D.

Glosarium
Account Instruction
Istilah dalam pemesanan kamar, artinya orang atau pihak yang akan menanggung biaya yang dikeluarkan oleh tamu
selama menginap di hotel, baik sewa kamar, makanan, minuman maupun fasilitas dan pelayanan yang lain. Pihak-
pihak yang umumnya menjadi penjamin sekaligus pembayar pengeluaran tamu selama menginap di hotel antara lain
perusahaan penerbangan, Badan Usaha Milik Negera, Biro Perjalanan dan perusahaan lain yang sering mengirim
tamu-tamunya untuk menginap di hotel.
Advance Deposit
Sejumlah uang yang dikirimkan oleh tamu kepada hotel ketika mengadakan pemesanan kamar. Nilai uang tersebut
biasanya sebesar harga kamar untuk satu malam. Deposit ini umumnya dimintakan kepada tamu rombongan atau
tamu yang tinggal dalam waktu yang cukup lama
Affiliated Hotel
Salah satu mata rantai/jaringan hotel, waralaba, atau sistem referral yang menawarkan keuntungan dan kemudahan
kepada para customer, terutama kaitannya dengan sistem pemesanan kamar
Affiliated Reservation System
Jaringan pemesanan kamar untuk hotel yang memiliki mata rantai (hotel chain) seperti Sheraton, Hilton, Holiday Inn,
Novotel dan lain sebagainya.
Allotment
Jatah kamar yang diberikan oleh hotel kepada biro perjalanan setiap harinya dalam jumlah dan jangka waktu
tertentu. Allotment memungkinkan biro perjalanan untuk menjual kamar tersebut dalam jumlah tertentu tanpa harus
mengadakan permintaan kepada hotel terlebih dahulu. Hotel hanya memberikan allotment kepada biro-biro
perjalanan yang banyak mengirimkan tamu-tamunya ke hotel.
Amendment Reservation
Berasal dari kata "to amend" yang artinya mengubah. Jadi amendment reservation adalah perubahan pemesanan
kamar yang dilakukan oleh pemesan. Perubahan tersebut mungkin mencakup salah satu dari data mengenai tanggal
kedatangan, tanggal keberangkatan, jenis kamar, lamanya tinggal dan sebagainya.
Arrival Date
Tanggal tamu tiba di hotel. Sistem pencatatan tanggal bervariasi. Untuk standar komputer adalah dua digit untuk
tanggal, dua digit untuk bulan dan dua digit untuk tahun. Untuk tanggal dan bulan yang hanya ada satu digit
ditambah dengan angka nol di depannya. Sedangkan untuk tahun diambil dua digit terakhir. Misalnya tamu datang
pada tanggal lima, bulan April, tahun dua ribu dua, maka penulisannya adalah 050402 atau 05/04/02.
ASAP
Singkatan dari As Soon As Possible yang artinya segera atau secepatnya. Dalam konteks reservation, istilah ASAP
sering digunakan oleh tamu dalam membuat surat pemesanan kamar . Hal ini berarti tamu menginginkan untuk
mendapatkan jawaban atas pesanannya secepat mungkin.
Available Rooms
Jumlah kamar total yang tersedia di hotel dikurangi dengan kamar-kamar yang tidak dapat digunakan karena rusak
ataupun kamar-kamar yang digunakan secara permanen untuk keperluan hotel, misalnya untuk kantor-kantor, kamar
manager (house use) dan sebagainya.
Blanket Reservation
Tamu rombongan atau tamu-tamu individual memesan kamar yang lokasinya tidak terpisah dengan teman lainnya
atau berada dalam satu blok. Hal seperti ini sering terjadi pada permintaan pemesanan kamar. Oleh karena itu
apabila mendapatkan permintaan yang demikian, petugas reservasi kamar harus memperhatikannya. Tamu meminta
blanket reservation adalah karena alasan kemudahan komunikasi.
Cancellation
Pembatalan pemesanan kamar oleh pihak pemesan baik secara lisan maupun tertulis yang berarti bahwa mereka
tidak jadi menginap dan menggunakan fasilitas hotel. Dalam hal pembatalan reservasi kamar, hotel menetapkan
aturan-aturan yang memuat kesepakatan pembayaran uang muka dan mengenai kemungkinan tamu tidak datang ke
hotel tanpa pemberitahuan.
