HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Penyam
butan
Kunjun
Indone gan Pre
sia Di J siden
epang
 Definisi Protokol / Keprotokolan
Protokol

Adalah sebuah aturan atau standar yang mengatur atau mengijinkan

terjadinya hubungan, komunikasi, dan perpindahan data dua atau lebih.

Keprotokolan

Keprotokolan adalah aturan-aturan atau norma-norma atau kebiasaan-kebiasaan

yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa,
berpemerintahan dan bermasyarakat.
 Azas-Azas Keprotokolan
1. Keagamaan
2. Kebangsaan

3. Ketertiban dan 4. Keseimbangan,

Kepastian Hukum Kesesuaian, dan
Keselarasan

5. Timbal Balik
 Tujuan Keprotokolan

1. Memberikan penghormatan kepada pejabat partai, tokoh

partai dan atau undangan sesuai dengan kedudukan
dalam partai, negara, pemerintahan dan atau masyarakat

2. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar

berjalan tertib, rapi, lancar, dan tertatur sesuai dengan
ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional
maupun internasional

3. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar

partai, negara, dan atau organisasi.
 Peran Keprotokolan
1. Kegiatan keprotokolan dapat menjadi mediator dan koordinasi

2. Kegiatan keprotokolan dapat menjadi suatu sarana agar

suatu acara berjalan lancar serta aman.

3. Penentu keberhasilan suatu acara

4. Menciptkana acara agar terkesan kidmat, megah dan agung

5. Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat

dalam acara tersebut
Unsur-Unsur Keprotokolan
1. Tata Cara
Segala perbuatan
atau tindakan yang
dilakukan selalu
berdasarkan aturan
yang telah
ditentukan.
2. Tata Krama
berarti penggunaan kata dan
perlakuan yang paling baik dan
paling tepat berdasarkan tinggi
rendahnya situasi dan kondisi.

3. Aturan-aturan tertentu
Dalam menyelenggarakan suatu upacara kita
selalu duhadapkan pada aturan-aturan yang telah
ditetapkan (fixed), yang harus diikuti dan
dilaksanakan dengan seksama.
 TUGAS DAN FUNGSI KEPROTOKOLAN

FUNGSI KEPROTOKOLAN
1. Fungsi perencanaan adalah fungsi yang
mengatur mengenai tujuan suatu acara
2. Fungsi Pengorganisasian adalah yang
TUGAS KEPROTOKOLAN mengatur secara rinci
1. Penerimaan tamu 3. Fungsi penggerakkan adalah yang
Kunjungan tamu memiliki tugas sebagai pengawas dan
2. Perjalanan ke daerah atau pendorong anggota-anggota
ke luar negeri 4. Fungsi Pengawas adalah kegiantan untuk
3. Pengaturan sidang memberi keamanan
4. Penyelenggaraan sidang 5. Fungsi Pengkordinasian adalah yang
5. Penyelenggaraan upacara- bertujuan umtuk membentuk suatu
upacara sikap kekompkan kerja sama
6. Fungsi Pengambilan keputusan adalah
yang bertujuan untuk memutuskan
segala sesuatu yang berkaitan dengan
hasil perencanaan
 SYARAT-SYARAT PETUGAS
1. Penampilan yang menarik;
2. Ketelitian dan kepekaan;
3. Wawasan yang luas dalam
bidang dan ilmu sosial
lainnya;
4. Kepribadian yang baik;
5. Kemampuan berkomunikasi
yang baik;
6. Cerdas.
1. Sikap yang luwes dan
menarik
2. Ekpresi muka,pandangan
mata dan sikap kepala
3. Kesehatan fisik dan
jasmani
4. Kebersihan serta kerapihan
badan dan pakaian
 SUMBER-SUMBER KEPROTOKOLAN

• Konvensi Wina 18 15 (mengatur dinas diplomatik

• Konvensi Wina tahun 1961 (tentang hubungan di plomatik)
• Konvensi Wina Tahun 1963 (tentang hubungan konsuler)
b. Peraturan perundang-undangan masing-masing negara (Indonesia) :
• Undang-undang nomor : 9 tahun 2010, tentang keprotokolan
• Undang-undang nomor : 22 tahu 2004, tentang otonomi daerah
• Peraturan pemrintah nomor : 62 tahu 1990 tentang ketentuan
keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan
• Keputusan menteri Agama nomor : 71 tahun 1993, tentang petunjuk
pelaksanaan keprotokolan di lingkungan departemen agama
• Peraturan Menteri Agama RI nomor : 10 tahun 2010 tentang organisasi dan
tata kerja kementrian agama
c. Trasidisi, adat istiadat kebiasaan setempat
d. Azas Timbal Balik (reciprocity)
e. Praktek Pergaulan Internasional ( Internasional practices)
f. Logika Umum (common sense)
 ATURAN-ATURAN KEPROTOKOLAN

