Tugas-Tugas Front Office Department

Tugas-Tugas Front Office Department

1. Menerima dan menangani calon pelanggan (handling reservation)
2. Melakukan reconfirm reservation
3. Menangani kedatangan dan keberangkatan
4. Mengurus bill
5. Meminta deposit
6. Memberikan informasi
7. Membuat laporan hotel occupancy
8. Menangani keluhan tamu
9. Menangani barang bawaan tamu
Tanggung jawab Front Office Department
Tanggung jawab Front Office Department
 Memastikan meja depan pada keadaan rapi dan mempunyai semua media tulis dan materi yang dibutuhkan
(misalnya pena, formulir dan selebaran informatif)
 Melatih dan mengawasi serta mendukung staf kantor, termasuk resepsionis, penjaga keamanan dan agen call
center
 Memastikan layanan pelanggan tepat waktu dan akurat
 Menangani keluhan dan permintaan pelanggan tertentu
 Memecahkan masalah keadaan darurat
 Memantau stok dan pesan perlengkapan kantor
 Memastikan distribusi surat yang tepat
 Menyiapkan dan pantau aturan kantor
 Menyimpan catatan biaya dan biaya kantor yang sudah perbaruhi
 Memastikan kebijakan dan persyaratan keamanan perusahaan terpenuhi
 Kode Status Kamar
• EA : Expected arrival, Kamar yang dipersiapkan untuk tamu yang diharapkan akan datang.
• ED : Expected departure, Kamar yang diperkirakan tamunya akan Check Out (CO).
• VC : Vacant Clean, Kamar dalam keadaan bersih.
• VD : Vacant Dirty, Kamar dalam keadaan kotor.
• VCU : Vacant Clean Uncheck, Kamar dalam keadaan bersih dan belum dicheck oleh
supervisor.
. VR : Vacant Ready, Kamar dalam keadaan bersih, yang sudah di check dan siap untuk dijual.
. VCC : Vacant Clean Check, Kamar yang sudah bersih dan sudah dicheck oleh Room Division
 Kode Status Kamar
• OC : Occupied Clean, Kamar yang ditempati oleh tamu dan sudah dibersihkan.
• OD : Ocupied Dirty, Kamar yang ditempati oleh tamu dan belum dibersihkan.
• DU : Day Use, Tamu yang check in hari itu dan check out hari itu juga.
• SO : Sleep Out, Tamu sudah check in dan kamar sudah dibayar tetapi tidak ditempati/ dihuni.
• WIG : Walk In Guest, Tamu yang datang langsung ke hotel, untuk check in, tanpa reservasi
(pemesanan) kamar sebelumnya. Dan melakukan reservasi. (go show)
• DND : Do Not Distrub, Tamu tidak ingin diganggu.
• OM : Off Market, Kamar yang diblok di system dan tidak boleh dijual karena permintaan dari
tamu atau untuk hal yang penting.
 Kode Status Kamar
• VIP : Very Important Person, Kamar yang ditujukan untuk orang penting.
• OOO : Out Of Order, Kamar yang rusak /berada dalam masa perbaikan.
• R : Refuse, Service yang ditolak/tidak diterima oleh tamu
• COMP : Compliment, Kamar yang yang ditempati oleh tamu tetapi tamu tersebut tidak
membayar/gratis.
• DL : Double Lock, Kamar tamu yang pintu kamarnya dikunci dua kali oleh tamu.
• LSIG : Long Stay In Guest, Tamu yang menginap dalam waktu yang lama.
• HM : Honeymoon, Kamar yang dipersiapkan untuk tamu yang akan berbulan madu
 Kode Status Kamar
• LCO : Late Check Out, Permintaan dari tamu yang ingin meningalkan hotel lebih lambat.
• ECI : Early Check in, Tamu yang check in lebih awal dari waktu yang sudah ditentukan.
• ONL : Occupied No Luggage, Tamu yang check in tidak membawa luggage/barang.
• HU : House Use, Kamar yang ditempati oleh staff hotel.