Cancellation Fee
Biaya yang dibebankan kepada pihak pemesan karena melakukan pembatalan melebihi batas waktu yang telah
ditentukan. Untuk tamu perorangan yang sudah menyerahkan uang muka (deposit), apabila pembatalan dilakukan
setelah jam enam sore maka depositnya tidak akan dikembalikan. Namun peraturan tersebut tidak semua hotel
menerapkannya.
Company Account (C/A)
Pembayaran rekening tamu (guest bill) ditagihkan ke perusahaan yang menanggung biaya tamu selama menginap di
hotel. Pembayaran yang tidak dibayar oleh tamu yang menginap di hotel disebut city ledger payment. Dalam hal ini
hotel dan perusahaan yang bersangkutan biasanya sudah memiliki kerjasama sebelumnya.
Computerized Reservation System
Sistem pemesanan kamar menggunakan komputer dimana semua data yang diterima langsung dimasukkan ke
komputer. Untuk proses selanjutnya petugas pemesanan kamar dapat dengan mudah mengakses semua data yang
ada. Di Beberapa hotel proses manual tetap dilaksanakan, yaitu dengan tetap memasukan data ke dalam formulir
reservasi terlebih dahulu, baru kemudian dimasukkan ke dalam komputer.
Confirmation
Penegasan atau kepastian pemesanan kamar oleh bagian pemesanan kamar hotel kepada pemesan. Konfirmasi dapat
disampaikan melalui surat, faksimili, dan e-mail. Konfirmasi melalui telepon dapat dilakukan, namun hotel harus tetap
mengirimkan konfirmasi secara tertulis sebagai bukti fisik, hitam di atas putih.
Confirmation Letter/Slip
Bukti dan pemberitahuan yang disampaikan pihak hotel kepada tamu yang memesan kamar. Konfirmasi dapat
disampaikan melalui surat, faksimili, e-mail, dan juga melalui telepon dengan memberikan kode atau nomor
konfirmasi kepada pemesan. Bukti tersebut akan menjadi pedoman tamu ketika check-in.
Contact Person
Orang yang dapat dihubungi oleh pihak hotel apabila mendapati hal-hal penting berkenaan dengan pemesanan kamar
Contract Rate
Harga kamar khusus yang telah disepakati antara hotel dengan biro perjalanan atau dengan pihak lain dalam waktu
tertentu sehingga harga kamar tersebut akan menjadi pedoman petugas pemesanan kamar ketika biro perjalanan
yang bersangkutan mengadakan reservasi.
Conventional Chart
Tabel pemesanan kamar untuk hotel kecil. Dari tabel tersebut dapat diketahui kamar-kamar yang masih bisa diisi dan
juga kamar-kamar yang sudah dipesan. Pada conventional chart, data disusun berdasarkan nomor kamar, tipe kamar
dan lamanya tinggal sehingga lebih mudah untuk melihat kamar yang masih bisa dipesan. Ciri khas dari tabel ini
adalah nama tamu selalu dicatat
Density Chart
Tabel untuk mencatat pemesanan kamar. Tabel ini dipakai oleh hotel-hotel menengah yang memiliki kamar dalam
jumlah banyak namun belum memiliki jaringan sistem informasi hotel. Kelebihan density chart adalah jumlah kamar
yang sudah dipesan dan jumlah kamar yang masih bisa dipesan dapat dilihat dengan cepat.
Denying Reservation
Menolak permintaan pemesanan kamar. Pemesanan kamar dari tamu akan ditolak oleh hotel apabila kamar hotel
sudah habis dipesan dan apabila diketahui pemesan termasuk black listed guest
Deposit
Uang muka yang dibayarkan oleh tamu kepada pihak hotel untuk menjamin pemesanan kamar. (lihat advance
deposit).
Deposit Voucher
Voucher yang digunakan oleh biro perjalanan untuk menanggung uang muka bagi tamu yang dipesankan kamar.
Uang sebanyak yang disebut dalam voucher sebagai deposit akan ditagih oleh pihak hotel kepada biro perjalanan
yang bersangkutan. Sedangkan kekurangan pembayaran atas transaksi yang dilakukan tamu di hotel dibayar
langsung oleh tamu yang bersangkutan.
