BAB IV RESERVASI Bagian pemesanan kamar merupakan bagian yang memiliki fungsi yang sangat vital, ini dikarenakan

tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangat ditentukan oleh kemampuan bagian reservasi di dalam menangani pemesanan kamar di hotel. Seorang petugas reservasi harus memiliki kemampuan tentang dasar-dasar reservasi, produk dan jasa yang dijual, bagaimana menjualnya atau teknik menjual, serta penggunaan teknologi komunikasi. Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu. Seluruh permintaan pemesanan kamar ini akan ditangani oleh petugas reservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu. 1. Tugas Dan Tanggung Jawab Tugas utama reservation staff (clerk) adalah mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan & menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang maksimal. Adapun rincian tugas reservation staff yaitu a. b. c. d. e. f. g. !enjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan. !empromosikan produk dan fasilitas hotel. !empertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga & fasilitas promosi, harga khusus dll. !enjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu. !encatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media. !enerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu "#aiting list$. !emproses perubahan pemesanan kamar.

h. i. j. k. l.

!encatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi. !elakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no sho#. !eminta persetujuan %&! atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit. !embuat laporan reservasi. !engarsip data pemesanan kamar secara akurat.

2. Manfaat Pemesanan Kamar Ada beberapa manfaat yang diperoleh hotel dalam proses pemesanan kamar, yaitu a. 'otel akan mendapatkan informasi dari calon tamu sebelum tamu tiba, sehingga hotel menyiapkan perlengkapan yang diperlukan pada saat check in. b. c. 'otel dapat memblocking kamar, sehingga tingkat hunian kamar dapat diketahui dalam jangka #aktu tertentu. 'otel dapat membuat perkiraan, sehingga perkiraan tingkat hunian kamar pada periode tertentu pula sehingga memudahkan pengaturan kebutuhan dan pelayanan kepada pihak tamu. Sedangkan manfaat yang dapat diperoleh tamu dalam melakukan pemesanan kamar yaitu ($ Tamu mendapatkan kamar yang telah dipesan sudah tersedia pada saat check in. )$ Tamu dapat memperkirakan berapa biaya yang harus dikeluarkan selama menginap di hotel. 3. Klas f !as Reser"as a. Individual reservation *emesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan atau sebuah keluarga. *emesanan kamar ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. 'arga yang diberikan adalah harga normal atau harga paket "normal rates+package rates+ family plan rates$.

b.

Group reservation *emesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan atau perusahaan dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar. Seringkali harga yang diberikan adalah harga diskon "discount rates+group rates$.

c.

Conference reservation *emesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan pertemuan di hotel. *emesanan kamar ini biasanya dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau suatu asosiasi. 'arga kamar yang diberikan biasanya adalah harga komersial

#. T $e Pemesanan Kamar a. *emesanan kamar bergaransi+guaranteed reservation Guaranteed Reservation adalah suatu pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan pembayaran. Tujuan dari jaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan. ,ebijakan ini umumnya dilakukan pada saat musim ramai "Peak Season/High Season$. Adapun jenis-jenis dari guaranteed reservation adalah ($ Pre-pay ent ! *embayaran yang dilakukan oleh para calon tamu untuk sejumlah harga kamar dan fasilitas yang dipesan selama tinggal sebelum mereka mempergunakan fasilitas+menempati kamar. )$ Credit Card adalah jaminan pemesanan kamar dengan menggunakan tagihan kartu kredit. -aminan ini yang paling umum digunakan untuk saat ini. .$ "dvance #eposit ! *embayaran yang dikirimkan + dibayarkan oleh calon tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu, paling sedikit pembayaran harga kamar untuk satu malam atau lebih dan kurang dari harga keseluruhan selama tinggal. /$ Contractual "gree ent (Corporate) Sebuah bentuk kerjasama dimana perusahaan menyetujui untuk membayar sejumlah kamar kepada pihak hotel. *embayaran tersebut dilakukan bila kamar

