AKUNTANSI HOTEL

POPPY ARNOLD KADIR, SE, M.M.PAR

PENGELOLAAN KEUANGAN HOTEL
RUANG LINGKUP KEGIATAN OPERASIONAL

• Menetapkan anggaran operasional hotel

• Menentukan seluruh kebijaksanaan tentang keuangan
hotel
• Melaksanakan proses pendapatan dan pengeluaran hotel
• Menyusun laporan keuangan hotel pada setiap akhir
periode keuangan
• Memonitor seluruh proses pelaksanaan operasional
keuangan hotel dan menyusun hasil evaluasinya.
PENGELOLAAN KEUANGAN HOTEL
BAGIAN DAN AKTIVITAS KEUANGAN

a) Kasir,
bagian yang menerima seluruh pemasukan pendapatan hotel
untuk seluruh penjualan produknya, misal-nya kamar, makanan,
minuman dan sebagainya.
b) Auditor, bagian yang melaksanakan proses “auditing” seluruh
pendapatan hotel
c) Cost Controller, bagian yang melakukan control atas biaya yang akan
digunakan
d) Pembukuan, bagian yang melaksanakan proses pembukuan hotel
e) Pembayaran, bagian yang melaksanakan pembayaran atas hutang
hotel dan juga pembayaran gaji karyawan
f) Penagihan, bagian yang melaksanakan penagihan piutang hotel
PENGELOLAAN KEUANGAN HOTEL
SISTEM KEUANGAN HOTEL

a)Menggunakan system baku yang disahkan dan

berlaku menyeluruh untuk perusahaan ini, misalnya
dengan menggunakan “Uniform System of Account for
Hotel” dan sebagainya.
b)Setiap pos pemasukan/pengeluaran keuangan harus
jelas dan menggunakan formulir standar.
c) Setiap akhir periode keuangan harus jelas tentang
posisi keuangan hotel, misalnya dengan laporan
rugi/laba, neraca perusahaan dan sebagainya.
 KASIR
PEMBAGIAN TUGAS

a)Kasir Front Office bertugas untuk melaksanakan penerimaan

hasil pendapatan di Front Office Hotel.
b)Kasir Bar/Restaurant bertugas untuk melaksanakan
penerimaan hasil pendapatan di bar/restaurant
c)Kasir lainnya bertugas sesuai dengan tempat yang telah
ditetapkan Pimpinan Hotel, misalnya untuk bagian lain di
hotel yang menjual/menyewakan fasilitas pelayanan tertentu,
atau kasir yang bertugas untuk membayar hutang/gaji
pegawai, dan sebagainya.
 KASIR

KASIR BAR/RESTAURANT

1)Penanganan pembayaran tamu hotel

2)Pelayanan tukar uang asing (money changer)
3)Pelayanan titip barang berharga
4)Penyusunan rekapitulasi hasil penjualan hotel.
 KASIR

KASIR BAR/RESTAURANT

1) Penanganan pembayaran makanan dan atau minuman

2)Penyusunan rekapitulasi hasil penjualan makanan atau

minuman
 KASIR
KASIR LAINNYA
1) Penanganan pembayaran hasil produk yang
dijual atau disewakan di tempat tersebut, dan
laporan rekapitulasinya.

