BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Bukti administrasi pembelian dan penyimpanan material

merupakan suatu administrasi berupa proses yang mengatur cara-cara
dalam melakukan semua pembelian dan penyimpanan baik barang maupun
jasa yang dibutuhkan oleh hotel dan restoran dimana dalam hal ini adalah
hotel dan restoran. Adapun tujuan dari sistem dan prosedur pembelian
material adalah:
1. Mencegah pemborosan, karena membeli barang yang seharusnya
tidak diperlukan,
2. Mencegah permainan harga yang dapat merugikan hotel dan restoran,
3. Mencegah pembelian fiktif.
Untuk itu, maka diperlukan adanya bukti administrasi yang dapat
memastikan bahwa barang yang dibeli memang benar adanya dan sesuai
dengan kebutuhan hotel ataupun restoran.
Penyimpanan diartikan kegiatan dan usaha untuk melakukan
pengurusan penyelenggaraaan dan pengaturan material persediaan di
dalam ruang penyimpanan.Penyimpanan material dilaksanakan dalam
rangka pengawasan, penyelenggaraan dan pengaturan material persediaan
di dalam gudang atau ruang penyimpanan, sehingga dalam pengurusan
material persediaan dalam setiap waktu yang diperlukan dapat dilayani
dengan cepat dan tepat. Dimana kegiatan dari penyimpanan tersebut,
antara lain:
1. Menerima, menyimpan, mengatur dan menjaga keutuhan barang
dalam gudang/ruang penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai
dengan rencana secara tertib, rapi dan aman;
2. Menyelenggarakan administrasi penyimpanan/pergudangan atas
semua barang yang ada dalam gudang;
3. Melakukan stock opname secara berkala ataupun insidentil terhadap
barang persediaan yang ada di dalam gudang agar persediaan selalu
dapat memenuhi kebutuhan;
4. Membuat laporan secara berkala atas persediaan barang yang ada di
gudang.
Sehingga penyimpanan material yang akan digunakan untuk
operasional hotel dan restoran, bukti administrasi sangat diperlukan untuk
menunjang kegiatan dalam penyimpanan tersebut.

1
 Bukti administrasi ini juga sebagai tanda terima barang. Dimana
tanda terima ini harus ada disetiap serah terima barang atau apapun, hal ini
untuk menghidari hal-hal yang kurang berkenan antara yang menyerahkan
dan yang menerima barang.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Bagaimanakah prosedur administrasi dalam pembelian material?
1.2.2 Bagaimanakah prosedur administrasi dalam penyimpanan material?
1.2.3 Bagaimanakah prosedur dalam mendapatkan bukti tanda terima
barang?

1.3 Tujuan Penulisan

1.3.1 Untuk mengetahui prosedur administrasi dalam pembelian
material.
1.3.2 Untuk mengetahui prosedur administrasi dalam penyimpanan
material.
1.3.3 Untuk mengetahui prosedur dalam mendapatkan bukti tanda terima
barang.

2
 BAB II
TINJAUAN TEORITIS

2.1 Administrasi
2.1.1 Pengertian Administrasi
Sebagian orang mengenal administrasi pasti sesuatu yang
berhubungan dengan hitung menghitung dan angka-angka. Padahal
administrasi merupakan keseluruhan dari rangkaian-rangkaian kegiatan
yang memiliki aturan dan terdiri dari beberapa orang yang terlibat
didalamnya. Sebagian besar literatur memang menggunakan atau
menyebut istilah administrasi ini sebagai administrasi perkantoran dan
menejemen perkantoran.
Adapun kata administrasi berasal dari bahasa Yunani
yaitu administrare yang artinya pengabdian atau pelayanan. Terdapat dua
pengertian administrasi yaitu dalam pengertian yang sempit, administrasi
ialah suatu kegiatan penyusunan dan pencatatan sebuah data dan informasi
dengan sistematis yang bertujuan untuk menyediakan berbagai keterangan
dan juga memudahkan untuk memperolehnya kembali baik sebagian atau
keseluruhan. Sedangkan dalam arti yang luas, administrasi adalah suatu
kegiatan berkaitan dengan kerja sama yang dilakukan oleh suatu kelompok
berdasarkan pembagian tugas atau kerja dengan mendayagunakan seluruh
sumber daya yang dimiliki untuk menggapai tujuan tertentu.
Menurut Soewarno Handayaningrat, mengungkapkan bahwa
administrasi adalah kegiatan ketatausahaan yang terdiri dari berbagai
kegiatan seperti pembukuan baik penghitungan, pencatatan atau yang
lainnya dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan.
Sedangkan dala arti yang sempit, menurutnya administrasi merupakan
kegiatan catat mencatat atau pembukuan, surat menyurat atau lainnya yang
berkaitan dengan ketatausahaan.

2.1.2 Unsur – Unsur dan Kegiatan Administrasi

Adapun unsur-unsur dalam administrasi adalah:
a. Adanya kegiatan
b. Adanya kerjasama
c. Sumber daya faktor pendukung
Adapun kegiatan yang dikerjakan meliputi:
a. Melayani pelaksanaan kegiatan operasional dari suatu unit kerja

3
 b. Menyediakan berbagai informasi/data yang diperlukan untuk
pengambilan keputusan atau kebijaksanaan
c. Membantu kelancaran tugas sehari-hari dari suatu unuit kerja
Kegiatan administrasi dapat dibagi menjadi beberapa kegiatan,
antara lain :
a. Menghimpun, artinya mengumpulkan segala keterangan yang
tadinyaberserakan sehingga dapat diperguanakan
b. Mencatat, artinya membukukan berbagai transasksi atau
berbagai keterangan
c. Mengolah, artinya memperbanyak, menyalin atau membuat
informasi menjadi lebih baru sehingga lebih berguna
d. Menggandakan, artinya memperbanyak dengan cara/ alat
e. Mengirim, artinya menyampaikan dari pihak satu kepihak lain
f. Menaruh, artinya artinya kegiatan meletakkan di tempat
tertentu dengan maksud mudah untuk ditemukan kembali.
Dengan demikian administrasi adalah suatu alat umum
untuk meggerakkan sekelompok manusia (termasuk peralatan,
perlengkapan dan fasilitas) yang bekerja sama dalam suatu
organisasi untuk mencapai suatu tujuan.

