Nama :Mike Yulianti

NIM :19135218

Tugas Tata Graha Trolley Room Attendant

1. Pengertian dan Fungsi Room Attendant Trolley.

Trolley adalah kereta yang digunakan oleh seseorang room attendant untuk membawa
perlengkapan membersihkan, merapikan, merat dan melengkapi kamar tamu sesuai dengan kebutuhan.
Room attendant trolley adalah peralatan yang berbentuk kereta dorong yang digunakan oleh room
attendant untuk menampung perlengkapan seperti : linen, cleaning equipment, cleaning supplies, guest
supplies dan perlengkapan tambahan yang digunakan untuk menyiapkan kamar tamu sesuai kebutuhan
agar proses penyiapan kamar lebih efektif dan effisien. Fungsi bagian-bagian trolley :

a. Linen humper untuk menampung sheet yang yang telah terpakai

b. Carry cady digunakan sebagai tempat meletakkan cleaning equipment and cleaning supplies

c. Garbage humper sebagai tempat untuk membuang sampah

d. Gadget stationaries untuk menampung guest supplies, room supplies and other supplies.

Fungsi Room Attendant Trolley

1. Mempermudah room attendant untuk mengangkut perlekapan yang digunakan untuk menyipakan
kamar tamu.

2. Efisiensi waktu pekerjaan menyiapkan kamar.

3. Perlengkapan tertata rapi dan tetap dalam kondisi bersih dan baik.

2. Komponen Room Attendant Trolley

Dalam melaksanakan tugasnya room attendant harus mengetahui komponen - komponen room
attendant trolley seperti :

1. Rak yang digunakan untuk menampung guest supplies.

2. Kantong yang digunakan untuk menampung sampah.

3. Kantong yang digunakan untuk menampung linen kotor ( Dirty Linen/Soil ).

4. Rack yang digunakan untuk menampung linen bersih ( Cleaning Linen ).

5. Roda Trolley.
3. Perlengkapan yang di tata pada room attendant trolley

a. Room Linen

 Bed Sheet

 Pillow Case

 Bath Towel

 Hand Towel

 Bath Mat

 Face Towel
b. Cleaning Supplies

 Glass Cleaner

 Floor Cleaner

 Wood Polisher

 Multi Popuse Cleaner

 Toilet Bowl Cleaner

 Air Freshener

 Insect Sprayer

c. Cleaning Equipment

 Floor Broom
 Carry Caddy

 Hand Brush

 Soft Cloth

 Cotton Cloth

 Chamois Cloth

 Sanitary Cloth

 Glass Cloth

 Floor Cloth

 Toilet Bolw Brush

 Hand Glove

 Paint Brush

 Dust Pan

 Mop Set

 Cleaning Knife

 Bottle Sprayer

 Sponge

 Glass Wipper

 Bucket

d. Guest Supplies
 Bath Soap

 Hand Soap

 Conditioner

 Shampoo

 Bath Foam

 Sewing Kit

 Dental Kit

 Shaving Kit

 Emery Board

 Toilet Paper

 Cotton Bud

 Facial Tissue

 Mineral Water

 Shower Cup

 Disposal Bag

 Glass Bag

 Tea

 Sugar

 Coffee

 Creamer

e. Guest stationaries

 Guest Comment

 Envelope

 Letter Head

 Post Card

 Door Knob Menu

 Hotel Map

 Folder
 Stamp

 Stiker

 Pencil

f.Folmulir kerja

 Roomboy/maid Control Sheet.