digunakan atau tidak digunakan sesuai dengan yang sudah tertera pada surat kesepakatan. 0$ $ravel "gent %oucher -aminan pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak biro perjalanan yang jaminannya berupa voucher. b. *emesanan kamar tidak bergaransi+non-guaranteed reservation &on guaranteed reservation adalah suatu pemesanan kamar yang tidak disertai jaminan apapun. *ihak hotel hanya akan memastikan kamar yang telah dipesan tersedia, sampai pada batas #aktu yang telah ditentukan saat tanggal kedatangan. 1mumnya batas #aktu tersebut adalah pukul (2.33 #aktu setempat. 'al ini sering disebut juga dengan istilah 4 pm release. c' Confir ed reservation *emesanan kamar yang telah disetujui oleh pihak hotel dengan bukti surat kepastian tentang pemesanan kamar "confirmation letter$ yang dikirimkan kepada tamu yang bersangkutan. 5onfirmation letter ini harus diba#a oleh tamu pada saat check-in sebagai bukti untuk memperoleh kamar. %. Me& a Pemesanan Kamar !edia pemesanan kamar adalah alat penghubung yang digunakan oleh pihak pemesan dengan pihak hotel. !edia pemesanan kamar tersebut adalah a. Telephone Suatu cara yang paling banyak dilakukan, karena mudah, cepat dan menghemat #aktu. ,elemahan dari sistem ini adalah apabila ada kekeliruan pemesanan dan menimbulkan keluhan dari tamu, serta didapat bukti karena pembicaraan tidak direkam. Sedangkan kelemahan lain adalah jika ada pemesanan dari luar negeri dan penerima kurang dapat menangkap dialek bahasa asal penelpon akan mengalami kesulitan sehingga terjadi kesalahan dalam mengisi reservation form.

'ambar 33. Penanganan Pemesanan Kamar Melalui Telepon b. (etter "surat$ *emesanan melalui surat banyak dilakukan terutama untuk pemesanan dalam jumlah besar "group$ dengan maksud untuk pertemuan, istirahat, tour, penggunaan surat lebih efisien karena informasi yang disampaikan lebih jelas dan mudah dipahami, serta ada bukti yang nyata apabila timbul kesalahan mengenai pemesanan kamar. c. Tele6 $ele) adalah alat pemesanan kamar yang cukup modern pada #aktu itu, yaitu cepat diterima serta ada bukti, cara mengirimnya dengan menggunakan kode-kode tertentu, namun dengan perkembangan teknologi computer yang semakin canggih, para calon tamu, kebanyakan lebih suka dengan menggunakan email+fa6. d. *acsi ile !etode pemesanan kamar dengan menggunakan fotokopi jarak jauh, sehingga berita yang disampaikan sama persis dengan yang diterima, ini merupakan alat komunikasi yang sangat baik, sama cepatnya dengan telepon, disamping memiliki kecepatan yang sama dengan telepon namun facsimile memiliki kelebihan dalam penggunaannya dimana kedua belah pihak mempunyai tanda bukti sebagai konfirmasi dan setiap saat dapat dikirim.

e. ,o puter *enggunaan komputer biasanya banyak dipergunakan pada perusahaan besar maupun pada hotel-hotel yang bertaraf internasional yang mempunyai hubungan kerjasama dengan hotel lain "hotel chain$. !elalui computer pemesan dapat mengetahui apakah kamar masih tersedia atau penuh. f. *ersonal "langsung$ 7eservasi yang dilakukan oleh orang yang bersangkutan yang secara langsung datang ke hotel. (. Sumber)Sumber Reser"as 8ang dimaksud dengan sumber-sumber pemesanan kamar adalah asal usul datangnya pemesanan kamar yang dibuat oleh berbagai pihak. Adapun sumber-sumber pemesanan kamar tersebut adalah a. *erusahaan *erusahaan yang dapat dijadikan sebagai sumber pemesanan kamar adalah perusahaan s#asta, perusahaan asing, perusahaan gabungan. b. Biro+agen perjalanan Agen perjalanan dapat dijadikan sebagai sumber pemesanan kamar, karena tamu-tamu yang diba#a oleh travel agent tersebut memerlukan tempat akomodasi. Sumber pemesanan kamar dari travel agent dapat digolongkan menjadi dua yaitu ($ )$ %9T (*ree Independent $raveler/ *ree Individual $raveler) :9T (Group Inclusive $our) atau orang-orang yang mengadakan perjalanan dalam suatu kelompok, biasanya di dalam :9T sudah termasuk paket perjalanan, minimal jumlah kamar dalam group sebanyak 2 kamar. c' "irlines Co panies Sumber pemesanan kamar yang diperoleh dari perusahaan penerbangan, antara lain a#ak kabin, kantor-kantor per#akilan yang tersebar di dalam maupun diluar negeri.

