JOB TITLE : Accounting

REPORTS TO : Hotel Manager

DEPARTMENT :A&G

Sistem pengelolaan Keuangan dalam Operasional Hotel, mengandung 3 (tiga) fungsi utama, yaitu
:
1. Fungsi Auditing yakni pemeriksaan yang akurat dibidang pendapatan hotel (Room sales,
F&B sales, MOD sales).
2. Fungsi Controlling, yakni pengawasan yang ketat dibidang pembelanjaan / pengeluaran
untuk biaya operasional Hotel.
3. Fungsi Reporting, yakni pencatatan dan pelaporan hasil operasional Hotel yang sitematis dan
praktis.
Sehubungan dengan banyaknya tugas dan pengawasan yang harus dilakukan dengan berbaagai
persoalan yang terjadi, dan untuk melaksanakan fungsi-fungsi tersebut dalam tugas sehari-hari,
maka Accounting departemen dibagi dalam 2 (dua) kelompok yakni :

1. Kelompok / bagian Penerimaan (In Flow) atau disebut Auditing Section yang terdiri dari:
- Restaurant & Bar Cashier dan
- Front Office Cashier
- General Cashier
- Income Auditor
- Account Receivable

2. Kelompok / bagian Pengeluaran (Out Flow) atau disebut dengan Controlling Section aterdiri
dari:
- Purchasing ( Bagian Pembelian)
- Receiving (Bagian Penerimaan Barang)
- Store Keeper ( Bagian Pengelola Gudang)
- Cost Control (Bagian pengawasan terhadap seluruh pembiayaan )
- Account Payable ( Bagian Pengurusan Hutang )

Kelompok bagian Penerimaan (In Flow) terdiri dari :

1. Restaurant & Bar Cashier
Tugas dan tanggung jawab seorang Restauarant & Bar Cashier adalah mengawasi,
mengumpulkan dan melaporkan hasil penjualan di Outlet Restaurant & Bar atau di semua
outlet Food & Beverage Departemen.
2. Front Office Cashier
Tugas dan tanggung jawab seorang kasir di front office adalah mengawasi, mengumpulkan
dan melaporkan seluruh hasil penjualan kamar, dan sumber pendapatan lainnya, kecuali
hasil penjualan yang telah dilaporkan oleh outlet-outlet cashier.

3. General Cashier
Tugas dan tanggung jawab dari seorang General Cashiaer adalah menerima seluruh
pemasukan cash / setoran dari Cashier dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh tamu
pengunjung Restaurant, baik cash maupun caredit atau melakukan paembayaran dalam
jumlah tertentu dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh Manajemen. Untuk transaksi
credidt setelah diadakan pengecekan ulang kemudian diserahkan kepada bagian Credit
( Account Receivable) untuk diadakan penagihan.

4. Income Audit
Income Audit adalah bagian yang bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan,
pengecekan dan pencatatan pembukuan atas seluruh pendapatan Hotel baik pendapatan cash
maupun credit sesuai dengan ketentuan dari manajemen.

5. Account Receivable.
Bagian Account Receivable atau bagian penagihan mempunyai tugas dan tanggung jawab
untuk melakukan pencatatan pembukuan atas penerimaan hasil penjualan bagi tamu-tamu
hotel yang rekeningnya tidak dibayar dengan cash atau yang rekeningnya menunggak berupa
tagihan. Dan pada akhir bulan membuat lapoaran yang baerupa Aging Account Receivable
dan membuat analisa mengenai umur dari pada tagihan.

1
Kelompok Bagian Pengeluaran (Out Flow)
1. Purchasing (Bagian Pembelian)
Bagian pembelian atau dikenal dengan purchasing adalah bagian yang bertanggung jawab
untuk mengadakan pembelian barang-barang dan bahan kebutuhan restoran, sesuai dengan
permintaan departemen yang membutuhkan, baik quality, quantity, size, dan harga pasar
pembelian sesuai dengan ketentuan yang telah diatur oleh manajemen. Dan di Intro Lounge
& Resto bagian Purchasing terdiri dari Purchasing Supervisor yang bertanggung jawab
terhadap Puchase Request dan Purchase Order dan Buyer yang bertanggung jawab mengenai
pembelian-pembelian cash yang jumlahnya relative kecil dan urgent.

2. Receiving
Bagian penerimaan atau disebut dengan receiving adalah bagian yang bertugas dan
bertanggung jawab untuk mengecek dan menerima barang-barang atau bahan yang masuk ke
restoran, sesuai dengan Purchase Order (PO) baik kwalitas, kuantitas, ukuran, dan harga.
Bagian ini mempunyai kewenangan penuh untuk menolak atau menerima barang jika barang
/ bahan yang dibutuhkan atau barang yang masuk tidak sesuai dengan standart yang
ditetapkan oleh manajemen.

3. Store Keeper
Store Keeper adalah bagian yang bertugas dan bertanggung jawab atas penyimpanan,
pemeliharaan, dan pendistribusian barang-barang atau bahan kepada bagian yang
memerlukan, yang pengajuannya melalui store requisition.

Untuk membedakan kelompok penyimpanan, Store Requisition dibedakan menjadi 2 (dua)

jenis yaitu :
1. Store Request untuk bahan-bahan material yang meliputi seluruh material dari Guest
Supplies, Cleaning Supplies, bahan-bahan Chemical, Printing Stationery dan
Engineering Supplies,

2. dan Store Request untuk Perishable yaitu store requisition untuk bahan-bahan makanan
dan minuman. (SR Food & Beverage).

4. Cost Control
Jabatan Cost Control adalah bagian yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk
melakukan pengawasan dan pencatatan atas pembiayaan terutama dalam perbandingan
dengan harga biaya pokok dengan kenyataan hasil jual, agar tidak terjadi kerugian, baik
karena biaya pokoknya tinggi maupun karena harga jualnya tidak sesuai dengan ketentuan
(Standart Recipe). Di Hotel dan Restoran pada umumnya menetapkan harga Cost untuk
harga makanan berkisar 36 s/d 38% dan untuk harga minuman berkisar antara 22 s/d 25%
dari harga jual.