Room attendant control sheet adalah formulir yang digunakan oleh room attendant saat
membersiakn kamar, untuk mencatat pemaiaian linen,guest supplies dan perlengkapan kamar lainnya.
formulir Room Attendant Control Sheet dibuat atau disusun dalam lajur-lajur sesuai dengan keperluan
dan keterangan sebagai berikut:

a. Floor section (seksi dan floor tempat room attendant tersebut bekerja).

b. Time (di isi dengan jam kerja room attendant).

c. Date (di isi oleh room attendant berupa tanggal, bulan, dan tahun bekerja).

d. No of person (jumlah tamu yang ada di setiap kamar).

e. Receive (penerimaan jumlah linen bersih dari linen room).

f. Nama-nama jenis linen dan guest supplies lainnya.

g. Room no (nomor-nomor kamar yang menjadi tanggung jawab room attendant pada setiap seksi).

h. Room status (ditulis oleh room attendant sesuai dengan hasil pemeiriksaan saat itu).

i. Total used (jumlah pemakaian linen dan guest supplies).

j. Return (sisa linen bersih yang dikembalikan oleh room attendant ke linen room).

k. Time in (jam saat Room Attendant memasuki kamar untuk membersihkan kamar).

l. Time out (jam saat Room Attendant keluar/selesai membersihkan kamar).

m. Remark (kolom untuk mencatat yang perlu dilaporkan yang tidak terkaper pada kolom-kolom lain).

n. Checked by (dicek atau diperiksa oleh floor supervisor).

 o. Signature (tanda tangan Room Attendant).

 Room Report

Room report adalah formulir untuk mencatat dan melaporkan status atau keadadan
kamar.Laporan ini disampaikan oleh floor supervisior/floor coordinator/floor captain kepada tata graha.
Pengisian dilaksanakan oleh floor supervisor berdasarkan laporan dari room attendant yang
melaksanakan pengecekan kamar.pengisian dimulai dari hal berikut :

a. Floor (menunjukan tingkat / lokasi kamar).

b. Date (tanggal pembuatan laporan).

c. Time (jam pada saat laporan dibuat).

d. Room (kolom untuk mencatat nomor kamar yang ada).

e. Code (kode status kamar).

f. Person (jumlah tamu yang menginap).

g. Checked by (tempat tanda tangan floor captainyang mengisi laporan).

Pencatatan room report dilaksanakan dua kali sehari,yaitu pada pukul 09.00 dan pukul 15.00.pagi
sebelum membersikan kamar, room attendant memeriksa terlebih dahulu keadaan kamar-kamar yang
menjadi tanggung jawabnya. Selanjutnya status kamar dilaporkan kepada floor captain/ floor
supervisior.Sore hari pada pukul 15.00 dibuat lagi room report berdasarkan laporan room
attendantmengenai keadaan kamar-kamar. Biasanya terjadi perubahan karena adanya tamu yang check-
out atau check-in dan yang selesai dibersihkan.

Laporan room report dikirim ke kantor tata graha dan data dicatat pada housekeeping report yang
meliputi laporan dari floor dan laporan dari cottage atau bungalow. Laporan room report dikirim
kekantor depan untuk dicocokan dengan status kamar pada room rack. Bila terdapat perbedaan laporan
status kamar maka oleh kantor depan dibuat discrepancy report.

 Housekeeping Report

Housekeeping report adalah laporan status kamar yang dibuat oleh Asistent Executive
Housekeeper (AEHK) di kantor tata garha sebagai arsip kantor tata graha. Keuntungan dari housekeeping
report adalah

a. Dibuat berdasarkan laporan room report yang dibuat oleh floor captain atau floor supervisor.

b. Dibuat untuk pencocokan status kamar pad housekeeping room rack.

 Lost and found report

Lost and found report adalah laporan yang dibuat oleh floor suppervisor yang diberikan kepada
kantor tata graha mengenai penemuan barang milik tamu. Pengisian maupun pencatatan ini meliputi:

a. Jenis barang temuan.

b. Tanggal penemuan barang.

c. Tempat penemuan barang atau nomor kamar (bila ditemukan di kamar).

 d. Nama penemu barang.

e. Jumlah barang temuan.

Setelah formulir diisi lengkap, bersama barang diserahkan kepada kantor tata graha untuk dicacat dalam
lost and found book dan disimpan di lemari L & F.

