STANDARD OPERATION PROCEDURE

FRONT OFFICE DEPARTMENT

PERSIAPAN PENDAFTARAN TAMU TIBA
I. Tujuan :
1. Agar pelayanan lancar dan memuaskan mutlak diperlukan persiapan yang baik.
II. Persiapan
1. Memeriksa daftar kedatangan tamu :
Receptions bertugas mengecek data-data dengan membaca to day arrival list atau
membaca setiap pemesanan kamar.
Dengan informasi ini receptions mempunyai gambaran tamu yang akan tiba, dan akan
dapat mempersiapkan keperluan, seperti penentuan kamar sesuai dengan pesanan,
persiapan kamar sesuai dengan waktu kedatangan tamu.
2. Memperhatikan Room Rack :
Rak kamar (room rak) adalah alat perlengkapan penerimaan tamu yang menunjukkan
status setiap kamar. Rak ini ditempatkan dibawah meja pendaftaran (counter) sehingga
mudah dilihat oleh receptions yang akan menjual kamar.
Dengan Rak ini receptions dapat dengan mudah mengetahui status setiap kamar, seperti
jenis kamar, letak kamar, nomor kamar, harga kamar dan status kamar.
3. Perhitungan persediaan kamar tamu
Dalam menangani pemesanan kamar receptionis selalu dituntut teliti agar tidak
menimbulkan masalah maupun complaint dari tamu.
Semua pemesanan yang diterima dikontrol dengan menggunakan reservation chart atau
room control sheet, dengan demikian pemesanan kamar yang sudah diterima maupun sisa
kamar yang maish tersedia dapat diketahui.
Pengontrolan persediaan kamar juga dapat dilaksanakan melalui perkiraan penghunian
kamar :

a. Avalaible Room
Yaitu jumlah kamar yang tersedia untuk dijual kepada tamu.
b. House Use (HU)
Yaitu kamar yang ditempatioleh petugas hotel (para executive).
c. Out of Order (OO)
Yaitu kamar yang tidak dapat ditempati tamu karena rusak atau dalam perbaikan
d. Reservation
Yaitu pemesanan kamar yang telah pasti ditempati
e. Extend Stay
Yaitu tamu yang memperpanjang tinggal, seharusnya tamu tersebut berangkat pada
tanggal yang telah ditentukan.
f. Check Out (CO)
Yaitu tamu yang berangkat pergi meninggalkan hotel
g. Early Check Out :
Yaitu tamu yang mempercepat keberangkatan, dari tanggal yang telah check out
ditentukan.
h. Cancelled (XX)
Yaitu pemesanan kamar yang dibatalkan oleh pemesan atau oleh tamu.
Perhitungan jumlah kamar penting sekali guna mengetahui jumlah kamar yang bisa dijual
pada hari itu, dengan perhitungan yang akurat dan beberapa kali dalam sehari, akan
diperoleh pendapatan kamar yang maksimal dan mengurangi resiko seminimal mungkin
terutama pada high season (tingkat hunian tinggi).
Pada situasi seperti ini diperlukan pengecekan ulang untuk menjaga kekeliruan.
Saat pengecekan / perhitungan kamar adakah sbb :
- Malam hari dilaksanakan jam 02.00
- Pagi hari dilaksanakan jam 09.00
- Pada sore hari dilaksanakan jam 15.00
Pedoman perhitungan kamar terdiri atas :
a. Yang mempunyai jumlah persediaan kamar yaitu :
- Occupied Room
- Out of Order
- Extend Stay
- Reservation
- House Use
b. Yang menambah jumlah persediaan kamar yaitu :
 - Check out Early check out
- Cancelled
4. Bloking Room (memblokir kamar)
Blocking adalah pelaksanaan penentuan kamar untuk tamu yang sudah memesan kamar
sebelum datang. Tujuannya adalah agar tamu pasti mendapat kamar sesuai pemesanan,
terutama yang mempunyai permintaan khusus.
Cara memblokasi adalah sbb :
a. Menandai room rack yang tamunya check out pada hari itu.
b. Menandai room rack yang kamarnya out of order (oo)
c. Menandai room rack yang kamarnya ada masalah
d. Menandai room rack yang kamarnya di check in baru
e. Menandai room rack yang tamunya sleep out
f. Menandai room rack sesuai denganjenis kamar yang dipesan (reservation)
g. Menandai room rack / blocking room pemesanan untuk tamu VIP, perseorangan
maupun rombongan.
h. Menandai room rack yang telah dipesan untuk beberapa hari akan datang
i. Menandai room rack pada saat tamu akan pindah kamar.