2.1.3 Maksud dan Tujuan Administrasi

Pencatatan semua kegiatan usaha yang sangat diperlukan
bagi kelancaran dan pengelolaan hotel dan restoran merupakan
tugas administrasi. Tugas-tugas tersebut meliputi catatan data-data
transaksi bisnis, keuangan, produksi, persediaan produksi, dan
hal-hal lain yang dapat mempengaruhi kelancaran hotel dan
restoran.
Adapun maksud dan tujuan adanya administrasi adalah agar
seorang pengusaha dapat:
a. Memantau kegiatan-kegiatan administrasi hotel dan
restorannya
b. Mengevaluasi kegiatan-kegiatan pengorganisasian hotel dan
restorannya
c. Menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan
pengorganisasian hotel dan restorannya
d. Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi hotel
dan restorannya

4
 2.1.4 Manfaat Administrasi
Dengan pengorbanan yang telah dilakukan untuk
melaksanakan administrasi transaksi dengan baik maka hotel dan
restoran akan memperoleh beberapa manfaat, antara lain :
a. Hotel dan restoran akan dapat dengan mudah
menghubungi pihak-pihak lain melalui berbagai media
komunikasi baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah
maupun supplier.
b. Resiko kehilangan barang akan dapat diperkecil karena
setiap transaksi (baik barang masuk , hasil pembelian,
maupun barang keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan
dengan rapi.
c. Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen
karena bukti transaksi konsumen dapat menunjukkan bukti-
bukti kesepakan penjualan.
d. Pemilik hotel dan restoran akan dapat dengan mudah
mengikuti perkembangan hotel dan restorannya melalui
laporan hasil pencatatan.

2.2 Administrasi Transaksi

2.2.1 Pengertian Transaksi dan Administrasi Transaksi
Transaksi adalah aktifitas hotel dan restoran yang menimbulkan
perubahan terhadap posisi harta keuangan hotel dan restoran, seperti
menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar biaya-biaya lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-
perubahan posisi keuangan sebuah hotel dan restoran yang dilakukan
secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat
dikomunikasikan kepada pihak lain.

2.2.2 Unsur-Unsur Dalam Administrasi Transaksi

a. Manusia
Manusia adalah unsur utama dalam setiap kegiatan hotel
dan restoran seperti dalam kegiatan penjualan, pembelian,
pengawasan, penggajian, promosi, administrasi, dan lain
sebagainya. Kualitas setiap manusia yang terlibat dalam setiap
kegiatan akan menentukan keberhasilan kegiatan tersebut.
Kegiatan yang dilakukan oleh manusia yang professional akan
berjalan sesuai dengan yang diharapkan, efektif dan efisien, serta
memberikan kontribusi untuk kemajuan hotel dan restoran. Maka
hotel dan restoran harus selalu memelihara dan meningkatkan

5
 kompetensi manusia yang terlibat dalam kegiatan hotel dan
restoran, karena hal itu merupakan asset utama bagi hotel dan
restoran.
b. Material/Harta Kekayaan
Material adalah harta kekayaan hotel dan restoran yang
digunakan untuk melakukan kegiatan hotel dan restoran secara
efektif dan efisien. Harta kekayaan yang digunakan untuk
melakukan administrasi penjualan adalah uang, perlengkapan
administrasi, peralatan dan tempat (kantor).
c. Metode
Metode adalah cara yang ditempuh untuk melaksanakan
sesuatu yang telah dirancang dengan baik sehingga tujuan akan
dapat dicapai dengan tepat sesuai dengan perencanaan semula.
Metode yang digunakan dalam melaksanakan administrasii
penjualan berpedoman pada SOP (Standard Operational Procedure)
administrasi transaksi hotel dan restoran yang bersangkutan.

2.3 Pembelian

Secara umum, pengertian pembelian adalah pengadaan barang atau

jasa untuk keperluan produksi atau konsumsi.Namun, menurut Brown,
pengertian pembelian adalah mengatur pemasukkan ke dalam hotel dan
restoran untuk diubah bentuknya. Atau pengelolaan proses ke dalam
produksi organisasi. Akan tetapi, Galloway berpendapat bahwa pembelian
adalah mengadakan material atau bahan pada kualitas yang tepat dan
kuantitas yang tersedia untuk digunakan dalam operasi pada waktu dan
tempat yang tepat.Dari ilustrasi atau pendapat beberapa ahli tersebut, kita
dapat menyimpulkan bahwa pada dasarnya manusia membeli suatu barang
atau mengadakan proses pembelian karena kita membutuhkan barang atau
jasa tersebut.
Pembelian sering dianggap sebagai suatu bagian penting yang
memberikan pengaruh, bahkan bisa dikatakan bahwa sebagian besar
proses bisnis berasal dari kegiatan pembelian. Selain itu, pembelian juga
terjadi karena pada dasarnya hotel dan restoran memerlukan bahan baku
untuk diolah menjadi produk jadi. Oleh karena itu, salah satu hal penting
yang harus diperhatikan dalam pembelian adalah penghematan, karena
bisa menaikkan laba operasi hotel dan restoran.Adapun beberapa alasan
mengapa pembelian itu sangat penting menurut beberapa ahli, yaitu :

