Penanganan layanan Tamu Pindah Kamar

A. Penanganan Barang Tamu Pindah Kamar

1. Otoritas/ Kewenangan (Authority)
a. Orang Yang memiliki Kewenangan
Orang atau Staff di hotel yang memiliki kewenangan dalam memberikan ijin bagi
tamu-tamu yang ingin pindah kamar adalah :
1) Front office Manager
2) Assistant Front Office Manager
3) Chief Of Receptionist
b. Penyampaian Informasi Tamu Pindah Kamar
1) Room Change Notice
Bell Captain akan menerima catatan tamu pindah kamar (Room Change Notice) dari
petugas penerima tamu. Kemudian Bell Captain akan menugaskan Bellboy untuk
membantu tamu pindah kamar.
2) Kunci Kamar Baru
Bell Captain atau Bellboy akan menerima kunci kamar baru dari petugas penerima
tamu atau dari Concierge.
3) Menerima Bellboy Errand Card
Bellboy akan menerima Bellboy Errand card dari Bell Captain dan BBEC sudah
dicap Tanggal dan Waktu.
4) Melapor Pada Petugas Pramugraha (Room Attendant)
Setiap petugas di hotel bila ingin memasuki kamar tamu harus melapor terlebih
dahulu kepada petugas pramugraha. Hal ini untuk menjaga keamanan kamar tamu
dan menghindari hal-hal yang tidak dinginkan terjadi di kamar tamu.
5) Memasuki Kamar Tamu
Setiap akan memasuki kamar tamu haruslah mengetuk pintu dengan prosedur yang
benar.

2. Barang Tamu Yang Telah Dikemas/ Dibungkus (Packed Luggage)

Adakalanya tamu telah mengemas dan membukus semua barangnya untuk segera
pindah kamar. Hal ini akan memudahkan petugas bellboy untuk segera memindahkan
barang tamu ke kamar yang baru. a. Pemindahan Barang
1) Memeriksa penempatan barang
 Petugas bellboy harus memeriksa kembali lokasi atau tempat dimana barang
diletakkan sebelum dipindahkan ke kamar yang baru. Pemeriksaan dalam hal
ini juga termasuk keadaan barang.
2) Memeriksa barang milik tamu yang tertinggal atau barang milik hotel yang
rusak
Sebelum memindahkan barang milik tamu ke kamar yang baru, maka
petugas bellboy memeriksa apakah ada barang milik tamu yang tertinggal.
Disamping itu bellboy juga harus memeriksa apakah terdapat barang milik
hotel yang rusak, seperti ; kaca, washbasin, asbak, pintu lemari dsb.
3) Pemindahan barang
Saat pemindahan barang haruslah selalu menggunakan metode yang benar
dalam penanganan barang tamu untuk menghindari kerusakan.
4) Meletakkan barang tamu di kamar yang baru
Dikamar yang baru, barang haruslah diletakkan ditempat yang sama seperti
pada di kamar yang lama sewaktu belum dipindahkan. Barang juga dapat
diletakkan ditempat-tempat yang semestinya seperti; closet, dresser desk,
luggage rack, folding luggage rack, dsb.
b. Pencatatan
Semua barang yang dipindahkan harus dicatat pada bellboy errand card. Pada
balik bell boy errand card dicatat juga kunci kamar yang lama telah dikembalikan
(Key O.K.). Bellboy akan mengembalikan bellboy errand card pada bell captain
untuk dicatat kembali pada bellboy control sheet.
c. Menandatangani Catatan Pindah Kamar (Room Change Notice)
Bellboy harus mengembalikan kunci kamar tamu yang lama kepada concierge
atau petugas information desk atau kepada reception. Kemudian bellboy akan
menandatangani Room Change Notice dengan maksud bahwa barang tamu telah
dipindahkan.

3. Barang Tamu Yang Belum Dikemas/ Dibungkus (Unpacked Luggage)

a. Kewenangan untuk melakukan pengemasan/ pembungkusan

barang
Orang atau petugas yang berhak untuk membungkus atau mengemasi barang milik
tamu yang akan dipindahkan adalah petugas dari uniformed service seperti; bell
captain dan bellboy.
b. Tindak Pencegahan (Precaution)
Saat pemindahan barang haruslah selalu menggunakan metode yang benar dalam
penanganan barang tamu untuk menghindari kerusakan.
Periksa apakah ada barang milik tamu yang tertinggal. Disamping itu bellboy juga
harus memeriksa apakah terdapat barang milik hotel yang rusak. Letakkan
ditempat yang sama seperti pada di kamar yang lama sewaktu belum dipindahkan.
c. Saksi-saksi (Witnesses)
Dalam melaksanakan proses pindah kamar atau memindahkan barang milik tamu,
maka diperlukan saksi-saki. Hal ini penting terutama bila barang-barang milik
tamu belum dikemasi atau dibungkus. Dalam hal ini petugas uniformed service
akan ditemani oleh saksi-saksi sebagai berikut:

1) Security Officer

2) Credit Manager

3) HouseKeeper And/Or Assistant Manager On Duty/Duty Manager

d. Pencatatan
Semua barang yang telah dipindahkan harus dicatat pada bell boy errand card,
dilengkapi pula dengan catatan tentang lokasi atau tempat dimana barang-barang
tamu diletakkan. Para saksi-saki juga akan memberikan paraf pada bell boy errand
card. Pada balik bellboy errand card dicatat juga bila kunci kamar yang lama telah
dikembalikan (Key O.K.).
e. Tugas Akhir Pindah Kamar
1) Menandatangani Room Change Notice
Jika proses pindah kamar telah selesai, maka bellboy akan menandatangani
Lembar Catatan Pindah Kamar (Room Change Notice). Biasanya Room
change Notice ini dibuat beberapa rangkap, hal tersebut sangatlah tergantung
dari S.O.P hotel. Bila Room Change Notice dibuat dalam beberapa rangkap,
maka akan didistribusikan kepada :

a. Front Officer Cashier (White)

b. Telephone Room (Yellow)
c. Housekeeping (Green)
 d. Laundry (Pink)
e. Bellboy/Receptionist (Blue)
Untuk informasi kepada departemen lain di hotel, biasanya kasus
pindah kamar hanya diberitahukan melalui telepon.

2) Mengembalikan Kunci Kamar Yang Lama

Bellboy harus mengembalikan kunci kamar tamu yang lama kepada concierge
atau petugas information desk atau kepada reception
3) Mengembalikan Bellboy Errand Card kepada Bell Captain
Setelah Bellboy Errand Card dilengkapi, maka akan diserahkan kembali
kepada Bell Captain untuk dicap tanggal dan waktu. Selanjunya informasi
yang terdapat pada Bellboy Errand Card tersebut akan dipindahkan pada
Bellboy Control Sheet.