JURNAL REKENING

TAMU
Pertemuan ke-4

PRAKTIKUM AKUNTANSI PERHOTELAN

BY
LIDWINA MERSILIAN MANOE. M.Ak.
Latar Belakakang Rekening Tamu
• Rekening tamu merupakan rekening yang paling aktif. Dikatakan demikian karena dalam satu hari bisa
terjadi beberapa kali transaksi, debet dan kredit pada rekening ini. Sifat aktif rekening tamu memerlukan
pencatatan dan pemantauan yang akurat dan ketat. Rekening tamu ditutup setiap hari.
• Pada umumnya piutang rekening tamu berusia sangat pendek dengan rentang 3 sampai 7 hari. Dengan usia
piutang yang sangat pendek ini, ada yang menyebutkan piutang tunai.
• Bahasan akuntansi rekening tamu pada bab ini antara lain mekanisme pembebanan rekening tamu, laporan
penerimaan kas, penanganan rekening city ledger, penanganan hal-hal khusus.
• Transaksi-transaksi yang dicatat pada rekening tamu merupakan piutang hotel kepada tamu-tamu yang masih
tinggal di hotel. Sifat tagihan ini sangat singkat sehingga piutang ini dapat diklasifikasikan sebagai piutang
tunai. Bila tamu telah meninggalkan hotel (check-out) dan rekeningnya ditagihkan atau dibebankan ke
perusahaan atau kantor dan atau diselesaikan dengan kartu kredit maka piutang ini diklasifikasikan sebagai
city ledger. Rekening tamu merupakan dokumen hotel untuk mencatat transaksi yang terjadi.
• Rekening tamu disiapkan setelah tamu mendaftar (check-in) dan melengkapi kartu registrasi. Berikut akan
dibahas dokumen-dokumen pendukung untuk pencatatan rekening tamu dan mekanisme pencatatan transaksi
pada rekening tamu.
 Kartu Registrasi
Kartu registrasi dilengkapi oleh tamu ketika mendaftar (check-in) di hotel. Pada Fungsi kartu registrasi bagi pihak hotel dapat dinyatakan sebagai berikut:
kartu ini informasi yang didapat:
• Nama tamu 1. Sebagai dasar dalam membebankan jasa kamar dan jasa-jasa lainnya

• Jumlah orang yang telah dinikmati oleh tamu ke dalam rekeningnya selama tinggal di
hotel.
• Tujuan berkunjung

• Lama tinggal 2. Petugas hotel dengan mudah membebankan biaya kamar ke rekening
tamu sesuai dengan harga kamar yang dicantumkan pada kartu
• Alamat tamu
registrasi.
• Kebangsaan tamu
3. Dapat dijadikan alat informasi untuk mengetahui segmen tamu hotel
• Tanda Identitas tamu (KTP, Paspor, SIM)
dengan perilaku serta tujuan berkunjung.
• Jenis kamar yang diminta
4. Bila terjadi keraguan dalam mencatat suatu transaksi lain di luar jasa
• Harga kamar
kamar maka petugas hotel dapat membandingkan tanda tangan tamu
• Tanda tangan tamu
yang tercantum di kartu registrasi dengan tanda tangan pada voucher
• Tanda tangan karyawan hotel (receptionist) yang melayani saat check-in jasa yang dinikmati tersebut.
• Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh tamu selama tinggal di hotel.
Contoh Kartu Registrasi
Rekening Tamu
Informasi yang dicantumkan pada rekening tamu
didasarkan atas informasi yang tercantum pada kartu registrasi.
Pada rekening tamu informasi yang akan dicantumkan di
antaranya:

1. Nomor kamar

2. Nama tamu

3. Jumlah tamu dalam kamar yang dihuni

4. Kebangsaan tamu

5. Harga kamar per malam

6. Tanggl check-in dan check-out

7. Alamat tamu

8. Informasi lain seperti nomor kertu kredit, alamat perusahaan

penanggung rekening dan lain sebagainya.
Meknisme Pencatatan Transkasi pada Rekening Tamu

