Rahasia Sukses Komunikasi & Presentasi

Anda pasti sering melihat, salah satu syarat yang dicantumkan dalam iklan lowongan kerja adalah: harus memiliki keterampilan berkomunikasi yang sangat baik. Malangnya, ketika Anda mencoba melamar, ternyata di soal keterampilan berkomunikasi itulah nilai Anda jeblok sehingga tidak diterima. Lalu apa yang harus dilakukan? Keterampilan berkomunikasi tidak memerlukan tingkat pendidikan. Yang diperlukan adalah kepekaan, sedikit latihan, dan pemahaman yang lebih baik atas peran komunikasi yang dimainkan, dalam segala hal. Di bawah ini resep-resep yang sebaiknya Anda perhatikan dan praktekkan. * Mendengar Anda tidak harus mampu berpidato seperti mantan presiden Soekarno atau berorasi seperti sastrawan W.S. Rendra untuk dapat disebut sebagai komunikator yang baik. Keterampilan mendengar merupakan aspek yang paling diabaikan dari seni berkomunikasi yang baik. Kesalahpahaman yang terjadi lebih sering disebabkan oleh cara mendengar yang kurang baik, bukan karena salah penyampaian. * Pendengar yang baik Tahan keinginan Anda untuk berbicara pada saat lawan bicara sedang berbicara. Jangan mulai mempersiapkan kata-kata apa yang akan Anda sampaikan berikutnya. Sebaiknya, dengar secara aktif dan penuh perhatian, dengan telinga, mata, pikiran, serta tubuh. Apakah Anda mendengarkan dengan baik apa yang dikatakan lawan bicara? Bila ya, beri anggukan sebagai tanda bahwa Anda setuju. Bila tidak, kerutkan kening untuk memperlihatkan bahwa Anda kurang yakin. Lawan bicara memerlukan isyarat-isyarat ini. Bila Anda sungguh-sungguh mendengar dan mengerti, ulangi dengan kata-kata dan kalimat Anda sendiri. Hal ini memperlihatkan adanya interaksi di antara kedua belah pihak. * Kalimat pendek dan jelas Ada orang yang membuat membahas topik sederhana secara kompleks, atau sebaliknya, topik kompleks lewat penjelasan yang sederhana. Selalulah bicara akurat, singkat, dan jelas. Percayalah, orang menghargai kalimat yang pendek, dan justru sering bingung dengan kalimat yang panjang dan kompleks. Jadi, ringkaslah kalimat Anda. * Anda termasuk "tidak aktif"? Seringkali kita menjadi pasif karena malu akan kemampuan bahasa asing yang paspasan. Atau, ada orang-orang yang merasa tidak nyaman untuk berbicara keras, sehingga akhirnya peserta rapat yang lainlah yang memonopoli rapat. Untuk mengatasinya, cobalah berlatih/mengulang persiapan segala sesuatunya untuk rapat keesokan harinya, seperti memeriksa agenda, menenangkan diri, dan melatih sekali lagi bahan yang akan disampaikan. * Diperlukan dua pihak Jangan pedulikan kelemahan berkomunikasi yang dimiliki orang lain, termasuk atasan. Yang terpenting, perhatikan bagaimana cara Anda menghadapi situasi-situasi yang terjadi di luar perkiraan.