d. ,antor *emerintahan *ejabat pemerintahan serta tamu yang berasal dari perusahaan ;egara+B1!;. e' Hotel Representative *emesanan kamar yang berasal dari kantor per#akilan hotel seperti per#akilan yang berada di bandara udara. f. Tamu 'otel Tamu hotel dapat disebut juga sumber pemesanan kamar, karena tamu dapat memesankan kamar bagi orang lain atau untuk diri sendiri untuk rencana kunjungan yang berikutnya. g' Car Rental Co pany Sumber pemesanan kamar yang diperoleh dari perusahaan penye#aan mobil. h' Central Reservation Syste Sistem pemesanan kamar melalui jaringan komputer, yang mana jaringan itu sudah diakses ke komputer sehingga dapat melakukan pemesanan secara langsung. Ada beberapa jenis central reservation system, yaitu ($ "n affiliate reservation yaitu sebuah jaringan pemesanan kamar untuk hotel yang memiliki mata rantai bisnis. )$ " hotel chain+s reservation syste , contoh< 'olide6 "'oliday 9nn :roup$< !a6ial "'yatt :roup$. .$ &on-chain properties contoh< ='> "=eading 'otel of the >orld$< S7S "Steigenberger 7eservation Service$. /$ &on affiliate reservation net-ork yaitu jaringan pemesanan kamar yang tidak terikat mata rantai hotel. i' Individual reservation *erorangan yang melakukan pemesanan kamar. .' Inter sells agencies *erusahaan yang memberikan jasa pelayanan dalam segala sesuatu yang sifatnya pemesanan seperti tiket pesa#at, se#a mobil dan lain sebagainya.

*. S stem Reser"as Berbeda hotel maka akan berbeda pula sistem yang digunakan dalam menerima pemesanan kamar, hanya disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan masing-masing hotel, namun umumnya proses penanganan pemesanan kamar dapat dilihat gambaran tentang basic reservation activities.

'ambar 3#. Bas + Reser"at ,n A+t " t es a. !enerima permintaan pemesanan kamar Adalah suatu kegiatan atau proses mengumpulkan informasi atau data tentang calon tamu dan orang yang melakukan pemesanan kamar. 9nformasi yang diperlukan oleh pihak hotel antara lain ($ )$ .$ /$ 0$ 4$ -enis dan jumlah kamar yang diinginkan -umlah orang yang akan menginap Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan ;ama tamu yang menginap di hotel ;ama pemesan+orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan kamar ;ama perusahaan atau biro perjalanan

?$ 2$ @$ (3$

Alamat dan nomor telepon perusahaan 7incian kedatangan "#aktu & transportasi yang digunakan$ 5ara pembayaran yang digunakan *ermintaan khusus Sebelum menerima suatu pemesanan kamar, adalah hal yang

b. !emeriksa ketersediaan kamar sangat penting dilakukan oleh seorang petugas reservasi adalah memeriksa keadaan kamar yang tersedia pada tabel kontrol reservasi, tabel ini ada beberapa macam yaitu /) *orecast 0oard *orecast 0oard atau tabel keadaan kamar untuk masa yang akan datang bentuknya menyerupai sebuah kalender. *apan data keadaan kamar dimasa mendatang ini biasanya ditampilkan dalam periode untuk / bulan ke depan dan tanggal-tanggal yang tertera adalah me#akili informasi tentang status kamar. Tabel #. Data Kea&aan Kamar -ang A!an Datang

