SERVICE)
- Bagian dari food and beverage service yang mengelola penjualan makanan dan minuman yang
diantar langsung ke kamar tamu yang menginap di hotel.
(Endar Sugiarto & Sri Sulartiningrum ,1998)
- Salah satu bagian dari food and beverage department yang bertugas melayani para tamu yang
menghendaki makan dan minum di dalam kamarnya.
(Marsum WA, 1993 : 343)
2. Fungsi
a. Memberikan pelayanan makanan dan minuman bagi tamu hotel
b. Meningkatkan laba atau keuntungan
c. Menjaga reputasi atau nama baik hotel
Room Service di Hotel
Pada umumnya tamu yang memesan hidangan melalui room service terdapat beberapa
kemungkinan antara lain:
- Malas (honeymoon, malas bertemu banyak orang, dll)
- Sakit
- Tidak mempunyai waktu banyak
- Privasi
3. Karakteristik
1. Waktu Operasional
Room service beroperasi selama 24 jam dengan tiga shift kerja, untuk melayani tamu yang
memerlukan Breakfast, Lunch, Dinner dan Supper.
2. Pelayanan
Makanan dan minuman dapat dipesan melalui telepon atau door knob menu (khusus untuk
breakfast) dan seluruh pesanan diantar langsung oleh staf room service ke kamar tamu, lobby
ataupun tempat lain didalam hotel selain di restoran dan bar
3. Hidangan
Hidangan yang disediakan lebih lengkap, harga makanan dan minuman yang ditawarkan di room
service lebih tinggi dibandingkan outlet lainnya. Hal ini disebabkan karena memerlukan
peralatan - peralatan khusus serta pengantaran hidangan kekamar tamu / tempat lain yang
diinginkan tamu.
Struktur organisasi room service berbeda dengan restoran. Di room service di butuhkan staf
order taker yang bertugas menerima dan mencatat pesanan tamu melalui telepon.
5. Pengawasan Supervisi
Sistim pengawasan dalam pelayanan lebih sulit, sehingga diperlukan dokumen/ report dan sistim
komunikasi yang dafat berfungsi untuk mengawasi pelayanan.
Lokasi atau tata letak room service harus strategis, artinya dekat dengan dapur utama (main
kitchen), area tempat pelayanan (service area), area tempat cuci piring (steward area), kasir serta
elevator atau jalan menuju kamar tamu.
Room service harus diatur dan di tata dengan baik agar opersinya dapat efesien. Untuk itu
room service area harus memiliki :
- Ruang tersendiri dengan udara segar, nyaman, ventilasi cukup atau kalau perlu pakai AC.
- Beberapa buah telepon diatas meja yang siap berdering sewaktu menerima pesanan dari tamu
- Rak-rak atau laci-laci tempat menyimpan peralatan seperti cutleries, serbet, supplies dan lain
lain
- Guest slip rack yaitu rak khusus untuk menempatkan guest slip/ data tamu dan working table
untuk menempatkan tray sewaktu menata pesanan.
Jika tamu memesan hidangan melalui telepon, pemesanan tersebut langsung diterima
oleh petugas room service (order taker). Order taker akan menulis pesanan tersebut dalam buku
pesanan / slip order sebanyak tiga rangkap dan selanjutnya masing – masing slip order
diserahkan ke bagian :
- Lembar ke satu dikirim ke dapur (kitchen) atau bar
- Lembar ke dua dikirim ke kasir untuk dibuatkan rekening / bill
- Lembar ketiga diberikan kepada pramusaji untuk menata pesanan.
Hal tersebut masih menggunakan sistim manual. Apabila menggunakan system computer
atau micros machine maka order taker langsung memasukkan data sesuai pesanan dan langsung
merupakan guest bill, lembaran lain sudah langsung diterima dibagian dapur atau bar tanpa
melalui pramusaji.
Cara menerima telepon di room service
a. Answer Promptly
Usahakan mengangkat gagang telepon dengan benar sebelum dering ke dua dan jangan berdering
lebih dari tiga kali
b. How to answer
Pertama mengangkat telepon ucapkan dan jati diri dan salam selamat pagi/siang/malam dan
sebutkan nama order taker seperti : Room service, good morning, Ani speaking, may I help you,
sir/madam ?
