Definisi

Guest Relation Officer adalah salah satu jabatan di Front Office yang fungsinya
sebagai perantara atau jembatan antara tamu dengan pihak hotel, oleh sebab itu
GRO membutuhkan sesorang yang mampu berkomunikasi dan berhubungan baik
dengan semua orang.
Sebuah Guest Relations Officer atau GRO bertanggung jawab atas penanganan
front office dalam segala aspeknya baik dalam sebuah hotel, motel, pondok,
penginapan atau kantor bisnis lainnya yang membutuhkan posisi mereka. Seorang
petugas hubungan tamu adalah frontliner pendirian usaha tersebut.
seorang tamu Hotel petugas hubungan GRO! berada di garis depan layanan
pelanggan. "ia adalah salah satu pekerja hotel pertama untuk menyambut tamu
ketika mereka tiba. #ara GRO menyediakan tamu hotel dengan di atas dan luar
layanan untuk memastikan pengalaman mereka akan perlu diingat. #osisi
memastikan bahwa tamu bahagia dari saat mereka masuk ke hotel sampai mereka
pergi. $adang%kadang, ia terus memberikan layanan pelanggan yang unggul setelah
tamu sudah lama berlalu.
Tugas dan Tanggung Jawab
&embaca log book.
&emeriksa daftar tamu yang akan datang hari ini today Expected arrival
guest!.
&embuat VIP daily list.
&enyiapkan VIP complimentary order.
&empersiapkan kamar untuk tamu VIP.
&enyesuaikan data yang ada di VIP list dengan data pada information rack
dan room rack.
&emeriksa tanggal kelahiran tamu untuk diberikan birthday cake.
&engisi check list GRO.
&enangani kedatangan tamu VIP pendaftaran di kamar!.
&enyapa kepada semua tamu.
&enangani keluhan tamu.
&emeriksa pemesanan kamar untuk VIP besok.
'eramah tamah dengan tamu.
&enyambut kedatangan tamu rombongan.
Sedangkan tugas yang dilakukan secara periodik yaitu(
&embuat VIP resident guest list ) hari sekali!.
&embuat daftar long staying guest * minggu sekali!.
&embuat daftar long staying guest pada setiap minggu. terakhir untuk
diundang oleh manajemen dalam acara happy hours.
&embuat monthly report sebulan sekali!.
&embuat laporan guest uestionary report sebulan sekali!.
Selain melakukan tugas harian ataupun periodik, GRO juga mempunyai tugas%tugas
yang dilakukan secara insidensial yaitu tugas yang dilakukan apabila tamu
membutuhkan layanan tersebut, tugasnya antara lain(
&emastikan tiket pesawat tamu+reconfirmed airlines ticket.
#emesanan tiket pesawat.
&elakukan table manner.
&enyambut tamu rombongan.
&engantar tamu negara yang akan makan di restoran.
"alam melaksanakan tugas%tugasnya GRO akan berhubungan atau bekerjasama
dengan bagian lain, kerjasama ini antar lain dengan bagian(
!. Hubungan dengan bagian Housekeeping dalam hal mempersiapkan ,
pengiriman bunga untuk tamu VIP
". Hubungan dengan bagian Room #ervice dalam hal mempersiapkan ,
mengirim buah atau kue ulang tahun untuk tamu VIP, long staying ataupun
tamu yang berulangtahun.
$. Hubungan dengan bagian Engineering dalam hal memperbaiki kamar tamu
%. Hubungan dengan bagian Sekretaris G& dalam hal mempersiapkan &elcome
letter yang ditandatangani oleh G&.
'. Hubungan dengan bagian (ar dalam hal mempersiapkan &elcome drink.
). Hubungan dengan bagian Public relation dalam hal mendokumentasikan
kedatangan tamu penting.
Tugas seorang Chief Guest Relations
-enis pekerjaan sangat penting sebagai tamu hubungan petugas merupakan
hotel di mana dengan cara bagaimana ia tidak karyanya akan mencerminkan
apa jenis hotel atau pembentukan pelanggan telah mengalami secara
keseluruhan.
Salah satu tugas dari Guest Relations Officer adalah untuk menyambut tamu
ke dalam pendirian usaha, untuk sebuah hotel, sambutan hangat dibuat pasti
akan diberikan. &ereka memastikan bahwa tamu mereka puas dengan
layanan mereka setiap saat. $etika ./# check%in, ia mengawal mereka ke
kamar mereka dan menawarkan mereka fasilitas yang mereka mungkin ingin
memanfaatkan.
Guest Relations Officer bertugas untuk mempromosikan hotel mereka atau
pendirian usaha. "ia menyajikan kepada para tamu apa fasilitas hotel harus
membuat mereka tetap tak terlupakan banyak. "ia menentukan bahwa tamu
puas dan mempertahankan kepuasan mereka sepanjang waktu mereka di
dalam hotel.
Sebuah Guest Relations Officer harus mampu mendengarkan keluhan yang
mungkin timbul dari para tamu. "ia harus tetap tenang dan terdiri sepanjang
waktu dan merespon secara positif terhadap tamu yang standar tidak
terpenuhi.
Sebuah Guest Relations Officer membantu para tamu dalam kebutuhan