DNA
Singkatan dari Did Not Arrive, artinya tamu tidak datang walaupun sudah memesan tempat/kamar. (lihat no show).
Fully Booked
Kamar sudah habis dipesan. Apabila kamar telah fully booked, maka petugas tidak boleh lagi menerima pemesanan
kamar kecuali atas perintah reservation manager. Pesanan akan tetap diterima jika manager dapat memprediksi
persentase tamu yang tidak datang.
Group
Tamu rombongan, yaitu tamu yang datang dan menginap di hotel secara berombongan. Kriteria tamu rombongan
sampai saat ini masih berbeda-beda. Sebagian ahli berpendapat apabila mereka menggunakan minimal lima kamar
hotel, sebagian yang lain berpendapat apabila memakai minimal tujuh kamar. Ada juga yang memberikan batasan
dengan menghitung jumlah anggota rombongan.
Group Information Form
Formulir yang berisi informasi mengenai data tamu rombongan yang akan datang ke hotel. Informasi ini harus
dikirimkan ke bagian-bagian yang terkait minimal dua hari sebelum rombongan tiba.
Group Reservation Form
Formulir untuk mencatat pemesanan kamar tamu rombongan. Perbedaannya dengan formulir untuk tamu individual
adalah pada kolom pengaturan makan atau meal arrangement.
Group Seri
Pengiriman grup secara berseri atau berturut-turut selama beberapa periode. Jumlah seri dalam satu tahun
bervariasi, dimana jumlah kamar ditentukan dalam jumlah tertentu. Ini berarti jumlah kamar dan orangnya sama.
Demikian pula jumlah hari atau lamanya tinggal semua pada satu seri, sehingga seri tersebut berjalan setiap periode
atau setiap hari bisa diisi kamarnya oleh biro perjalanan yang bersangkutan.
Guarantee Letter
Surat jaminan, yaitu surat yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan/ badan usaha, diberikan kepada seseorang atau
sekelompok orang dimana yang mengeluarkan surat tersebut akan menyatakan menjamin dan menanggung biaya
yang dikeluarkan oleh pembawa surat tersebut selama menginap di hotel, termasuk fasilitas apa saja yang
ditanggung seperti; kamar saja, kamar dan makan/minum, atau biaya keseluruhan (all-account).
Guaranteed Reservation
Pemesanan kamar yang digaransi, yaitu tamu memberikan uang jaminan untuk pesanan kamarnya. Sementara hotel
akan mempertahankan kamar tersebut walaupun tamu yang bersangkutan tidak datang.
Guest Histories
Data mengenai riwayat kunjungan tamu yang meliputi nama tamu, alamat lengkap, kebangsaan, frekuensi
kunjungan, perusahaan afiliasi, kebutuhan/permintaan khusus dan data lain yang berguna bagi hotel untuk
meningkatkan penjualan.
Individual
Sumber pemesanan kamar dimana tamu mengadakan pemesanaan kamar langsung, sendiri melalui alat komunikasi
yang mereka inginkan.
Length of Stay
Jangka waktu tamu tinggal di hotel.
Meal Arrangement
Pengaturan makan bagi tamu yang menginap di hotel. Ada tiga macam pengaturan makan yang ditawarkan oleh
hotel antara lain : · Makan pagi (breakfast), Makan pagi dan makan malan/siang (lunch/dinner), Makan pagi,
siang dan malam (breakfast, lunch , dinner).
New Booking/New Reservation
Pemesanan baru, yaitu reservasi kamar yang dilakukan oleh pemesan baru
No Show
Calon tamu sudah memesan kamar di hotel, akan tetapi ia tidak check-in pada tanggal yang telah ia pesan tanpa ada
pemberitahuan.
No Show Fee
Biaya yang dikenakan kepada pihak pemesan kamar yang tidak check-in tanpa ada pemberitahuan sebelumnya.
Non Affiliated Reservation System
Sistem jaringan pemesanan kamar yang tidak terikat pada mata rantai hotel.
Non Guaranted Reservation
Pemesanan kamar tidak bergaransi, yaitu pemesanan yang tidak disertai dengan uang jaminan ataupun pembayaran
dimuka, sehingga apabila tamu tidak datang pada tanggal yang telah dipesan, maka pihak hotel dapat melepaskan
kamar tersebut untuk dijual kepada tamu lain.