5. Account Payable
Account Payable atau disebut bagian pembayaran adalah seksi atau bagian yang bertugas
dan bertanggung jawab mempersiapkan dan melakukan pembayaran atas kewajiban hotel
terhadap kreditur, dan melakukan pencatatan atas segala pengeluaran yang berupa
cash/check serta pada tiap akhir bulan membuat laporan yang dinamakan Aging Account
Payable.

6. Book Keeper
Book keeper adalah bagian yang membuat laporan hasil operasional hotel secara periodic,
mingguan, bulanan, maupun tahunan, dimanan laporan ini untuk dipakai untuk Manajemen
dan juga untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan.

B. JOB DESCRIPTION AND

STANDARD OPERATING PROCEDUR ( S.O.P )

JOB TITLE : Restaurant & Bar Cashier

REPORTS TO : General Cashier / Chief Accounting
DEPARTMENT :A&G

Tugas dan tanggung jawab seorang Restaurant & Bar Cashier adalah mengawasi, mengumpulkan
dan melaporkan hasil penjualan makanan dan minuman serta pendapatan lainnya .

JOB DESCRIPTION
Tugas dan Pekerjaan :

2
1. Membuat Restaurant & Bar Charges / Bill berdasarkan captain order.
2. Membuat Charges/ Bill dengan mempergunakan Restaurant Cash Regester.
3. Menerima pembayaran Charges/ Bill yang dibayar tunai.
4. Meminta approval dari Restaurant Supervisor atau pejabat yang berwenang, apabila
Charges / Bill di City Ledger (tidak dibayar tunai).
5. Membuat laporan penjualan (cash & credit), dengan Remitance untuk diserahkan
kepada General Cashier.
6. Menyimpan laporan penjualan dan Remitance didalam Brankas.

Dokumen :
1. Copy Restaurant & Bar check
2. Cashier summary
3. Restaurant & Bar Daily Report.
4. Buku pembantu (Log Book).

PROCEDURE PENGENDALIAN CASHIER RESTAURANT

A. Standard & Procedure Pemesanan Food & Beverage
1. Setiap pemesanan Food & Beverage dari tamu dicatat di Captain Order dengan rangkap 3
(tiga) dan didistribusikan ke :
1. Lembar asli ke Cashier untuk membuat bill.
2. Lembar ke 2 ke Kitchen untuk menyiapkan makanan & minuman yang dipesan
3. Lembar ke 3 disimpan oleh Waiter/ Waitress untuk file Restaurant.

B. Standard & Procedure Penerbitan Gust Check / Bill

1. Cashier menyiapkan Bill dengan mengisi makanan dan minuman seperti tercantum pada
Captain order, dengan menggunakan Micros (Cash Register).
2. Captain order selanjutnya diberi nomor sesuai dengan nomor bill.
3. Pada saat tamu meminta untuk disiapkan billnya, Cashier akan memasukkan bill ke mesin
Micros dan menekan tombol/ kode makanan yang dipesan untuk mencetak harga makanan
& minuman yang jumlahnya termasuk Taxe 10 % dan Service Charge 3 %.
4. Bill selanjutnya diserahkan kepada Waiter / Waitress untuk disampaikan kepada Tamu.
5. Pembayaran oleh tamu dapat dilakukan dengan 3 (tiga) cara yaitu :
- Dengan Cash / Tunai, - Dengan Credit Card, - atau di Tagihkan
6. Jika dibayar dengan Cash, Cashier kemudian menekan tombol Micros untuk
memasukkan jumlah uang yang diterima kedalan mesin tersebut. Selanjutnya Bill lembar
asli diberikan kepada Tamu, lembar ke 2 (dua) digunakan Cashier untuk membuat laporan
hasil cash dalam Remitance , dan lembar ke 3 (tiga) dipakai lampiran dalam membuat
summary of sales.
7. Jika dibayar dengan Credit Card , setelah Bill ditandatangani oleh tamu , selanjutnya
Cashier menyiapkan Credit Card Voucher ke dalam Micros (Mesin Credit Card) dan
setelah dicek keabsahan dari Credit Card tersebut Cashier kemudian Cashiaer
memasukkan jumlah tagihan bill tersebut kedalam mesin Credit Card. Setelah Voucher
Credit Card ditandatangani oleh tamu, Voucher Asli dan bill asli deberikan kepada tamu,
sedangkan lembar Voucher yang ke 2 dan ke 3 dipakai sebagai bahan penagihan oleh
Accounting ke Bank yanag bersangkutan.

C. Pengawasan Atas Guest Check / Bill Yang Tidak Digunakan.

1. Guest Check / Bill disimpan di Bagian Accounting (Store) dan hanya dapat dikeluarkan
oleh pejabat yang berwenang.
2. Pengawasan atas urutan penggunaannya dilakukan oleh Income Auditor.
3. Income Audit mencatat nomor urut bill yang telah dikeluarkan, dan mengontrol Bill yang
telah dikeluarkan tetapi tidak digunakan.
4. Jika terdapat Guest Check / Bill yang dibatalkan karena salah posting, lembar bill rusak
atau karena disebabkan oleh hal lain sehingga bill tersebut terjadi Void, harus
mendapatkan appoval dari Restaurant Supervisor.

D. Pengawasan Atas Dana Cash

1. Dana Cash yang disimpan oleh Cashier terdiri dari :
- House Bank untuk penukaran
- Cash yang diterima dari hasil penjualan cash.
2. Pada akhir tugasnya Cashier harus mencocokkan uang yang ada dengan jumlah yang
tercantum dalam Cash Regester dan laporan penerimaan Cash.
3. Membuat Remitance of Fund, dan memasukkan kedalam Box Drop atau Brankash yang
telah disiapkan .