Pada rekening tamu semua jasa-jasa hotel yang telah dinikmati oleh tamu
dan dibebankan rekening kamarnya merupakan transkaksi debet. • Contoh pembukuan transaksi
Penjelasannya adalah transaksi ini merupakan beban yang harus diselesaikan
oleh tamu pada saat chek-out. Misalnya, tamu dari kamar 323 makan malam pada rekening tamu.
di restoran seharga Rp150.000. Tamu ini tidak membayar rekening makan
malamnya di restoran, melainkan dibebankan ke rekening kamarnya, yaitu
kamar 323.
Di restoran tamu tersebut hanya menandatangani rekening restoran dan
mencatumkan nomor kamar 323. Atas dasar rekening restoran ini kemudian
dicatat ke rekening tamu pada sisi debet karena merupakan beban tagihan
yang harus dibayar oleh tamu.
Jasa-jasa hotel yang dibebankan dan dicatat pada sisi debet pada rekening
tamu antaranya:
• Kamar
• Restoran
• Room Service
• Laundry and dry cleaning
• Telepon
• Diskotik
• Spa dan jasa lainnya.
Transaksi Kredit
Pembayaran tunai merupakan pembayran kredit pada rekening tamu. Prembayaran tuani dapat dilakukan oleh

tamu bila tamu membayar tunai seluruh rekeningnya (paid in full) pada saat ini chek-out, atau dapat

membayar tuanai sebagian dari rekeningnya karena msih tinggal di hotel dan sisanya akan dilunasi pada saat

chek-out. Pembayaran tunai untuk pemesana kamar dilakukan agar kamar yang dipesan sudah pasti didapat

oleh tamu pada saat chek-in. Jenis pembayaran tunai yang dilakukan untuk pemesanan kamar dalam bahs

Inggris lazim disebut Advance Reservation Deposit (ARD).

• Melanjutkan contoh diatas, pada 4 Mei 2006 Tuan Yakin H membayar tunai sebaian (biasa disebut

istilah teknis prepayment) rekening kamar sebesar Rp100.000. Transaksi ini mengurangi beban tagihan

kepada Tuan Yakin H sehingga dicatat disisi kredit. Dengan transaksi pembayaran tunai ini, saldo

rekening kamar Tuan Yakin H pada 4 Mei 2006 menjadi sebesar Rp164.000. Jumlah ini merupakan

beban yang harus diselesaikan oleh Tuan Yakin H kepada Hotel Gandapura. Denga kata lain,

piutang/tagihan hotel kepada Tuan Yakin H pada tanggal 4 Mei 2006 sebesar Rp164.000

• Bila ternyata pada saat Tuan Yakin H chek-out manajemen hotel memberikan discount hanya dicatat

pada harga kamar sebesar Rp20.000 per malam maka discount ini harus dicatat agar mengurangi beban

kamar Tuan Yakin H. Perlu diingat bahwa discount hanya dapat dicatat pada rekening tamu bila telah

mendapatkan persetujuan tertulis dari pejabat hotel yang berwenang untuk itu (misalnya Front office

manager, General Manager, dan pejabat yang berwenang lainnya). Pada rekening tamu, discount dicatat

dengan penyesuaian (adjustment) yang merupakan transaksi kredit kepada akuntansi rekening tamu.
 Kejadian Khusus Yang Mungkin Terjadi
• Tamu • Salah Pembebanan Untuk Jasa-jasa Hotel
Meninggalkan Hotel Tanpa
Kekeliruan terjadi akrena bersifat manusiawi. Tamu dari kamar 201 salah menuliskan
Menyelesaikan Rekening. nomor kamar ketika makan malam di restoran, yaitu 210. Oleh petugas hotel, beban

restoran ini dibebankan ke rekening kamar 210. Tamu kamar 210 tentu akan menolak
Dalam bahasa teknis tamu yang meninggalkan hotel tanpa membayar
beban restoran ini. Untuk mengoreksi kekeliruan pembebanan ini, petugas hotel (kasir
rekeningnya disebut skipper. Bila kondidi ini dibiarkan berlanjut maka
kantor depan) dapat melakukan langkah-langkah berikut :
beban yang ditagih kepada tamu yang bersangkutan akan membesar,
a. Keluarkan beban restoran ini dari kamar 210.
sedangkan di sisi lain peluang untuk mendapatkan penjualan dari kamar
b. Telusuri tanda tangan tamu yang tertera di rekening restoran dengan tanda tangan
tersebut tertutup. Untuk menghindari hal ini, sebaiknya petugas hotel
tamu yang tertera di kartu registrasi untuk semua tamu yang tinggal di hotel. Tugas
yang berhubungan dengan dengan kondisi tersebut (tata graha, ini memang memerlukan waktu, tetapi sangatlah penting menciptakan kesan baik

resepsionis, kasir kantor depan dan petugas hotel lainnya) mengamati kepada tamu yang tinggal di hotel.

