MANAGEMENT PERHOTELAN

FAKULTAS PARIWISATA
SEMESTER 2
PENANGANAN RESERVASI
KAMAR HOTEL

 Dalam

bahasa inggris, reservation berarti pemesanan atau

reservasi.
Dalam konteks kantor depan hotel, reservasi yang dimaksud
adalah reservasi kamar hotel.
Kata booking juga dapat di pakai untuk menggantikan
reservation. Akan tetapi perlu di ingat bahwa untuk
menyebut seksi yang menangani pemesanan kamar, kita
tetap menggunakan reservation section bukan booking
section.
Reservation dalam arti yang luas adalah satu seksi pada
departemen kantor depan yang tugas dan tanggung
jawabnya menangani permintaan pemesanan dari para calon
tamu.
Sebagian besar kegiatan seksi reservasi dilakukan sebelum
tamu datang ke hotel.
Oleh karena itu data dan informasi tentang statistik tamu
hotel pada masa mendatang sudah dapat diketahui.

PENGERTIAN

1.
2.
3.

4.

5.
6.

Keberadaan kegiatan pemesanan kamar sangat bermanfaat baik tamu

maupun hotel. Dengan mengadakan reservasi kamar terlebih dahulu
maka:
Hotel dapat memberikan citra baik yang mengesankan pada saat tamu
memesan. Hal ini akan memotivasi tamu segera datang ke hotel.
Calon tamu dapat memprediksi dengan jelas biaya yang akan di
keluarkan untuk akomodasi selama perjalanannya.
Calon tamu akan merasa aman dan nyaman karena setibanya di daerah
tujuan, karena ia tidak perlu repot repot mencari hotel untuk
menanyakan apakah masih ada kamar yang tersedia. Transportasi antar
jemput pun sudah banyak yang tersediakan oleh hotel untuk
memberikan pelayanan kepada calon tamu yang baru tiba di bandara,
pelabuhan maupun stasiun.
Dengan persiapan yang matang, hotel dapat menyajikan pelayanan
yang sebaik baiknya kepada tamu, misalnya penjemputan, penyiapan
permintaan khusus dan lain- lainnya
Ketika tamu memesan kamar, petugas dapat menjual fasilitas dan
produk lain seperti restoran dan banquet.
Hotel mendapatkan informasi dan data calon tamu yang akan datang
sehingga dapat menjadi bahan informasi bagi departmen lain untuk
menyiapkan pelayanan.

MANFAAT RESERVASI

Pada

prinsipnya, informasi tentang data

data yang akan tiba di hotel akan
bermanfaat untuk :
1. Menyiapkan perkiraan penjualan
2. Menyiapkan jadwal bulanan / minggunan
staf, menu dan keperluan belanja hotel.
3. Menentukan budget (anggaran belanja
hotel)
4. Mengontrol biaya, termasuk tenaga kerja
5. Menyiapkan
perencanaan
jangka
panjang misalnya renovasi kamar dan
perubahan kamar

MANFAAT RESERVASI

Seksi

reservasi memiliki fungsi fungsi sebagai

berikut:
1. Menangani penerimaan reservasi kamar
2. Menangani perubahan reservasi
3. Menangani pembatalan reservasi
4. Memproses reservasi
5. Mengarsipkan data reservasi
6. Menjalin komunikasi yang baik dengan tamu,
terutama sebelum tamu tiba di hotel
7. Menjual kamar dan fasilitas lain di hotel
8. Membuat laporan reservasi
9. Mengadakan kerjasama dengan seksi seksi
atau departemen lain di dalam hotel .

FUNGSI SEKSI RESERVASI

Untuk

menunjang kegiatan operasional seksi

reservasi,hotel menyediakan sejumlah peralatan
baik itu peralatan utama maupun penunjang.
Peralatan tersebut meliputi :
1. Komputer
2. Printer
3. Modem
4. Telpon dan fax
5. Filling cabinet
6. Reservasi board
7. Map arsip
8. Odner
9. Format format administrasi reservasi

PERALATAN SEKSI RESERVASI

Pesanan

kamar yang diterima oleh seksi

reservasi dapat berasal dari berbagai macam
sumber antara lain:
1. Airline (perusahaan penerbangan)
2. Wholesale
tour operator (biro perjalanan
wisata)
3. Travel agent ( agent perjalanan)
4. Car rental ( penyewaan mobil )
5. FIT ( Free Independent Traveler)
6. Company ( Perusahaan )
7. Government ( Instansi pemerintah)
8. Central reservation network / office

