RINGKASAN MATERI KULIAH

PENERIMAAN KAS HOTEL

Akuntansi Hotel E3
Dosen: Dr. Dra. Gayatri, M.si., Ak., CA

Kelompok 1

1. Ni Luh Tania Noviantini (2007531003/03)

2. Ni Komang Santhi Mulyani (2007531005/04)
3. Ni Kadek Risma Sintya Dewi (2007531055/11)
4. Anak Agung Ngurah Sidhi Mantra Gunadita (2007531280/32)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2023
A. Peran Kas Pada Hotel
Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa
ditunjang dengan kas yang memadai akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas
operasional suatu hotel. Kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang
kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel. Suatu hotel dalam operasionalnya
memerlukan kas atau dana yang tidak sedikit, dimana kas atau dana tersebut akan
digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang disediakan untuk fasilitas
tamu selama menginap.
Kas atau dana tersebut baru bisa diperoleh kembali oleh manajemen hotel
setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah melakukan
pembayaran. Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agent atau biro
perjalanan akan menunda pembayaran sampai mereka selesai menggunakan
fasilitas yang ada, kecuali tamu yang datang secara individu (walk in) biasanya
memberikan pembayaran dimuka sebagai uang muka (deposit). Penerimaan kas
operasi diperoleh dari penerimaan hasil penjualan tunai outlet, hasil penjualan di
Front Office saat tamu check out, dan hasil pengumpulan piutang dari agent
perjalanan (biro perjalanan).

B. Bagian Terkait Prosedur Kas Hotel

Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penerimaan kas pada sebuah hotel
adalah sebagai berikut:
1. Penjualan kamar
a. Front Office Cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian
front office, yang bertugas menerima dan melaporkan setiap
pembayaran tamu.
b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian
pemasukan data penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-
masing outlet
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil
penjualan tunai hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night
auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua
penerimaan penjualan kamar.
2. Penjualan Makanan dan Minuman
 a. Cashier outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-
masing outlet (outlet restaurant).
b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian
pemasukan data penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu
hari.
c. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil
penjualan tunai makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali
pekerjaan night auditor.
d. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua
penerimaan penjualan makanan dan minuman dalam satu hari.
3. Pengumpulan Piutang dari Travel Agent
a. Account receivable bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan
penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agent.
b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke tranvel agent.
c. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua
penerimaan hasil penagihan yang dilakukan oleh collector dalam satu
hari.
4. Penerimaan Uang Muka
a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang dating langsung atau
melalui travel agent.
b. Front office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap
pembayaran tamu.
c. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian
pemasukan data uang muka dalam satu hari.
d. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil
penerimaan uang muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan
night auditor.
e. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua
penerimaan uang muka dari tamu dalam satu hari.