Bila memiliki atasan yang selalu mendengar tetapi tidak pernah mengajukan pertanyaan, Anda dapat mengantisipasi pertanyaan-pertanyaan yang perlu ditanyakan atau cukup dengan menyediakan jawaban yang seolah-olah ditanyakan. Sebaiknya, sebelum menghadiri suatu rapat, siapkan diri dengan daftar pertanyaan sehubungan dengan tugas Anda. Hal ini memperlihatkan pandangan dan perhatian Anda hingga ke hal-hal yang lebih rinci dan menguntungkan kedua belah pihak. * Tulis sambutan/presentasi Anda harus ingat, menulis merupakan bagian yang utama dari komunikasi. Biarkan email, laporan mingguan, dan catatan lainnya memperkuat pikiran Anda yang jernih dan kemampuan mengungkapkan ide-ide penting. Pastikan tulisan Anda mudah dibaca. Gunakan spasi, buat urutan nomor pembicaraan yang akan Anda sampaikan agar lebih efektif. Judul, subjudul, dan daftar yang serupa untuk lebih meyakinkan. Tulis di atas secarik kertas, mudah terbaca, tinjau kembali, dan sampaikan dengan ringkas serta jelas. * Ucapkan dengan lantang Bila perlu, Anda dapat mengikuti kursus berpidato untuk memperbaiki keterampilan berkomunikasi lisan. Dengan keterampilan baru dan latihan-latihan, perlahan-lahan akan terbentuk rasa percaya diri sehingga Anda senantiasa berhasil di dalam rapat, saat menyampaikan laporan atau melakukan presentasi. Aline. boks 10 HAL TERBURUK SAAT RAPAT Siapa yang tidak kesal melihat si mulut besar atau si tukang ngeyel mengatakan sesuatu yang melenceng dari topik rapat atau melihat rekan sekerja yang lemah yang dijatuhkan di depan peserta rapat lainnya oleh si tukang gertak? Apa pun yang ada di dalam pikiran Anda, jangan pernah berpikir bahwa rapat tidaklah penting. Kenyataannya, rapat dapat memajukan ataupun menghancurkan karier Anda. Berikut, 10 hal yang sebaiknya tidak dilakukan saat menghadiri rapat. 1. Datang terlambat Tiba di tempat rapat beberapa menit lebih awal tidak saja memperlihatkan bahwa Anda menghargai waktu rekan sekerja, tetapi Anda pun dijamin akan mendapatkan tempat duduk yang enak. 2. Tidak siap Bila agenda rapat telah diberikan beberapa waktu sebelum hari yang ditentukan, sebaiknya baca dengan teliti isi agenda rapat. Pikirkan pertanyaan-pertanyaan yang perlu diajukan atau pikirkan apa yang dapat Anda kontribusikan sesuai dengan topik rapat. 3. Memonopoli pembicaraan Bila sedang ada diskusi, sudah menjadi etika untuk mendahulukan para senior mengemukakan pendapat mereka terlebih dahulu. Begitu mereka selesai dengan topik yang mereka sampaikan, Anda dapat menyampaikan hal-hal yang perlu disampaikan Tapi ingat, lakukan secara ringkas! Jangan bertele-tele atau merasa terpaksa untuk berbicara. Lebih baik dianggap bodoh daripada berbicara tetapi ragu-ragu.

4. Memberi pernyataan seperti pertanyaan Menyampaikan pernyataan seperti pertanyaan mengundang orang lain untuk mengatakan tidak, berdebat atau mengambil keuntungan dari pernyataan Anda. Sampaikanlah dengan kalimat yang jelas. 5. Tidak dapat membaca situasi Coba untuk mengukur kebutuhan dan situasi di dalam ruangan rapat. Dengar dan perhatikan baik-baik apa yang disampaikan oleh rekan sekerja lainnya untuk melihat seberapa reseptifnya mereka terhadap pendapat Anda. Anda harus menyampaikan pesan yang relevan. 6. Diintimidasi Sayangnya, ada saja rekan sekerja yang memanfaatkan rapat sebagai arena perdebatan dan mereka sendiri sebagai gladiator lisan berusaha mencari muka dari atasan. Bila Anda yang menjadi korban, bela diri secara tenang atau bisa membalasnya dengan mengatakan, "Sejak kapan Anda berpikir saya tidak perduli dengan hasil penjualan perusahaan?" 7. Permen Karet Mengunyah atau mengemut permet karet sampai mengeluarkan suara, sangat mengganggu suasana rapat, selain tidak sopan dan tidak profesional. 8. Telepon genggam on Matikan atau kecilkan volume telepon genggam pada saat rapat. Dering telepon mengganggu pembicara rapat dan peserta rapat. Jangan pernah menelepon di tengahtengah rapat. 9. Menyimpang dari topik Jangan membajak agenda. Tetap pusatkan perhatian pada topik rapat. Bila harus menyimpang dari topik rapat, pastikan peserta rapat yang lain tidak keberatan. Cara terbaik untuk membahas masalah penting yang tidak berhubungan dengan topik rapat saat itu adalah dengan mencatatnya untuk dibahas pada saat yang tepat. 10. Mangkir rapat Tentu saja ada banyak pekerjaan yang membuat Anda tidak dapat ikut rapat. Namun bila rapat dipimpin oleh salah seorang pimpinan perusahaan, berarti Anda kehilangan kesempatan agar diri Anda dikenal. Ingat, pada akhirnya rapat bukanlah mengenai produktivitas, tetapi lebih kepada membangun gambaran positif dan membentuk hubungan yang sangat penting bagi keberhasilan Anda. Aline