RINGKASAN MATERI KULIAH SAP 5

JURNAL KHUSUS PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA HOTEL

AKUNTANSI PERHOTELAN
EKA 443 A2 Ruang IA 1.6

OLEH
KELOMPOK 6

1. NI WAYAN PITRIYANI (1607531047) / 15

2. NI NENGAH WITRI ASTITI (1607531049) / 16
3. PUTU AYU PRAMESTI (1607531050) / 17

PROGRAM STUDI AKUNTANSI REGULER

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
TAHUN 2019
1. JURNAL KHUSUS PENJUALAN PADA HOTEL

Dalam setiap periode akuntansi, siklus akuntansi akan diawali dengan pencatatan
transaksi berakhir dengan post-closing trial balance. Proses akuntansi bisa dilakukan secara
manual ataupun menggunakan aplikasi komputer. Beberapa transaksi penting dalam operasi
hotel, yaitu:

1) Penjualan produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian
akuntansi-transaksi harian penjualan produk dan jasa dicatat dalam buku khusus
penjualan, diakhir periode akuntansi baru dibuatkan jurnal khusus penjualan.
2) Penerimaan kas dan pengeluaran kas (cash disbursement), merupakan transaksi dari
penagihan dan penjualan tunai harian dimana hasil penagiahn, penjualan tunai dan
pengeluarankas harian dicatat dalam buku khusus yang disebut dengan buku kas dan
bank.
3) Pembelian produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian
akuntansi, transaksi harian pembelian produk dan jasa dicatat buku khusus pebelian,
diakhir periode akuntansi dibuatkan jurnal khusus pembelian.
4) Payroll, karena dihotel terdiri dari beberapa departemen maka bagian personalia
membuat rekapitulasi daftar gaji, upah dan Pph 21 sesuai dengan departemen dimana
karyawan tersebut bekerja.

Dasar akuntasi untuk usaha hotel menggunakan double-entry bookkeeping, dimana setiap
entry data harus ada yang sama dan yang berlawanan sehingga hasilnya akan sama.

1) Journal entry, mencatat perubahan neto setiap akun yang mempengaruhi saldo debet dan
kredit.
2) General ledger, mencatat pengelompokan secara kolektif dari akun individual.
3) Trial balance, menunjukan daftar saldo akun dalam suatu periode.
4) Financial Statement, menggambarkan posisi keuangan usaha yang biasanya disiapkan
pada akhir periode akuntansi, bisa secara bulanan atau tahunan.

Adapun prosedur yang harus dilakukan saat penjualan kamar, makanan dan minuman dan
outlet lainnya, antara lain :

1
1) Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung
dan laporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office yang
selanjutnya akan dicek oleh night audit.
2) Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti
uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier.
3) General cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan dari masing-masing
outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas dan menyimpan atau menyetorkan uang ke bank.

Contoh Jurnal Penjualan pada Hotel

Piutang Usaha (City Ledger/Guest Ledger) xxxx

Penjualan kamar (rooms revenue) xxxx

Hutang jasa pelayanan (service charge) xxxx

Hutang PHR (Government tax) xxxx

Dokumen yang digunakan pada prosedur penjualan hotel

1) Penjualan Kamar
(1) Guest bill, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu
selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada para tamu. Guest bill
terdiri dari master bill dan extra bill.
(2) Form A, digunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan sebagai
laporan pada pihak kepolisian dan biasa digunakan untuk registration form.
(3) Reservation form, digunakan untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan
tamu.
(4) Voucher Agent, sebagai bukti reservasi dari agent dan digunakan untuk melakukan
tagihan ke pihak agent
(5) Contract rate, perjanjian yang menujukkan kesepakatan kerjasama antara pihak
hotel dengan pihak agent
(6) Room count sheet, untuk mengecek jumlah kamar yang terisi saat itu
(7) Room sales recapitulation, digunakan untuk mencatat penjualan kamar pada hari itu

2
 (8) Remittance of fund, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan
dan menyetorkan hasil penjualan kamar pada hari itu.
2) Penjualan Makanan dan Minuman
(1) Restaurant and bar order yang digunakan untuk mencatat pesanan tamu
(2) Restaurant and bar check/bill, digunakan sebagai faktur penjualan
(3) Restaurant and bar summary of sales, digunakan untuk mencatat penjualan baik
tunai maupun kredit, pada masing-masing shift.
(4) Remittance of fund, sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan
menyetorkan hasil penjualan masing-masing shift.

2. JURNAL KHUSUS PENERIMAAN KAS PADA HOTEL

Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan
kas yang memadai maka akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel,
karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian
suatu hotel.

Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak sedikit, dimana dana
tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang disediakan sebagai fasilitas
tamu setelah menginap, dan dana tersebut baru bisa diperoleh kembali oleh perusahaan setelah
tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah melakukan pembayaran. Hampir
sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan menunda pembayaran sampai mereka
selesai menggunakan fasilitas yang ada kecuali tamu yang datang secara individu biasanya
memberikan pembayaran dimuka sebagai uang muka.