setiap hari pergerakan transaksi tamu hotel. Dengan pengamatan oleh c. Bila tanda tangan yang tertera di rekening restoran telah sesuai dengan yang

tercantum pada kartu kartu registrasi maka petugas hotel membebankan rekening
setiap petugas hotel, peluang kerugian hotel akibat skipper bisa ditekan.
restoran tersebut pada kamar dimaksud.
 Kejadian Khusus Yang Mungkin Terjadi
• Tamu Memberikan Tips Pada Saat Check-out • Penanganan Rekening Tamu Rombongan

Ada beberapa tamu yang memberikan tips (tips = to improve Jumlah tamu dalam satu kelompok diketegorikan sebagai satu
prompt service) tunai pada saat check-out dengan uang rupiah. rombongan (group) bila jumlahnya minimal 15 orang.
Untuk pemberian tips ini, tamu memerlukan sejumlah uang rupiah Penanganan rekening tamu rombongan berbeda dengan tamu
dari kasir kantor depan dan di bebankan ke rekening kamarnya. individual. Perlakuan berbeda (khusus) dimaksud adalah untuk
Untuk situasi ini, kasir kantor depan dapat mengeluarkan uang beban-beban yang terjadi selama rombongan tersebut tinggal di
tunai (kas) dengan beban paid-out. Jumlah paid-out ini hotel. Misalnya beban kamar akan ditanggung oleh
dicantumkam pada formulir paid-out dan harus ditandatangani lembaga/perusahaan rombongan tersebut. Beban-beban lain
oleh tamu yang bersangkutan dan diotorisasi oleh pejabat hotel seperti telepon, cucian, makan siang, dan beban lainnya menjadi
yang berkompeten (misalnya front office manager). Uang tunai tanggungan pribadi tamu rombongan tersebut. Bila hanya beban
(paid-out) ini kemudian diberikan kepada tamu , sedangkan kamar yang menjadi tanggungan lembaga/perusahaan rombongan
jumlah paid-out dibebankan pada rekening tamu pada sisi debet. maka harus disiapkan 2 jenis rekening tamu pada saat check-in.
Kejadian Khusus Yang Mungkin Terjadi
(Penanganan Rekening Tamu Rombongan)
 Laporan Penerimaan Kas
Informasi yang dicantumkan dalam laporan penerimaan kas seperti di bawah ini :
Hotel memberikan jasa 24 jam untuk tamunya yang dibagi
1. Nomor kamar dan nama tama
menjadi tiga waktu tugas ( shift ). Setiap akhir waktu tugas,
2. Jumlah dan jenis pembayaran yang diterima
petugas kasir membuat laporan penerimaan kas ( Cash Receipt
3. Jumlah kas yang dikeluarkan (paid-out)
Report ). Artinya, petugas kasir yang bertugas pada shift A, pagi
4. Jenis mata uang yang diterima
hari, dari pukul 07.00-15.00 akan melaporkan jumlah kas yang
5. Nama petugas kasir kantor depan
diterima. Laporan penerimaan kas dibuat oleh petugas kasir
6. Waktu petugas (shift)
dengan sumber dokumen berikut:
7. Hari/Tanggal laporan
1. Rekening tamu dan atau kuitansi untuk penerimaan kas
Perlu dicatat agar laporan penerimaan kas dari tamu yang check-out dibuat secara
kronologis berdasarkan waktu check-out tamu tersebut.
2. Formulir ( Voucher ) paid-out untuk kas yang dikeluarkan
Jumlah uang kas yang harus disetorkan oleh kasir kantor depan adalah jumlah
3. Formulir penukaran uang asing untuk penerimaan uang asing penerimaan dikurangi jumlah pengeluaran (paid-out) untuk satu waktu tugas pada
tanggal tertentu.
Laporan Penerimaan Kas
Kasir : Waktu tugas : Hari/tanggal :

Penerimaan Kas ( Rp ) Pengeluaran Kas ( Rp )

No. No. No. No.

