjasama tersebut
Menjalin Keharmonisan Antar Perusahaan
Dunia bisnis tentu berhubungan dengan perusahaan-perusahaan besar termasuk
perusahaan domestik dan luar negeri. Komunikasi antar budaya menjadi alternatif
perusahaan untuk menjalin keharmonisan atau hubungan baik dengan perusahaan
lain. Perbedaan budaya yang ada dalam sebuah perusahaan harus dipahami
dengan baik melalui komunikasi antar budaya mulai dari peran dan status, nilai-
nilai sosial, norma, dan gaya komunikasi. Hal ini menjadi penting untuk menjalin
keharmonisan dalam kerjasama dengan perusahaan lain.
Membuka Peluang Kerjasama dengan Perusahaan Asing
Perusahaan di negara ini telah memasuki pemasaran global, dimana perusahaan
tidak hanya bekerja sama dengan perusahaan tanah air saja tetapi sudah menjalin
kerjasama dengan perusahaan bonafit yang ada di luar negeri. Fungsi dari
komunikasi antar budaya adalah memberikan pemahaman kepada sebuah
perusahaan tentang kebudayaan-kebuadayaan dari perusahaan asing, sehingga
perusahaan tersebut dapat membuka peluang kerjasama dengan perusahaan asing
lainnya.
Untuk Mengambil Keputusan
Seorang pemimpin memiliki wewenang untuk membuat peraturan-peraturan
dalam sebuah perusahaan. Seorang pemimpin wajib mengetahui kebudayaan yang
ada dalam perusahaannya karena orang-orang yang berada dalam perusahaan
tersebut memiliki latar belakang budaya yang berbeda-beda. Cara yang tepat
untuk memahami budaya tersebut adalah menggunakan komunikasi antar budaya.
Komunikasi antar budaya tidak hanya memahami kebudayaan seperti ras, agama,
dan kebudayaan lainnya yang sakral tetapi kebudayaan di sini juga menyangkut
kebudayaan berupa peranan, status, nilai sosial, dan lain sebagainya. Hal ini
memudahkan seorang pemimpin untuk mengambil sebuah keputusan dalam
perusahaan.
Mengetahui Karakter Seseorang
Komunikasi antar budaya dalam dunia bisnis sangat penting untuk mengetahui
karakter seseorang. Misalnya, ketika seseorang bawahan yang ingin bertemu
dengan atasan biasanya menggunakan pakaian yang rapih, mimik muka
tersenyum, berbicara sopan, dan tata karma lainnya. Hal ini sudah menjadi budaya
dalam dunia bisnis. Ketika ada orang yang melanggar aturan tersebut terkesan
tidak sopan bahkan bisa berdampak buruk pada nilai-nilai sosial.
 b. Surface Culture, atau dalam Bahasa Indonesia disebut dengan sebutan budaya
permukaan adalah budaya yang dapat dengan mudah dikenali, sebut saja misalnya
makanan,gaya hidup, pakaian dan sejenisnya.

Jawaban no 3

a. Komunikasi horizontal (komunikasi lateral/menyamping)

