2. Susunan Organisasi Room Service
Susunan dan jumlah petugas di room service dalam suatu hotel tergantung
pada besar kecilnyaoperasional dan keadaan hotel. Adapun jabatan yang selalu ada
dalam organisasi room service meliputi :
a. Room Service Manager
Apabila operasi room service tidak dalam area yang luas dan tidak terlalu sibuk,
biasanya pimpinan tertinggi dipegang oleh head waiter.
a. Taking Order
Mengambil dan mencatat pesanan tamu secara tepat, baik yang langsung
melalui teleponataupun tertulis melalui door knob menu.
b. Preparation
Menyiapkan dan mengatur segala peralatan yang diperlukan seperti
chinaware,silverware, glassware, cutleries, napkin, dll termasuk ruang kerja.
Menjaga agar segalasesuatunya siap untuk operasi room service.
c. Service
Menyajikan makanan dan minuman secara tepat dan benar dikamar tamu, baik
yangmengenai jenis dan jumlah hidangan, waktu, dan nomor kamar pemesan,
serta alat-alat yangdipergunakan.
d. Clear Up
Mengambil serta memeriksa semua alat-alat room service yang telah
digunakan danmembersihkan area pelayanan kamar.
ROOM SERVICE
1. Definisi Room Service
Room service adalah pelayanan makanan dan minuman untuk tamu di kamar hotel atau di
akomodasi lain seperti motel atau apartemen. Room service di beberapa perusahaan juga disebut
dengan ‘in-room dining’.service.
Pada umumnya room service beroperasi 24 jam penuh sehingga dengan demikian tamu yang
‘check in’ ataupun ‘checkout’ setelah jam 10 atau 11 malam tak akan kesulitan untuk
mendapatkan makanan atau minuman apabila memerlukannya.
Tamu hotel yang bermaksud memesan makanan/ minuman melalui Room Service dapat
menghubungi melalui telepon yang akan diterima oleh petugas khusus di bagian room service
yang disebut ‘order taker’
1. Dengan cara tertulis yaitu; tamu memilih makanan yang dikehendaki dengan cara
memberikan tanda pada nama makanan atau minuman yang dimaksud pada doorknob menu.
2. Dengan cara lisan yaitu; tamu memesan makanan atau minuman melalui telephone dan
dijawab oleh seorang order taker di room service.
Doorknob menu biasanya dikumpulkan oleh petugas room service yang bertugas malam hari.
Waktu pengumpulan biasanya dimulai dari pk 24.00 sampai dengan pk 06.00 pagi.
Untuk mengumpulkan doorknob menu tersebut dapat dilakukan dengan cara sbb:
4. Menyalin order yang tertulis pada doorknob menu ke dalam captain order dengan teknik ‘triplicate
checking system’.
5. Mempersiapkan peralatan yang sesuai dengan order tersebut (set-up). Pastikan peralatan yang
digunakan bersih termasuk tray dan atau trolley
Yang dimaksud dengan pesanan secara lisan adalah pesanan tamu melalui telepon di room
service dan diterima oleh seorang order taker.
Telephone merupakan alat yang sangat penting bagi room service. Karena merupakan alat
komunikasi antara tamu dengan room service staff. Seorang order taker harus mempunyai
pengetahuan yang baik tentang menu dan tata cara berkomunikasi yang baik khususnya dalam
penggunaan pesawat telephone.
Yang termasuk kedalam tata cara bertelepon dengan baik adalah sbb :
v Answer promptly
Menjawab telephone dengan tepat, berdering tidak lebih dari tiga kali dan yang lebih baik adalah
menjawab panggilan telepon jika segera setelah dering pertama selesai.
Berkonsentrasi pada penelephone dan dengarkan dengan baik , jangan memotong pembicaraan
tamu. Tamu yang memanggil melalui telepon menghendaki agar panggilannya mendapatkan
perhatian sepenuhnya dari orang yang menerima.
v Speak pleasantly
v Speak distinctly
Berbicaralah dengan tenang dan jangan terburu-buru. Jangan berbicara terlalu cepat sebab ada
kemungkinan keseleo lidah. Selain itu tamu merasa diburu-buru dan hal ini akan tidak
menyenangkan bagi tamu.
v Speak direcktly
berbicara langsung pada pokok pembicaraan dan seakan-akan kita berhadapan langsung dengan
orangnya, maka dari itu mimik, perasaan dan senyum kita tetap pertahankan agar tamu
merasakan bahwa dia berbicara dengan orang yang sangat memperhatikannya.