Aturan Dasar Protokol I

Pengaturan tempat duduk
Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.
Jika meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan
tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.
Kanan adalah utama
Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama (2-1), empat
orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-5-3 dan
seterusnya.
Urutan saat naik turun kendaraan
Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat
dan menjadi orang yang turun paling awal.
Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih
dahulu. Orang yang paling utama duduk di sebelah kanan, yang kedua yang
terpenting di paling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah.
 Aturan Dasar Protokol II
Menghadiri perayaan hari
kemerdekaan
Berusahalah untuk hadir, merupakan
 Urutan saat datang dan pulang suatu kehormatan bagi seseorang bila
Orang yang paling utama akan menerima undangan ini.
tiba paling akhir dan Konfirmasikan kedatangan anda pada
meninggalkan tempat paling petugas, lakukan juga hal ini bila anda
awal tidak datang
  Patuhi peraturan yang tertera pada
Posisi mobil saat menjemput undangan Hadirlah 15 menit sebelum
dan mengantarkan tamu acara dimulai idak usah mondar
kehormatan Duduklah sesuai nomor atau deretan
Berhentilah pada saat posisi yang sudah ditentukan Kalau anda
pintu kanan mobil berada di arah sudah duduk tidak usah mondar
pintu keluar gedung. Dengan mandir untuk menyapa relasi Tahan
demikian, sang tamu dapat diri untuk tidak menguap, ngantuk
langsung berjalan menuju atau melirik kesana kemari.
gedung begit turun dari mobil Jangang ngobrol saat acara
dan sebaliknya. berlangsung Pastikan bahwa anda
cukup sehat dan kuat untuk
menghadiri acara tersebut.
 
Aturan Dasar Protokol III
Diterima Pejabat Tinggi
Diterima pejabat tinggi atau audiensi
mungkin belum pernah sekalipun
terlintas dibenak anda. Lakukan
langkah sebagai berikut :
Hubungi orang yang berhubungan dan
menangani masalah audiensi ini
Cek lagi waktu dan tempat anda akan
diterima
Persiapkan jumlah rombongan yang
akan pergi bersama anda sesuai arahan
protocol
Datalah nama masing-masing anggota
rombongan, lengkap alamat dan
jabatan atau kedudukan mereka dalam
organisasi
Susunlah pokok-pokok materi yang
akan dibicarakan secara tertulis di atas
kertas berkop organisasi. Masukan
dalam map yang bersih dan beri
amplop. Tunjukan pada pejabat yang
bersangkutan.
 
 
Saat Audiensi
Datanglah setengah jam lebih awal
Isilah buku tamu yang disediakan
Bila harus memakai tanda tamu
yang ditukar dengan kartu
identitas, patuhilah peraturan
tersebut
Jangan ribut dan menarik
perhatian orang lain saat
menunggu
Dilarang keras merokok.
Masuklah ke ruangan dengan
dipimpin ketua rombongan.
Ketua berdiri di dekat pejabat
untuk memperkenalkan anggota.
Saat diajak berbicara, ketua
rombongan akan berbicara terlebih
dahulu
Ketua harus membahas inti
pembicaraan dan menutupnya
dengan baik dan jangan lupa
memberi kesempatan pada
anggota
Berfoto Bersama Pejabat
Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang
mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan
pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atu
menodong.
 
Usai Audiensi
Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada
wartawan
Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah
menerima
Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada
petugas protokol.
Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang
membantu terlaksananya audiensi
RUANG LINGKUP PROTOKOL

1. Penghormatan kedudukan
,kebangsaan dan penghormatan
terhadap jenazah
2. Perlakuan terhadap lambang
kehormatan NKRI,pejabat
negara,pejabat pemerintah dan tokoh
masyarakat tertentu
3. Pegaturan kunjungan dan upacara
dalam acara kenegaraaan dan acara
resmi
 Pengertian Tamu
Kantor

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang

datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan
tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur
pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang
akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat
janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu
pimpinan di kantor.
 Etika 1.  Sambut Dengan Tulus 
Sambutlah tamu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara
Menerima tulus, buang semua 
Tamu            kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui
jika kita hanya berpura – pura 
           tulus.     
3.  Janji Temu
2. Cara Duduk   c.  Bila posisi kita adalah sekretaris atau
 a.  Jika di kantor tersedia ruangan khusus asisten pimpinan, sebaiknya hubungi pimpinan 
untuk menerima tamu, segera persilahkan            terlebih dahulu sebelum
tamu  mempersilahkan tamu masuk untuk
           untuk ke ruang tamu dan mengetahui apakah 
mempersilahkan duduk.             pimpinan sudah siap untuk menerima
      b.  Jika kita menerima di kursi atau tamu. 
sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah
kanan kita, 4.  Perlakuan Baik
           barulah kemudian kita menanyakan  a.  Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika
identitas dan maksud tujuan tamu tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya
tersebut.            untuk mengajukan complaint  terhadap
perusahaan kita

