INSTITUT ILMU SOSIAL DAN MANAJEMEN STIAMI

(INSTITUT STIAMI)
UJIAN TENGAH SEMESTER

Mata Kuliah : Praktek Kesekretarisan Nama : Ega Fransiska

Nama Dosen : Dra. Rita Wahyudi M.si NPM : EF201120002
Hari : Selasa Semester : 5
Tanggal : 1 November 2022 TA : 2022-2023
Nilai UTS : Program Studi : Konsentrasi : Tipe Soal : Tanda Tangan
Mahasiswa :

(diisi oleh dosen) (boleh dikosongkan)

Silahkan isi kolom yang kosong (untuk tipe soal jika soalnya hanya satu maka tidak perlu diisi)

1. Sebutkan ada berapa ruang lingkup tugas sekretaris?

1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan
surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan
penyimpanan;
2. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern;
3. Menyelenggarakan pertemuan rapat;
Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan dengan staffnya. Hal tersebut
memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam merekam segala pembicaraan di dalamnya.
Tugas sekretaris pimpinan di dalam rapat, terutama mempersiapkan dan merekam serta
melaporkan kegiatan rapat pimpinan.
4. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan;
5. Mengurus perjalanan dinas pimpinan;
Salah satu tugas sekretaris adalah membantu mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
Sekretaris hendaknya mempersiapkan berkas-berkas, peraturan-peraturan, yang berhubungan
dengan masalah yang akan dirundingkan, surat-surat penting, akta-akta, brosur-brosur dan lain
sebagainya yang kiranya diperlukan pimpinan dalam perjalanan dinas.
6. Mengelola kas kecil;
Bagi sekretaris, yang penting adalah bukti pengeluaran setelah akhir bulan terkumpul, maka
dibuatlah laporan Petty Cash dan bagian keuangan dapat dibukukan dalam buku kas perusahaan.
7. Menangani alat tulis dan perlengkapan kantor;
8. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan;
9. Menangani kegiatan humas dan keprotokolan

2. Sebutkan tugas rutin, tugas khusus, tugas istimewa, dan tugas isidental!
- Tugas Rutin : Membuka surat, menerima dikte pimpinan, menerima tamu, menerima telepon,
menyimpan arsip/surat, dan Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan.
- Tugas Khusus : Mengkonsep surat surat perjanjian kerja sama dengan relasi ataupun instansi
dari luar. Menyusun surat surat rahasia (confidential). Dan Menyusun acara pertemuan
bisnis.
- Tugas Istimewa : Merapihkan letak alat tulis dan perlengkapan yang diperlukan pimpinan.
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi,
mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan instansi.
Mewakili seseorang saat menerima sumbangan untuk dana atau kegiatan lainnya, dan
menghadiri rapat dinas.
- Tugas incidental : Menyiapkan laporan , menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato,
membuat ikhtisar dari berbagai berita, dan mewakili pimpinan dalam berbagai pertemuan
rapat.

KAMPUS PUSAT
Jl. Pangkalan Asem Raya No. 55 Jakarta Pusat Telp. (021) 4213380 Faks. (021) 4228870 www.stiami.ac.id
 INSTITUT ILMU SOSIAL DAN MANAJEMEN STIAMI
(INSTITUT STIAMI)
UJIAN TENGAH SEMESTER

3. Apa perbedaan sekretaris junior & sekretaris senior?

a. Sekretaris junior (junior Secretary)
Yaitu sekretaris yang baru bekerja atau baru memulai
kariernya sebagai sekretaris. Karena masih belum banyak
pengalaman dalam melaksanakan pekerjaannya, maka
sekretaris junior biasanya masih memerlukan bimbingan.
b. Sekretaris Senior (Senior Secretary)
Yaitu sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja
dengan baik, dapat bekerja sendiri atau tanpa harus selalu
dibimbing, dan mempunyai cukup pengalaman bekerja.
Dengan pengalaman yang dimilikinya, maka sekretaris senior
dapat lebih mampu memecahkan persoalan yang dihadapi
dalam rangka menyelesaikan tugas-tugasnya.

4. Sebutkan hal yang pantas & tidak pantas dalam menerima tamu (masing masing 5)!
• Hal-hal yang dianggap pantas di dalam menerima tamu,
adalah sebagai berikut:
a. Setiap tamu dilayani dengan layak.
b. Setiap tamu dilayani tanpa pilih kasih.
c. Bertindak sopan-santun dan selalu ramah
d. Berpakaian yang baik menurut etiket kantor
e. Berbahasa yang baik dan benar agar para tamu mengerti

• Hal-hal yang dianggap tidak pantas di dalam menerima tamu

kantor, adalah sebagai berikut:
a. Kurang sopan, dan masam budi pekertinya
b. tidak ada tatakrama sedikitpun
c. tidak menanyakan maksud dan tujuan
d. berbicara sambil berbisik
e. tidak mempersilakan duduk kepada tamu.