3
JOB TITLE : Front Office Cashier
REPORTS TO : General Cashier / Chief Accounting
DEPARTMENT :A&G

Seksi ini bekerja selama 24 jam penuh berada di Front Office, penguasaan pekerjaannya dibagi
dengan 3 shift, disamping tugas sebagai cashier seksi ini juga bertugas membantu reception.
Sedangkan cashier yang bertugas dimalam hari lazimnya disebut Night Audit, disamping tugas
sebagai cashier juga bertugas sebagai auditor.

JOB DESCRIPTION
1. Membuat bill sesuai dengan nama tamu setelah mendapat informasi dari Front Office
melalui kartu registrasi.
2. Menerima pembayaran dari tamu baik berupa cash maupun credit.
3. Mengeluarkan paid out sesuai dengan procedure.
4. Melayani penitipan barang atau uang yag disimpan di safe deposit box.
5. Membuat laporan pendapatan cash.
6. Menyerahkan hasil penerimaan cash kepada General Cashier, dengan menggunakan
“Remitance of fund envelope” melalui drop box yang telah disediakan.

Dokumen :
1. Original Guest folio
2. Original bill Restaurant, Laundry, dan Miscellaneous.

4
3. Bukti penerimaan cash (Cash Receive)
4. Summary Cash Report.

PROCEDURE PENGENDALIAN FO CASHIER

1. Umum
a. Pencatatan piutang atau pemindahan dari Guest Ledger ke City Ledger harus didukung
dengan dokumen yang leangkap dan sah sserta memenuhi syarat-syarat yang tercanatum
dalam kontrak.
b. Laporan analisis umur piutang harus dilaporkan secara teratur dan dianalisis oleh Credit
manager, serta mengusahakan penagihamn secara efektif.
c. Potongan pengurangan dan koreksi-koreksi harus mendapat persetujuan dari Accounting
Manager.
d. Selain pembayaran dengan tunai , transaksi penjualan hotel dilakukan dengan cara
pembayaran berjangka yaitu :
- Pembayaran dengan Credit Card
- Credit berdasarkan kontrak perjanjian.
2. Guest Ledger
a. Untuk menjaga kelancaran posting atas tagihan kepada tamu kedalam
guest ledger setiap rekening tamu yang timbul akibat penggunaan fasilitas hotel (Kamar.
Makanan, Minuman dan fasilitas lainnya) harus segera dikirim ke billing clerk ( Front
Office ).
b. Pengiriman dilakukan melalui pelayanan cepat uantuk menjaga
kemungkinanbelum terkirimnya rekening-rekening pada saat tamu akan meninggalkan
hotel.
c. Demikian juga jika ada penambahan deposit atau pengurangan lainnya
Guest ledger harus segera di mutahirkan.
d. Selama Tamu masih berada di hotel seluruh rekening tamu harus di file
secara tertib bersama dengan kartu regristasi sesuai dengan nomor kamar masing-masing.
e. Pengecekan atas tanda tangan tamu dan nomor kamar harus dilakukan
dengan seksama sebelum dibukukan ke dalam guest ledger, agar tidak terjadi kesalahan
posting.
f. Pada saat tamu akan meninggalkan hotel dan menyelesaikan
rekeningnya, jika pembayran dilakukan dengan tunai maka guest folio akan ditutup ,
dengan membubuhkan tanda Paid.
g. Jika pembayaran dilakukan secara Credit, Guest folio beserta dokumen
lainnya diserahkan ke bagian Account Receivable sebagai transaksi City Ledger, untuk
segera di administrasi dan diselesaikan penagihan pembayarannya.

3. Penerimaan Tunai
a. Rekening-rekening tamu yang dibayrakan secara tunai pada saat tamu meninggalkan
hotel harus diterima langsung oleh FO Cashier dan tidak dibenarkan menerima
pembayaran deangan personil cheque.
b. Hasil penjualan tunai kemudian dibuatkan laporan Cashier Sumary dan uang dimasukkan
ke dalam remittance kemudian diserahkan ke General cashier.
c. Dan untuk selanjuatnya uang tersebut oleh General cashier dibuatkan GC report dan uang
segera disetor ke Bank pada pagi harinya.

4. City Ledger
a. Setelah tamu menyelesaikan rekening hotelnya dengan pembayaran redit. Guest ledger
account beserta dokumen-dokumennya ditransfer ke City ledger .
b. Bersama dengan income audit Account Receivable melakukan verifikasi untuk
memastikan kelengkapan dari bill dan kebenaran postingnya.

5. Rekening Tamu yang terlambat dibukukan

a. Usaha untuk mencegah Guest check terlambat diserahkan sehingga tidak dibebankan ke
rekening tamu pada waktu menyelesaikan rekeningnya , dapat dilakukan dengan cara :
- Mempercepat pelayanan penyerahan Guest Check melalui Supervisor
- Front office menginformasikan kepada outlet-outlet melalui telephone bahwa
tamu no kamar sekian Check Out , apa masih ada bill-bill yang tertinggal.
- Menanyakan kepada tamu apakah terdapat guest check yang belum masuk ke
rekening yang akan diselesaikan
c. Namun jika semua tersebut diatas telah dilakukan namun masih ada juga guest check
yang tertinggal, belum diselesaikan oleh tamu, guest check tersebut hdibukukan
secara terpisah untuk diambil langkah tindak lanjut.

5
 d. Dan jika penyelesaian rekening tamu tersebut dengan cara credit , penagihan kepada
yang bersangkutan harus tetap diupayakan. Dan jika penyelesaian rekening tadi
dengan tunai, sehingga sulit untuk ditagih maka hal ini harus dilaporkan ke Manager
untuk diambila langkah tindak lanjut.

6. Pemberian Discount
a. Setiap pengurangan yang dilakukan terhadap rekening tamu harus didukung dengan
Discount Voucher yang dicetak dengan nomor urut, dengan dilengkapi dengan
informasi tentang nomor kamar, nama tamu serta alasan singkat terjadinya
pengurangan.
b. Pada akhir bulan Income audit ,enyiapkan discount journal untuk keperluan posting
ke General ledger.

