Guest Relation Officer Duta Hotel Group Yogyakarta

Deskripsi :  

Guest Relation Officer berfungsi sebagai perantara atau jembatan antara tamu dengan pihak
hotel khususnya tamu VIP atau pun VVIP baik Tamu Room maupun FnB, oleh sebab itu GRO
membutuhkan seseorang yang mampu berkomunikasi dan berhubungan baik dengan
semua orang.

GRO berada di garis depan layanan pelanggan. Dia adalah salah satu pekerja hotel pertama
untuk menyambut tamu ketika mereka tiba.

Tugas dan Tanggung Jawab Guest Relation Officer (GRO)

 Membaca log book.
 Memeriksa daftar tamu yang akan datang hari ini (today Expected arrival guest).
 Membuat VIP daily list.
 Menyiapkan VIP complimentary order.
 Mempersiapkan kamar untuk tamu VIP.
 Menyesuaikan data yang ada di VIP list dengan data pada information rack dan room
rack.
 Memeriksa tanggal kelahiran tamu untuk diberikan birthday cake.
 Mengisi check list GRO.
 Menangani kedatangan tamu VIP (pendaftaran di kamar).
 Menyapa kepada semua tamu.
 Menangani keluhan tamu.
 Memeriksa pemesanan kamar untuk VIP besok.
 Beramah tamah dengan tamu ( Baik Tamu Room maupun FnB ).
 Menyambut kedatangan tamu rombongan.

Sedangkan tugas yang dilakukan secara periodik yaitu:

 Membuat VIP resident guest list (3 hari sekali).

 Membuat daftar long staying guest (2 minggu sekali).
 Membuat daftar long staying guest pada setiap minggu. terakhir untuk diundang
oleh manajemen dalam acara happy hours.
 Membuat monthly report (sebulan sekali).
 Membuat laporan guest questionary report (sebulan sekali).
 Membantu Divisi Akunting trerutama administrasi dalam hal Loundry dan
Administrasi data rekening ( Monitoring Income Outcome )
Selain melakukan tugas harian ataupun periodik, GRO juga mempunyai tugas-tugas yang
dilakukan secara insidensial yaitu tugas yang dilakukan apabila tamu membutuhkan
layanan tersebut, tugasnya antara lain:

 Memastikan tiket pesawat tamu atau reconfirmed airlines ticket.

 Pemesanan tiket pesawat.
 Melakukan table manner.
 Menyambut tamu rombongan.
 Mengantar tamu yang akan makan di restoran.

Dalam melaksanakan tugas-tugasnya GRO akan berhubungan atau bekerjasama dengan

bagian lain, kerjasama ini antar lain dengan bagian:

 Hubungan dengan bagian Housekeeping dalam hal mempersiapkan & pengiriman

bunga untuk tamu VIP
 Hubungan dengan bagian Room Service dalam hal mempersiapkan & mengirim buah
atau kue ulang tahun untuk tamu VIP, long staying ataupun tamu yang berulang
tahun.
 Hubungan dengan bagian Engineering dalam hal memperbaiki kamar tamu
 Hubungan dengan bagian GM (General Manager) dalam hal
mempersiapkan welcome letter yang ditandatangani oleh GM.
 Hubungan dengan bagian Restaurant dalam hal mempersiapkan welcome drink.
 Hubungan dengan bagian Public relation dalam hal mendokumentasikan kedatangan
tamu penting.

Note :
a. Schedule shift GRO basicnya adalah shift 1 adapun demikian jadwal shiftnya
diluar dari jadwal reguler Front Office.
b. Segala sesuatu yang berhubungan dengan aktivitas tamu menjadi prioritas
utama. Contoh : Keluhan Tamu, Persiapan Lunch & Dinner etc.
c. Tidak memiliki jadwal libur yang flat karena pada dasarnya libur bisa diambil
sesuai dengan kondisi statistik hotel. ( Jadwal libur menyesuaikan kondisi
forcasting GRO )
d. Mendukung administrasi sesuai kebutuhan.