2)Penanganan tugas-tugas pembayaran yang

ditetapkan oleh pimpinan, misalnya untuk
membayar kepada rekanan, membayar gaji
pegawai, dan sebagainya dan laporan
rekapitulasinya.
 KASIR
PERSIAPAN KASIR
a) Menyiapkan area tugasnya
b) Menyiapkan peralatan/perlengkapan kerja, misalnya mesin kas
register, formulir, rekening tamu, dan sebagainya.
c) Menyiapkan uang kontan yang diperlukan
d) Menyiapkan seluruh instruksi yang telah diterima, misalnya untuk
pelayanan tukar uang asing, titip barang berharga dan
sebagainya.
e) Menyiapkan harga jual yang berlaku saat itu.
 KASIR
a) Setiap formulir yang bernilai harus tetap di simpan dengan baik,
CATATAN meskipun tidak digunakan atau dibatalkan, misalnya rekening
tamu.
b) Pelaksanaan kerja harus diimbangi dengan penuh rasa tanggung
jawab dan sebaiknya jangan meninggalkan area kasir tanpa
pengawasan penuh dari petugas yang diserahi tanggung jawab
sementara.
Tugas kasir adalah menyangkut masalah keuangan
perusahaan dan uang/benda berharga yang diterima adalah milik
perusahaan
c) Setiap kesalahan yang berakibat kerugian perusahaan menjadi
tanggung jawab kasir sepenuhnya, dan apabila hal ini terjadi di
area kasir yang bersangkutan.
 JENIS PEMBAYARAN
PEMBAYARAN KONTAN
a. Hotel menerima pembayaran kontan dalam bentuk Rupiah atau mata
uang asing yang ditetapkan Pimpinan Hotel, misalnya Dollar Amerika
b. Bentuk pembayaran kontan diterima berupa:
• Uang kertas
• Uang logam, kecuali untuk mata uang asing
• Kertas berharga sebagai ganti uang kertas yang telah disahkan oleh
Peraturan Pemerintah, misalnya Traveler’s Check, Check dari Bank,
dan sebagainya.
a. Khusus untuk membayar piutang hotel, sebaiknya digunakan dengan
mata uang Rupiah, kecuali hotel mempunyai tunggakan hutang
dengan pihak luar negeri.
 JENIS PEMBAYARAN
PEMBAYARAN KREDIT