JOB TITLE : General Cashier

REPORTS TO : Chief Accounting
DEPARTMENT :A&G

Tugas dan tanggung jawab seorang General Cashier adalah menerima dan mengelola seluruh
pendapatan Restaurant baik dari tamu maupun dari fihak lain, dan melakukan pembayaran dalam
jumlah tertentu, dengan aturan yang telah ditetapkan oleh Accounting Manager.

JOB DESCRIPTION)
Tugas dan Pekerjaan.
1. Mengambil hasil Cash yang ditampung di Remitance of Funds di Box Drop (Brankash).
2. Dengan disaksikan oleh petugas yang lain, menghitung dan mencocokkan dengan laporan
yang ditulis di Remitance.
3. Mencatat ke dalam General Cashier Daily Summary, berdasrkan hari, tanggal, nama
Cashier dan jumlah penerimaannya.
4. Menyetor ke Bank seluruh hasil pendapatan Cash.
5. Pada setiap akhir bulan membuat rekonsiliasi Bank .
6. Meenyiapkan Cek / BG untuk pembayaran – pembayaran yang telah mendapat
persetujuan oleh Accounting Manager.

Dokumen :
1. Remitance Of Funds
2. Bank Deposit Slip dan Petty Cash Voucher.
3. Buku Bank
4. Summary General Cashier.
Laporan akhir :
Membuat Journal bulanan atas transaksi-transaksi Cash masuk dan cash keluar.

PROCEDURE PENGENDALIAN GENERAL CASHIER

6
1. Pengendalian Penrimaan Cash
a. Setiap Cashier diharuskan membuat laporan penerimaan Cash, dan seluruh bukti
pendukung yang meliputi Guest Check / Bill dan Credit Card Voucher harus
dilampirkan.
b. Penerimaan Cash tiap-tiap shift harus dimasukkan dalam amplop tertutup yanag disebut
dengan Remitance of Funds dan disimpan didalam Box Drop dan dicatat di buku
expedisi dengan disaksikan oleh Restaurant Supervisor.
c. Setiap pagi hari General Cashier mengambil hasil penerimaan Cash pada hari
sebelumnya dan menghitung dengan disaksikan oleh seorang saksi yang ditetapkan
oleh Accounting Manager.
d. General Cashier membuat rekapitulasi seluruh hasil penerimaan Cash pada hari
sebelumnya dan menyetor seluruhnya ke Bank. Bukti setor dari Bank selanjutnya
diserahkan ke pada Accounting Manager.
e. Income Audit memeriksa penerimaan cash tiap-tiap hari apakah telah sesuai dengan
laporan yang dibuat oleh cashier .
f. Penerimaan penagihan secara tunai harus segera disetorkan ke General Cashier, untuk
diseetor ke Bank bersama dengan penerimaan cash sehari-hari.

2. Pengendalian Pengeluaran Cash

a. Pengeluaran-pengeluran untuk pembayaran utang dan pembayaran lainnya dalam
jumlah yang besar harus dilakukan dengan menarik Cek / BG.
b. Semua pembayaran dapat dilakukan ssetelah dilengkapi dengan bukti-bukti pendukung
(receiving report), dan telah mendapatkan persetujuan oleh Manager Operational.
c. Cek-cek pembayaran utang hanya dapat disiapkan atas dasar daftar invoice yang telah
direalise, dan telah disetujui.
d. Penandatanganan Cek dilakukan oleh Manager Operational.
e. Tidak dibenarkan menyetujui pengeluaran-pengeluaran untuk pembelian barang
modal / FF&E tanpa melalui capital invesment yang telah ditetapkan.
f. General Cashier membuat daftar Cek-cek yang telah diterima oleh fihak ketiga dan
harus diperoleh kwitansinya.

g. Cek-cek yang telah direalise akan tetapi sampai dengan tanggal penyusunan laporan
belum diambil oleh yang bersangkutan harus direserve kembali dengan journal entry :
Dr. Bank
Cr. Utang
h. Kemudian pada awal bulan berikutnya reversing entry tersebut harus dibatalkan dengan
journal sebaliknya.

3. Pengendalian Dana Cash (House Bank)

a. Untuk menjaga kelancaran aktivitas sehari-hari dibentuk dana Cash guna melayani
pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil atau dengan jumlah maximal Rp.500.000,-
b. Pada periodea tertentu yakni 2 (dua) minggu, atau setiap akhir bulan dibuatlah
rekapitulasi penggunaan Dana Cash (House Bank) .
c. Pertanggung jawaban atas pengeluaran-pengeluaran dari House Bank harus dilengkapi
dengan bukti-bukti yang syah, yang dilampirkan pada laporan Summary penggunaan
Dana Cash (House Bank).

7
JOB TITLE : Income Auditor
REPORTS TO : Chief Accounting
DEPARTMENT :A&G

Seksi ini dalam tugas sehari-hari membantu Accounting manager dalam memerikasa hasil
pendapatan hotel dan memeriksa pemasukan uang.

JOB DESCRIPTION
Tugas pekerjaan :
1. Membuat daily sales report
2. Memeriksa room sales report yang dibuat oleh front office
3. Memeriksa guest list yang dibuat oleh front office
4. Memeriksa room report yang dibuat oleh house keeping
5. Memeriksa semua summary of sales
6. Memeriksa kebenaran laporan akhir yang dibuat oleh Night audit.
7. Mengecek laporan pembayaran dari lolektor ( Account Receivable).

Dokumen :
1. Laporan akhir dari Night Auditor ( D. Card)
2. Summary of sales
3. Room count sheet
4. House keeping report.

Laporan akhir membuat journal Sales dan Allowance

PROCEDURE PENGENDALIAN INCOME AUDITOR

1. Seluruh pendapatan hotel harus diawasi, dicatat dan dilaporkan secara lengkap.
2. Penerimaan cash oleh general cashier harus dicheck setiap hari untuk memastikan apakh
telah sesuai dengan laporan dari front office cashier dan outlet cashier.
3. Selanjutnya memastikan apakah seluruh pendapatan cash telah disetor ke bank pada
keesokan harinya.
4. Jika terdapat selisih – selisih dan ketidak cocokan pelaporan harus segera diselidiki.