1) $a0el pe esanan ka ar /Reservation Chart Banyak hotel menggunakan reservation chart atau tabel pemesanan kamar. Tabel tersebut digunakan untuk menampilkan dan mendata kamar yang tersedia. 7eservation chart dapat dibedakan menjadi dua bentuk Conventional Chart dan #ensity Chart' 2) $a0el pe esanan ka ar konvensional (Conventional Chart) Tabel %. .,n"ent ,nal ./art

Conventional chart biasanya dipergunakan pada hotel kecil, dimana jumlah kamarnya tidak terlalu banyak dan dapat diketahui jumlah kamar yang terisi dan kamar yang sudah dipesan. Sedangkan menerima pemesanan kamar lebih banyak dari jumlah kamar yang tersedia tidak memungkinkan. *rosedur pengisian conventional chart dapat dilakukan sebagai berikut a$ b$ c$ *engisian dan perubahan harus dilakukan dengan pensil. *erhatikan nomor kamar yang akan dialokasikan sebelum memberikan konfirmasi. *emberian tanda alokasi dengan strip anak panah mulai dari tanggal tiba sampai tanggal berangkat, sedangkan diatas tanda strip dituliskan nama tamu dengan pensil. d$ Aidalam penulisan nama tamu tidak perlu ditulis jabatan atau nama pemberian, cukup dengan nama panggilan "surname$. e$ Bila terdapat pesanan pendek hanya satu atau dua hari sehingga tidak mungkin menulis nama tamu secara lengkap maka cukup diisi ;&!&7 %&=9& pada buku harian "%) , %., dst.$ f$ Aiadakan perbaikan bila terjadi perubahan dan keluarkan dari tabel bila terjadi pembatalan. ,euntungan dari conventional chart, nomor kamar bisa ditentukan sebelum tamu tiba, lebih

mudah melihat kamar yang masih bisa dijual, namun mempunyai kekurangan yaitu kelebihan pemesanan kamar tidak bisa diperlihatkan, memerlukan #aktu lama dalam memasukkan atau merubah data, sulit menentukan kamar. 3) $a0el pe esanan ka ar density (#ensity Chart) Tabel (. Dens t0 ./art

*ada hotel menengah atau hotel besar yang masih menggunakan sistem manual dan semi otomatis a#alnya mempergunakan tabel pemesanan kamar yang berbentuk Aensity+7oom 5ontrol Sheet, namum sekarang ini sudah sangat jarang digunakan karena sudah digunakannya sistem komputer perhotelan. 1ntuk mengisi tabel densiti "#ensity Chart$ diperlukan cara-cara sebagai berikut a$ *engisian dilakukan dengan mempergunakan pensil. sudah ditentukan c$ *engisian dimulai dari tanggal tiba sampai satu hari sebelum berangkat. b$ !empergunakan tanda strip atau garis pada kolom yang

d$ *engisian dimulai garis mengikuti tempat yang kosong diba#ah tempat yang sudah terisi. e$ *ada chart tidak perlu diisi tanda panah atau penulis nama seperti halnya pada conventional chart. f$ Bila terjadi pembatalan dengan cara menghapus tanda garis mulai tanda yang paling akhir. 4) Co puteri5ed syste 'otel yang sudah menggunakan sistem komputer, ketersediaan kamar (roo s availa0ility) akan ditampilkan pada visual display unit "BA1$ pada computer terminal sebagai berikut Tabel *. .,m$uter 1e& R,,m A"a lab l t0 Re$,rt