6
 a. Pembelian memiliki tanggung jawab untuk mengelola
masukkan hotel dan restoran pada pengiriman, kualitas dan
harga yang tepat.
b. Berbagai penghematan bisa dicapai lewat pembelian secara
langsung direfleksikan pada lini dasar organisasi.
c. Pembelian dan suplai material mempunyai kaitan dengan
semua aspek operasi manajemen.
Pada dasarnya, fungsi pembelian adalah untuk menyediakan
barang dan jasa yang dibutuhkan oleh hotel dan restoran pada waktu,
harga dan kualitas yang tepat. Assauri menjabarkan tanggung jawab
pembelian sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan agar
rencana operasi dapat terpenuhi dan pembelian bahan tersebut
pada tingkat harga dimana hotel dan restoran akan mampu
bersaing untuk memasarkan produknya.
b. Pembelian juga bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk
dapat mengikuti perkembangan bahan baru yang dapat
menguntungkan dalam proses produksi dan lainnya.
c. Selain itu, pembelian juga bertanggung jawab untuk
menurunkan investasi atau meningkatkan perputaran bahan,
yaitu dengan penentuan jadwal arus bahan ke dalam pabrik
dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan
produksi.
d. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan
menyediliki data-data dan perkembangan pasar, perbedaan
penawaran dan memeriksa pabrik supplier untuk mengetahui
kapasitas dan kemampuan dalam memenuhi kebutuhan hotel
dan restoran.
e. Bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli
setelah diterima dan pengawasan persediaan.
Sedangkan tugas-tugas pembelian adalah :
a. Melakukan pembelian dengan harga, waktu dan kualitas
yang tepat
b. Membantu memilih bahan dengan melakukan penyelidikan
c. Mencari paling sedikit dua supplier
d. Menjaga hubungan baik dengan pemasok
e. Meneliti keadaan pasar

7
2.4 Penyimpanan

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau

petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan hotel dan
restoran, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari
bantuan.

Tujuan dilakukannya penyimpanan adalah :

a. Agar barang tidak cepat rusak
b. Agar tidak terjadi kehilangan barang
c. Agar tersusun rapi sehingga mudah temukan jika dibutuhkan
d. Memudahkan dalam pengawasan
e. Memudahkan dalam analisis barang

Sebelum melakukan penyimpanan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut:

a. Persediaan alat-alat pemeliharaan yang tersedia
b. Pergudangan yang memenuhi syarat
c. Sifat barang yang disimpan
d. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
e. Prosedur dan tata kerja
f. Biaya yang tersedia
g. Tenaga yang diperlukan
h. Jangka waktu penyimpanan

Adapun cara untuk melakukan penyimpanan, yaitu :

a. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi jenis
b. Barang disimpan dalam keadaan bersih
c. Barang disimpan dalam ruanagan yang cukup ventilasi
d. Barang disimpan di tempat yang memadai
e. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan
f. Barang harus terhindar dari dengatan matahari atau air hujan
g. Barang disimpan di ruangan yang terkunci
h. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat di buku persediaan
i. Barang yang dikeluarkan lebih cepat diletakan dibagian depan

2.5 Material
Salah satu unsur terpenting dalam sistem produksi adalah material. Tanpa
material, produksi tidak mungkin dapat menghasilkan barang jadi atau produk
akhir yang diinginkan. Material atau sering juga disebut dengan bahan pada
dasarnya adalah benda yang dibutuhkan untuk membuat sesuatu. Disistem
produksi, material merupakan masukan atau input yang digunakan untuk
mengolah menjadi barang jadi, material yang dimaksud disini dapat berupa bahan
mentah ataupun bahan yang telah diproses sebelum digunakan untuk proses
produksi lebih lanjut.

8
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Administrasi Pembelian Material (Bahan Baku)

Sebelum barang dan bahan untuk keperluan hotel yang akan di beli,
terlebihdahulu dilakukan perencanaan barang dan bahan. Perencanaan
kebutuhan barang danbahan merupakan kegiatan jumlah dan jenis barang
dan bahan yang akan diadakandalam rangka menjalankan kegiatan
operasional di hotel atau instansi untuk dalamjangka waktu tertentu.
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman,
material supplies dan barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut
tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional
perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas
yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan.
Dalam usaha untuk mencapai target dan tujuan dari bagian
pembelian, ada beberapa sistem atau cara pembelian barang yang
dipergunakan. Sistem atau cara pembelian barang oleh perusahaan
disesuaikan pula dengan kemampuan finansial perusahaan itu sendiri. Ada
beberapa sistem atau cara pembelian barang yang umum dilakukan oleh
bagian pembelian pada sebuah hotel antara lain:

1. Pembelian Barang dan Bahan Dengan Sistem Kontrak

Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu
mempunyai tujuan, seperti dalam jangka waktu tertentu (sesuai
dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulit-sulit mencari
supplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan,
tergantung lamanya kontrak tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun
waktu bisa dihemat, dan juga akan memudahkan di dalam
penetapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena jumlah
pengeluaran sudah dapat dipastikan. Mempunyai tujuan diantaranya
adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan, dan mempunyai
kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting
dan sulit diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya
tersedia di pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman).

2. Pembelian Barang dan Bahan Secara Harian

Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-
bahan makanan yang tidak tahan lama. Untuk melaksanakan
pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian dapur yang

9
sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya
dilakukan pada siang hari untuk menghitung berapa bahan-bahan
yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli kembali.
Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan
standar yang diperlukan hotel/restoran, maka bahan-bahan tersebut
sebaiknya dibeli melalui pemasok (supplier) yang sudah
direkomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar supplier yang
telah diberi rekomendasi untuk memasok barang/bahan bagi
hotel/restoran.

3. Pembelian Barang dan Bahan Secara Kuota Mingguan

Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada
umumnya dilakukan untuk bahan-bahan yang tergolong dalam
groceries, hal ini karena pengiriman sekali dalam seminggu atau
sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan groceries
adalah sangat sesuai. Prosedur atau metode pembelian dengan cara
mingguan, sama dengan prosedur pembelian cara harian.
Pembelian cara kuota mingguan ini setelah bagian
pembelian menerima daftar bahan/barang yang harus dibeli dari
bagian yang bersangkutan kemudian bagian pembelian
mengirimkan daftar bahan/barang yang akan dibeli tersebut kepada
pemasok (supplier) untuk membuat kuota harga. Setelah bagian
pembelian menerima daftar kuota harga dari masing-masing
pemasok (supplier), kemudian bagian pembelian akan menentukan
pemasok (supplier) mana yang akan memasok bahan/barang yang
dibutuhkan untuk minggu yang akan datang tersebut.