AKTIVITAS AUDIT
1. Audit atas pendataan kamar.
a. Perikasa daftar tamu yang dibuat oleh front office dengan kartu registrasi tamu.
b. Perikasa tarip yang tercamtum dalam daftar tamu dengan tarip yang tercamtum pada
kartu registrasi tamu.
c. Periksa tarip kamar yang sekarang dengan tarip kamar sebelumnya.
d. Perikasa laporan harian yang dibuat oleh house keeping dengan laporan yang dibuat oleh

8
 front office, untuk memastikan kebenaran pendapatan jumlah kamar tiap-tiap hari.
Langkah ini dilakukan untuk menghindari adanya pemakaian kamar yang tidak
dilaporkan ileh front office, atau adanya penggunaan kamar yang tidak sah, atau
bahkan tamu sudah chek out tetapi belum dikeluarkan dari daftar tamu.
e. Untuk memastikan jika ada complimentary room telah disetujui oleh yang berwenang.

2. Audit atas Penjualan makanan dan minuman

a. Memerikasa kelengkapan bill-bill yang dilaporkan melalui lembar Daily Sales
Summary.
b. Setiap ada bill yang hilang segera ditelusuri dan dimintai pertangung jawabannya.
c. Jika terdapat bill Oficer Check / Intertainment dipastkan apakah telah mendapat
persetujuan dari yang berwenang.

3. Audit Atas Penerimaan Kas

a. Setiap penerimaan Remitance of fund harus dicocokkan, apakah telah sesuai dengan
laporan kas pada mesin kasir.
b. Memastikan apakah seluruh penerimaan kas telah dilaporkan oleh masing –masing kasir
dan telah diterima serta disetor ke general kasir.
c. Juga memastikan apakah seluruh penerimaan cash telah disetor ke bank oleh genral
cashier.

4. Audit Pemindahan Guest Ledger ke City Ledger

Income audit harus memerikasa pemindahan status transaksi guest ledger menjadi city
ledger mengenai :
a. Kelengkapan dokumen pendukung ( bill-bill).
b. Di check kebenaran penjumlahan dari masing-masing transaksi.
c. Di check kelengkapan dasar persetujuan pembayaran kredit diantaranya ( Garansi leter
dari instansi, alamat lengkap dan contak personnya). Jika perlu diadakan konfirmasi
ulang.

9
JOB TITLE : Purchasing
REPORTS TO : Chief Accounting
DEPARTMENT :A&G

Purchasing adalah jabatan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam pengadaan barang-
barang kebutuhan Restaurant baik dengan cara membeli atau menyewa, sesuai dengan
permintaan.

A. JOB DESCRIPTION
Rincian Tugaas dan Pekerjaan
1. Melayani seluruh pengadaan barang kebutuhan Restaaurant baik dengan cara beli maupun
dengan cara sewa.
2. Membuat Purchase Order berdasarkan Purchase Request
3. Menindak lanjuti pemesanan dengan Market List yang dibuat oleh Cheft Cook kepada
Suplier (Daily Market List).
4. Mengadakan market survay (Price quotation) untuk setiap barang yang dibutuh kan dengan
dasar :
a. Harga semurah mungkin
b. Kwalitas barang tertinggi
c. Perencanaan kwantitas
d. Pembayaran dengan credit dan perhitungan cash discount.
Dokumen :
1. Blanko Purchase Request dan Market List.
2. Blanko Purchase Order
3. Nota pembelian Cash
4. Voucher Direct Purchase

Laporan :
Pembuatan Voucher Direct Purchase yang dilengkapi dengan Rekapitulasi nota-nota pembelian
Cash.

B. PROSEDURE PENGENDALIAN PURCHASING

1. Seluruh pembelian atas barang dan jasa yang diperlukan untuk operasional dipusatkan di
bagian Pembelian ( Purchasing)
2. Pembelian / pengaadaan barang hanya dapat dilakukan berdasarkan permintaan yang
tertuang di Purchase Request dan yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan.
3. Semua barang-barang yang diperlukan untuk dibeli dibuatlah Purchase Requisation (PR) ,
dan untuk barang-barang dalam stock gudang dibuat oleh bagian Cost Control, dan
uantuk barang-barang yang langsung dipakai dapat dibuat oleh bagian yanag
memerlukan.
4. Atas dasar PR tersebut bagian Pembelian meminta penjelasan kepada pemesan (pembuat
PR) atas spesifikasi barang yang akan dibeli, agar barang yang dibeli sesuai dengan yang
diperlukan.
5. Setelah PR tersebut disetujui oleh Pimpinan kemudian Purchasing membuat Purchase
Order (PO).
6. PO dibuat rangkap 4 dan ditandatangani oleh Bagian pembelian, Accounting Manager
dan Top Management.
- Asli : Untuk pemasok sebagai tanda pemesanan barang
- Tindasan ke.1 : Untuk bagian penerimaan barang
- Tindasan ke.2 : Untuk bagian pembayaran

10
 - Tindasan ke.3 : Untuk bagian pembelian
7. Untuk barang-barang yang dibutuhkan secara terus-menerus tiap-tiap hari seperti
kebutuan dapur biasanya dibuatkan kontrak harga dengan jangka waktu 3 bulan atau
paling lama 6 bulan.
8. Dan untuk bahan-bahan keperluan dapur (sayuran, daging, dan buah) yang dibutuhkan
setiap hari dengan menggunakan form Market List.

JOB TITLE : Receiving & Storekeeper

REPORTS TO : Cost Control / Chief Accounting
DEPARTMENT :A&G

Receivindg & Store Keeper dalam tugasnya sehar-hari adalah menerima, menyimpan serta
mengeluarkan barang-barang keperluan restaurant sehari-hari.