a. Hotel menerima pembayaran kredit sesuai dengan instruksi

antara lain dalam bentuk:
- Setiap penerimaan pembayaran kredit harus diteliti dengan
jaminan atas penagihannya, misalnya nama dan alamat tamu
yang pasti, peralatan khusus untuk pembayaran kartu kredit,
jaminan perusahaan, dan sebagainya.
- Keragu-raguaan atas pembayaran kredit harus segera
dilaporkan ke atasannya atau bagian yang memberi izin
tentang jenis kredit yang diterima hotel.
 JENIS PEMBAYARAN
CATATAN a. Pembayaran dengan menggunakan check pribadi
sebaiknya tidak diterima kecuali seizin Pimpinan
Hotel atau yang mewakilinya
b.Pembayaran dengan check dari bank harus terjamin
keuangannya dan secara umum, hotel hanya menerima
jaminan pembayaran kredit dari perusahaan/instansi
yang dianggap bonafit dan tidak sulit dalam
penagihannya
c. Hotel wajib menyusun daftar perusahaan/perorangan
yang dianggap lancar dalam pembayaran kreditnya
untuk ditetapkan sebagai tamu yang diragukan atau
harus di layani hanya dengan pembayaran kontan.
 DISCOUNT/RABATE
KEBIJAKSANAAN a. Setiap potongan harga yang akan diberikan kepada tamu
tertentu harus seizin Pimpinan Hotel atau Pimpinan
Departemen yang bersangkutan.
b. Kebijaksanaan tentang pemberian potongan harga
dilakukan atas dasar kepentingan hotel dan ditetapkan oleh
Pimpinan Hotel bersama-sama dengan Pimpinan Bagian
Keuangan/Departemen.
c. Apabila ada pengembalian uang atas dasar instruksi untuk
transaksi tertentu, misalnya untuk pembayaran telepon
harus segera dilaksanakan dengan bukti pengembalian
yang harus dilampirkan untuk bahan laporan kasir.
 PELAYANAN TITIP BARANG BERHARGA
PROSEDUR PERMINTAAN
a. Kasir menyiapkan formulir titip barang berharga dan tamu diminta mengisinya: nama, nomor
kamar, tanda tangan, tanggal-bulan-tahun-jam pada saat akan menyimpan barangnya.
b. Mengeluarkan tempat penyimpanan dan menyerahkanya kepada tamu untuk selanjutnya tamu
yang memasukan sediri dan pada saat itu tidak diperkenankan melihat/memperhatikanya.
c. Melengkapi isi formulir termasuk tanda tangan petugas
d. Mengembalikan tempat penyimpanan ke tempatnya semula dan menguncinya.
e. Kunci diserahkan ke tamu bersama-sama duplikat formulir dan kunci induknya disimpan kasir
bersama-sama formulir aslinya
f. Kasir malam hari harus melihat dan mencocokan kembali daftar tempat penyimpanan yang
digunakan tamu dengan tempat penyimpanannya.
 PELAYANAN TITIP BARANG BERHARGA
PROSEDUR PENGAMBILAN
a. Tamu menyerahkan kunci tempat penyimpanan kepada kasir
b. Kasir mengambil formulir titip barang berharga dan mencocokkan dengan
nomor kunci penyimpanan yang bersangkutan. Apabila sama, tamu diminta
menandatangani kembali formulir tersebut.
c. Kasir mencocokan kedua tanda tangan tamu, dan apabila sama tempat
penyimpanan dapat dibuka dan diserahkan kepada tamu tersebut.
d. Kemungkinan tamu hanya mengambil sebagian dan ingin menitipkan lagi
atau mengambil seluruhnya dan mengembalikan tempat penyimpanan
dalam keadaan kosong
 PELAYANAN TITIP BARANG BERHARGA
PROSEDUR LAIN-LAIN
a. Apabila tamu akan menyelesaikan pembayaran rekeningnya, petugas dapat
meneliti tempat penyimpanan atau formulir titip pesan (kemungkinan tamu
tersebut masih menyimpan sesuatu), atau menannyakan langsung kepada
tamu yang bersangkutan.
b. Apabilatamu tersebut ternyata masih menyimpan di tempat penitipan
barang berharga, kasir harus meminta kuncinya dan memproses
pengambilan, seperti prosedur di atas.
c. Apabila tamu tersebut masih ingin meminjam tempat penitipan barang
berharga, prosedur selanjutnya dilaksanakan setelah mendapat izin dari
Pimpinan Front Office/Hotel. Penitipan untuk maksud di atas, formulir
harus dilengkapi dengan alamat tamu yang jelas.
 JUMLAH MAKSIMAL TAGIHAN TAMU
JUMLAH DAN BATAS PENAGIHAN
a. Setiap tamu hotel yang telah menginap dan melewati masa
tinggal 7 hari dan belum membayar rekeningnya harus di tagih
b.Pemberitahuan penagihan dapat melalui bagian reception dan
seterusnya akan diserahkan kepada tamu yang bersangkutan.
c. Tamu yang telah melewati jumlah maksimal tagihan dan belum
menyelesaikan pembayarannya, harus dilaporkan ke Pimpinan
Bagian Keuangan dan Pimpinan Front Office.
 JUMLAH MAKSIMAL TAGIHAN TAMU
KONTROL PENAGIHAN
a. Petugas malam hari (night auditor) harus membuat rekapitulasi tagihan tamu yang telah menginap melewati masa
tinggal 7 hari dan masih berada di hotel.
b. Isi rekapitulasi
• Nomor kamar
• Nama tamu
• Alamat tamu
• Jumlah tagihan
• Keterangan lain yang diperlukan, misalnya model atau cara pembayaran, penanggung jawab pembayaran, dan
sebagainya.
c. Rekapitulasi harus di kirimkan kepada:
• Pimpinan Hotel
• Pimpinan Bagian Keuangan
• Pimpinan Front Office
• Pimpinan Bagian penagihan
d. Langkah selanjutnya akan ditentukan tersendiri oleh Pimpinan Hotel bersama-sama dengan Pimpinan
Bagian/Departemen yang bersangkutan.