1. Finance Manager.

 Mengesahkan laporan keuangan ( Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk disetuju oleh

General Manager, selanjutnya GM menyerahkan kepada Direktur.
 Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang.
 Menyetujui permintaan barang dari Department (Goods Request) dan pengeluaran
barang dari Gudang (Store Room Request).
 Memimpin seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisasi.
 Bertanggung jawab langsung kepada General Manager.

2. Accounting Supervisor.
 Menbuat laporan keuangan (Neraca, R/L) untuk diashkan oleh Fin. Adm. Manager.
 Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya.
 Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager.

3. Night Audit.
 Meminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari.
 Membuat summary revenue pada malam hari.
 Menyerahkan summary berikut lampirannya (Bills) beserta uang pada keesokan hari
kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani Chief Cashier.
 Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager.

4. Internal Auditor.
 Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi ) dari hulu ke hilir.
 Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat laporan
keuangan.
 Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager.
 Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager.

5. Cost Controller.
 Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan
sebelum terjadi transaksi.
 Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan
Fin. Manager.
 Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar.
 Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan
barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager.
 Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi.
 Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager.

6. Purchasing Supervisor.
 Memeriksa good request yang sudah disetujui  untuk dicarikan barang ke supplier.
 Mengetahui semua harga – harga barang keeperluan hotel di pasar guna pembuatan
Purchase Order.
 Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin. Manager.
 Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager.
7. Store Room Supervisor.
 Menjaga semua barang yang ada di Gudang.
 Mengatur alur keluar masuk barang di Gudang.
 Membuat summary bulanan (Inventory) barang untuk laporan kepada Fin. Manager.
 Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager.

8. Chief Cashier.
 Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport &
Recreation, Drugstore.
 Bekerja sama dengan Night Audit.
 Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager.
 Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager.

9. Accountant.
 Membantu pekerjaan Accounting Supervisor.
 Memimpin pekerjaan bawahan : City Ledger, Account Receivable, Account Payable,
General Cashier, dan Book Keeper.
 Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor.
 Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor.

10. City Ledger.

 Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada customer.
 Menagih kepada customer (pemakai jasa hotel) yang tidak membayar kontan atau
kredit untuk diserahkan kepada General Cashier.
 Membuat daftar piutang untuk Accountant.
 Bertanggung jawab langsung kepada Accountant.

11. Account Receivable.

 Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit.
 Membuat Summery Revenue.
 Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan
kepada General Cashier.
 Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih.
 Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

12. General Cashier.

 Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran.
 Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank.
 Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan
kepada Book keeper.
 Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan.
 Bertanggung jawab langsung kepada Accountant.
13. Account Payable.
 Mengerjakan PLDB (Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian).
 Membuat summary bulanan pembelian.
 Memproses uang pengeluaran Hotel.
 Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir.
 Bertanggung jawab langsung kepada Accountant.

14. Book Keeper.

 Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir.
 Bertanggung jawab langsung kepada Accountant.
Kesimpulan.
Dari seksi seksi yang ada bila dilihat dari tugas pokoknya masing-masing dapat
dikelompokan menjadi tiga bagian:
1. Bagian yang menangani atau mencatat penerimaan yaitu:
 Night Audit.
 Internal Auditor.
 Account Receivable.
 Chief Cashier.
 General Cashier.

2. Bagian yang menangani atau mencatat pengeluaran dan pengendalian biaya yaitu:
 Cost Controller.
 Purchasing Supervisor.
 Store Room Supervisor.
 Account Payable.
 General Cashier.
Bagian yang memproses data akuntansi menjadi Laporan keuangan yaitu Book keeper.
Pengelompokan Tugas Masing – Masing seksi.
Struktur ini digunakan oleh hotel berbintang dengan kemungkinan penempatan SDM pada
semua seksi. Dalam struktur tersebut Finance, Adm. Manager membawahi 7 orang setingkat
supervisor.
Sedangkan penggolongannya terdiri dari 5 macam yaitu :
Golongan I : Finance Manager
Golongan II : Supervisor
Golongan III : Leader
Golongan IV : Senior
Golongan V : Yunior