5. Sebutkan kesalahan kesalahan dalam menerima tamu!

Adapun kesalahan-kesalahan yang biasa dilakukan Sekretaris dan perlu untuk diperhatikan agar
tidak dilakukan adalah sebagai berikut:
• Informasi yang disampaikan kepada pimpinan tentang keberadaan dan maksud kedatangan tamu
kurang jelas dan lengkap.
• Kesalahan dalam berkomunikasi. Pertanyaan yang diajukan kurang jelas, bahkan cara
menolaknyapun terlalu kasar atau berbelitbelit, sehingga apa yang ingin diungkapkan tidak jelas.
• Menghadapi tamu yang sulit dan keras kepala , kita menjadi tidaksabar dan ingin segera
menghalau tamu tersebut dari hadapan kita.
• Kita terlalu sibuk dengan tugas-tugas, sehingga tidak menghiraukan tamu yang datang.
Penampilan kita kurang rapih dan kurang menarik bahkan terkesan amburadul

6. Sebutkan apa yang harus disiapkan oleh sekretaris dalam melayani,menerima & menelpon?
• Persiapan yang perlu dilakukandalam menerima, melayani dan menelepon :
a. Menyiapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis, serta meletakannya didekat pesawat
telepon, agar mudah dijangkau bila membutuhkan sambal memegang telepon.
b. Membuat daftar khusus nomor-nomor telepon penting yang dibutuhkan dan disediakan selalu
di meja kerja, untuk memudahkan jika sewaku-waktu diperlukan.
c. Memahami bagaimana cara menyambung telepon interlokal baik dalam maupun
luar negeri
d. Jangan banyak menggunakan telepon untuk kepentingan pribadi

KAMPUS PUSAT
Jl. Pangkalan Asem Raya No. 55 Jakarta Pusat Telp. (021) 4213380 Faks. (021) 4228870 www.stiami.ac.id
 INSTITUT ILMU SOSIAL DAN MANAJEMEN STIAMI
(INSTITUT STIAMI)
UJIAN TENGAH SEMESTER

7. Bagaimana cara kamu melakukan penelepon yang mencari pimpinan anda, apabila pimpinan
anda tidak ada dikantor?
“Mohon maaf, untuk saat ini pimpinan sedang tidak ada di
tempat, beliau sedang ada meeting di luar kota“Apakah ada yang
bisa saya bantu atau pesan yang harus saya sampaikan?”

8. Sebutkan 3 hal yang harus diperhatikan dalam menerima telepon?

• Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika menerima telepon :
a. Begitu bel berdering, maka segera angkatlah telepon dengan tangan
kiri, dan tangan kanan meraih alat tulis serta formulir penerimaan
telepon, untuk persiapan barangkali ada pesan yang harus ditulis.
b. Memberi salam penghormatan ( selamat pagi /siang ), serta berikan
identitas dengan menyebutkan nama kantor.
c. Memberikan penjelasan dengan jelas dan sopan apabila :
-Penelepon salah sambung
-Penelepon ingin bicara dengan orang yang sedang tidak ada ditempat

9. Sebutkan 3 etika dalam penerimaan telepon!

• Etika Penanganan Telepon :
1. Suara anda harus menyenangkan, ramah dan bersahabat dengan jelas
2. Catatlah segala pesan atau permintaan sipenelepon, ulangi kembali apa yang telah
dicatatagar tidak ada pesan yang terlewat
3. Berilah kesan yang positif kepadalawan bicara

10. Bagaimana cara menyambukan telepon pada pimpinan?

- Setelah telepon diterima oleh pihak penerima, pastikan terlebih dahulu apakah telepon telah
benar-benar diterima oleh perusahaan/kantoratau nomor yang dimaksud.
- Bila diterima oleh operator telepon sentral, maka mintalah agar dihubungkan dengan bagian
yang dikehendaki,lalu minta bicara dengan orang yang dimaksud.
- Setelah diterima oleh orang berikutnya maka tanyakan / pastikan keinginan untuk berbicara
dengan orag yang dimaksud, dan jangan coba menerka nama penerima telepon.
- Mengutarakan bahwa pimpinan ingin bicara, sekretaris tidak boleh berbicara lain-lain yang
isinya mendahului pembicaraan pimpinan.
- Sambungkan telepon tersebut untuk pimpinan

KAMPUS PUSAT
Jl. Pangkalan Asem Raya No. 55 Jakarta Pusat Telp. (021) 4213380 Faks. (021) 4228870 www.stiami.ac.id