6.

6 TRANSAKSI KREDIT

Pembayaran tunai merupakan transaksi kredit pada rekening tamu. Pembayaran tunai dapat dilakukan
oleh tamu bila tamu membayar tunai seluruh rekeningnya (paid ia Al) pada saat check-out, atau dapat
membayar tunai sebagian dari rekeningnya karena masih tinggal di hotel dan sisanya akan dilunasi pada
saat check-out. Pembayaran tunai untuk pemesanan kamar dilakukan agar kamar yang dipesan sudah
pasti didapat oleh tamu pada saat c2ecA-in. Jenis pembayaran tunai yang dilakukan untuk pemesanan
kamar dalam bahasa Inggris lazim disebut Advance Reservation Deposit (ARD).

Melanjutkan contoh di atas, pada 4 Mei 2006 Tuan Yakin H membayar tunai sebagian (biasa disebut
istilah teknis prepayment) rekening kamar sebesar Rp100.000. Transaksi ini mengurangi beban tagihan
kepada Tuan Yakin H sehingga dicatat di sisi kredit. Dengan transaksi pembayaran tunai ini, saldo
rekening kamar Tuan Yakin H pada 4 Mei 2006 menjadi sebesar Rp164.000. Jumlah ini merupakan beban
yang harus diselesaikan oleh Tuan Yakin H kepada Hotel Gandapura. Dengan kata lain, piutang/tagihan
hotel kepada Tuan Yakin H pada tanggal 4 Mei 2006 sebesar Rp164.000

Bila ternyata pada saat Tuan Yakin H check-out manajemen hotel memberikan discount pada harga kamar
sebesar Rp20.000 per malam maka discount ini harus dicatat agar mengurangi beban kamar Tuan Yakin
H. Perlu diingat bahwa discount hanya dicatat pada rekening tamu bila telah mendapatkan persetujuan
tertulis dari pejabat hotel yang berwenang untuk itu (misalnya Front Office Manager, General Manager,
dan pejabat yang berwenang lainnya). Pada rekening tamu, discount dicatat dengan penyesuaian
(adjustment) yang merupakan transaksi kredit pada akuntansi rekening tamu.

Perhatikan rekening 210 dari Tuan Yakin H setelah transaksi prepayment dan adjustment karena
pemberian diskon harga kamar pada 4 Mei 2006.

Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo

3/5/06 Room Service
3/5/06 Kamar
4/5/06 Pembayaran tunai
4/5/06 Kamar
4/5/06 Penyesuaian harga kamar
6.7 HAL-HAL KHUSUS YANG MUNGKIN TERJADI

1. TAMU MENINGGALKAN HOTEL TANPA MENYELESAIKAN REKENING

Ada kalanya tamu meninggalkan hotel tanpa alasan dan tanpa membayar rekeningnya. Dalam bahasa
teknis tamu yang meninggalkan hotel tanpa membayar rekeningnya disebut skipper. Bila kondisi ini
dibiarkan berlanjut maka beban yang ditagih kepada tamu yang bersangkutan akan membesar, sedangkan
di sisi lain peluang untuk mendapatkan penjualan dari kamar tersebut tertutup. Untuk menghindari hal ini,
sebaiknya petugas hotel yang berhubungan dengan kondisi tersebut (tata graha, resepsionis, kasir kantor
depan dan petugas hotel lainnya) mengamati setiap hari pergerakan transaksi tamu hotel. Dengan
pengamatan oleh setiap petugas hotel, peluang kerugian hotel akibat skipper bisa ditekan. Bila terjadi
skipper maka penanganan rekening tamu tersebut dapat dilaksanakan seperti di bawah ini.

a. Koordinasikan dengan pejabat tata graha (house keeping) yang berkompeten mengenai status kamar
tamu tersebut.

b. Hubungi pejabat kantor depan (Font office) yang berkompeten untuk memastikan bahwa tamu memang
merupakan seorang skipper.

c. Dapatkan persetujuan dari pejabat hotel yang berkompeten untuk mengeluarkan tamu s&ipper
dimaksud dari kamar yang dihuni.

d. Rekening skipper ini dikeluarkan dari daftar rekening tamu dan dipindahkan ke rekening city ledger
untuk ditindaklanjuti oleh petugas hotel yang berkompeten di bagian akuntansi.

