1.

Jenis-jenis Penjualan Hotel

Penjualan hotel dibagi menjadi penjualan kamar dan juga penjualan makanan dan minuman.
a. Penjualan Kamar Hotel
Berikut adalah bagian yang terlibat pada Prosedur Penjualan kamar Hotel, yaitu:
1) Reservation, bertugas menerima reservasi dari tamu dan memberikan informasi pada
front office, roomboy dan housekeeping serta bagian kredit
2) Front Office, bertugas menerima tamu dan menyiapkan guest bill
3) Bellboy, bertugas membantu mengantar tamu ke kamar
4) Roomboy, bertugas membersihkan dan menyiapkan kamar
5) Housekeeping, bertugas menyiapkan perlengkapan kamar
6) Night Audit, bertugas membuat laporan penjualan harian pada malam hari dan
mencocokkan penjualan pada hari tersebut
7) Income Auditor, bertugas melakukan pengecekan ulang dan pencatatan atas penjualan
yang terjadi
8) Bagian Kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit baik secara langsung ataupun
tidak langsung
9) Account Receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur tagihan
Dokumen yang diperlukan dalam prosedur penjualan kamar hotel, yaitu:
1) Guest bill, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu
selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari:
a) Master bill untuk mencatat transaksi penjualan kamar.
b) Extra bill untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar, seperti
penjualan makanan dan minuman, penjualan extra bed dan lain-lain.
2) Form A, digunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan sebagai
laporan pada pihak kepolisian, formulir ini biasanya juga digunakan
sebagai registration form.
3) Reservation form, digunakan untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan
tamu.
4) Voucher agent, sebagai bukti reservasi dari agent dan digunakan untuk melakukan
tagihan pada pihak agent.
 5) Contract rate, merupakan perjanjian yang menunjukkan kesepakatan kerja sama antara
pihak hotel dan agent, yang mencakup harga kamar, jumlah kamar yang tersedia
untuk agent pada saat tertentu (allotmen), jangka waktu kesepakatan, dan hal-hal
lainnya.
6) Room count sheet, digunakan untuk mengecek jumlah kamar yang terisi pada hari itu.
7) Room sales recapitulation, digunakan untuk mencatat penjualan kamar pada hari itu.
8) Remittance of fund, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan
menyetorkan hasil penjualan pada hari itu.
b. Penjualan Makanan dan Minuman di Hotel
Berikut adalah bagian yang terlibat pada Prosedur Penjualan kamar Hotel, yaitu:
1) Waiter/waitress, bertugas memberikan pelayanan kepada tamu, dan menerima order,
meneruskan order ke dapur dan menyajikan order serta memberikan informasi pada
kasir
2) Kasir, bertugas menyiapkan bill dan menerima pembayaran dari tamu
3) Kitchen, bertugas menyiapkan order
4) Income auditor, bertugas mengecek penjualan dan mencatat penjualan
5) Bagian kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit
6) Account receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur tagihan
Dokumen yang diperlukan dalam prosedur penjualan kamar hotel, yaitu:
1) Restaurant and Bar Order, yang digunakan untuk mencatat pesanan tamu.
2) Restaurant and Bar Check/Bill, digunakan sebagai faktur penjualan.
3) Restaurant and Bar Summary of Sales, digunakan untuk mencatat penjualan baik tunai
maupun kredit, pada masing-masing shift.
4) Remittance of Fund, merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan
menyetorkan hasil penjualan pada masing-masing shift.