JOB DESCRIPTION
Tugas pekerjaan :
1. Menerima barang :
a. Menerima barang-barang dari Suplier
b. Memeriksa keadaan barang berdasarkan PO, kwalitas, kwantitas dan harga.
c. Membuat tanda terima barang.
d. Membuat Daily Summary Receiving report.
2. Menyimpan Barang :
a. Barang-barang disimpan pada tempat-tempat yang telah ditentukan
b. Mengelompokkan dan menyusun barang-barang sesuai dengan jenisnya
c. Membuat Bin Card sesuai dengan jenis barang, tanggal masuk, jumlah barang,
tanggal keluar barang dan sisa barang.
d. Membuat Purchase Request untuk barang-barang yang persediaannya sudah
menipis .
3. Inventory Barang.
Bersama dengan petugas yang lain setiap akhir bulan mengadakan inventory barang yang
ada di gudang.
Dokumen : Purchase Order, Receiving Form, Store Requisition, Stock Card
and Summary Monthly Inventory.
Laporan : Daily Receiving Report and Monthly Inventory.

PROCEDURE PENGENDALIAN RECEIVING & STORE KEEPER

1. Barang hanya dapat diterima jika telah dibuatkan Surat Pesanan ( Purchase Order) atau
dokumen lain yang mmpunyai fungsi sama yaitu seperti Market List.
2. Barang yang diterima harus diperiksa terlebih dahulu 0leh bagian penerimaan barang ebelum
disimpan di Gudang.
3. Semua barang yang dipesan atau dibeli harus diterima melalui bagian penerimaan barang.
Seksi ini bertanggung jawab kepada Accounting Manager.
4. Barang-barang yang diterima harus dibaarengi dengan invoice dengan dicantumkan nomor
PO /ML/SO sebagai referensi, dan invoice minimal rangkap 3 dimana :
a. Lembar ke. 1 / asli mdikembalikan ke vendor ( Jika pembelian secara kredit)
b. Lembar ke. 2 diserahkan kepada bagian pembayaran dan
c. Lembar ke.3 disimpan di Receiving .
5. Untuk barang-barang yang belum / tidak ada Invoice dibuatkan kwitansi penerimaan yang
disebut Good Receive Without Invoice oleh petugas penerimaan sebagai dasar memasukkan
barang ke gudang.
6. Barang yang diterima harus diperiksa dahulu mengenai kwalitas, kwantitas, berat dan
spesifikasi lainnya sesuai dengan catatan dari bagian pembelian.
7. Untuk barang barang yang memerlukan pemerikaan lebih terinci (daging. Ikan dan lainnya)
pemeriksaan dilakukan dengan bagian yang terkait, agar baranag-barang tersebut sesuai
dengan yang diperlukan.
8. Invoice juga diperiksa apakah secara fisik telah sesuai dengan barang yang diterima,
kebenaran dari penjumlahan, perkalian dan potongan harga, jika ada.

9. Jika terkadi perbedaan fisik antara barang yang diterima dengan jumlah yang tercantum
dalam di invoice, maka petugas penerima barang akan membuat perbaikan pada invoice
tersebut sepanjang jumlah yang diterima tidak melebihai jumlah yanag tercantum dalam PO,
kemudian dikirim ke rekanan dengan tembusan bagian pembayaran.

11
10. Invoice yang telah diperiksa kemudian dibubuhi stempel tanda terima, nomor bukti
penerimaan, tangagal penerimaan dan tanda tangan penerima.
11. Jika barang yang dipesan baru mencapai sebagian dari jumlah yang dipesan maka petugas
penerima barang dan petugas yang terkait akan membuat catatan Current Of PO dalam PO,
kemudian jika barang telah dilengkapi sesuai dengan PO maka PO tersebut diambil dan
ditandai dengan catatan Close Of PO, untuk mencegah penerimaan ganda.

12. Petugas gudang bertanggung jawab menjaga kelancaran penyediaan barang terutama untuk
barang-baranag yang telah mendekati stock minimum. Untuk itu bagian gudang diwajibkan
memeriksa secara teratur arsip permintaan pembelian yang belum direalisasi agar tidak
terlambat pengadaannya.
13. Jika terdapat permintaan pembaelian yang belum direalisasi dalam waktu yang diharapkan
maka ia wajib menghubungai baagian pembelian untuk memantau sejauh mana status order
berjalan, dan dalam hal demikian bagian pembelian harus menempuh upaya untuk
mempercepat realisasinya.

12
 JOB TITLE : Cost Control
REPORTS TO : Chief Accounting
DEPARTMENT :A&G

Membantu Accounting Manager, dalam tugas sehari-hari memonitor dan mengendalikan

penggunaan barang-barang agar dapat meamperoleh efisiensi dan ekonomis. Dalam pelaksanaan
tugasnya sehari-hari Vost control bekerja sama dengan petugas gudang memeriksa, menganalisa,
dan menyusun laporan biaya-biaya yang berhububgan dengan pemakaian barang-barang untuk
keperluan operasioanal hotel.

Dalam hal ini Cost Control dibagi dalam 2 (dua) bagian :

1. Cost Control untuk Food dan Beverage.
2. Cost Control untuk Material

JOB DESCRIPTION
Tugas pekerjaan :
1. Memeriksa barang-barang yang keluar dari gudang melalui dokumen gudang ( Syore
Room Requisition)
2. Memeriksa Receiving Report yang dibuat oleh bagian Receiving.
3. Menyusun Cardex atas mutasi barang sehingga saldo yang tercatat dicardex sesuai
dengan barang yang ada di store.
4. Memberi harga (unit Price) pada dokumen Requesition yang keluar dari gudang setiap
hari.
5. Membuat laporan harian tentang Food & Beverage Cost Report
6. Mengadakan pengecekan langsung ke pasar secara rutin sehingga tahu persis harga
barang di pasar.
7. Setiap akhir bulan mengadakan inventory barang, yang dibantu oleh bagian gudang.
8. Mencatat pembelian fixed asset, dan menginventory ulang tiap tahun.
Dokumen :
1. Receiving form
2. Requesition
3. Purchase Order
Laporan :
1. Daily Food & Beverage Cost
2. Journal Food & Beverage Consumtion
3.
4. Journal Material & Suplies Consumtion.

