AKUNTANSI HOTEL

Prosedur Akuntansi Penerimaan Kas

Kelompok : 4
Benny Patrick Gabriel
I Wayan Adi Wiguna
Dewa Made Agung Putra Wiguna

(1206305082)
(1206305099)
(1206305195)

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Udayana
2015

A. Penerimaan Kas
Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang
dengan kas yang memadai akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu
hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas
keseharian suatu hotel. Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak
sedikit, dimana dana tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang
disediakan sebagai fasilitas tamu selama menginap, dan dana tersebut baru bisa diperoleh
kembali oleh perusahaan setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah
melakukan pembayaran. Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan
menunda pembayaran sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada, kecuali tamu
yang datang secara individu (walk in) biasanya memberikan pembayaran dimuka sebagai
uang muka (deposit). Penerimaan kas bisa berupa penerimaan hasil penjualan tunai dari
outlet, hasil penjualan yang diterima Front Office saat tamu check out, dan hasil
pengumpulan piutang dari agen.
Contoh :
The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Kota Denpasar, Hotel ini
menjual kamar jenis super deluxe dengan harga Rp1.000.000 / Malam. Setiap tamu yang
menginap sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp100.000. harga ini belum termasuk
goverment tax dan service charge sebesar 21%.
Untuk mencatat ayat jurnalnya sebagai berikut :
Jurnal Penerimaan Kas
1. Hasil penjualan tunai Makanan dan Minuman :
Cash
Rp1.210.000
Room Revenue
Food revenue meal coupon
Service Charge
Government Tax

Rp900.000
Rp100.000
Rp100.000
Rp110.000

2. Hasil penjualan yang diterima Front Office saat tamu check out :
Jurnal Piutang :
Cash
Rp1.210.000
Account Receivable Guest/City Ledger
Rp1.210.000
3. Penerimaan uang muka :
Cash
Deposit from Guest

Rp1.210.000
Rp1.210.000
1

Setelah penginap check out, maka jurnal penyesuaiannya :

Deposit from Guest
Rp1.210.000
Room Revenue
Rp900.000
Food Revenue meal Coupon
Rp100.000
Service Charge
Rp100.000
Government Tax
Rp110.000

B. Bagian yang Terlibat pada Prosedur Penjualan

Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penerimaan kas pada sebuah hotel adalah
sebagai berikut:
1. Penjualan kamar
a. Front Office Cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian front office, yang
bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai hotel
dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan
kamar.
2. Penjualan makanan dan minuman
a. Cashier outlet tanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet (outlet
restaurant).
b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari.
c. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai
makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan
makanan dan minuman dalam satu hari.
3. Pengumpulan piutang dari travel agent
a. Account receivable bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada
tamu yang melakukan reservasi melalui agent.
b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.
c. General cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan hasil penagihan
piutang di-lakukan oleh collector dalam satu hari.
4. Penerimaan uang muka
a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui travel
agent.
b. Front office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
c. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang
muka dalam satu hari.

d. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang
muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
e. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan uang
muka dari tamu dalam satu hari.
C. Dokumen yang Digunakan
Setiap ada transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir transaksi.
Penggu-naan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu bukti transaksi yang
kemudian bisa di-gunakan sebagai bukti audit (audit trail) dari pihak yang independen.
Adapun dokumen yang diguna-kan adalah sebagai berikut:
1. Penjualan kamar
a. Guest bill
b. Room Sales Recapitulation
c. Remittance of Fund
2. Penjualan makanan dan minuman
a. Restaurant and Bar Bill
b. Restaurant and Bar Summary of Sales
c. Remittance of Fund
3. Pengumpulan piutang dari travel agent
a. Guest bill
b. Reservation Form
c. Agent Voucher
d. Invoice
e. Cash Receipt
4. Penerimaan uang muka
a.
b.

Cash Receipt
Reservation Form

D. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman, dan
Outlet Lainnya
1. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan laporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front
office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
2. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti
uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier.
3. General cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan dari masing-masing
outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing
outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.
E. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen

1. Account receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai waktu jatuh
temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, account receivable akan
menyiapkan daftar pena-gihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest
bill, agent voucher, dan lain-lain), dan menyiapkan cash receipt.
2. Account receivable akan meminta persetujuan dari head departemen, kemudian
memberikan data tersebut pada collector untuk melakukan penagihan kepada agen.
3. Hasil penagihan piutang akan diserahkan oleh collector pada general cashier, yang
akan

men-catat

pada

penerimaan

kas.

Dan

kemudian

collector

akan

menginformasikan pada account receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen.
F. Prosedur Penerimaan Kas pada Penerimaan Uang Muka
1. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi,
pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan
membuatkan cash receipt di-lampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada
room sales recapitulation dan me-masukkannya dalam ROF bersama-sama dengan
dokumen hasil penjualan kamar lainnya.
2. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk
memper-hitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut
menggunakan fasilitas hotel.
3. Pada esok harinya, general cashier akan menerima uang muka tersebut dan
mencatatnya

sebagai

penerimaan

kas.

Kemudian

general

cashier

akan

menginformasikan pada account receivable akan adanya pembayaran uang muka

tersebut.
G. Laporan yang Dihasilkan
General Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh general
cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.

Daftar Pustaka
Widanaputra, AAGP, Suprasto, dkk. 2009. Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem
Informasi. Graha Ilmu: Denpasar.