Overbooking
Menerima pemesanan kamar melebihi kapasitas kamar yang tersedia. Pada situasi tertentu, overbooking perlu
deterapkan untuk mengantisipasi pembatalan-pembatalan yang mungkin terjadi.
Reservation Chart/Plan
Tabel pemesanan kamar untuk mencatat pesanan kamar yang masuk. Dari tabel ini bisa dipastikan jumlah pesanan
yang telah diterima dan jumlah kamar yang masih bisa dipesan. Melalui tabel pemesanan kamar juga dapat diketahui
pesanan kamar yang diterima atau ditolak atau mungkin diterima sebagai cadangan (waiting list).
Reservation Code/Folio
Kode pemesanan kamar yang dibuat secara urut berdasarkan nomor reservasi. Fungsinya adalah untuk memudahkan
hotel dan tamu, terutama tamu-tamu yang reservasinya bergaransi.
Reservation Clerk
Petugas pemesanan kamar, yaitu petugas operasional yang menangani seluruh pemesanan kamar hotel.
Reservation Diary
Buku harian untuk mencatat semua pemesanan kamar yang telah diterima. Buku ini biasannya digunakan di hotel-
hotel kecil dan menengah. Reservation diary merupakan salinan informasi dari formulir pemesanan kamar. Data
yang dimasukkan kedalam buku harian ditulis berdasarkan tanggal tamu tiba, sehingga buku harian ini juga dapat
berfungsi sebagai daftar tamu yang diharapkan tiba pada hari itu (lihat expected arrival list).
Reservation File Holder
Alat untuk menyimpan formulir-formulir pemesanan kamar dan surat-surat pemesanan kamar yang telah masuk.
Formulir pemesanan kamar bersama dokumen lain yang berhubungan dengan pemesanan kamar ditempatkan pada
reservation file holder berdasarkan bulan dan tanggal kedatangan, kemudian diurut berdasarkan abjad.
Reservation Form
Formulir untuk mencatat setiap pemesanan kamar yang masuk ke seksi pemesanan kamar. Semua informasi yanag
diperlukan dicatat secara akurat sehingga memudahkan proses selanjutnya. Bentuk formulir pemesanan kamar
bervariasi antara hotel yang satu dengan hotel yang lain. Namun pada prinsipnya isi atau data yang diperlukan sama.
Reservation Rack
Rak pemesanan kamar, yaitu rak untuk menempatkan slip pemesanan kamar yang telah diisi berdasarkan data-data
dari formulir pemesanan kamar. Dari reservation rack dapat diketahui tamu-tamu yang akan datang pada hari yang
telah ditentukan.
Reservation Slip
Secarik kertas berukuran kecil untuk mencatat data pemesanan kamar yang telah diterima dan dicatat pada
reservation form. Data pada reservation slip ditulis berdasarkan data reservation form, hanya saja dalam reservation
slip informasinya lebih singkat. Reservation slip dipasang di reservation rack disusun berdasarkan abjad nama
keluarga.
Reservation Status
Istilah untuk menunjukkan ketersediaan kamar yang akan dipesan pada malam tertentu. Misalnya OPEN (kamar
tersedia untuk dipesan), CONFIRMED (kamar telah dipesan), GUARANTEED (kamar telah dipesan sampai tamu
datang) dan REPAIRED (kamar tidak dapat dipesan karena masih dalam perbaikan).
Room Available
Kamar yang tersedia. Yaitu kamar yang ada di hotel setelah dikurangi kamar yang tidak bisa disewakan untuk tamu
misalnya kamar yang sedang diperbaiki dan kamar yang dipakai oleh manager hotel
Underbooking
Menerima pemesanan kamar kurang dari jumlah kamar yang tersedia. Tujuan underbooking adalah untuk
memberikan persediaan kamar kepada tamu-tamu yang datang ke hotel tanpa pemesanan kamar
Whitney System
Sistem pencatatan atau administrasi dari Amerika menyangkut pemesanan kamar, peralatan dan stationery yang
digunakan oleh hotel-hotel di seluruh dunia yang belum menggunakan komputer.