C. Dokumen Yang Digunakan Prosedur Penerimaan Kas Hotel

Setiap ada transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke
formulir transaksi. Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk
membuat suatu bukti transasksi yang kemudian bisa digunakan sebagai bukti
audit (audit trail) dari pihak yang independen. Adapun dokumen yang digunakan
adalah sebagai berikut:
Penerimaan Kas Hotel
1. Penjualan Kamar
a. Guest Bill
Guest bill adalah catatan transaksi tamu/transaksi debet rekening tamu
selama tamu menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu,
yang terdiri dari:
- Master bill, umtuk mencatat transaksi penjualan kamar.
- Extra bill, untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar,
yang berisi: F&B Charge, Laundry, Outside call, etc
b. Room Sales Recapitulation
Room Sales Recapitulation, digunakan untuk mencatat penjualan kamar
pada hari itu.
c. Remittance of Fund
Remittance of Fund, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk
melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu.
2. Penjualan Makanan dan Minuman
a. Restoran and Bar Bill
Restaurant and Bar bill digunakan untuk mencatat transaksi penjualan
makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan
kepada tamu.
b. Restoran and Bar Summary of Sales
Restaurant and Bar Summary of Sales digunakan untuk mencatat
penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-
masing shift.
c. Remittance of Fund
Remittance of Fund merupakan dokumen yang digunakan untuk
melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu.
3. Pengumpulan Piutang dari Agen
a. Guest bill
Guest bill digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan
oleh tamu selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada
tamu.
b. Reservation form
 Reservation form digunakan untuk mencatat reservasi tamu sebelum
kedatangan tamu
c. Agent voucher
Agent voucher Guarantee Latter dari perusahaan (City Ledger) atau travel
agent.
d. Invoice
Invoice surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada
pelanggan sesuai kesepakatan di sales.
e. Cash receipt
Bukti pembayaran atau penerimaan kas yang menyertai guest bill yang
berisikan nama dan alamat tamu, rincian pembayaran, serta kode kasir
4. Penerimaan Uang Muka
a. Cash receipt
Cash Receipt merupakan bukti pembayaran yang menyertai guest bill yang
berisikan nama dan alamat tamu, rincian pembayaran, serta kode kasir.
b. Reservation form
Reservation Form merupakan formulir yang dipergunakan untuk mencatat
pemesanan kamar, yang berisikan nama si pemesan, alamat jumlah kamar,
tipe kamar yang diinginkan, harga kamar, tanggal kedatangan serta tanggal
keberangkatan tamu/check-out.

D. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar, Makanan Dan Minuman,

Dan Outlet Lainnya
Pada gambar 1.1 tersaji prosedur penerimaan kas yang berasal dari
penjualan kamar, makanan dan minuman serta outlet lainnya, dengan narasi
sebagai berikut.
- Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan laporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada
front office, yang selanjutnya akan dicek oleh night audit.
- Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan
melakukan pengecekan ulang, kemudian menyerahkan hasil penjualan yang
berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada
general cashier. 3. General cashier akan mengecek kembali sesuai dengan
laporan dari masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas,
 mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas,
dan menyimpan atau menyetorkan uang ke bank.

Gambar 1.1 Bagan Alur Penerimaan Kas dari Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan
Minuman
Gambar 1.1 Bagan Alur Penerimaan Kas dari Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan
Minuman (Lanjutan)
E. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen
Gambar 1.2 Bagan Alur Penerimaan Kas dari Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen

Gambar 1.2 menggambarkan prosedur penerimaan kas dari hasil pengumpulan

piutang dari agen, dengan narasi sebagai berikut.
1. Account receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai waktu jatuh
temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, account receivable
akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya
(invoice, guest bill, agent voucher dll), dan menyiapkan cash receipt.
 2. Account receivable akan meminta persetujuan dari head departemen,
kemudian memberikan data tersebut pada collector untuk melakukan
penagihan pada agen.
3. Hasil penagihan piutang akan diserahkan oleh collector pada general cashier,
yang akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian collector akan
menginformasikan pada account receivable, yang mencatat pada kartu piutang
agen.

F. Prosedur Penerimaan Kas untuk Pembayaran Uang Muka

Gambar 1.3 Bagan Alur Penerimaan Kas atas Uang Muka

 Gambar 1.3 Bagan Alur Penerimaan Kas atas Uang Muka (Lanjutan)

Berikut penjelasan dari prosedur penerimaan kas yang berasal dari pembayaran uang
muka oleh tamu (tersaji pada gambar 1.3)
1. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi,
pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier,
dengan membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian
 melaporkannya pada room sales recapitulation dan memasukkannya dalam
ROF bersamasama dengan dokumen hasil penjualan kamar lainnya.
2. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai
untuk memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen
tersebut menggunakan fasilitas hotel.
3. Pada esok harinya, general cashier akan menerima uang muka tersebut dan
mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian general cashier akan
menginformasikan pada account receivable akan adanya pembayaran uang
muka tersebut.

G. Laporan Yang Dihasilkan Prosedur Penerimaan Kas

- General Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh general
cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.
.
 DAFTAR REFERENSI

Dodik Ariyanto, dkk. (2018). Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi

Berbasis USALI. Jakarta: PT. Nasya Expanding Management.