ADMINISTRASI ROOM SERVICE

            Untuk menunjang kelancaran operasional di room service, sangat perlu didukung dengan
sistim administrasi yang baik. Ada beberapa dokumen administrasi yang diperlukan di room
serpice seperti:
1.      Slip Order / Order pad / Captain Order
Merupakan buku atau lembaran yang diformat khusus untuk mencatat setiap pesanan tamu
seperti ontoh berikut :
Hotel Grand Kampial Resort & Spa
Jl. Kuruksetra Kampial 80363, Nusa Dua Badung – Bali
SLIP ORDER
Date Waiter Room Person Check
No No No

Qty Items

Slip order dalam penulisan pesanan dibuat  3 rangkap :

e. Asli dikirim ke dapur / bar
f. Lembar kedua dikirim ke kasir
g. Lembar ke tiga untuk waiter untuk menata pesanan
Untuk mebedakan lembaran tersebut sebaiknya setiap lembaran dibedakan warna kertasnya agar
lebih mudah dalam pengontrolan pesanan.
2.      Menu
a.       Door Knob Menu
Door knob menu merupakan menu breakfast yang didesain khusus, etelah diisi oleh tamu dapat
digantungkan dipintu luar kamar tamu. Meni ini disediakan dikamar tamu oleh room boy dan
dapat diisi oleh tamu pada malam hari untuk breakfast besok pagi. Pada door knob menu
berisikan data-data sebagai berikut :
- Jenis hidangan yang disediakan
- Banyaknya hidangan yang dipesan
- Tanggal pemesanan
- Waktu pengantaran pesanan
- Nomor kamar
- Tanda tangan tamu
b.      Room Service Menu / Complate Menu
Room service menu ini merupakan menu yang lengkap yang dimiliki oleh hotel bersangkutan.
Adapun menu tersebut berisikan:
- A’la carte menu (untuk breakfast, lunch, dinner dan supper)
- Table d’hote menu (untuk breakfast, lunch, dinner dan supper)
- Drink list (daftar minuman dan minuman anggur)
- Pastry (daftar roti, kue dan snack)

3.      Guest Slip
Berupa slip atau lembaran yang berisikan data tamu yang menginap di hotel. Data tamu tersebut
diperoleh dari front office setiap harinya dan dibuatkan berupa slip. Guet slip ini ditempatkan
dalam sebuah rak yang disebut guest slip rack.  Contoh guest slip sebagai berikut:

208      Robert Mr       15/9

27/8                             $.80

Los Angles 21

ID.802348                   Ai/w
208               : adalah nomor kamar tamu
Robert  Mr   : adalah nama tamu
15/9              : adalah tanggal meninggalkan hotel (chek out)
27/8              : adalah tanggal kedatangan (arrival)
Los Angles 21: adalah alamat tamu
$. 80             : adalah harga kamar hotel
ID:802348    : adalah nomor passport
Ai/w             : adalah inisial petugas front office
Kegunaan guest slip:
a.       Sebagai informasi di room service mengenai tamu yang menginap di hotel
b.      Memudahkan bagi order taker mengenali tamu pada saat menerima pesanan
c.       Memudahkan control pembayaran / bon tamu.

4.      Daily Guest List

Merupakan daftar harian yang berisi informasi tentang :
- Jumlah tamu yang menginap di hotel
- Jumlah tamu yang diharapkan dating besok
- Jumlah tamu VIP yang menginap di hotel
- Jumlah tamu VIP yang diharapkan dating besok
- Jumlah tamu group yang datang hari ini dan besok
- Prosentase jumlah tamu yang mengimap di hotel
Daily guet list ini diberikan oleh petugas front office setiap hari sebagai informasi bagi room
service untuk merencanakan:
- Jumlah trolley, tray dan peralatan yang dibutuhkan untuk melayani makan pagi, siang maupun
malam
- Jumlah tamu VIP yang diberikan pelayanan istimewa termasuk menyuapkan fruit basket
- Meal / boxes, kadang kadang tamu group memesan makanan dalam kotak
- Merencanakan jadwal tugas (schedule) bagi staf room service
- Merencanakan pemesanan bahan yang diperlukan di room service
5. Room Service Report
Merupakan buku catatan khusus di room service yang digunakan untuk mengontrol kegiatan
operasional pada setiap shift kerja. Contoh room service report seperti:

Hotel Grand Kampial Resort & Spa

     Jl. Kuruksetra Kampial 80363, Nusa Dua Badung- Bali
     ROOM SERVICE REPORT
Meal Period : Breakfast                                                                    Date : 4 Agustus 2009
Roo Guest Person Waiter Order Deliver Clear- Tray Trolley Remark
m No Name No y up Return Return
In
Order

                                                                                             Supervisor Incharge

                                                                                             (________________)

6. Room Service Equipment Control Sheet

         Merupakan format daftar peralatan room service yang digunakan untuk mengontrol
peralatan pada saat pengiriman dan pengantaran pesanan tamu. Contoh format daftar peralatan
seperti :
Room Service Equipment Control Sheet
Room No          : …………………….                                                          Date                       :
…………..
Guest Name      : ………….................                                                           Meal Period          :
…………..

No ITEM Size Qty Delivery Return Lost / Remark

Breakage

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

                                                                                                         Waiter

                                                                                                      (____________________)

7. Requizition Book
Merupakan buku permintaan barang atau bahan habis pakai ke gudang.Buku pesanan ini dapat
berupa :
1. FOOD               (untuk meminta jenis bahan-bahan makanan)
2. BEVERAGE    (untuk meminta jenis-jenis minuman
3. MATERIAL & SUPPLIES      (untuk meminta peralatan / perlengkapan)
Formulir ini setelah diisi dibuat rangkap 3 yang nantinya didistribusikan kepada: Asli untuk
petugas gudang, copy pertama untuk cost control dan lcopy kedua untuk outlet yang meminta
barang.