 Lost and Damages Report

Lost and Damages Report adalah formulir untuk mencacat dan melaporkan barang atau
perlengkapan kamar yang hilang, dibawa tamu maupun rusak. Laporan ini dibuat oleh floor supervisor
dilaporkan kepada Exec Housekeeping dikantor tata graha.

 Repair and Maintenant report

Repair and Maintenant report adalah laporan yang dibuat kantor tata graha guna memberitahukan
permintaan perbaikan kepada engineering department karena ada peralatan yang rusak. Pengisian laporan
ini meliputi :

a. Department yang memerlukannya.

b. Tanggal laporan.

c. Tempat atau lokasi.

d. Macam barang atau peralatan yang rusak.

 Work Order.

g. Extra

 Honney Moon Set up

 Flower Decoration

 Fruit Plater
 Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan dan penyusunan pada barang-barang trolley
adalah sebagai berikut:

a. Di corridor, trolley sebaiknya di parkir rapat pada dinding atau didepan pintu kamar yang sedang
dikerjakan. Jangan sekali-kali trolley menghalangi corridor atau menutupi pintu kamar.

b. Setelah selesai digunakan, trolley harus dikembalikan ke floor station.Sebelum meninggalkan tempat
tugas, trolley harus dibersihkan terlebih dahulu.

c. Di dalam trolley, alat-alat serta perlengkapan kamar harus disusun dengan rapi dan rasional, yang
berarti bahwa setiap barang yang diperlukan harus dapat dengan mudah dalam pengambilan dan
didapat, terutama untuk barang-barang yang sering digunakan.

d. Usahakan barang-barang di trolley diatur dengan baik. Jangan sampai bahan dan alat pembersih
tercampur dengan perlengkapan kamar yang masih bersih.

e. Penyimpanan guest supplies di floor section sebaiknya didalam drawer yang terkunci untuk
menghindari pemborosan.

4. Persiapan Diri dan Persiapan Kerja Room Attendant

1. Menyiapkan diri (Preparing your self) :

Kriteria yang harus dimiliki seorang Room Attendant (Room boy/Room Maid) :

a. Memiliki kebiasaan rapi dan bersih dalam penampilan serta sopan ditempat tugas dengan kriteria
sebagai berikut :

 Pakaian seragam lengkap, bersih dan rapi.

 Rambut disisir rapi. Bagi pria berambut pendek, tidak berkumis dan berjenggot. Bagi wanita
berambut panjang menggunakan ikat rambut dan harnet.

 Kuku selalu bersih dan pendek

 Telinga bertindik tidak lebih dari satu bagi wanita, dan pria tidak bertindik.

 Aroma Parfum yang dipilih lembut.

 Perhiasan yang digunakan tidak berlebihan.

 Tidak menggunakan make-up yang berlebihan.

 Sepatu berwarna hitam dan bersih. Kaos kaki tidak beraroma tidak sedap.

b. Perawatan diri

 Mandi teratur setiap hari

 Memelihara kesehatan tubuh tetap bugar

 Tidak berbau badan

 Membersihkan gigi dan tidak berbau mulut

c. Dapat memecahkan masalah

d. Percaya diri

e. Diplomasi

f. Ketenangan

g. Kemampuan dalam mengingat nama dan wajah tamu

h. Menerapkan tata cara dan etika yang baik dan tepat

i. Kesegaran jasmani

j. Disiplin dalam melaksanakan kerja

2. Persiapan Kerja

a. Sebelum menyiapkan trolley cart maka seorang Room Attendant (Roomboy/Room Maid) harus
menyiapkan terlebih dahulu alat-alat tulis seperti pensil, pena, buku/kertas catatan, kunci kamar yang
akan dibersihkan, serta formulir-formulir. Jenis kunci kamar ada yang manual dan ada pula hotel
menerapkan jenis kunci kamar yang menggunakan sistem program yang berbentuk kartu.