c. !enerima atau menolak permintaan pemesanan kamar Setelah memeriksa kamar yang ingin dipesan oleh tamu,maka ada ) pilihan yang petugas reservasi akan lakukan yaitu menerima atau menolak suatu pemesanan kamar. -ika kamar tersedia, biasanya permintaan pemesanan kamar akan diterima, setelah itu petugas reservasi akan melakukan proses pendataan reservasi yang disesuaikan dengan sistem yang berlaku di hotel, apakah dengan formulir reservasi atau pengolahan data komputer terminal. ;amun bila kamar tidak tersedia, maka petugas akan memberikan berbagai alternatif pilihan kepada calon tamu seperti jenis kamar lain, periode lain, masuk daftar tunggu atau pindah kamar setelah satu hari kedatangan ataupun mena#arkan hotel lain yang sejenis. Bila segala pilihan alternatif yang telah diberikan dan calon tamu tidak berkenan, maka pemesanan kamar tersebut akan ditolak, hal

ini dikenal dengan istilah #enying of 6ooking. Ada beberapa alasan yang umum mengapa suatu pemesanan kamar ditolak apabila ($ 'otel tidak dapat memberikan permintaan-permintaan calon tamu, seperti jenis kamar, tanggal yang diminta dan fasilitas lain. )$ 'otel mengalami *ully 6ooked atau pemesanan kamarpenuh, sehingga pemesanan kamar yang masuk tidak dapat diterima lagi. 'al ini biasanya terjadi saat musim ramai "peak season$. .$ 5alon-calon tamu yang sebelumnya telah diketahui memiliki reputasi yang buruk sebagai tamu dimasa lalu di hotel tersebut, misalnya ada permasalahan mengenai pembayaran rekening atau kasus-kasus lain yang dianggap merugikan pihak hotel. d. *encatatan dan dokumen pemesanan kamar ($ Teknik penulisan nama tamu *enulisan nama tamu hendaknya ditulis dengan huruf cetak yang jelas, dan dapat dibaca oleh siapapun. Aidalam penulisan nama perlu diperhatikan tata cara penulisan yaitu nama akhir atau nama keluarga atau nama tambahan yang sering disebut dengan 7surna e8 yang dikenal dengan istilah 7initial8 yaitu nama depan baik berupa nama pemberian maupun nama tengah. Tata cara penulisan nama tamu sangat perlu sekali diketahui dalam usaha memudahkan untuk memeriksa atau mencari kembali bila diperlukan sebab penyusunan didalam rak, baik ke dalam rak pemesanan kamar, rak kamar dan rak informasi lainnya akan disusun berdasarkan abjad yang didahului dengan nama akhir (surna e) sesudah itu barulah dengan nama depan tamu.

Tabel 2 Tata .ara Penul san 3ama Tamu

Suatu pengecualian yang perlu diperhatikan apabila nama akhir didahului dengan kata-kata seperti A, d, da, des, di, du, =, =a, =e, !, !ac, !c, &, St, Ban, Bander, Bon, Bender, dan lainlainnya. !aka penulisannya tidak bisa dipisahkan dari surname atau ditulis sebagai nama pemberian dan harus disertakan sebagai surname. Tabel 4. Tata .ara Penul san 3ama Tamu Dengan Awalan D De$an 3ama A!/ r

-ika pemesanan kamar dilakukan melalui telepon, agar nama tamu benar sesuai dengan ejaanya, maka untuk memastikannya dengan menggunakan sistem ejaan abjad sbb A B 5 C % : Alpha Bravo 5harlie Ccho %anta+%o6trot :olf ' 9 , = ! 'otel 9ndia -uliet ,ilo =ima !ama+!ike ; & * D 7 S ;ovember &scar *apa Duebec 7omeo Sierra

T 1 B

Tango 1niform Bictor

> E 8

>ishky E-ray 8ankee

Fero+Fulu

e. !emastikan pemesanan kamar 'otel akan memastikan pemesanan kamar dengan cara mengirim surat kepastian pemesanan kamar "reservation confirmation letter$ yang berbentuk formulir cetakan yang akan dikirimkan ke calon tamu atau dengan cara memberikan nomor kode sehingga mempermudah reception untuk pencarian data tamu tersebut di dalam sistem komputer.