4. Pembelian Barang dan Bahan Secara Cash and Carry

Cara ini biasanya digunakan oleh bahan/barang yang akan
dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang
mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung
ke pasar, supermarket atau toko atau tempat-tempat yang sudah
dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebih murah.Ada
beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash
and Carry, diantaranya:
a. Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya
pada satu pemasok saja.
b. Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli
dalam jumlah sedikit.
c. Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli
beserta harganya hanya melalui catalog.

10
 d. Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau
seketika.

5. Pembelian Barang dan Bahan Secara Pembayaran Pesanan

Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan
bila hotel dan restoran memerlukan bahan makanan tersebut dalam
jumlah yang banyak untuk memenuhi kebutuhan selama beberapa
waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan
berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang
dicantumkan di dalam Menu.

3.1.1 Dokumen yang digunakan

Di hotel untuk melakukan permintaan barang dan bahan

makanan dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
Agar sistem pembelian dilakukan dengan baik maka dibuat beberapa
dokumen sebagai bukti bahwa telah terjadi proses pembelian.

Beberapa macam dokumen yang digunakan oleh bagian

pembelian dalam pengadaan barang dan bahan di hotel yaitu:

a. Purchase Requisition (PR)

Purchase Requisition adalah formulir yang mencatat
permintaan pembelianbarang yang biasanya disiapkan gudang atau
departemen outlet atas dasar minimum stock barang. Purchase
Requisition pada umumnya dibuat rangkap 3 yang kemudian
didistribusikan kepada:
1. Asli dikirim ke seksi cost control.
2. Copy Pertama dikirim ke seksi pembelian/purchasing.
3. Copy Kedua sebagai arsip untuk gudang (storeroom) departemen
outlet.

b. Purchase order (PO)

Purchase Orderadalah formulir yang mencatat pemesanan
barang-barang untuk kebutuhan operasional hotel. Prosedur
pemesanan barang melalui purchase order hendaknya disesuaikan
dengan aturan yang berlaku misalnya:
1. Harus didukung dengan purchase requisition.
2. Didukung dengan Analisa Pembanding Harga (Quatation Analysis
Price).

11
 Purchase Order (PO) dibuat rangkap 5 dan didistribusikan
kepada:
1. Asli dikirim kepada supplier yang ditunjuk.
2. Copy Pertama dikirim ke seksi cost control
3. Copy Kedua dikirim ke seksi storeroom department/gudang
(informasi pembelian).
4. Copy Ketiga dikirim ke seksi account payable.
5. Copy Keempat arsip purchasing department.
Sebelum barang disimpan dalam gudang ada beberapa hal
yang harus diperhatikan pada waktu penerimaan barang antara lain:
1. Menyocokkan barang-barang yang akan diterima dengan tanda
bukti pemesanan barang.
2. Memeriksa, menghitung, menimbang, dan menerima terutama
yang berkaitan dengan jumlah, mutu, berat, ukurannya serta
spesifikasinya.

c. Memorandum Invoice (MI)

Memorandum Invoice adalah pencatatan pembelian barang-
barang yangditerima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa
barang-barang tersebut sudah diterima dengan baik. Seksi
penerima barang mempunyai tugas untuk membuat tanda bukti
barang masuk berupa memorandum invoice sesuai nota
pembelian/faktur, setiap satu nota/faktur dibuatkan satu
Memorandum Invoice.
Memorandum Invoice baru dikatakan berlaku apabila sudah
ditandatanganioleh departemen yang diberi wewenang untuk
membubuhi tanda tangan seperti:

1. Quantity and Quality Approved

2. Price approved
3. Received
Setelah Memorandum Invoice ditandatangani selanjutnya
didistribusikan ke seksi:
1. Asli dikirim ke seksi cost control.
2. Copy Pertama dikirim ke seksi storeroom
department/gudang.
3. Copy Kedua dikirim ke seksi pembelian barang/purchasing
(arsip).
4. Copy Ketiga dikirim ke seksi hutang/account payable.
5. Copy Keempat diberikan kepada supplier.

12
 d. Daily receiving report (DRR)
Daily receiving report adalah rekapitulasi pencatatan
penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel.
Daily receiving reportdapat diklasifikasikan menjadi tiga
golongan sesuai dengan kelompok barang seperti:
1.Daily Receiving Report Food.
2. Daily Receiving Report Beverage.
3.Daily Receiving Report Materials.
Tujuan membuat Daily receiving report antara lain:
1. Untuk mengetahui setiap saat jumlah barang yang diterima.
2. Sebagai alat kontrol apakah barang yang diterima sesuai
dengan PurchaseOrder (PO).
3. Untuk memudahkan bagian cost control dalam pembebanan
biaya sesuai dengan chart of Account.
4. Untuk memudahkan pencatatan kedalam kartu barang
(Bincard/Cardex).

e.Bincard
Bincard adalah kartu barang yang menyebutkan nama
barang, barang masuk,barang keluar, serta sisa barang. Dengan
adanya metode bincard sangat membantu petugas gudang untuk
mengetahui kondisi barang serta memudahkan didalam
pengadaan pemesanan barang-barang yang sudah mendekati
minimum stock.

f. Cardex
Cardex adalah kartu barang yang menyebutkan nama
barang, ukurannya,harga satuan, barang masuk, barang keluar,
dan sisa barang cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh
petugas cost control dalam hal mengetahui:
1.Jumlah nilai barang yang tersisa digudang Tingkat turn
over.
2. Harga alokasi per unit barang.
3.Jumlah barang yang dikonsumsi untuk kebutuhan
operasional hotel.
4.Mengetahui barang yang jarang dipakai.
5.Jumlah barang masuk dan keluar.