Berbicara yang sopan dan sikap membantu, bicara seolah-olah kita sedang berhadapan langsung
dengan orangnya. Berteriak, berbisik, ataupun bergumam, semuanya adalah hal yang tidak
berkenan dihati tamu. Berbicaralah pada tone suara alamiah yang anda miliki dan bersahabat.
Berusaha untuk memberikan bantuan kepada tamu pada waktu memilihkan makanan ataupun
minuman yang akan dipesan oleh tamu.
Panggilah setiap tamu dengan namanya. Karena setiap orang akan merasa dihormati dan merasa
diperhatikan jika kita panggil dengan namanya.
mohon maaflah bila terjadi kesalahan atau bila terjadi keterlambatan khususnya dalam
pengiriman order tamu.
v Clarify misunderstandings
jelaskan bila terjadi kesalahpahaman, seperti kesalahan yang tidak sengaja didalam pencatatan
pesanan tamu atau yang sejenisnya.
Suggestive selling adalah menjual dengan menawarkan item tertentu selain yang telah dipesan
oleh tamu. Apa yang anda lakukan merupakan bagian dari pelayanan yang baik untuk membuat
tamu lebih senang dan nyaman.
Basic dari sale technique, adalah penawaran yang dilakukan pada item yang spesific dan bukan
yang bersifat umum, misalnya;
o Bukan;
Key phrases
v Excuse, me. Mr. Lewis may I suggest you one bowl of crispy and cool salad?
v Excuse, me. Ms. Dewi may I suggest you a juicy sirloin steak serve with baked potato and extra a
bowl of salad?
v Excuse, me. Ms Diana may I suggest you a fluffy black forest cake for your dessert?
Pada prinsipnya teknik penjualan itu tidak mengundang jawaban yang bersifat ‘negative answer’
Jika anda katakan ‘ would you like a starter’ pertanyaan seperti ini akan mengundang jawaban
‘NO’ sebaiknya katakan, ‘what would you like to start with?’
Petunjuk Pengambilan Pesanan (taking order)
a. The majority of room service orders are taken over the telephone. So ensure that you have
received adequate training in answering the telephone before you begin.
b. Answer the phone promptly, greet the guest, identify your section and yourself and offer
assistance.
c. Don’t forget to repeat the order, to make sure you heard correctly.
e. If your telephone doesn’t record room numbers automatically, you will need to ask for guest’s
name and room number.
f. Let guest ring off first before you replace the receiver.
Pengambilan pesanan sering menggunakan system yang disebut dengan “Triplicate checking
system” yaitu penulisan captain order dengan menggunakan rangkap tiga yang mana tiap
lembarnya mempunyai fungsi masing-masing yaitu:
1. Lembaran yang asli (the original) akan diserahkan ke dapur dan diterima oleh aboyeur dan
digunakan untuk pedoman pembuatan makanan oleh staff dapur. Atau ke bar untuk pedoman
pembuatan minuman.
2. Lembar kedua (the duplicate) diserahkan ke kasir yang mana akan dipergunakan untuk data
pembuatan bill.
3. Lembar ketiga (the flimsy) diserahkan ke pramusaji dan akan digunakan untuk menyesuaikan
peralatan dengan order tamu serta untuk pedoman didalam pengambilan makanan di dapur.
Penulisan dalam captain order haruslah jelas dan dapat dipahami oleh staff dapur dan kalau ada
instruksi yang sifatnya khusus/ special juga harus dijelaskan terlebih dahulu untuk menghindari
kesalahan didalam pembuatan makanan.
Prosedur:
b. Answer the phone promptly, greet the guest, identify your section and yourself
Good morning,
Good evening,
§ Appetizer
§ Soup
§ Main course (ask for detail: rare, medium, well done for steak such as sirloin steak/ beef, lamp
chop), how would you like your steak done?”