Nama Tamu Jumlah Ket. Nama Tamu Jumlah
vocher Kamar vocher Kamar
01245 623 Tn Budi 875,000 Dep. 0225 511 Mr Choi 200,000
01246 603 Mr Blurs 1,235,000 C/0 0226 408 Tn Toni 125,000
Dst

Laporan penukaran uang asing Rekapitulasi penyetoran uang asing

No. No. Jml Uang Jml uang

Nama Tamu Jml. Rupiah Jenis uang asing Jml rupiah
vocher Kamar asing asing
03102 425 Mr Tanaka ¥ 5,000 350,000 ¥ 5,000 350,000
03103 502 Mr Schartz € 200 2,400,000 USD 300 2,700,000
Dst € 200 2,400,000
dst

Kasir yang bertugas :

( Mulyadi ) ( Hatonni ) ( Ismail )

GAMBAR 5 Contoh isian rekening extra bill

 Penjelasan Laporan Penerimaan Kas
Penerimaan Kas: Pengeluaran Kas :

1. Nomor Voucher merupakan bukti pendukung untuk penerimaan

tunai seperti kuitansi dan atau rekening tamu.
2. Nomor kamar merupakan nomor kamar yang melakukan
pembayaran tunai, misalnya kamar 201.
3. Nama tamu: merupakan nama tamu yang menghuni kamar 201
4. Jumlah : merupakan jumlah uang tunai yang diterima oleh kasir
atau jumlah uang tunai yang dibayar oleh tamu
1. Nomor Voucher merupakan bukti pendukung untuk
pengeluaran tunai seperti paid-out.
2. Nomor kamar merupakan nomor kamar tamu yang
tinggal di hotel. Perlu dicatat bahwa hotel hanya
melayani paid-out terutama hanya untuk tamu hotel
dan juga manajemen hotel. Dengan kata lain, hotel
tidak memberikan paid-out.

5. Keterangan : merupakan keterangan yang dapat ditambahkan 3. Nama tamu merupakan nama tamu yang menerima
seperti misalnya ARD untuk Advance Reservation Deposit, CL
paid-out
Kasir : dari hotel. Waktu tugas : Hari/tanggal :
untuk pembayaran city ledger. GB untuk pembayaran rekening
Penerimaan Kas ( Rp ) Pengeluaran Kas ( Rp )
tamu yang check-out. CS untuk penjualan tunai jasa-jasa hotel
4. Jumlah merupakan
No.
Nama Tamu jumlah
No.
Jumlah uang
Ket. kas yang dikeluarkan
No. No.
Nama Tamu
Jumlah
lainnya. vocher Kamar vocher Kamar

oleh kasir, yang

01245
01246
623
603 diterima
Tn Budi
Mr Blurs olehC/0tamu hotel.
875,000
1,235,000
Dep. 0225
0226
511
408
Mr Choi
200,000
Tn Toni
125,000
Dst

Laporan penukaran uang asing Rekapitulasi penyetoran uang asing

 Penjelasan Laporan Penerimaan Kas
• Laporan Penukaran Uang Asing • Rekapitulasi Penyetoran Uang Asing

Hotel hanya memberikan layanan penukaran uang asing bagi tamu yang tinggal
Pada bagian ini dicantumkan rekapitulasi penukaran uang asing yang harus
di hotel. Layanan ini merupakan layanan tambahan bagi tamu hotel.
disetorkan oleh kasir kantor depan pada akhir tugasnya. Misalnya, pada saat itu

1. Nomor voucher merupakan bukti pendukung untuk penukaran uang asing,
dalam hal ini nomor urut formulir penukaran uang asing.
2. Nomor kamar merupakan nomor kamar yang dihuni oleh tamu hotel.
diterima tiga jenis mata uang asing : USD, Yen Jepang, dan Euro. Pada kolom
jenis uang asing misalnya dicantumkan USD, pada kolom Jumlah Uang Asing
Kasir : Waktu tugas : Hari/tanggal :
dicantumkan 200 USD, dan pada kolom jumlah rupiah dicantumkan Rp
1.800.000. Hal yang sama dilakukan untuk Yen Jepang dan Euro.