Penempatan SDM pada semua golongan tergantung dari frekuensi kerja yang ada. Bila
frekuensi rendah, digunakan seefisien mungkin dengan penempatan karyawan satu fungsi
merangkap tugas beberapa seksi.
Produk/Jasa yang ditawarkan dalam bidang perhotelan:
 Room Acomodation.
 Food & Beverage.
 Produk hotel yang tergolong dalam Minor Opperated Department (MOD) antara lain:
telpon, laundry.
 Produk hotel yang dikelompokkan dalam Other Income (OI) antara lain: ruangan
untuk acara banquet (pertemuan), ruangan konfrensi atau siding, ruangan untuk
keperluan pertokoan (souvenir), penukaran valuta asing (money changer), kolam
renang, diskotik, dan produk yang berbentuk fasilitas olahraga (golf, gymnasium,
billiard).
Menurut BPS, tarif kamar dibedakan menjadi:
 Tarif kamar per room tarif.
 Tarif kamar per person tarif.
 Seasional Rates.
 Week-End Rates.
 Family Plan Rates.
 Group Rates.
 Commercial Rates.
 Airlines Rates.
 Day Rates.
 Travel Agencies Rates.
 Over Flow Rates.
 Sistem Plan Rates.
 Harga kamar yang ditetapkan berdasarkan atas fasilitas yang diminta.
 Tamu yang membayar hanya untuk harga kamar (European Plan).
 Tamu yang membayar fasilitas kamar dan makan (American Plan).
Cara Pemasaran jasa yang ditawarkan oleh hotel:
 Outside Selling (Luar).
 Inside Selling (Dalam).
Daftar Rekening (Chart of Account):
Rekening pada dasarnya dapat digolongkan menjadi:
1. Rekening riil (Riil accounts).
Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah neraca yang terdiri dari
aktiva/harta, utang dan modal.
2. Rekening Nominal (Nominal accounts).
Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah laporan L/R yang terdiri
dari pendapatan/penjualan dan biaya dan Harga Pokok Penjualan.

Sistem Pembayaran pada Hotel

Ada beberapa sistem pembayaran pada hotel oleh tamu, yaitu:
 Pembayaran dengan cash money.
 Pembayaran dengan credit card.
 Pembayaran dengan traveller cheque.
 Pembayaran dengan voucher.
 Pembayaran dengan guarantee letter.
 Pembayaran dengan complimentary.

Dokumen yang Digunakan:

a. Guest bill: Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu
selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari:
Master billdan Extra bill.
b. Reservation Form.
c. Registration Form.
d. Registration Card.
e. Room Count Sheet.
f. Room Sales Recapitulation.
g. Remittance of Fund.

Laporan yang Dihasilkan:

 Room Sales Recapitulation.
 Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan
keseluruhan.

HUBUNGAN DEPARTMENT ACCOUNTING DENGAN LAINNYA DI HOTEL.

 Hubungan dengan bagian Housekeeping dalam hal untuk memeriksa kembali
dan memastikan bahwa data kamar yang sudah siap dijual yang diberikan bagian
housekeeping seimbang dengan data yang diberikan bagian front office.
 Hubungan Accounting dengan bagian Front Office dalam hal mempersiapkan
guest bill, pengembalian registration card, dan perubahan harga kamar.
 Hubungan Accounting dengan bagian Sales Marketing dalam hal mempersiapkan
voucher gratis untuk tamu.
 Hubungan Accounting dengan bagian manager ataupun GM untuk meminta
persetujuan tanda tangan kontrak dengan supplier atau pihak yang akan bekerja sama
dengan hotel, serta mengapproveentertainment officer checks.