2. SALAH PEMBEBANAN UNTUK JASA-JASA HOTEL

Kekeliruan terjadi karena bersifat manusiawi.. Tamu dari kamar 201 salah menuliskan nomor kamar
ketika makan malam di restoran, yaitu 210. Oleh petugas hotel, beban restoran ini dibebankan ke
rekening kamar 210. Tamu kamar 210 tentu akan menolak beban restoran ini. Untuk mengoreksi
kekeliruan pembebanan ini, petugas hotel (kasir kantor depan) dapat melakukan langkah-langkah berikut:

a. Keluarkan beban restoran ini dari kamar 210.

b. Telusuri tanda tangan tamu yang tertera di rekening restoran dengan tanda tangan tamu yang tertera di
kartu registrasi untuk semua tamu yang tinggal di hotel. Tugas ini memang memerlukan waktu, tetapi
sangatlah penting menciptakan kesan baik kepada tamu yang tinggal di hotel.

c. Bila tanda tangan yang tertera di rekening restoran telah sesuai dengan yang tercantum pada kartu
registrasi maka petugas hotel membebankan rekening restoran tersebut pada kamar dimaksud
3. TAMU MEMBERIKAN TIPS PADA SAAT GHECK-OUT

Ada beberapa tamu yang memberikan tips (tips - to improve prompt service) tunai pada saat check-out
dengan uang rupiah. Untuk pemberian tips ini, tamu memerlukan sejumlah uang rupiah dari kasir kantor
depan dan dibebankan ke rekening kamarnya. Untuk situasi ini, kasir kantor depan dapat mengeluarkan
uang tunai (kas) dengan beban paid-out. Jumlah paid-our ini dicantumkan pada formulir paid-out dan
harus ditandatangani oleh tamu yang bersangkutan dan diotorisasi oleh pejabat hotel yang berkompeten
(misalnya font office manager). Uang tunai (paid-outi) ini kemudian diberikan kepada tamu, sedangkan
jumlah paid-out dibebankan pada rekening tamu pada sisi debet.

4. PENANGANAN REKENING TAMU ROMBONGAN

Jumlah tamu dalam satu kelompok dikategorikan sebagai satu rombongan (group) bila jumlahnya
minimal 15 orang. Penanganan rekening tamu rombongan berbeda dengan tamu individual. Perlakuan
berbeda (khusus) dimaksud adalah untuk beban-beban yang terjadi selama rombongan tersebut tinggal di
hotel. Misalnya, beban kamar akan ditanggung oleh lembaga/perusahaan rombongan tersebut. Beban-
beban lain seperti telepon, cucian, makan siang, dan beban lainnya menjadi tanggungan pribadi tamu
rombongan tersebut. Bila hanya beban kamar yang menjadi tanggungan lembaga/perusahaan rombongan
maka harus disiapkan dua jenis rekening tamu pada saat check-in.

a. Satu rekening untuk mencatat beban kamar (dan makan pagi) untuk seluruh anggota rombongan selama
tinggal di hotel. Rekening ini biasa disebut mascer bil, diletakkan pada tempat rekening ketua rombongan.
Pada saat check-out ketua rombongan menandatangani master bil/ ini yang kemudian akan dipindahkan
ke rekening City ledger untuk diproses lebih lanjut. Contoh master bill seperti pada Gambar 6.3.

b. Satu rekening untuk mencatat beban lain selain beban kamar seperti restoran, cucian, telepon, dan
beban lainnya, Jenis rekening ini lazim disebut extra bill. Extra bill ini merupakan beban pribadi anggota
rombongan sehingga harus diselesaikan/dibayar tunai oleh anggota rombongan masing-masing pada saat
check-out, Contoh extra bill seperti pada Gambar 6.4

6.8 LAPORAN PENERIMAAN KAS

Hotel memberikan jasa 24 jam untuk tamunya yang dibagi menjadi tiga waktu tugas (A19). Setiap akhir
waktu tugas, petugas kasir membuat laporan penerimaan kas (Cash Receipt Report). Artinya, petugas
kasir yang bertugas pada shift A, pagi hari, dari pukul 07.00-15.00 akan melaporkan jumlah kas yang
diterima. Laporan penerimaan kas dibuat oleh petugas kasir dengan sumber dokumen berikut:

1. Rekening tamu dan atau kuitansi untuk penerimaan kas

2. Formulir (Voucher) paid-out untuk kas yang dikeluarkan

3. Formulir penukaran uang asing untuk penerimaan uang asing

Informasi yang dicantumkan dalam laporan penerimaan kas seperti di bawah ini.

1. Nomor kamar dan nama tamu

2. Jumlah dan jenis pembayaran yang diterima

3. Jumlah kas yang dikeluarkan (paid-out)

4. Jenis mata uang yang diterima

5. Nama petugas kasir kantor depan

6. Waktu tugas (Shift)

7. Hari/tanggal laporan

Perlu dicatat agar laporan penerimaan kas dari tamu yang check-out dibuat secara kronologis berdasarkan
waktu check-out tamu tersebut.

Jumlah uang kas yang harus disetorkan oleh kasir kantor desan adalah jumlah penerimaan dikurangi
jumlah pengeluaran (paid-ouc) untuk satu waktu tugas pada tanggal tertentu.