3. Nama tamu merupakan nama tamu hotel yang menukarkan uang asing. 01245
01246
623
603
Tn Budi
Mr Blurs
875,000
1,235,000
Dep.
C/0
0225
0226
511
408
Mr Choi
Tn Toni
200,000
125,000
Dst

4. Jumlah uang asing merupakan jumlah uang asing yang ditukarkan denga Laporan penukaran uang asing Rekapitulasi penyetoran uang asing
hotel ( kasir kantor depan ) No. No.
Nama Tamu
Jml Uang
Jml. Rupiah Jenis uang asing
Jml uang
Jml rupiah
vocher Kamar asing asing
03102 425 Mr Tanaka ¥ 5,000 350,000 ¥ 5,000 350,000
03103 502 Mr Schartz € 200 2,400,000 USD 300 2,700,000
5. Jumlah rupiah merupakan nilai tukar dalam rupiah. Misalnya, jika pada Dst € 200 2,400,000
dst
kolom jumlah uang asing tercantum USD 100 maka pada kolom ini
Kasir yang bertugas :
dicantumkan jumlah Rp 900.000. artinya, nilai tukar pada saat itu untuk 1
USD = Rp 9.000. ( Mulyadi ) ( Hatonni ) ( Ismail )
 Transaksi City Ledger
Transaksi city ledger terjadi untuk transaksi-transaksi berikut : Perlakuan Rekening City Ledger untuk Tamu Hotel

1. Tamu hotel tidak menyelesaikan rekening kamarnya dengan 1. Pada saat check-out petugas kasir kantor depan hotel harus

tunai ketika check-out, melainkan dibebankan ke perusahaannya meneliti semua dokumen yang diperlukan. Misalnya, jika tamu

dan atau dengan kartu kredit. hendak membebankan rekeningnya ke perusahaan maka harus ada
surat jaminan ( guarantee letter ) yang telah diotorisasi oleh
2. Tamu restoran menyelesaikan rekening restoran dengan kartu pejabat hotel yang berwenang ( misalnya manajer kredit, kantor
kredit dan atau dibebankan ke perusahaannya ( instansinya ) depan, pemasaran dan pejabat lainnya ). Bila semua dokumen
telah sesuai dengan ketentuan hotel maka petugas kasir kantor
City ledger merupakan terminologi yang digunakan untuk
depan menyilahkan tamu untuk menandatangani rekening
menyatakan bahwa rekening ini tidak aktif di piutang rekening tamu.
kamarnya.
City ledger merupakan rekening piutang hotel yang dapat
diklasifikasikan lebih lanjut di antaranya kartu kredit, perusahaan- 2. Selanjutnya, petugas kasir kantor depan mengeluarkan rekening
perusahaan yang ada kemitraan dengan hotel, dan sebagainya. ini dari daftar rekening tamu untuk kemudian dipindahkan ke
rekening piutang lain, yaitu ke city ledger.
Perlakuan City Ledger Untuk Tamu yang Tidak Tinggal di Hotel

Ada transaksi city ledger untuk tamu yang tidak tinggal

dihotel. Misalnya, tamu yang makan di restoran dengan
tujuan perjamuan membebankan rekening restoran ke
kartu kreditnya. Untuk transaksi ini, ketika transaksi
terjadi dibebankan sebagai penjualan restoran. Langkah
selanjutnya adalah membebankan transaksi ini ke
rekening city ledger untuk diproses lebih lanjut.

