Reservasi

Reservasi ?

Reservasi adalah suatu proses

permintaan pemesanan kamar dan
fasilitas lain yang diinginkan oleh
calon tamu untuk periode tertentu.
Tugas & Tanggung jawab
Tugas & Tanggung jawab
 Jenis Jenis Laporan Reservasi

• 1. Reservation Transaction Report Ringkasan tentang

kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian.
Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah
reservasi yang masuk, perubahan-perubahan reservasi, dan
pembatalan yang terjadi.
• 2. Expected Arrival and Expected Departure List
Daftar tamu yang diharapkan tiba dan berangkat pada
tanggal tertentu.
• 3. Room Availability Report
Daftar yang memberikan informasi tentang kamar-kamar
yang tersedia dan yang dipesan.
• 4. Group Status Report
Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan
berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan
dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan
ataupun tidak menggunakan jaminan.
• 5. Special Arrival List
Daftar tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan
permintaan khusus.
• 6. Turn-away Report
Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak. Laporan ini
dibuat bila hotel telah mengalami Fully Booked atau Over
Booking.
• 7. Revenue Forecast Report
Laporan tentang pendapatan penjualan kamar
yang diproyeksikan pada masa yang akan
datang.
• 8. Reservation Histories
Merupakan statistik dari seluruh proses
reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi,
sumber pemesanan, no-shows, walk-in,
overstays, dan understays.
 Manfaat reservasi
• Bagi travel agent/pekerja hotel :
• Dapat mengetahui dengan pasti kapasitas pelanggan/wisatawan yang
siap untuk melakukan tour di hari kemudian
• Dapat menghitung dengan pasti harga paket wisata (apabila ready made
tour), sehingga mencegah adanya kekeliruan harga
• Dapat mempersiapkan permintaan-permintaan khusus dari wisatawan
(cth. makanan khusus untuk vegetarian, bus berfasilitas toilet+TV, dsb)
• Dapat mempersiapkan kamar untuk tamu sesuai dengan tanggal
pemesanan, dan memastikan apakah kamar tersebut sedang penuh atau
masih kosong
• Mempersiapkan segala sesuatu fasilitas tambahan diluar hotel, namun
masih dalam permintaan tamu (cth. kamar mandi khusus orang cacat,
dsb)
• Bagi wisatawan/tamu hotel:
• Dapat memepersiapkan segala sesuatu dengan
matang sebelum perjalanan wisata dilaksanakan
• Memudahkan wisatawan mendapat kepastian
atas tour yang dipesannya
• Dapat memprediksikan biaya yang akan
dikeluarkan untuk berwisata
• Memudahkan tamu mendapatkan kamar
Informasi yg diperlukan dalam reservasi
• Jenis kamar yg diinginkan
• Jumlah kamar yg akan dipesan
• Tanggal kedatangan tamu hotel
• Tanggal keberangkatan tamu hotel
• Identitas tamu yg akan menginap
• Waktu dan transportasi yg akan digunakan
• Metode pembayaran yg digunakan oleh tamu hotel
• Permintaan khusus dari calon tamu hotel
 Klasifikasi Reservasi