Jenis kunci kamar adalah sebagai berikut :

 Guest Room Key : Kunci yang hanya dapat digunakan untuk membuka sebuah kamar tamu yang
tidak di double lock atau dikunci ganda. Kunci ini diberikan kepada tamu pada saat tamu check in
dan sudah mendaftar di Reception.
 Pass Key : Kunci yang dibawah oleh Room Attendant (Room boy/Room maid) selama
bertugas membersihkan kamar tamu. Kunci ini fungsinya sama dengan guest room key.
 Emergency Key : Kunci darurat yang dapat membuka seluruh kamar tamu, meskipun kamar
tersebut dalam keadaan double locked. Kunci ini dipegang oleh Housekeeper atau Executive
Housekeeper atau Duty manager.
 Floor Key : Kunci yang dapat membuka seluruh kamar tamu pada satu lantai (floor). Kunci
ini dibawa oleh Floor/Room Supervisor pada saat mengecek seluruh kamar tamu pada satu lantai
yang telah dibersihkan oleh Room attendant.
 Master Key : Sebuah kunci kamar yang dapat membuka seluruh kamar tamu yang ada pada
satu gedung atau dalam satu bangunan. Kunci ini dipegang oleh Housekeeper atau Executive
Housekeeper.
 Grand Master key : Sebuah kunci kamar yang dapat membuka seluruh kamar yang ada pada
gedung atau seluruh bangunan hotel. Kunci ini dipegang oleh General Manager.

b. Menyiapkan trolley cart dengan memeriksa seluruh komponen yang ada pada trolley cart apakah
sudah lengkap atau belum .

c. Menyiapkan alat-alat pembersih,pakaian pelindung dan bahan-bahan pembersih yang akan digunakan
untuk membersihkan kamar tamu.

d.Setelah trolley cart diperiksa serta alat pembersih dan bahan pembersih dipersiapkan, maka langkah
selanjutnya menyiapkan Linen Supplies, Guest supplies/Room amenities, dan perlengkapan mini bar
yang tertera pada Room boy/Room maid control sheet yang telah dicatat sebelumnya, serta disesuaikan
dengan kebutuhan kamar tamu yang akan dibersihkan dengan memperhatikan Room Report serta
fasilitas kamar.

e.Tata seluruh alat pembersih, bahan pembersih, Linen, Guest supplies/Amenities, Mini Bar dan
perlengkapan lainnya pada trolley dengan jumlah yang disesuaikan dengan Status Kamar dan Standar
yang telah ditentukan.

f.Set Up Room boy/Room maid Trolley Cart (Room Attendant Trolley Cart)

- Lay out pengaturan perlengkapan pada trolley cart

- Menyiapkan guest supplies/amenities, stationary pada gadget, stationary rack

- Menyiapkan perlengkapan pada trolley cart

- Menyiapkan chemical dan cleaning equipment pada bucket

5. Macam-macam Status Kamar :

CI : Kamar yang tamunya baru saja masuk/menempati kamar tersebut

O : Occupied : Kamar yang sedang dihuni/ditempati tamu terdiri dari :

SO : Sleep Out : Tamu yang menempati kamar tetapi tidak menginap di hotel tersebut.

DND : Don’t Disturb : Tamu yang menempati kamar dan memasang tanda DND (harap jangan
diganggu).

DL : Double Lock : Tamu yang menempati kamar dan mengunci pintu kamar dua kali.

HU/RE : House Use/Resident Employee : Kamar hotel yang digunakan oleh owner (pemilik) atau
digunakan oleh pihak management.

EB : Extra Bed : kamar yang dihuni oleh tiga orang tamu dengan menambah extra bed.

CO : Check Out : Kamar yang tamunya sudah meninggalkan kamar/hotel dan sudah membayar rekening.

OO : Out of Order : Kamar yang fasilitasnya dalam keadaan rusak.

V : Vacant : Kamar dalam keadaan kosong yang terdiri dari :

VD : Vacant Dirty : Kamar kosong dalam keadaan kotor.

VC : Vacant Clean : Kamar kosong dalam keadaan bersih tetapi belum diperiksa oleh Supervisor.

VCI : Vacant Clean Inspection : Kamar yang siap untuk dijual (telah diperiksa oleh supervisor).