§ Dessert
§ Drinks – beverage
Please record all of the guest’s order to the captain order in the correct technique.
Dalam repeat the order, dapat dilakukan pengecekan untuk memastikan apakah order tamu itu
benar sesuai dengan keinginan tamu. Untuk itu dapat digunakan pertanyaan sbb:
ü How egg should be cooked (Boiled egg; hard, medium, or soft. and for fried egg; sunny side up,
turn over, or over easy
f. Suggestive selling
“May I suggest you a bowl of fresh crispy salad with Italian dressing?”
“Thank you very much for your calling, and good bye.”
j. Let guest ring off first before you replace the receiver.
§ The flimsy for document to collecting the food or beverage and correctly prepare the service
equipments
a. Breakfast
b. Lunch
c. Dinner
Folded napkin Main knife Salt & pepper cruets
3. Lipatlah napkin menyerupai bantal atau lipatan yang lain yang sesuai.
4. Masukanlah dinner knife kedalam folded napkin disebelah kanan, dengan mata pisau
menghadap ke kiri dan dinner fork disebelah kiri. Dan letakanlah disebelah kanan bawah
5. Letakanlah side knife disebelah bawah kiri tray
1. Sebelum mengambil makanan dan minuman harus dilakukan pemeriksaan terhadap kebersihan
tray dan peralatan yang digunakan, kelengkapan dan ketepatan peralatan khususnya cutlery yang
digunakan.
2. Ambilah makanan yang dingin sebelum yang panas dan pastikan bahwa semua
accompaniments (seperti: tomato ketchup, tartar sauce, mustard, berbagai macam dresing untuk
salad, milk, cream, lime, sausage, bacon, ham, jam, marmalade, honey, sambal, dll) untuk
masing-masing makanan tersebut sudah lengkap.
3. Makanan dan minuman harus diperiksa, dengan memperhatikan sedetail mungkin seperti:
§ Portion size
4. Suhu makanan dan minuman harus diperhatikan dari waktu pengambilan sampai pada
pengirimannya.
5. Penutup makanan (plate cover) dan atau hot boxes harus digunakan untuk mempertahankan
suhu makanan.
6. Ambilah bill atau check tamu dan komfirmasikan apakah sudah sesuai dengan pesanannya.
Bila semua item sudah diperiksa seperti: service equipment, kesesuaian dengan pesanan
makanan dan minuman dan bill. Makanan dan minuman tersebut harus segera dikirim ke kamar
tamu dan tidak boleh ditunda.
Menyajikan Pelayanan Room Service untuk Hidangan Makanan, minuman
dan Bill
Tata Cara Memasuki Kamar Tamu
Ketika memasuki kamar tamu, ada hal yang sangat penting menjadi pertimbangan yaitu; selalu
menghormati urusan pribadi tamu. Dan hendaknya selalu mengetuk pintu jika ingin memasuki
kamar tamu (ketika mengantarkan makanan dan minuman dan pula saat clear up tray di kamar
tamu)
Dan dengan demikian setiap perusahan bisa saja mempunyai tata cara memasuki kamar tamu
yang berbeda-beda. Tetapi pada umumnya akan mengikuti prinsip-prinsip sbb:
2. Knock the door firmly and say ‘Room Service, please’, clearly and confidently,
remembering that your voice must carry through a closed the door.
3. Listen for the guest’s response and react accordingly, waiting outside the room. If there is
no response, knock and announce, ‘Room Service, please’ again. Do not go in until the guest
opens the door or you have been asked to enter.
‘Good morning, Mr. Lewis, here is your breakfast (or whatever, as appropriate) may I come in?
5. Consulting to placed the tray and placed safely and conveniently ‘Excuse, me. Mr. Lewis
where would you like me to put your tray?’ And set-up it if necessary and position the furniture
where required.
‘Excuse, me. Mr. Lewis your order is one orange juice, one danish and one coffee with milk.
Everything is alright?’
‘Thank you very much, and enjoy your breakfast’. And please call us for clear your tray or you
are able to put outside.
Menyajikan Tagihan Room Service dan Menerima Pembayaran
Ketika pada saatnya anda menyerahkan bill kepada tamu ada hal penting yang harus diperhatikan
yaitu bahwa bill yang anda serahkan itu memang benar sesuai dengan order tamu baik jumlah
maupun jenis makanan dan minuman.