2. Bagan Alur Prosedur Penjualan pada Hotel

a. Flowchart Penjualan Kamar secara Tunai dan Kredit
Sebelum kedatangan, tamu akan melakukan reservasi baik secara individu ataupun
melalui agen perjalanannya ke bagian reservation yang selanjutnya akan
membuatreservation form (RSF) dan mencatatnya dalam daftar kedatangan tamu,
kemudian mendistribusikan form tersebut ke pihak Front
Office, Roomboy, Housekeeping dan kredit sebagai informasi. Tamu yang melakukan
reservasi melalui agent akan membawa Voucher Agent (VA). Agent membuatkan VA
setelah melakukan konfirmasi ke pihak hotel dan mendapatkan RSF, serta mencantumkan
harga kamar sesuai contract rate (CR) dengan pihak hotel. Saat tamu datang menunjukkan
bukti reservasi, Front Office akan mencocokkannya dengan salinan RF, kemudian
meminta tamu untuk mengisi dan menandatangani Form A, lalu memanggil bellboy dan
memberikan kunci kamar kepada bellboy untuk mengantar tamu. Setelah tamu ke
kamar, Front Office akan membuatkan guestbill untuk tamu tersebut, kemudian
memasukkannya pada rak untuk masing – masing kamar yang ada di Front Office.
Front Office mengisi room count sheet (RCS), melakukan posting untuk setiap
pemakaian kamar pada bill, dan membuat room sales recapitulation (RSR). Pada akhir
hari, FO memasukkan hasil penjualan dan RSR ke dalam remittance of fund (ROF). Front
Office mengirim Form A asli sebagai laporan ke pihak kepolisian, dan mengarsip
salinannya.. Pada tengah malam, night audit akan mengecek kembali hasil kerja Front
Office pada hari tersebut. Keesokan harinya ROF akan dikirim ke Back Office dan diterima
oleh income audit, yang selanjutnya akan mencocokkan kembali dan memilahnya, untuk
hasil penjualan tunai akan diserahkan ke general cashier, dan untuk sisanya diserahkan
ke account receivable.
Income audit berdasarkan informasi yang diberikan oleh night audit akan
membuat daily of sales sebagai informasi kepada pihak manajemen tentang tingkat
penjualan kamar, makanan dan minuman, dan pendapatan lain, serta informasi tingkat
hunian dan informasi lain dalam hari kemarin. Account receivable akan melakukan
penyesuaian atas piutang usaha dan mereklasifikasi piutang guest ledger ke city
ledger, kemudian melakukan pencatatan dan menyiapkan invoice ke pihak agen
perjalanan. General Cashier akan mencatat penerimaan kas dari hasil penjualan dan
pembayaran piutang guest ledger. Terakhir Income audit akan memberikan daily of sales
kepada management untuk membuat laporan management.
b. Flowchart Penjualan Tunai Makanan dan Minuman
Tamu datang ke restoran/bar kemudian waiter mengantarkan menu ke tamu, tamu
melihat menu dan memberikan pesanan kepada waiter, waiter menyiapkan Restaurant &
Bar Order (RBO) sebanyak 3 rangkap di mana satu lembar dijadikan arsip, satu lembar
diberikan ke kitchen dan kemudian kitchen menyiapkan pesanan tamu, satu lembar lagi
diberikan kepada cashier outlet. Kemudia cashier outlet membuat Restaurant & Bar Bill
(RBB) sebanyak 2 rangkap, satu lembar akan diberikan ke tamu dan tamu akan
memberikan uang sejumlah RBB, uang dan lembar RBB lainnya akan dicatat di Summary
of Sales (SOS), hasil penjualan kemudian akan dimasukan dalam Remittance of Fund
(ROF). RBB, Uang, SOS, dan ROF kemudian akan dititipkan pada Front Office setiap
shiftnya dan pada keesokan harinya akan dibawa ke back office
c. Flowchart Penjualan Kredit Makanan dan Minuman
Tamu datang ke restoran/bar kemudian waiter mengantarkan menu ke tamu, tamu
melihat menu dan memberikan pesanan kepada waiter, waiter menyiapkan Restaurant &
Bar Order (RBO) sebanyak 3 rangkap di mana satu lembar dijadikan arsip, satu lembar
diberikan ke kitchen dan kemudian kitchen menyiapkan pesanan tamu, satu lembar lagi
diberikan kepada cashier outlet. Kemudia cashier outlet membuat Restaurant & Bar Bill
(RBB) sebanyak 2 rangkap yang akan diberikan kepada tamu untuk ditandatangani sebagai
persetujuan charge ke bill room, kemudian tamu akan mengembalikannya ke cashier outlet
setelah ditandatangani. Satu lembar RBB tersebut akan diberikan ke front office untuk di
posting pada guest bill dan lembar lainnya akan dicatat pada Summary of Sales (SOS) dan
dimasukan ke Remittance of Fund (ROF). RBB, SOS, dan ROF akan dititipkan di Front
Office setiap shiftnya dan pada keesokan harinya dibawa ke back office
3. Laporan yang Dihasilkan dari Prosedur Penjualan Hotel
Hasil akhir dari suatu prosedur adalah informasi. Adapun informasi yang dihasilkan
dari prosedur penjualan kamar, maknan dan minuman adalah:
a. Penjualan kamar, laporan yang dihasilkan adalah rooms sales recapitulation
b. Penjualan makannan dan minuman, laporan yang dihasilkan berupa Restaurant and Bar
Summary of Sales
c. Daily of sales,disiapkan oleh income auditor, yaitu berisi laporan penjualan hotel secara
keseluruhan.
d. Data pelanggan
 Daftar Pustaka
Widanaputra, A.A G.P., Suprasto, Herkulanus Bambang., Ariyanto, Dodik., Sari, M.M. Ratna.
2009. Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.