SUMBER RESERVASI

Tamu

mengadakan
permintaan
pemesanan kamar ke hotel menggunakan
media atau peralatan sebagai berikut:
Telepon
Surat
Faksimili
Telegram
Telex
Email
Datang langsung

MEDIA RESERVASI

Ditinjau

dari sistem pengerjaannya, semua data

tamu di peroleh, dikerjakan melalui proses manual
dan menggunakan komputer. Adapun ciri ciri
kedua sistem tersebut adalah:
a. Manual : semua informasi dimasukkan kedalam
formulir reservasi, slip kemudian di pindahkan ke
bagan
reservasi
(reservasi
diary)
yaitu
conventional chart dan atau density chart.
b. Computerized : semua informasi di masukan ke
dalam formulir reservasi kemudian baru di
masukkan kedalam kamputer. Namun ada hotel
yang
langsung
memasukkannya
kedalam
komputer (online reservation)

SISTEM RESERVASI

New reservation yaitu reservasi baru

2. Amended reservation yaitu reservasi yang di modifikasi / di ubah
3. Cancelled reservation yaitu reservasi yang dibatalkan
4. Confirmed reservation yaitu reservasi yang sudah pasti / sudah di
konfirmasi.
5. Individu reservation yaitu reservasi dari tamu perorangan
6. Group reservation yaitu reservasi dari tamu rombongan
7. Conference reservation yaitu reservasi yang di garansi / di jamin
dengan:
a. pre payment yaitu membayar kamar penuh di muka
b. advance deposit yaitu membayar sebagian harga kamar sebagai
uang muka
c. Voucher yaitu kupon dari agent perjalanan
d. guarantee letter yaitu surat jamianan dari perusahaaan
/pemerintahan.
e. Credit Card yaitu dengan menyebutkan nomor kredit card
8. Non guaranted reservation yaitu reservasi yang tidak garasi .
Reservasi ini akan di pertahankan sampai jam enam sore
1.

JENIS JENIS RESERVASI

Sebelum

memutuskan bahwa reservasi

diterima,
petugas
perlu
memeriksa
tersedia atau tidaknya kamar yang di
inginkan oleh calon tamu. Keadaan
tersedia atau tidaknya kamar umumnya
dapat di ketahui dari :
a. Forecast board (papan perkiraan kamar)
b. Reservation chart
c. Computerized system

MENENTUKAN KETERSEDIAAN KAMAR

Formulir

servasi
Ketika permintaan reservasi diterima semua data tentang
tamu di catat pada formulir reservasi. Bentuk dan disain
formulir reservasi bisa jadi tidak selalu sama antara hotel
satu dengan hotel yang lainnya.
Berikut adalah hal yang perlu di perhatikan dalam
mengisis formulir reservasi :
Formulir reservasi pada sistem reservasi manual :
1. Full name . Untuk mencatat surname (nama keluarga)
dan first name (nama depan) pastikan bahwa nama
tamu ditulis dengan benar.
2. Data of arrival. Pada kolom ini dicatat tanggal
kedatangan. Sistem pencatatnya menyesuaikan dengan
kebijakan hotel.

CATATAN RESERVASI

Format

reservasi pada sistem reservasi komputer

1. Data of departure . Di isi dengan tanggal keberangkatan tamu.
2. Estimated time of arrival (ETA). Perkiraan waktu tiba di hotel
3. Number of nights. Jumlah malam tamu akan menginap.
4. Room type. Jenis kamar yang dipesan oleh tamu
5. Number of rooms. Jumlah kamar yang dipesan oleh tamu
6. Number of persons. Jumlah orang yang akan menempati kamar
7. Rate quoted . Harga kamar yang sudah menjadi kesempatan
8. Home address. Alamat tinggal tamu
9. Caller. Nama orang yang melakukan pemesanan
10. Company name. kolom ini di isi dengan nama perusahaan
11. Company addres . Alamat perusahaan
12. Telephone and fax payment. Nmr telp dan nmr fax yang dihubungi untuk di
konfirmasi
13. Methode of payment. Cara pembayaran yang akan di gunakan tamu untuk
membayar rekeningnya nantinya
14. Guaranted atau non guaranted reservation. Reservasi yang di lakukan di garansi
atau tidak digaransi.
15. Card number. Nomor kartu kredit yang akan di gunakan tamu ketika di garansi atau
tidak di garansi
16. Confirmation. Konfirmasi sudah disampaikan kepada tamu atau belum
17. Taken by date. Initial petugas reservasi yang menangani reservasi tersebut.
18. Remarks. Permintaan khusus tamu bila ada .

CATATAN RESERVASI