Metode Pembayaran
a. Cash
b. Room charge/ guest check
c. Others
v Cash payment
The transaction will be done after the waiter/waitress presents the food in the guest’s room.
Pembayaran dengan tunai di room service akan banyak mengundang resiko, sedapat mungkin
agar diindarkan saja. Dan juga tidak efisien, kita akan bolak balik untuk membawakan uang
kembalian tamu. Jika menerima pembayaran tunai di room service hendaknya dengan uang pas
dan uang tersebut diserahkan ke kasir dan tamu diberikan original slip bill.
v Guest check
Yang dimaksud dengan guest check yaitu pembayaran dilakukan oleh tamu dengan menanda
tangani bill, menuliskan nama jelas dan nomor kamar pada lembar bill. Lembar bill tersebut akan
disimpan di kasir dan dikumpulkan di front office kasir.
v Other
Selain menggunakan uang tunai pembayaran biasanya juga berupa:
1. Travelers cheques
a. Bila tamu menggunakan traveler cheque ada beberapa hal yang harus diperhatikan seperti;
cheque harus ditanda tangani dua kali di depan anda dan dilengkapi dengan nomor passport tamu
bersangkutan dan tuliskan tanggal transaksi
b. Bandingkan kedua tanda tangan tersebut dan keduanya harus sama. Terimalah traveler
cheque tersebut sebagai pembayaran dengan menggunakan ketentuan rate dari perusahan
c. Dan jika ada uang kembaliannya, kembalikan kepada tamu beserta copy of bill/ receipt.
. Personal cheque
Bilamana anda menerima pembayaran berupa cheque ada baiknya memperhatikan:
a. Membandingkan nama bank yang mengeluarkan harus sesuai dengan nama bank yang tertera
pada cheque
c. Perhatikan pula masa berlaku, tidak dalam black list, dan tanda tangan tidak berubah
d. Terimalah hanya satu lembar cheque untuk suatu transaksi dan total transaksi tidak melebihi
batas garansi dari bank yang mengeluarkan
e. Pastikan tamu menanda tangani didepan anda dan bandingkan tanda tangan tersebut dengan
cheque card
Credit card
b. Periksa credit card seperti: Card is not expired, card is not in the warning list of lost/ stolen
card, the word ‘ cancelled’ or ‘void’ is not visible on signature strip.
e. Telepon credit card company jika menemukan keganjilan pada credit card.
g. Bandingkan tanda tangan dengan yang ada pada kartu, dan harus sama
h. Return customer copy of form, together with credit card and copy bill or receipt to the
customer
Bila tamu telah selesai menikmati hidangan dikamar, mereka akan selalu meletakan tray dan
trolley di depan pintu diluar kamar. Hal yang sangat penting bagi room service staff untuk selalu
mengambil tray tersebut agar suasana hotel tetap bersih terutama di koridor yang mana tempat
berlalu-lalangnya para tamu.
Orang yang paling bertanggung jawab untuk mengontrol kebersihan area hotel khususnya untuk
mengambil tray adalah order taker dengan menyuruh petugas room service untuk mengambil
tray yang ditempatkan diluar kamar oleh tamu.
Untuk kelancaran pelaksanaan clear up room service area, order taker akan menggunakan lembar
kerja berupa checklist sbb:
DELIVERY CLEAR UP
DATE ROOM NO REMARK
TIME BY TIME BY
3/02/ ‘03 # 2218 06.00 DEWA 06.30 MADE OK
Lantai atau koridor hotel harus segera dibersihkan, tetapi pada saat melakukan clear up petugas
room service harus memperhatikan tentang keamanan pengaturan penempatan peralatan yang
akan dipindahkan.
Setelah mendapatkan beberapa tray dan trolley dengan berkeliling di setiap lantai maka
selanjutnya kembali ke room service. Tray dan trolley dibuka clothnya untuk dibersihkan bagian
atas, samping dan bagian bawah. Linen yang kotor dikumpulkan, cutlery dan barang lainya di
cuci di diswashing area selanjutnya dipolish dan disimpan kembali pada tempatnya.