13
3.1.2 Prosedur Pembelian Persediaan
Pembelian dilakukan melalui prosedur yang telah di
tentukan agar tidak terjadi kesalahpahaman. Prosedur dibuat
untuk mengurangi kesalahan dalam pembelian tersebut. Tata
cara pembelian yang biasa dilakukan oleh hotel untuk
pengadaan barang dan bahan yaitu:

1. Purchase requisition dibuat oleh departemen yang

memerlukan barang,jika barang yang diperlukan tidak
tersedia di gudang. Purchase Requisition juga bisa dibuat
oleh bagian gudang, jika barang yangtersedia di gudang
sudah mencapai persediaan minimum. Purchase
Requisition pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang
kemudian didistribusikan pada:
1. Cost control, sebagai alat control.
2.Purchasing, sebagai dasar untuk membuat Purchase Order.
3.Gudang atau departemen yang memerlukan.

2. Berdasarkan Purchase requisition yang dibuat, bagian

pembelian akan membuat Purchase order di mana harus
mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement
Head dan General Manager, dan didukung dengan
quotation analysis price. Purchase order pada umumnya
dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:
1.Supplier untuk ditunjuk.
2.Cost control, sebagai control.
3.Gudang, sebagai informasi pembelian.
4.Account payable, sebagai dasar untuk mencatat utang.
5.Purchasing, sebagai arsip.

3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan

Purchase order yang diterima, setelah barang siap, dan
disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.

4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian

penerimaan barang, setelah barang yang datang dicek,
bagian penerimaan menyiapkan Memorandum Invoice dan
meminta persetujuan dari:
1.Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan
kuantitasnya.

14
 2.Cost control untuk persetujuan harga.
3.Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang.

5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian

penerimaan, kemudian menyimpan barang dan
mencatatnya pada bincard berdasarkan memorandum
invoice.

6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan Purchase

requisition,Purchase order, Memorandum invoice akan
mencatat pembelian tersebut dalam cardex, dan account
payable akan mencatatnya pada hutang usaha.

7. Memorandum invoice setiap hari dipilih per jenis barang

(food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar
membuat daily receiving report.

3.1.3 Prosedur Penerimaan Barang

Seksi ini disebut Receiving (penerimaan barang).

Tugas dan tanggung jawabnya adalah menerima barang
dan bahan komoditas untuk operasional perusahaan yang
masuk melalui bagian penerimaan sesuai dengan pesanan,
meliputi harga, kuantitas dan kualitas. Barang dan bahan
yang secara resmi diterima oleh penerimaan barang
kemudian dilaporkan dalam laporan penerimaan (Receiving
report).
1. Menerima salinan order (purchase request) dari departemen
pembelian sebelum barang datang.
2. Barang- barang komoditas yang disampaikan oleh
pemasok atau dari luar haruslah disertai oleh faktur atau
invoice dan dihitung ulang oleh bagian penerimaan
sesuai dengan satuannya.
3. Ditimbang ulang untuk menetapkan jumlah yang benar
sesuai dengan permintaan dalam order pembelian.

15
3.2 Administrasi Penyimpanan Material (Bahan Baku)
Manajemen pergudangan atau penyimpanan (store) adalah salah
satu mata rantai pokok dalam keseluruhan gerak perusahaan, karena
juga mencakup perencanaan produksi, pemasaran, keuangan dan secara
tidak langsung seluruh aspek perusahaan. Suatu gudang haruslah
mempunyai design bangunan yang baik, lokasi yang strategis, mempunyai
pengamanan yang cukup, ruangan penyimpanan yang cukup dan rak-rak
penyimpanan. Setiap gudang dipimpin oleh seorang kepala gudang (store
keeper) yang klasifikasi jabatannya supervisor mengingat tanggung
jawabnyayang besar dan penting.
Tujuan dari penyimpanan barang dan bahan ini adalah agar
persedian barang dan bahan kebutuhan operasional perusahaan dapat
tersedia dengan cukup dengan resiko kerusakan atau kehilangan yang
paling kecil, sehingga potensi operasional perusahaan dapat berjalan
dengan lancar karena tersedianya barang-barang kebutuhan dengan cukup
dan bermutu. Pengeluaran barang dan bahan adalah kegiatan pengeluaran
barang-barang dalam gudang penyimpanan yang dipakai untuk
operasional perusahaan dalam menjalankan usaha produksinya.
Pergudangan untuk menyimpan barang dan bahan di hotel terbagi 2 yaitu
daily store dan general store:
1. Daily store
Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang
persediaan berupa makanan dan minuman, dimana tingkat kegiatan
atau aktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk
dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general
store). Di gudang ini, transaksi keluar masuk barang (turn over-
nya) sangat tinggi danterjadi setiap hari, oleh karena itu disebut
dengan daily store. Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan
dan minuman seperti di bawah ini;
a.Makanan yang cepat rusak (perishable)
Bahan makanan yang termasuk perishable adalah:
sayur-sayuran, buah-buahan, bumbu-bumbu segar (fresh
herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green
pepper, red pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce,
tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis sayuran lainnya
yang mudah rusak. Jenis bahan makanan perishable hanya
bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam proses
penyimpanannya memerlukan ruangan khusus yang
bersuhu antara 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius.