PROCEDURE PENGENDALIAN COST CONTROL

1. Pengendalian Cost Control
a. Aktivitas pengendalian biaya dimaksudkan agar realisasi biaya dapat diarahkan pada
atingkat yang dikehendaki, baik volume maupun standard.
b. Terutama pada bagian makanan dan minuman (Food & Beveradge ) karena tingkat
pemakaian yang cukup tinggi , daya tahan pemakaian bahan makanan terbatas, dan harga
fluktuatif.
c. Proses pengendalian biaya dimulai dari awal pembelian barang sampai pada proses
pemakaiannya.
d. Setiap barang yang diterima melalui bagian penerimaan harus dibuatkan Daily Receiving
Report kemudian sebelum dikirim ke bagain Accunt Payable Cost Control mempunyai
kewajiban untuk memerikasa kebenarannya.

2. Food & Beverage Sales Audit :

a. Sebelum menentukan harga jual atas suatu product makanan dan minuman
terlebih dahulu harus dibuatkan rincian harga pokok untuk menghasilkan suatu product
tersebut. Perhitungan harga pokok tersebut dilakukan dengan mengisi Standard Recipe Card.
Dan SRC ini harus dimutahirkan dari waktu ke waktu.
b. Dalam pembuatan Standard Recipe juga diperhitungkan besarnya margin untuk
menutup kenaikan harga sampai batas waktu tertentu, sehingga Standard Recipe tidak sering
mengalami perubahan.
c. Pemeriksaan secara mendadak terhadap porsi makanan dan minuman setidaknya
dilakukan sebulan sekali oleh Cost control dan Chef untuk melihat apakah standard portion
dari suatu makanan telah sesuai dengan Standard Menu Recipe yang ada, mengingat
kelalaian dalan standard portion akan berakibat terhadap tinggi rendahnya cost product.

13
 d. Setelah Menu Recipe dibuat, kemuadian baru dapat ditetapkan berapa besarnya
harga jual.

3. Flash Food Cost Report

Untuk memantau perkembangan efesiensi pekerjaan petugas dapur dalam mengolah makanan ,
dilakukan pengawasan melalui pembuatan daily flash food cost report yang dibuat oleh seorang
cost control. Laporan ini menggambarkan keadaan hari ini, sampai dengan hari ini .
a. Data food sales diambil dari daily sales report
b. Data pemakaian bahan makanan diambil dari data store room requisition dan data dari
bahan-bahan yang dibeli langsung ( market list).
c. Adanya pengurangan-pengurangan pemakaian bahan yang tidak dapat dibebankan sebagai
food cost yaitu pembuatan makanan-makanan untuk staff, tamu – tamu penting, dan
pembuatan makanan untuk owner dsb atau disebut dengan officer check dan intertaint.
d. Persentase food cost dihitung dari total pemakaian bahan makanan dibagi dengan total sales.

4. Fhysical Inventory
a. Pada setiap akhir bulan petugas cost control bersama dengan petugas gudang melakukan
perhitungan fisik terhadap persediaan barang-barang, baik yang berada di gudang maupun
yang berada di outlet.
b. Jika terjadi perbedaan antara perhitungan fisik dan perhitungan berdasarkan catatan harian
(bin card), maka yang dipakai sebagai dasar perhitungan akhir inventory adalah berdasarkan
perhitungan fisik.
c. Angka berapa besarnya perbedaan tersebut akan dilakukan adjustment/ penyesuaian.

5. Spot Cheking
Dalam hubungannya dengan aktivitas pengawasan barang cost control harus mengadakan
pengamatan secara mendadak untuk melihat apakah prosedureyang telah diteapkan telah
dilaksanakan sebagaimana mestinya. Pengamatan ini meliputi :
a. Pengawasan ke gudang apakah sisa barang yang ada sesuai dengan catatan di bin card.
b. Apakah par stock dapat dipertanggung jawabkan terhadap ketentuan minimum stock dan
maksimum stock barang.
c. Apakah penerimaan barang telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
d. Apakah penyimpanan barang telah dikelompok-kelompokkan sesuai dengan category
barang.
e. Apakah pengeluaran barang dari gudang telah berjalan sesuai dengan peraturan yang
ditetapkan.
f. Bagaimanan dengan penyimpanan botol-botol kosong,
g. Apakah barang-barang bekas yang tidak terpakai telah diupayakan penjualannya.

6. Market Survey
Kaitannya dengan aktivitas pengendalian biaya, bagian cost control juga harus melakukan survey
pasar, mengenai harga bahan-bahan pokok setidaknya satu bulan sekali untuk memantau
perkembangan harga pasar, guan untuk membandingkan dengan beberapa supplier / pemasok
barang-barang ke hotel. Survey pasar ini dilakukan terhadap barang-barang yang fluktuasi
harganya cukup tinggi. Seperti sayuran, daging, telur dan jenis rempah-rempah. Hal ini dilakukan
sebagai masukan terhadap bagian penjualan sebagai dasar untuk menetapkan harga jual.

JOB TITLE : Account Payable

REPORTS TO : Chief Accounting
DEPARTMENT :A&G

Account Payable adalah seksi yang bertugas sehari-hari mengadministrasi seluruh transaksi yang
berkaitan dengan hutang–hutang perusahaan (hotel)

14
JOB DESCRIPTION
Tugas pekerjaan :
1. Mencatat seluruh transaksi hutang hotel.
2. Menyiapkan voucher pembayarannya kepada supplier / hutang pada pihak ke tiga yang telah
jatuh tempo.
3. Filling semua voucher payable
4. Membuat aging dari account payable.