Pusatkan perhatian pada pembicaraan tamu agar tidak terjadi kesalahan. Tamu tidak mau tahu
apakah kita sedang sibuk atau tidak, telpon mereka sangat penting. Jangan menjawab telepon
sambil berbicara dengan teman sewaktu melaksanakan tugas.
d. Speak distinctly
Berbicara dengan jelas, jangan sambil mengunyah sesuatu dalam mulut seperti permen karet,
menggigit pensil, dan lain-lain.
e. Speak pleasantly
Berbicara dengan nada yang menyenangkan, jangan sampai ada nada kesal atau berteriak, Hal ini
akan merasa tamu tidak senang.
f. Call every guest by name
Usahakan memanggil nama tamu bila sudah mengenalnya atau lihat nama tamu pada guest slip
sesuai dengan nomor kamar yang muncul di monitor telepon. Hal ini sangat penting sebagai
penghargaan kepada tamu yang menginap di hotel.
g. Be helpful
Order taker harus selalu siap membantu bila ada tamu yang menginginkan penjelasan, beri saran
kepada tamu yang sulit dalam memilih hidangan.
Ulangi sekali lagi permintaan / pesanan tamu termasuk nomor kamar dan waktu pengantaran
pesanan agar tidak terjadi kesalahan.
Segera telepon tamu yang memesan bila terjadi kesalahan atau keterlambatan dalam pengiriman
makanan dan minuman yang dipesan.
Setelah tamu selesai menelpon dengan pesanannya, segera ucapkan terima kasih dengan rasa
senang hati dan siap membantu bila ada keperluan lainnya. Letakkan gagang telepon setelah
tamu meletakkn gagang teleponnya terlebih dahulu. Hal tersebut untuk menghindari apabila
tamu akan memesan hidangan lainnya masih dapat diterima oleh order taker, tanpa harus
mengulang nomor room service.
c.
Bawa dan gunakan format pencatatan peralatan yang digunakan baik untuk pengiriman dan
pengambilan
d.
f.
Angkat semua peralatan kotor dan susun di atas nampan/trolley antara lain: sisa-sisa makanan,
peralatan makan, piring dangelas, serbet makan, dll
g.
Periksa dan cocokan dengan
pesanan
Jumlah peralatan yang ada harus sesuai dengan jumlah pada saat pengiriman
h.
Pengawasan terhadap peralatan yang digunakan di room service harus dilakukan dengan
baik dan ketat untuk mencegah terjadinya banyak kehilangan terhadap penggunaan peralatan. Di
room service diterapkan pennggunaan format isian yang diletakkan di atas baki atau rolling table
yang dikirim ke kamar-kamar. Ketika room service waiter kembali membawa peralatan dan
perlengkapan yang telah di pakai di kamar tamu, mereka harus dengan segera memeriksa ulang
dan menyesuaikan peralatan sesuai dengan catatan yang ada pada format pada saat pengiriman.
Bila terjadi kekurangan atau kehilangan harus segera melaporkan kepada supervisor yang
bertugas.
SLIP ORDER
Date Waiter Room Person Check
No No No
Qty Items
2. Menu
a. Door Knob Menu
Door knob menu merupakan menu breakfast yang didesain khusus, etelah diisi oleh tamu dapat
digantungkan dipintu luar kamar tamu. Meni ini disediakan dikamar tamu oleh room boy dan
dapat diisi oleh tamu pada malam hari untuk breakfast besok pagi. Pada door knob menu
berisikan data-data sebagai berikut :
- Jenis hidangan yang disediakan
- Banyaknya hidangan yang dipesan
- Tanggal pemesanan
- Waktu pengantaran pesanan
- Nomor kamar
- Tanda tangan tamu
3. Guest Slip
Berupa slip atau lembaran yang berisikan data tamu yang menginap di hotel. Data tamu tersebut
diperoleh dari front office setiap harinya dan dibuatkan berupa slip. Guet slip ini ditempatkan
dalam sebuah rak yang disebut guest slip rack. Contoh guest slip sebagai berikut:
27/8 $.80
Los Angles 21
ID.802348 Ai/w
Supervisor Incharge
(________________)
Waiter
(____________________)
7. Requizition Book
Merupakan buku permintaan barang atau bahan habis pakai ke gudang.Buku pesanan ini
dapat berupa :
1. FOOD (untuk meminta jenis bahan-bahan makanan)
2. BEVERAGE (untuk meminta jenis-jenis minuman
3. MATERIAL & SUPPLIES (untuk meminta peralatan / perlengkapan)
Formulir ini setelah diisi dibuat rangkap 3 yang nantinya didistribusikan kepada: Asli
untuk petugas gudang, copy pertama untuk cost control dan lcopy kedua untuk outlet yang
meminta barang. Contoh requizition book seperti :
DAFTAR PUSTAKA
Marsum WA, 1993. Restoran dan Segala Permasalahannya, Edisi ke 4, Andi Yogyakarta
Sugiarto, Endar dan Sri Sulartiningrum, 2003. Pengantar Akomodasi dan Restoran, PT Gramedia
Pustaka