16
 Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan
perishable ini disebut dengan chilled room.
Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini
dilakukan setiap hari. Fasilitas kamar pendingin telah
tersedia, namun penyimpanan sayuran dan buah perlu
penanganan yang benar, berikut ini adalah penanganan
sayuran dan buah-buahan yang benar, mengatakan: sebelum
disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus
dicuci terlebih dahulu kemudian disimpan menggunakan
tempat isian yang mempunyai lubang-lubang agar udara
bebas masuk. Serta jangan menyimpan sayuran dan buah-
buahan dalam jumlah yang terlalu banyak secara
berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.Kecuali
pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses
kematangan lebih lanjut dan harus disimpan dalam teperatur
kamar, maka semua bahan harus disimpan di ruangan
pendingin.Untuk sayuran seperti selada, seledry dan
sebagainya perlu dibasahi terlebih dahulu sebelum
dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat
memperpanjang daya tahan sayuran tersebut.Sayuran tidak
boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat
menghilangkan tekstur, flavour serta menurunkan mutu.

b. Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy

product)
Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product
adalah: telur, susu dan atau yang dibuat dari bahan susu
misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain
sebagainya. Untuk bahan makanan jenis dairy product,
umumnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2
minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada
kemasan) sehingga dalam proses pembelian bahan makanan
ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal
kadalursa (expired date) dari jenis makanan yang dibeli,
pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan
jenis ini disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama
seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada suhu 13
derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room).
Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat,
Poultry, Fish and Seafood).

17
c. Makanan jenis daging , unggas dan ikan laut (meat, poultry,
fish, sea food)
Penyimpanan daging ataupun unggas yaitu daging yang
dibeli harus dalam keadaan segar dan disimpan
menggunakan peralatan yang bersih. Lama
penyimpanannya berbeda-beda, tergantung dari temperatur
kamar pendingin. Makin rendah temperatur makin lama
daging dapat disimpan.Daging yang akan dibekukan
disimpan dalam freezer, kecuali jika harus hendak dimasak.
Untuk mencairkan es pada daging yang beku harus
dimasukkan pada tempat dengan suhu ruangan sehingga es
dapat mencair secara perlahan-lahan. Mencairkan daging
beku tidak boleh dengan merendam atau merebus atau
menyiramnya dengan air panas.
Penyimpanan Ikan, ikan yang disimpan harus masih dalam
keadaan segar.Ikan harus dibersihkan terlebih dahulu
sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan.Ikan
ditempatkan di dalam box yang berisi es batu (es kristal)
dan ditempatkan pada refrigerator yang terpisah dari bahan-
bahan lainnya.Temperatur diatur hingga sedikit di atas titik
beku.Ikan yang akan dibekukan harus dimasukkan ke
dalam freezer. Ikan asap seperti salem, trout dan sebagainya
harus disimpan ke dalam refrigerator

d. Makanan jenis sembako (groceries)

Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan
makanan grosir/sembako seperti: tepung terigu, beras,
kacang-kacangan, kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-jenis
mie, minyak goreng, bumbu dalam botol atau kaleng, dan
lain sebagainya. Penyimpanan bahan makanan jenis
groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur udara yang
khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan pada
temperatur yang normal atau sejuk antara 25 derajat selsius
sampai dengan 35 derajat selsius. Barang-barang jenis ini
ditempatkan pada rak-rak seperti layaknya di mall atau
supermarket dengan pengelompokan sesuai dengan jenis
dan ukuran barangnya masing-masing. Dengan pengaturan
yang sedemikian rupa, petugas gudang setiap saat dapat
menjaga kebersihan dan kerapian barang-barang ini.

18
e. Jenis minuman (beverages)
Jenis-jenis minuman yang disimpan dalam gudang
daily store adalah:
1.Soft Drink
Soft drink seperti Coca Cola (botol dan
kalengan), Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain
sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan
suhu udaraantara 25 derajat selsius sampai dengan
35 derajat selsius.
2.Hard Liqour
Merupakan jenis minuman keras seperti:
Johny Walker, Grand Marnier,Bwenedectine,
Civas Regal, dan lain sebagainya. Untuk
penyimpananminuman jenis ini diperlukan
ruangan atau gudang dengan temperatur khusus
antara 13 derajat selsius sampai dengan 25
derajat selsius. Ruangan dengan temperatur
seperti ini diperlukan untuk menjaga agar
minuman tetap dalam keadaan fresh dan tidak
cepat rusak.
3.Wine/Champagne
Merupakan jenis minuman yang bahan
bakunya dari buah anggur, contohnya: Red
Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White
Wine, dan lain sebagainya.Cara menyimpannya
memerlukan temperatur yang sangat khusus
bersama-sama dengan minuman yang termasuk
sparkling wine, dan keg beers atau draught beers,
dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan
minuman jenis wine/champagne diperlukan
ruangan/gudang dengan temperatur yang
sejuk,antara 10 sampai dengan 16 derajat celsius,
untuk menjaga agar minuman ini tidak cepat
rusak, karena minuman jenis wine/champagne
selalu dalam keadaan bereaksi atau masih dalam
keadaan proses fermentasi.

19
 2. General Store

General Store/ Gudang umum pada hotel berbintang

dikenal sebagai tempat penyimpanan berbagai jenis barang
selain makanan dan minuman, yang pemakain atau transaksi
pengeluarannya tidak dilakukan setiap hari. Pemakain atau
pengeluaran barang pada gudang ini bisa sekali dalam
seminggu, bisa juga dua kali dalam seminggu atau bahkan bisa
juga hanya dua kali dalam sebulan jadwal mengeluarkan barang,
oleh bagian gudang disosialisasikan pada keseluruh departemen
yang ada pada hotel agar pada saat mereka membuat
“requisition” barang ke general store mereka dapat
menyusuaikan dengan jadwal yang ada. Jadwal pengeluaran
barang seperti ini disebut dengan istilah “storeroom issuing
schedule".

3.2.1 Alur Prosedur Penggunaan Dairy Product Khususnya Food and

Beverage Pada Hotel

Bagian yang terlibat yaitu departemen, gudang dan cost

control. Adapun dokumen yang digunakan yaitu:
a. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing
jenis persediaan, seperti makanan, minuman, material, SR digunakan
sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang dan sebagai dasar
pembebanan biaya departemen.
b. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama
barang, barang masuk, barang keluar serta sisa barang.
c. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang,
ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa
barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control.