Dokumen :
1. Purchase order
2. Vendor Invoice
3. Voucher payable

Laporan akhir :
Jurnal hutang perusahaan.

PROCEDURE PENGENDALIAN HUTANG

1. Hutang yang dapat dibukukan atau dapat diakui hanyalah hutang yang berdasarkan faktur asli
yang didukung dengan bukti yang sah bahwa barang telah diterima dengan baik.
2. Pembayaran hanya dapat dilakukan terhadap hutang yang tercamtum dalam daftar hutang hotel.
3. Utang dapat dibayar setelah jatuh tempo.

Sistem / Langkah Audit Hutang

1. Sistem penglolaan administrasi hutang dilakukan dengan computer, oleh karenanya setiap
supplier harus di input ke computer mengenai : nama, alamat, dan nomor telephone.
2. Setiap pemasok diwajibkan menyerahkan nota asli bersamaan dengan pengiriman barang.
3. Nota dicocokkan dengan fisik barang yang diterima, pemjumlahan dan potongan harga jika ada.
4. Nota yang diterima dibubuhi dengan stempel tanda terima : tanggal, diterima oleh dan diparaf
oleh bagian penerima barang.
5. Bagian account payable juga memeriksa invoice apakah sesuai dengan receiving report, dan
purchase order..
6. Invoice dikelompokkan pada masing –masing pemasok dan dineri nomor untuk memudahkan
persiapan pembayarannya.
7. Utang-utang yang timbul bukan dari pembelian barang seperti sewa barang, pembayaran pajak.
Listrik, telephone, gaji karyawan juga diproses dengan cara yang sama.

Cara Pengajuan Pembayaran

1. Ambil invoice / nota yang telah jatuh tempo.
2. Pisahkan nota pada kelompok / supplier masing-masing.
3. Catat di lembar voucher payable : nama barang, jumlah, dan harganya.
4. Ajukan voucher ttersebut ke Accounting manager untuk mendapatkan persetujuan
pembayarannya.
5. Dan setelah mendapatkan persetujuan dari Accounting manager dan pejabat yang ditunjuk
siapkan pembayarannya.
6. Tulis tanggal, nama dan tanda tangan penerima pembayaran.

JOB TITLE : Chief Accounting

REPORTS TO : Hotel Manager
DEPARTMENT :A&G

Memimpin, membina, mengawasi, mengendalikan dan bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan
akuntansi hotel yang accountable dan auditable, serta pengelolaan dan pengawasan terhadap segi-segi
keuangan perusahaan dalam rangka memelihara asset dan meningkatkan pendapatan perusahaan.

JOB DESCRIPTION
Tugas danTanggung Jawab
Tugas Utama
1. Mengamati/ mengecek kehadiran staff accounting sesuai dengan Work Time
Schedule yang berlaku.

15
2. Mengecek laporan night audit meliputi ; Daily Income General Cashier,Detail
Daily Report, Room Sales Recapitulation, Room Count Sheet.
3. Menghitung forecast, memeriksa dan mengawasi Daily Sales Report.
4. Mengecek dan menandatangani semua Purchase Request.
5. Mengecek dan menandatangani untuk pembayaran yang sifatnya tidak rutin.
6. Menyelesaikan dan mencari jalan keluar masalah yang timbul dalam Departemen
Accounting.
7. Melakukan instruksi-instruksi dari general manager
8. Menginput dan mendistribusikan pembebanan cost kedalam program atas semua
nota-nota pengeluaran.
9. Mengadakan adjustment, apabila ditemukan kesalahan dalam pembuatan bill,
atau input dari F&B / FO.
10. Mengawasi pelaksanaan penagihan serta kelengkapan administrasi.
11. Memimpin dan mengawasi, membimbing, serta memberikan petunjuk
operasional sehari-hari dalam melaksanakan rencana kerja bidang keuangan.
12. Mengecek dan menandatangani pengajuan Pety Cash.
13. Mengecek dan menandatangani laporan-laporan yang masuk ke accounting, serta
ditindak lanjuti.
14. Membuat laporan keuangan atau financial statement.
15. Memimpin rapat dalam department accounting untuk mengatasi masalah serta
menyampaikan ke staff mengenai kebijakan baru dari management.
16. Memberikan penilaian kepada staff Accounting.
17. Membuat dan menandatangani Monthly Trial Balance termasuk koreksi atau
adjustment dari perkiraan-perkuiraan yang ada serta jurnal-jurnal lainnya.
18. Meneliti kebenaran jumlah pembayaran dimuka.
19. Memimpin dan mengawasi, membimbing, serta memberikan petunjuk
operasional sehari-hari dalam melaksanakan rencana kerja bidang keuangan.

Tugas Tambahan
1. Membantu memberikan saran/ mengatasi/ menyelesaikan masalah
yang timbul di departemen lain.
2. Menginput dan mendistribusikan pembebanan cost kedalam program
atas semua nota-nota pengeluaran.
3. Mengecek dan menandatanagani pengajuan apabila ada pengembalian
group.
4. Mengecek inventory dari semua department weekly dan monthly.
5. Memimpin dan mengawasi Cost Controller dalam pengendalian
persediaan barang dan analisa biaya khususnya anggaran.
6. Mengadakan survey pasar.
7. Mengadakan koordinasi dengan marketing dan collector untuk
menangani piutang yang over.
8. Bersama management menyusun anggaran dan budget.
9. Melaksanakan kewajiban-kewajiban perusahaan terhadap pemerintah
tepat pada waktunya.
10. Membuat analisa perbandingan antara anggaran dan realisasinya.
11. Membuat dan menandatangani Monthly Trial Balance termasuk
koreksi atau adjustment dari perkiraan-perkuiraan yang ada serta jurnal-jurnal lainnya.

Laporan akhir :
1. Summary Profit & Loss
2. Balance Sheet

Saya mengerti, memahami dan menerima semua tugas dan tanggung jawab saya di atas

Prepared by : Human Resources Development

Employee signature :

Employee Name :

Department Head signature :

16
17