perjalanan mereka, seperti wisata mereka dapat menikmati, di mana untuk
makan, berbelanja atau menyewa mobil di antara pengaturan lain bahwa
tamu mungkin keinginan untuk membantu dengan.
Kondisi Kerja Officer Guest Relation
Hotel dan pendirian usaha serupa lainnya adalah lingkungan kerja biasa
petugas hubungan tamu. "ia bekerja empat puluh jam seminggu dan dapat
ditugaskan pada jadwal pergeseran sebagai jenis perusahaan bisnis harus
memiliki orang%orang di meja depan.
Sebuah Guest Relations Officer diharapkan menjadi tipe orang yang
berorientasi orang. "ia harus memiliki keterampilan interpersonal yang besar,
pendengar yang sangat baik dan dapat berkomunikasi dengan baik. Seorang
ahli dalam layanan pelanggan diperlukan untuk posisi ini karena ia adalah
pembicaraan tamu pertama dan orang terakhir untuk selama penginapan
hotel. #ekerjaan ini menuntut Guest Relations Officer untuk bekerja di bawah
situasi stres yang ia hadapi mungkin, ia harus menjaga sikap menyenangkan
di tengah tekanan yang dia masuk
$esopanan yang tepat diharapkan dari petugas Guest Relations. $arena ia
adalah frontliner hotel, ia harus memiliki penampilan rapi
Manfaat Selain dari kepuasan kerja melihat bahwa tamu puas dengan layanan
yang mereka berikan, Gros juga menikmati fasilitas bekerja untuk hotel. Hotel
karyawan dan keluarga mereka mendapatkan potongan harga di setiap lokasi yang
mereka layani. 'eberapa hotel menawarkan diskon karyawan ketika makan di
restoran hotel atau sambil memanfaatkan layanan dalam kamar makan.
Potensi
Seorang petugas hubungan tamu dapat mengajukan permohonan untuk
promosi dalam perusahaan. Sebagai contoh, ia dapat mengajukan
permohonan untuk posisi pengawas atau manajemen. Sebuah GRO bisa
menjadi hubungan tamu seorang super0isor + palungan, resepsionis
super0isor + manager dan dapat menjadi tugas manajer atau manajer hotel
diberi pengalaman yang cukup, pelatihan tambahan dan pengalaman. 1ntuk
membantu mendapatkan posisi manajemen dalam perusahaan, seorang
GRO harus mengejar pendidikan tinggi, selain dari gelar sarjana empat tahun,
ia juga harus menyelesaikan gelar master. Sebuah yayasan yang baik akan
menjadi gelar 'achelor of Science di #ariwisata atau kursus bisnis, dan
kemudian &aster di bidang 2dministrasi
HAD!"G #"P G$%&T CH%CK "
3amu ./# adalah orang yang dianggap penting oleh pihak hotel, tamu penting
ini antara lain kepala negara, menteri, pimpinan perusahaan dan pemilik
hotel. #roses pendaftaran yang dilakukan harus secepat mungkin dan tepat.
1mumnya sebelum kedatangannya di hotel, tamu penting sudah melakukan
pemesanan kamar, oleh karena itu hotel sudah melakukan pre registration
atau semua formulir yang dibutuhkan untuk registrasi sebagian besar datanya
sudah diisi. $husus untuk tamu penting pendaftaran tamu bisa dilakukan oleh
ajudan atau sekretarisnya. #roses registrasi umumnya dilakukan di kamar
atau di lantai eksekutif, proses registrasi dilakukan oleh GRO atau FO&.
#ersiapan yang dilakukan sebelum kedatangan tamu ./# yaitu(
o &enentukan dan menyiapkan kesiapan kamarnya sehari sebelum
kedatangannya. &emastikan nama tamu, waktu kedatangan dan
transportasi yang digunakan serta pelayanan khusus untuk
keamanannya.
o &enyiapkan dan memastikan kartu tamu guest card! dan kunci kamar
sudah benar dan diletakkan di kamar.
o &enyiapkan dan memastikan kartu ucapan selamat datang welcome
card! berada di kamar.
o &enyiapkan dan memastikan keranjang buah, rangkaian bunga berada
di kamar sesuai dengan kategori tamu ./#.
*angkah+langkah yang dilakukan pada saat penanganan pendaftaran tamu
VIP adalah sebagai berikut,
menyambut tamu dengan ramah dan sopan
proses penerimaan tamu dan registrasi
welcome drink ser0ice
mengantarkan tamu ke tempat yang telah ditentukan. #engantaran dilakukan
oleh FO&,G& dan GRO
&enawarkan bantuan lain dan menginformasikan pelayanan pribadi yang
hotel akan berikan. 'uttler 4 orang yg menangani kebutuhan tamu ./#,
pelayanan khusus+pribadi
pelayanan khusus+butler

o &engucapkan selamat beristirahat.

o &enginformasikan kepada bagian lain jika tamu ./# telah check in

BUTLER VIDEO


H25"6/5G ./# G17S3 8H78$ O13
#ada saat keberangkatan tamu GRO memeriksa tagihan tamu, kemudian
tagihan ini akan diberikan kepada tamu ./# atau asistennya, setelah
tagihan tamu diselesaikan GRO dan FO& akan memberikan salam
perpisahan, mengucapkan terima kasih serta mengharapkan
perjalanannya akan menyenangkan.
#roses tamu check out