Sehingga laporan yang dihasilkan yaitu:

1. General food, beverage cost, yang berisi perhitungan biaya
makanan dan minuman.
2. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil
inventarisasi persediaan pada akhir periode, untuk dipakai
sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada
cardex/bincard.
3. Cost reconciliation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran
biaya makanan dan minuman, yang akan dipakai sebagai dasar
menghitung food/beverage cost.

20
4. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang
menunjukkan perbandingan antara total sales dengan total cost

Prosedur penggunaan persediaan yaitu:

1. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang
berisi tentang jenis dan jumlah satuan dari barang yang
diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head
departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.
2. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta,
kemudian menyerahkan barang dan memintatanda terima dari
petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu bagian
gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya
dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:
a. Cost control, sebagai dasar mencatat pada cardex
b. Gudang
c. Departemen yang memerlukan barang, sebagai arsip
d. Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada
bincard sebagai pengurang berdasarkan SR.

Untuk mengendalikan pengeluaran bahan makanan dari

gudang, manajemen hotel dan restoran harus menentukan
kebijakan yang mengatur pengeluaran bahan makanan itu.
Wewenang untuk mengeluarkan suatu barang dari gudang harus
diberikan hanya kepada pejabat tertentu. Misalnya, yang berhak
mengeluarkan daging segar hanya kepala dapur (chef de cuisine)
dan wakil kepala dapur (sous chef decuisine). Kewenangan
untuk mengeluarkan suatu barang ini dikoordinasikan ke bagian
gudang. Contoh tanda tangan pejabat yang berwenang untuk
mengeluarkan barang ini juga harus tersedia pada arsip gudang.
Jadi bahan makanan itu hanya dapat dikeluarkan dari gudang
bila melalui formulir permintaan barang gudang yang ditanda-
tangani oleh pejabat yang berwenang.
Daging, ikan, makanan laut (seafood), atau karkas
unggas segar keluar dari gudang, kartu daging bagian atas yang
disertakan pada tempat bahan makanan kemudian disertakan di
formulir permintaan barang gudang untuk disampaikan ke
bagian pengendalian harga pokok makanan (food cost
controller). Perlu dicatat bahwa petugas gudang hanya
mengeluarkan sejumlah barang yang diminta oleh bagian atau
departemen hotel seperti yang tercantum pada formulir
permintaan barang gudang.

21
3.3 Bukti Tanda Terima Barang
Tanda terima yaitu bukti serah terima satu barang atau dokumen
bahkan juga kadang-kadang dipakai saat berlangsung hand over satu
pekerjaan lantaran pergantian jabatan. Namun biasanya tanda terima
dipergunakan ketika pengiriman barang atau dokumen sebagai bukti
bahwa barang yang telah dikirim tersebut sudah diterima. Dengan adanya
surat ini, kedua belah pihak akan membunyai dokumen atau bukti telah
terjadinya transaksi barang. Dengan adanya surat akan memudahkan orang
dalam mendata barang-barang yang masuk atau yang keluar.
Surat tanda terima biasanya dibuat dua rangkap dimana lambar
yang satu untuk yang menyerahkan barang kemudia lembar kedua untuk
yang menerima barang. Dalam hal ini bagi yang menyerahkan barang
tanda terima tersebut jangan sampai hilang, jika hilang ketika ada hal yang
tidak diinginkan kita malah harus mengganti atau harus bertanggung
jawab atas barang tersebut.
Manfaat tanda terima adalah untuk menghidari hal-hal yang tidak
diinginkan seperti barang hilang atau penipuan. Karena dengan adanya
tanda terima tersebut keberadaan dan posisi barang akan mudah untuk
ditelusuri jika terjadi kehilangan barang, karena dalam tanda terima
terdapat nama yang menerima barang, sehingga nama yang tertera dalam
tanda terima tersebutlah yang harus bertanggung jawab sepenuhnya.
Selain itu juga buat karyawan tanda terima sebagai bukti bahwa kita sudah
melaksakan tugas yang harus dilaksanakan. Tanda terima harus ada
disetiap serah terima barang atau apapun, hal ini untuk menghidari hal-hal
yang kurang berkenan antara yang menyerahkan dan yang menerima
barang.

3.3.1 Prosedur Penerimaan Barang

Standard Operating Procedure sistem penerimaan barang

memiliki tujuanuntuk memberikan pedoman penerimaan barang
yang baik bagi pihak receiving agar dapat menjalankan tugas
menurut standar baku yang adasehingga kegiatan operasional hotel
dapat berjalan dengan lancar serta pengendalian internal dapat
ditingkatkan.Penerimaan barang merupakan proses menerima dan
mencocokan barangdari pihak supplier sesuai dengan permintaan
barang yang dipesan olehbagian purchasing.

Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah:

22
a. Receiving merupakan orang yang bertugas menerima
seluruh pemesananbarang yang telah dilakukan oleh pihak
hotel “X”. Pihak receiving bertanggung jawab untuk
menerima barang sesuai dengan kuantitas dan kualitas yang
dipesan.
b. Departemen/store merupakan pihak yang membantu
receiving saat penerimaan barang. Namun, disini pihak
departemen/store hanya berfungsi untuk melakukan
pengecekan kembali atas kondisi barang yang diterima
sesuai dengan spesifikasi permintaan pembelian.
c. Account payable merupakan pihak yang bertanggung jawab
menerima copy invoice, copy surat jalan, serta receiving
record yang diberikanoleh bagian receiving.
Adapun dokumen yang terkait dengan prosedur penerimaan
barang antara lain: Purchase Order (PO), nota Invoice, Surat Jalan
(jika ada), Faktur pajak (jika ada), dan Receiving Record.