5.  Mengantar Tamu
Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke kantor kita. Jika
memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar. 
 Etika Menolak
Tamu

a.   Titip Pesan Pada Orang Lain 

b.   Selesaikan Via
Telepon  c.   Keluarkan
Lewat Bahasa
Tubuh

d.  Berbohong e.   Jangan Ajak ke
Demi Kebaikan Ruangan 
 Jenis-Jenis
Tamu

1. Tamu dengan perjanjian sebelumnya, artinya tamu ini

adalah tamu yang diharapkan. Bila pimpinan sudah siap
untuk menjumpainya, maka sekretaris dapat
mempersilahkan tamu masuk menemui pimpinan. Bila
tamu berada di lobi dan dilayani oleh resepsionis, maka
sekretarsi harus datang menjemputnya di lobi. Setelah
mengetahui yang mana tamunya, maka sekretaris
memperkenalkan diri

Tamu tanpa perjanjian, yaitu tamu yang datang tanpa ada

perjanjian sebelumnya. Tamu ini biasanya berasal dari
kalangan teman atau keluarga pimpinan, salesman yang
ingin menawarkan produk, tamu yang bermaksud meminta
sumbangan, relasi atau tamu rutin dari pimpinan.
 Pengertian Perjalanan
Dinas Pimpinan

Perjalan dinas pimpinan diartikan sebagai suatu

kegiatan pimpinan yang berpergian ke suatu
tempat-tempat tertentu dalam rangka
melaksanakan tugas kewajiban kantor.
 Macam-Macam
Perjalanan Dinas
Pimpinan Ditinjau dari transportasi
dibedakan menjadi 3,
yaitu:
 Ditinjau dari wilayah tujuan,   Perjalanan Lewat Darat
dibedakan menjadi 2, yaitu :  Perjalanan Lewat Laut
Ø  Perjalanan bisnis dalam negeri  Perjalanan Lewat Udara
Ø  Perjalanan bisnis luar negeri
 

Ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi:

 Perjalanan dinas untuk rakernas
  Perjalanan dinas untuk seminar nasional
  Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja
  Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan
  Perjalanan dinas untuk pelantikan
  Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama
  Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial
  Perjalanan dinas untuk tender
  Perjalanan dinas untuk acara seremonial
  Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi
 Tata Cara Perjalanan Dinas
Pimpinan
1.  In House Travelling Department
(Divisi Perjalanan)
     In House Travelling Department
adalah divisi/bagian di perusahaan
yang khusus menangani perjalanan
bisnis pada suatu perusahaan dan
bertanggung jawab mulai dari
persiapan dokumen, mengurus tiket
dan hotel dimana pimpinan akan
menginap, seat mengurus
keuangan/pembiayaan selama
perjalanan bisnis.
2.  Travel Bureau (Biro Perjalanan)
     Dalam hal ini, administrasi
kantor/sekretaris harus memilih
biro perjalanan yang dapat
dipercaya. Administrasi
kantor/sekretaris bertanggung
jawab dalam membuat
pengendalian perjalanan (travel
checklist) untuk mengurus
dokumen yang diperlukan, seperti
paspor, visa, fiskal, pembelian
tiket, pemesanan hotel, yang
dikehendaki, sampai dengan
pemesanan tempat yang akan
dikunjungi untuk suatu kegiatan
dalam perjalanan bisnis
3.  Administrasi kantor/sekretaris
     Apabila pimpinan meminta administrasi
kantor/sekretaris sendiri yang
mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka
administrasi kantor/sekretaris harus segera
mempersiapkan segala sesuatu yang
berhubungan dengan perjalanan bisnis
pimpinannya, seperti mempersiapkan
semua dokumen, perusahaan, mengurus
paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai
pimpinan.
 Tata Cara Pembuatan Laporan
Perjalanan Dinas Pimpinan

Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas

Laporan Hasil Perjalanan Dinas
Setelah pimpinan selesai
melaksanakan tugas perjalanan
dinas, administrasi kantor atau staf
yang bertanggung jawab membuat
laporan tentang apa saja yang
telah dilakukan selama perjalanan
dinas. Inti dari laporan berkaitan
dengan tujuan dilaksanakannya
perjalanan dinas, seperti berapa
lama perjalanan dinas tersebut
dilakukan, kapan berangkat, dan
kapan pulang kembali
 Mengumpulkan bukti-bukti
pengeluaran, seperti kuitansi, bon,
nota, atau catatan-catatan kecil bukti
pengeluaran uang
 Mengelompokkan bukti pengeluaran
tersebut kedalam pos-pos. Misalnya,
pos biaya penginapan, pos biaya
transportasi, pos biaya entertainment,
pos biaya makan dan minum, dan pos
pengeluaran lainnya
 Menjumlah secara keseluruhan pos
keseluruhan pos pengeluaran
tersebut, sehingga akan terlihat
jumlah nominal uang yang sudah
dikeluarkan perusahaan untuk
perjalanan dinas pimpinan.
 Administrasi Perjalanan
Dinas Pimpinan

Paspor Visa
 Tiket

Yellow
Card
SPPD
Fiskal Exit Permit
 Perlengkapan Perjalanan Dinas

Jas Kemeja putih Baju batik Celana dasar

Sepatu Koper Dasi

TERIMA KASIH