Komunikasi horizontal merupakan bentuk komunikasi secara mendatar dimana
terjadi pertukaran pesan secara menyamping & dilakukan oleh dua pihak yg
memiliki kedudukan sama, posisi sama, jabatan se-level, maupun eselon yg sama
dlm suatu organisasi. Menurut Daft (2003), komunikasi bentuk ini selain
berkhasiat untk menginformasikan juga untk meminta sumbangan &
mengkoordinasikan aktivitas. Komunikasi horizontal diharapkan untk menghemat
waktu & memudahkan koordinasi sehingga mempercepat tindakan (Robbins,
2001). Kemudahan koordinasi ini berdasarkan Liaw (2006) disebabkan a&ya
tingkat, latar belakang pengetahuan & pengalaman yg relatif sama antara pihak-
pihak yg berkomunikasi, serta a&ya struktur formal yg tidak ketat.
Komunikasi diagonal (komunikasi silang)
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yg berlangsung dr satu pihak kepd
pihak lain dlm posisi yg berbeda, dimana kedua pihak tidak berada pd jalur
struktur yg sama. Komunikasi diagonal dipakai oleh dua pihak yg memiliki level
berbeda teapabila tidak memiliki wewenang eksklusif kepd pihak lain. Koontz et
al. (1989) menyampaikan bahwa komunikasi silang ini tidak mengikuti hirarki
organisasi teapabila memotong garis komando. Komunikasi ini merupakan
susukan komunikasi yg jarang dipakai dlm organisasi, namun penting dlm situasi
dimana anggota tidak sanggup berkomunikasi secara efektif melalui susukan lain.
Penggunaan komunikasi ini selain untk menanggapi kebutuhan dinamika
lingkungan organisasi yg rumit, juga mempersingkat waktu & memperkecil upaya
yg dilakukan organisasi (Gibson et al., 1997).
Komunikasi vertikal
Komunikasi vertikal ialah komunikasi yg terjadi antara atasan & bawahan dlm
organisasi. Robbins (2001) menjelaskan bahwa komunikasi vertikal ialah
komunikasi yg mengalir dr satu tingkat dlm suatu organisasi/kelompok ke suatu
tingkat yg lebih tinggi atau tingkat yg lebih rendah secara timbal balik. dlm
 lingkungan organisasi atau kelompok kerja, komunikasi antara atasan & bawahan
menjadi kunci penting kelangsungan hidup suatu organisasi. Bahkan berdasarkan
Stoner & Freeman (1994), dua per tiga dr komunikasi yg dilakukan dlm organisasi
antara atasan & bawahan berlangsung secara vertikal, sehingga tugas komunikasi
vertikal sangat urgen dlm organisasi.

Jawaban no 4

a. 1. Perencanaan
-Maksud/tujuan komunikasi
-Audiens yang akan menerima pesan
-Ide pokok pesan-pesan yang akan digunakan
-Saluran atau media yang akan digunakan
2. Organisasi dan Komposisi
Mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang
berkaitan dengan komitmen pemikiran yang dimulai dengan merangkai
kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan
dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasu yang
diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat,
dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf
yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.
3. Revisi
Proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan
yang ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang
digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan
penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf telah diekspresikan dengan
baik.
b. Tahapan perencanaan komunikasi pada dasarnya terdiri dari:
1. Maksud/tujuan komunikasi
c. Mendengarkan Aktif adalah sebuah sikap memperhatikan dan
mendengarkan setiap perkataan atau perbincangan orang lain. Sikap
mendengarkan yang terfokus dan selalu memberikan respon-respon
komunikasi non verbal dan verbal yang sederhana.
 Mendengarkan aktif (active listening) berbeda dengan mendengar
(hearing). Mendengarkan aktif merupakan sebuah proses yang kompleks,
melibatkan semua panca indera dan bagian-bagian tubuh lain secara aktif
sehingga pesan yang disampaikan menjadi bermakna. Sedangkan
mendengar merupakan respon fisiologis saat menerima stimulus yang
berupa suara dengan indera pendengar.

Jawaban no 5

Memo

No To do list Ceklis
1. Prepare Opening
2. Pengecekan produk
3 Pengecekan semua area
4. Follow up pesanan
konsumen
5. Kontroling semua area,
komplain atau keluhan
konsumen.

Apabila terjadi komplain atau keluhan konsumen segera recovery konsumen dengan
baik, lakukan startegi seperti

Last : - Listen : Dengarkan keluhan atau komplenan konsumen

-Applogize : Meminta maaf kepada konsumen

-Solve :Selesaikan masalah, Contoh apabila konsumen menunggu
lama pesanan yang telah di buat segera buatkan, dan berikan
bonus produk
-Thank you : Berterimaksih kepada konsumen, atas kritik yang telah di
berikan. Dan akan segera di perbaiki oleh restoran.