Penjelasan prosedur penerimaan barang adalah sebagai berikut:

a. Penerimaan barang dilakukan oleh bagian receiving.

b. Pihak receiving menghitung dan memeriksa jumlah barang
yang diterima dengan nota dari pihak supplier serta
mencocokan sesuai dengan copy PO yang diberi oleh
bagian purchasing. Selain itu pihak departemen/store juga
turut membantu memeriksa kualitas barang agar sesuai
dengan permintaannya.
c. Nota Barang/invoice harus ditanda tangani oleh pihak
receiving dan pihak departemen/store yang memerlukan
barang tersebut serta diberi stempel sebagai bukti bahwa
barang telah diterima.
d. Invoice yang diterima oleh pihak receiving dari supplier
kemudian digunakan untuk membuat RR ( Receiving
Record) melalui program software hotel VHP. Receiving
Record dibuat dalam 3 rangkap dan digunakan untuk :
rangkap 1 (warna putih) disertai copy invoice dan copy surat
jalan diberikan kepada bagian AP, rangkap 2 (warna merah)
diberikan kepada departemen/store dan diarsip berdasarkan
abjad, lembar 3 (rangkap kuning) diarsip oleh receiving
berdasarkan tanggal.
e. Receiving record harus ditandatangani oleh pihak receiving,
cost control, dan FC (Financial Consultant).

23
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Bukti administrasi pembelian dan penyimpanan material
merupakan suatu administrasi berupa proses yang mengatur cara-cara
dalam melakukan semua pembelian dan penyimpanan baik barang maupun
jasa yang dibutuhkan oleh hotel dan restoran, bertujuan untuk memastikan
bahwa barang yang dibeli memang benar adanya dan sesuai dengan
kebutuhan hotel ataupun restoran. Penyimpanan diartikan kegiatan dan
usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraaan dan pengaturan
material persediaan di dalam ruang penyimpanan.Penyimpanan material
dilaksanakan dalam rangka pengawasan, penyelenggaraan dan pengaturan
material persediaan di dalam gudang atau ruang penyimpanan, sehingga
dalam pengurusan material persediaan dalam setiap waktu yang diperlukan
dapat dilayani dengan cepat dan tepat.
Bukti administrasi ini juga sebagai tanda terima barang. Dimana
tanda terima ini harus ada disetiap serah terima barang atau apapun, hal ini
untuk menghidari hal-hal yang kurang berkenan antara yang menyerahkan
dan yang menerima barang. Perencanaan kebutuhan barang danbahan
merupakan kegiatan jumlah dan jenis barang dan bahan yang akan
diadakandalam rangka menjalankan kegiatan operasional di hotel atau
instansi untuk dalamjangka waktu tertentu. Sistem atau cara pembelian
barang oleh perusahaan disesuaikan pula dengan kemampuan finansial
perusahaan itu sendiri. Pembelian dilakukan melalui prosedur yang telah
di tentukan agar tidak terjadi kesalahpahaman. Prosedur dibuat untuk
mengurangi kesalahan dalam pembelian tersebut.
Tujuan dari penyimpanan barang dan bahan ini adalah agar
persedian barang dan bahan kebutuhan operasional perusahaan dapat
tersedia dengan cukup dengan resiko kerusakan atau kehilangan yang
paling kecil, sehingga potensi operasional perusahaan dapat berjalan
dengan lancar karena tersedianya barang-barang kebutuhan dengan cukup
dan bermutu. Manfaat tanda terima adalah untuk menghidari hal-hal yang
tidak diinginkan seperti barang hilang atau penipuan.

4.2 Saran
Prosedur administrasi dalam pembelian material, penyimpanan
material, dan prosedur dalam mendapatkan bukti tanda terima merupakan
hal yang penting dilakukan dalam pengoperasian hotel dan restoran.
Hendaknya dalam melakukan ketiga hal tersebut memperhatihan aturan –

24
aturan yang harus dijalankan agar tidak terjadi kesalahan yang
menimbulkan kerugian untuk hotel maupun restoran. Seperti dalam
melakukan pembelian material hendaknya mengetahui stock barang
terlebih dahulu dan mengisi dokumen – dokumen yang perlu untuk diisi.
Dalam penyimpanan material pun hendaknya mengetahui jenis atau
kategori barang tersebut agar mengetahui penempatan atau penyimpanan
yang benar agar barang tidak mudah rusak. Bukti terima harus kita miliki
demi memperkecil kemungkinan penipuan ataupun kesalahan yang
nantinya akan merugikan hotel ataupun restoran.

25
 DAFTAR PUSTAKA

Ujiansma.com . 22 Maret 2013. Pengertian Pembalian Kegiatan Sehari-Hari.

Diakses pada tanggal 25 September 2019, dari http://ujiansma.com/pengertian-
pembelian-keiatan-ekonomi-sehari-hari

Ujiansma.com . 7 Oktober 2015. Penyimpanan Bahan dan Barang Kantor.

Diakses pada tanggal 25 September 2019, dari http://ujiansma.com/penyimpanan-
bahan-dan-barang-kantor

Bei Yoi. Standard Operating Procedure (SOP) Sistem. Diakses pada 25 September
2019, dari https://www.academia.edu/29454134/Lampiran_1_Standard_Operating
_Procedure_SOP_Sistem?auto=download

Budi Kho. 12 Januari 2017. Pengertian Purchasing dan Prosedur dalam Proses
Purchasing. Diakses pada tanggal 25 September 2019, dari https://ilmumanajemen
industri.com/ pengertian-purchasing-prosedur-dalam-proses-purchasing/

RIC.Learning.Me. 10 Juli 2017. Pengertian Surat Tanda Terima Beserta Formnya.

Diakses pada tanggal 25 September 2019, dari https://ric.ilearning.me/2017/07/10/
pengertian-surat-tanda-terima-beserta-formatnya/contohsurat.org

26
DAFTAR LAMPIRAN

a. Purchase Request

27
b. Purchase Order

28
c. Memorandum Invoice

d. Daily Receiving Record

29
e. Bin Card

30
f. Cardex

31
g. Store Requisition

32
h. Stock Opname Report

i. Cost Conciliation

33
j. Daily Food Cost

k. Receiving Record

34
l. Receiving Order

35
m. Invoice

36
n.Surat Jalan

37
n. Faktur

38