'ambar 3%. 5,rmat Reser"at ,n .,nf rmat ,n 6etter f. *engarsipan pemesanan kamar Adalah mengatur dan melaksanakan pengarsipan dokumendokumen pemesanan kamar. Setelah melakukan pencatatan pada formulir reservasi, jika sistem manual dan semi otomatis, formulir ini

akan disimpan kedalam file odner berdasarkan tanggal tiba dan disusun berdasarkan abjad menurut nama tamu "surname$, namun sebelumnya memindahkan datanya pada reservation slip dan memperbaharui tabel pemesanan kamar. *engarsipan dokumen pemesanan kamar pada sistem komputer yaitu setelah mengisi reservation form kemudian memasukkan data kedalam sistem komputer, kegiatan penting lainnya ialah mengarsip dokumen yang berkaitan dengan pemesanan kamar. Aalam kegiatan arsip, perlu digunakan metode yang tepat dan efisien untuk memudahkan petugas dalam mencari data bila diperlukan. ,orespondensi pemesanan kamar "surat tamu, surat konfirmasi, dll$ beserta formulir pemesanan kamar diarsip kedalam file order yang dibedakan menjadi beberapa file dengan kategori dokumen reservasi yaitu

'ambar 3(. Kateg,r D,!umen Reser"as

2.

S!ema Proses Pemesanan Kamar Berdasarkan pembahasan pada bagian sebelumnya prosedur pemesanan kamar dapat digambarkan pada

'ambar 3*. S!ema Pr,ses Pemesanan Kamar

4. Penanganan Peruba/an7 Pembatalan Dan Pemesanan Kamar -ang T &a! Datang Tan$a Pember ta/uan a. *erubahan pemesanan kamar (a end ent of reservation) Adalah perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar sebelum kedatangan tamu di hotel, perubahan ini dilakukan dengan alasan tertentu, perubahan pemesanan ini dapat berupa ($ *erubahan tanggal kedatangan & keberangkatan )$ *erubahan jenis kamar .$ *enambahan atau pengurangan jumlah tamu & jumlah kamar /$ *erubahan harga -ika terjadi perubahan pemesanan kamar, maka langkahlangkah yang berikut ($ !engambil data pemesanan yang telah dilakukan. )$ !engisi perubahan pada formulir change ofreservation+amendment of reservation. .$ !embuat perubahan pada tabel pemesanan kamar. /$ !embuat perubahan pada slip pemesanan kamar. 0$ !enyimpan pada arsip sesuai dengan perubahan pada tanggal tiba yang baru b. *embatalan pemesanan kamar (Cancelation of Reservation) Adalah terjadinya pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan sebelum #aktu kedatangannya di hotel, kemudian hotel akan memberikan kode+nomer pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bah#a telah terjadi pembatalan. Ai beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi akan menetapkaan peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam (2.33, maka advance payment for reservation akan dipotong 03G. -ika terjadi pembatalan pemesanan kamar, maka petugas reservasi akan melakukan hal sebagai berikut ($ !engambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan. harus dilakukan oleh petugas reservasi adalah sebagai

)$ !enanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan dengan lengkap. .$ !encoret slip pemesanan kamar. /$ 'apus data pada tabel pemesanan kamar. 0$ Simpan kembali pada arsip c. *enanganan pemesanan kamar tetapi tidak jadi datang (&o Sho-) ;o sho# adalah tamu yang telah memiliki pemesanan kamar namun tidak datang tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada pihak hotel, prosedur yang harus dilakukan jika terjadi no sho- adalah ($ 7ack slip harus disimpan untuk menjaga kemungkinan akan datang+pada hari berikutnya. )$ Berdasarkan rack slip atau buku harian, data dihapus+dikeluarkan dari tabel pemesanan kamar. .$ Apabila sudah ada jaminan pembayaran, maka deposit tersebut akan diambil untuk menutupi penjualan. /$ -ika mereka datang esok harinya, bila ada kamar bisa diberikan tapi kalau kamar penuh usahakan mendapatkan kamar lain. 0$ -ika memungkinkan diberikan kamarnya maka slipnya akan ditambah atau perbaikan pada buku harian dan dikembalikan ke dalam tabel sesuai dengan lamanya tinggal serta data dalam korespondensi dirubah pula sesuai dengan tanggal kedatangan. Bila pemesanan kamar dilakukan oleh salah satu sumber maka sumber yang bersangkutan segera diberitahukan bah#a kliennya no sho# 18. Permasala/an -ang Ber/ubungan Dengan Pemesanan Kamar Setiap bagian tidak terlepas dari kemungkinan terjadinya kesalahan, namun hal tersebut harus dapat diantisipasi oleh hotel, mengantisipasi atau mengurangi kesalahan adalah salah satu tugas dari penga#as+supervisor reservasi. "dapun per asalahan yang sering ter.adi di 0agian reservasi antara lain!