Rekening city ledger dengan demikian terdiri dari

beberapa rekening tamu yang check-out yang
membebankan rekeningnya ke perusahaan dan transaksi
outlet hotel yang juga diselesaikan tunai di kemudian hari.
 Transkip Rekening Tamu
D card report melaporkan seluruh transaksi rekening tamu dalam sehari untuk debet dan kredit.
Untuk laporan harian yang lebih rinci mengenai transaksi seluruh rekening tamu, dapat
diterapkan laporan transkrip rekening tamu. Fungsi transkrip ini tidak jauh berbeda dengan D
card report. Hanya saja, penyiapannya dilakukan dengan manual. Dengan transkrip rekening
tamu, didapat pula saldo setiap rekening tamu dari saat check-in sampai dengan tanggal transkrip
dibuat. Jadi, dengan transkrip rekening tamu tersebut, dapat diketahui pula jumlah piutang
seluruh rekening tamu pada hari dan tanggal tertentu. Dalam transkip ini dilaporkan semua
rekening tamu seperti rekening tamu aktif, yaitu untuk tamu yang masih tinggal di hotel, rekening
city ledger, dan rekening tamu yang check-out dengan membayar tunai.

Contoh transkrip rekening tamu seperti pada gambar di atas. Pada contoh transkrip rekening
tamu, kolom (3) sampai (7) merupakan jasa yang dibebankan kepada tamu, jadi merupakan
transaksi debet. Adapun kolom (8) sampai (10) merupakan transaksi yang mengurangi rekening
tamu; jadi, merupakan transaksi kredit. Kolom (11), saldo hari ini, merupakan selisih antara
jumlah debet ((3) sampai dengan (7)) minus jumlah kredit (kolom (8) sampai dengan (10)).
Kolom (12) merupakan penjumlah kolom (2) dengan (11). Jumlah vertical kolom (12) merupakan
jumlah piutang hotel kepada seluruh tamu pada tanggal tertentu.
 Kesimpulan
• Akuntansi rekening tamu merupakan piutang tunai hotel yang ditutup per hari. Dengan ditutup setiap hari,
manajemen hotel mendapatkan informasi jumlah piutang kepada tamu hotel secara harian. Informasi harian
diperlukan mengingat transaksi yang terjadi pada rekening tamu memiliki perputaran yang sangat tinggi.

• Dalam akuntansi rekening tamu, semua jasa hotel yang dinikmati oleh tamu dicatat pada kolom debet. Hal ini
dapat dijelaskan karena jasa hotel yang telah dinikmati oleh tamu merupakan beban yang harus diselesaikan
ketika tamu check-out. Adapun pada sisi kredit rekening tamu dicatat transaksi-transaksi yang mengurangi
beban tamu seperti pembayaran tunai (paid) dan penyesuaian (adjustment).
 LATIHAN
1. Pada tanggal 2 Mei 2016 tamu-tamu di bawah ini check-in di Hotel Kejanti Indah
a. Tn. Adikara dengan Ny. Akan check-out tiga hari lagi. Tinggal di Jl. Bintang Permai 3001 Jakarta
10120. Jenis kamar yang diberikan adalah double deluxe dengan harga kamar per malam Rp.
300.000 ditambah 21% untuk layanan dan pajak pembangunan I. Nomor Kamar yang diberikan 201
b. Tn. Budiono, check-out dua hari lagi. Tinggal di Jl. Sumatera 402, Surabaya. Kamar yang dipesan
adalah single deluxe dengan harga per malam Rp. 200.000 ditambah 21% untuk layanan dan pajak
pembangunan I. Nomor Kamar yang diberikan 202.
c. Tn. Tanaka dan Ny akan check-out tiga hari lagi. Tinggal di blok D Prefektur IV, Nagoya – Jepang.
Jenis kamar yang dipesan adalah Junior Suite dengan harga kamar per malam Rp. 500.000
ditambah 21% untuk layanan dan pajak pembangunan I. Nomor Kamar yang diberikan 203.
d. Tn. Oka Tanaka, akan check out dua hari lagi. Tinggal di Shingoku Blok C Tokyo, Jepang. Kamar yang
dipesan single deluxe dengan harga per malam seperti kamar 202.Nomor kamar yang diberikan
204.
e. Tn. Christ dan Ny, akan check-out 2 hari lagi. Tinggal di Frangipani Street 1605 Melbourne,
Australia. Kamar yang dipesan adalah junior suite dengan harga kamar per malam sama dengan
kamar 203. Nomor kamar yang diberikan adalah 205

Dari data di atas, anda diminta untuk menyiapkan rekening tamu yang check-in pada tanggal 2 Mei 2016