Contoh : The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Denpasar. Hotel ini
menjual kamar jenis super deluxe dengan harga Rp 1.000.000 per malam. Setiap tamu yang
menginap sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp 100.000. Haga tersebut belum
termasuk government tax and service charge sebesar 21%.

Contoh Jurnal Penerimaan Kas

1. Hasil penjualan tunai makanan dan minuman

10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
40101 Room revenue Rp 900.000
41105 Food revenue meal coupon Rp 100.000

3
 20304 Service charge Rp 100.000
20301 Gevernment tax Rp 110.000
2. Hasil penjualan yang diterima front office saat tamu check out
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
10401 AR Guest Ledger Rp 1.210.000
3. Hasil pengumpulan piutang dari travel agent
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
10401 AR City Ledger Rp 1.210.000
4. Penerimaan uang muka
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
20401 Deposit from Guest Rp 1.210.000

Setelah tamu yang memberi uang muka tadi check out, maka dibuat jurnal penyesuaian sebagai
berikut:

20401 Deposit from Guest Rp 1.210.000

40101 Room revenue Rp 900.000

41105 Food revenue meal coupon Rp 100.000

20304 Service Charge Rp 100.000

20301 Goverment tax Rp 110.000

Berikut adalah penjelasan berkaitan dengan kondisi pencatatan yang dijelaskan sebelumnya:

1. Penerimaan Kas Pada Penjualan Kamar.

1) Bagian yang terlibat dalam prosedur Penerimaan Kas ( Penjualan Kamar )
a. Front office cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian front office
yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.
c. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai
dan mengoreksi kembali pekerjaan night auditor.

4
 d. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
penjualan kamar.
2) Dokumen yang digunakan pada prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar)
a. Guest bill
b. Room Sales Recapitulation
c. Remittance of Fund

3) Prosedur Penerimaan Kas hasil penjualan kamar

a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada
front office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa
tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general
cashier
c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing
outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing
outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.
2. Penerimaam Kas pada penjualan makanan dan minuman
1) Bagian organisasi yang terlibat dalam prosedur Penerimaan Kas (makanan dan
minuman)
a. Cashier outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet
b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari
c. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai
makanan dan minuman dan mengoreksi kembali pekerjaan night auditor
d. General cashier mempunya tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
penjualan makanan dan minuman dalam suatu hari
2) Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas dari penjualan makanan
dan minuman
a. Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman
yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu
b. Restaurant and Bar Summary of Sales: mencatat penjualan makanan dan
minuman baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift
5
 c. Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan
menyetorkan hasil penjualan pada hari itu
3) Prosedur Penerimaan Kas hasil penjualan makanan dan minuman
a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada
front office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa
tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general
cashier
c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing
outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing
outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.
3. Penerimaan Kas pada pengumpulan piutang dari Travel Agent
1) Bagian organisasi yang terlibat dalam prosedur Penerimaan Kas (pengumpulan
piutang dari Travel Agent)
a. Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan
serta melakukan penagihan
b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.
c. General Cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan semua hasil
penagihan piutang yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.
2) Dokumen yang digunakan pada prosedur Penerimaan Kas
a. Guest bill
b. Reservation Form
c. Agent Voucher
d. Invoice
e. Cash Receipt
3) Prosedur Penerimaan Kas hasil penjualan pengumpulan piutang dari Travel
Agent
a. Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh
temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, Account Receivable
akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice,
guest bill, agent voucher, dll), dan menyiapkan cash receipt.

6
 b. Account Receivable akan meminta persetujuan dari head department, kemudian
akam member data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan kepada
agen.
c. Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada collector pada general cashier,
yang akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian Collector akan
menginformasikan pada Account Receivable, yang mencatat pada kartu piutang
agen.
4. Penerimaan uang muka
1) Bagian organisasi yang terlibat dalam penerimaan uang muka
a. Reservation menerima reservasi tamu
b. Front office cashier menerima dan melaporkan pembayaran tamu
c. Night audit mendata pemasukan uang muka dalam satu hari
d. Income audit mencocokkan hasil uang muka dan mengoreksi
e. General cashier mendata penerimaan uang muka
2) Dokumen yang digunakan pada prosedur penerimaan uang muka
a. Cash Receipt
b. Reservation Form
3) Prosedur Penerimaan Kas pada penerimaan uang muka
a. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi,
pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan
membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya
pada room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama
dengan hasil penjualan kamar lainnya.
b. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk
memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut
menggunakan fasilitas hotel.
c. Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan
mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashier akan
menginformasikan pada Account Receivable akan adanya pembayara uang muka
tersebut.

7
8
9
 DAFTAR PUSTAKA

Ariyanto, Dodik. MM Ratna Sari & A.A.G.P Widanaputra. 2018. Akuntansi Perhotelan.
Pekalongan: PT. Nasya Expanding Management.

Pramitha, Desy Ari. Akuntansi Hotel SAP 5.

https://www.academia.edu/36362274/Ak_hotel_sap_5_fix_print. Diakses pada 9
maret 2019

10