a.

Aata pemesanan kamar tidak akurat ($ Terjadinya kesalahan dalam menulis nama tamu sehingga mengakibatkan data tamu tidak diketemukan )$ ,eliru menuliskan tanggal kedatangan dan keberangkatan, hal ini mungkin terjadi apabila penulisan untuk bulan ditulis dengan angka, sebaiknya ditulis ).-&ktober-)33? dibanding dengan menuliskan ).-(3-)33? .$ Tidak dicatatnya rincian cara pembayaranya, kesalahan ini akan menjadi fatal jika cara pembayaran akan ditagihkan ke perusahaan

b. c. d. e. f. g.

*engarsipan yang tidak baik Adanya kesalahpahaman tentang harga kamar antara harga kamar sudah termasuk "net$ atau belum termasuk "HH$ pajak pelayanan Tidak dijelaskannya fasilitas yang diperoleh oleh tamu pada saat pemesanan kamar ,esalahan informasi yang diberikan oleh pihak pemesan kamar Terjadinya kerusakan jaringan alat komunikasi sehingga mengakibatkan data yang diperoleh menjadi lambat dan tidak akurat ,omunikasi yang tidak baik antara hotel dengan biro perjalanan, seperti biro perjalanan menjual kamar melebihi dari jumlah kamar yang tersedia untuk dijual atau jumlah kamar yang sudah ada dalam kontrak.

11. T $e 9 Jen s 6a$,ran D Bag an Reser"as :Types Of Reservation Report; =angkah terakhir pada suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan yang berkaitan dengan pemesanan kamar. Aengan adanya laporan-laporan tentang reservasi maka hotel dapat memaksimalisasi tingkat penjualan kamar dengan melalukan penga#asan yang akurat tentang roo availa0ility ",amar yang tersedia untuk dijual$ dan forecasting of potential room sales "ramalan tentang potensial penjualan kamar dimasa mendatang$. Seluruh Aepartemen yang ada di hotel juga dapat menggunakaan laporan-laporan reservasi ini untuk

membantu manajemen dalam membuat perencanaan kebutuhan SA! pada #aktu tertentu. Beberapa laporan di bagian reservasi dibuat secara harian dan ada pula yang dibuat secara mingguan atau bulanan. Tiap-tiap hotel memiliki jenis-jenis laporan reservasi yang berbeda, hal ini sangat tergantung pada kebutuhan management. ;amun secara umum jenis-jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat diba#ah ini. a. Reservation $ransaction Report =aporan ini berisi tentang ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian. =aporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-perubahan reservasi dan pembatalan. b. Roo "vaila0ility Report =aporan yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia untuk dijual. c. Group Status Report =aporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan. a. Special "rrival (ist Aaftar tentang tamu-tamu penting, B9*s, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus. b. $urn-a-ay Report =aporan tentang jumlah reservasi yang ditolak, biasanya dilakukan bila hotel mengalamai fully booked c. $hree #ays *orecast Report =aporan tentang perkiraan tingkat hunian kamar untuk tiga hari yang akan datang. d. Reservation Histories !erupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-sho#s, overstays dan understays pada periode tertentu hal ini