GAMBAR 6.5 Contoh isian laporan penerimaan kas

Penjelasan Gambar 6.5. untuk laporan penerimaan kas sebagai berikut:

Penerimaan Kas:

1. Nomor voucher. merupakan bukti pendukung untuk penerimaan tunai seperti kuitansi

dan atau rekening tamu.

2. Nomor kamar merupakan nomor kamar yang melakukan pembayaran tunai, misalnya kamar 201.

3. Nama tamu: merupakan nama tamu yang menghuni kamar 201.

4. Jumlah: merupakan jumlah uang tunai yang diterima oleh kasir atau jumlah uang tunai

yang dibayar oleh tamu.

5. Keterangan: merupakan keterangan yang dapat ditambahkan seperti misalnya ARD untuk Advance
Reservation Deposit, CL untuk pembayaran city ledger. GB untuk pembayaran rekening tamu yang
check-out. CS untuk penjualan tunai jasa-jasa hotel lainnya.
Pengeluaran Kas:

1. Nomor voucher. merupakan bukti pendukung untuk pengeluaran tunai seperti formulir

paid-out.

2. Nomor kamar: merupakan nomor kamar tamu yang tinggal di hotel. Perlu dicatat bahwa hotel hanya
melayani paid-out terutama hanya untuk tamu hotel dan juga manajemen hotel. Dengan kata lain, hotel
tidak memberikan paid-out.

3.. Nama tamu: merupakan nama tamu yang menerima paid-out dari hotel.

4. Jumlah: merupakan jumlah uang kas yang dikeluarkan oleh kasir, yang diterima oleh

tamu hotel.

Laporan Penukaran Uang Asing

Hotel hanya memberikan layanan penukaran uang asing bagi tamu yang tinggal di hotel. Layanan ini
merupakan layanan tambahan bagi tamu hotel.

1. Nomor voucher: merupakan bukti pendukung untuk penukaran uang asing, dalam hal ini nomor urut
formulir penukaran uang asing.

2. Nomor kamar: merupakan nomor kamar yang dihuni oleh tamu hotel.

3. Nama tamu: merupakan nama tamu hotel yang menukarkan uang asing.

4. Jumlah uang asing merupakan jumlah uang asing yang ditukarkan dengan hotel (kasir

kantor depan).

5. Jumlah rupiah: merupakan nilai tukar dalam rupiah. Misalnya, jika pada kolom jumlah uang asing
tercantum USD 100 maka pada kolom ini dicantumkan jumlah Rp900.000. Artinya, nilai tukar pada saat
itu untuk 1 USD « Rp9.000.

Rekapitulasi Penyetoran Uang Asing

Pada bagian ini dicantumkan rekapitulasi penukaran uang asing yang harus disetorkan oleh kasir kantor
depan pada akhir tugasnya. Misalnya, pada saat itu diterima tiga jenis mata uang asing: USD, Yen Jepang,
dan Euro. Pada kolom jenis uang asing misalnya dicantumkan USD, pada kolom Jumlah Uang Asing
dicantumkan 200 USD, dan pada kolom Jumlah rupiah dicantumkan Rp1.800.000. Hal yang sama
dilakukan untuk Yen Jepang dan Euro.

6.9 TRANSAKSI CITY LEDGER

Transaksi city Jedger terjadi untuk transaksi-transaksi berikut:

1. Tamu hotel tidak menyelesaikan rekening kamarnya dengan tunai ketika check-out, melainkan
dibebankan ke perusahaannya dan atau dengan kartu kredit.
2. Tamu restoran menyelesaikan rekening restoran dengan kartu kredit dan atau dibebankan ke
perusahaannya (instansinya).

City ledger merupakan terminologi yang digunakan untuk menyatakan bahwa rekening im tidak aktif di
piutang rekening tamu. City Jedger merupakan rekening piutang hotel yang dapat diklasifikasikan lebih
lanjut di antaranya kartu kredit, perusahaan-perusahaan yang ada kemitraan dengan hotel, dan sebagainya.

6.10 PERLAKUAN REKENING CITY LEDGER UNTUK TAMU HOTEL

1. Pada saat check-out petugas kasir kantor depan hotel harus meneliti semua dokumen yang diperlukan.
Misalnya, jika tamu hendak membebankan rekeningnya ke perusahaan maka harus ada surat jaminan
(guarantee letter) yang telah diotorisasi oleh pejabat hotel yang berwenang (misalnya manajer kredit,
kantor depan, pemasaran dan pejabat lainnya). Bila semua dokumen telah sesuai dengan ketentuan hotel
maka petugas kasir kantor depan menyilakan tamu untuk menandatangani rekening kamarnya.

2. Selanjutnya, petugas kasir kantor depan mengeluarkan rekening ini dari daftar rekening tamu untuk
kemudian dipindahkan ke rekening piutang lain, yaitu ke city ledger.