• Individual Reservation Pemesanan kamar untuk satu orang calon

tamu, pasangan atau satu keluarga. Pemesanan ini biasanya
dilakukan sendiri oleh calon tamu atau agen. Harga yang
diberikan adalah harga normal atau paket ( normal rates/
packages rates/ family plan rates )
• Group Reservation Dibuat oleh agen perjalanan atau perusahaan
dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar. Sering kali harga
yang diberikan harga diskon ( discount rates/ group rates )
•  Conference Reservation Untuk sebuah rombongan yang akan
melakukan pertemuan di hotel. Biasanya dibuat oleh sebuah
organisasi, perusahaan atau suatu organisasi. Harga yang
diberikan biasanya harga komersial.
 Jenis-Jenis Reservation
• New Reservation: Reservation yang baru pertama kali dibuat.
• Amended Reservation: reservation yang telah diperbaharui atau
dirubah. Perubahan yang bisa terjadi adalah perubahan tanggal
kedatangan, tanggal keberangkatan, jenis kamar maupun jumlah
orang yang menginap.
• Cancelled reservation: reservation yang dibatalkan, pembatalan
reservation bisa terjadi karena adanya perubahan jadwal kunjungan,
karena kondisi keamanan yang tidak mendukung, dll
• Confirm reservation: reservation yang sudah pasti/sudah
dikonfirmasi.
• Individual reservation: reservation untuk tamu perorangan.
• Group reservation: reservation untuk tamu rombongan.
• Confrence reservation: reservation dari tamu dengan tujuan utama
mengadakan konfrensi/seminar
• Guaranted reservation: reservation yang sudah dijamin/digaransi dengan:
-          Pre-payment: pembayaran kamar penuh dimuka.
-          Advance deposit, membayar sebagian harga kamar sebagai uang
muka.
-          Voucher: surat jaminan dari travel agent
-          Guarantee letter: surat jaminan dari perusahaan/pemerintah
-          Credit card: kartu credit dengan menyebutkan nomornya.
• No-guaranteed reservation: reservasi yang tidak digaransi/dijamin.
Biasanya reservation seperti ini akan dipertahankan sampai jam 6 sore,
setelah itu kalau tamu tidak datang maka kamar akan dijual kepada tamu
lain.
 Media Reservasi
• Telepon: telepon merupakan media komunikasi yang epektif, cepat, dan
praktis.
• Surat: Dulu sumber reservasi ini sering digunakan, namun di jaman
sekarang sepertinya penggunaan surat untuk reservasi sudah sangat
jarang digunakan, karena dengan surat akan memakan waktu sangat
lama. Untuk sampai ke hotel saja bisa memakan waktu berhari-hari,
apalagi menunggu jawaban    ( konfirmasi ) dari hotel apakah reservasi
bisa diterima atau tidak.
• Facsimile: Sumber reservasi ini sudah sedikit lebih maju dibandingkan
telepon, membuat reservasi dengan faximile kita mempunyai bukti
tertulis mengenai reservasi, terutama yang terpenting adalah
konfirmasi dari hotel. Konfirmasi tersebut dapat dijadikan bukti bahwa
pesanan kamar sudah diterima, dan harus dibawa saat check in di hotel.
• E-mail ( Electronic mail melalui jaringan internet ): media reservasi ini
merupakan sumber media yang sedang ngetop, karena biayanya lebih
murah dibandingkan dengan yang lainnya, dan sangat cepat.
• Personal: tamu langsung datang ke hotel untuk membuat reservasi, hal
ini mungkin terjadi karena mereka tinggal di hotel yang berdekatan
dengan hotel kita dan untuk lain waktu ingin tinggal di hotel kita atau dia
ingin membuatkan reservasi untuk teman atau keluarganya yang lain.
Jadi tamu tersebut bertatap muka langsung dengan petugas. Tamu
tersebut bahkan bisa langsung melihat fasilitas yang kita punya bahkan
kamar yang akan mereka pilih dapat dilihat saat membuat reservasi.
Terhadap reservation yang dilakukan secara langsung kita harus
mempertahankan kamar tersebut hanya untuk tamu tersebut, kita tidak
mungkin bisa menukar dengan kamar lain walaupun tipenya sama.
 Status Kamar

 (VC) Vacant Clean
kamar yang kosong dalam keadaan bersih atau CL (clean)
 (VD) Vacant Dirty
kamar yang kosong dalam keadaan kotor atau DI (dirty)
 (VR) Vacant Ready
kamar dalam keadaan bersih yang sudah di check dan siap untuk dijual
 (VCI)Vacant Clean Inspected
kamar dalam keadaan bersih sudah diperiksa supervisor
 (OC) Occupied Clean
kamar yang sedang ditempati oleh tamu dan sudah dibersihkan
 (OD) Occupied Dirty
kamar yang sedang ditempati oleh tamu dan belum dibersihkan
 Status Kamar

 (EA) Expected Arrival
kamar dipersiapkan untuk tamu yang diharapkan datang
 (ED) Expected Departure
kamar yang diperkirakan tamunya akan check out
 (DU) Day Use
kamar yang masuk (c/i) pada hari itu dan keluar (c/o) hari itu juga
 (DL) Double Locked
kamar yang pintunya dikunci oleh tamu
 (OO) Out of Order
kamar yang rusak dan tidak dapat digunakan
 (OS) Out of Service
kamar yang kosong dan dalam perbaikan
 Status Kamar
 (DND) Don’t Disturb
kamar yang tamunya tidak mau diganggu atau privacy room
 (HU) House Use
kamar yang ditempati oleh staf hotel/ manajemen hotel
 (S/O) Sleep Out
kamar sudah dibayar oleh tamu tapi tidak ditempati/ditiduri
 (SR) Service Refuced (Refuse service)
kamar akan dibersihkan room attendant tetapi ditolak oleh tamu
 (COMP) Compliment
kamar yang ditempati oleh tamu tetapi tamu tersebut free of charge atau
gratis
 ONL (OCCUPIED No Lugage),
kamar occupied tetapi tidak ada barangnya
 Materi 5 :
Prosedur Reservasi

Materi Prosedur
Reservasi, dapat diunduh
Materi Prosedur
disini :
Reservasi, dapat diunduh
disini :
https://
https://
www.youtube.com/watch?
www.youtube.com/watch?
v=bjcJ3Y74Rc4&feature=yo
v=Se_qxWMEZDA
utu.be
s