1 Pendapatan Hotel
Bagi organisasi usaha yang berorientasi keuntungan, penjualan merupakan satu aspek
yang sangat penting dan menjadi urat nadi kehidupan usaha tersebut. Eksistensi dan
kesinambungan hidup organisasi usaha sangat tergantung dari kemampuannya
menghasilkan arus kas dari penjualan produk yang dihasilkan. Jadi, aktivitas penjualan
sangat bagi kontinuitas perusahaan maka manajemen harus mampu merencanakan dan
mengendalikan aktivitasnya sehingga semua pendapatan akan menjadi kas perusahaan.
Penjualan adalah proses yang menyangkut transfer kepemilikan barang atau jasa kepada
konsumen. Siklus ini dimulai dari permintaan barang atau jasa dari konsumen dan
diakhiri menjadi kas. Barang dan jasa yang dijual perusahaan akan bervariasi terhantung
dari jenis usaha perusahaan.
Usaha utama hotel adalah menjual jasa dan menjual barang. Sumber utama pendapatan
hotel berasal dari penjualan kamar (rooms revenue),penjualan makanan dan penjualan
minuman (food and beverage revenue). Sifat penjualan barang dan jasa usaha hotel
mempunyai keunikan tersendiri, yaitu:
Siklus penjualan pada usaha melibatkan akun piutang usaha (city ledger,guest ledger dan
credit card), akun kas dan setara kas,akun penjualan, akun hutang (PHR) Pajak Hotel dan
Restauran (Government Tax), dan akun hutang service (service charge).
Hutang servis atau jasa pelayanan (service charge) timbul karena hotel memungut hutang
jasa pelayanan kepada para konsumen atas nama karyawan. Uang service (service
charge) pada usah hotel, restoran dan usaha pariwisata lainnya digunakan untuk
kesejahteraan para pekerja. Pembagian utang servise (service charge) perlu ada
keseragaman diantara hotel sehingga dalam pelaksanaan tidak menimbulkan
permasalahan dalam bentuk berbagai tuntutan dan perselisihaan daalm hubungan Bipartit
pada usaha hotel. Untuk mengatasi hal tersebut, pemerintah melalui Peraturan Menteri
Tenaga Kerja Republik Indonesia No.Per.20/MEN/1999 mengeluarkan aturan tenaga
pembagian uang service pada usaha hotel,restoran,dan usaha pariwisata lainnya.
Cara pembagian uang service yang tersedia untuk dibagikan kepada pekerja deserahkan
kepada pengusaha dengan mempertimbangkan azas pemerataan dan azas senioritas,
yaitu setengah (½ ) dibagi sama besar dansisanya berdasarkan senioritas atau poin
kerajinan dan absensi karyawan. Sedangkan, pemanfaatna uang service 2% untuk
pendayagunaan peningkatan kualitas sumber daya manusia diserahkan kepada Lembaga
Kerjasama Bipartit usaha hotel yang bersangkutan.
Pajak penghasilan atas uang service yang diterima masing-masing pekerja ditanggung
sepenuhnya oleh pekerja yang bersangkutan. Peotongan pajak penghasilan atau uang
service (service charge) dilakukan bersamaan pada saat pembagian uang service oleh
pengusaha dan bukti setoran pembayaran pajak ke Kas Negara disampaikan kepada
pekerja sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku.
Hutang PHR (Government Tax) timbul karena usaha hotel diberikan kewajiban oleh
pemerintah daerah untuk memungut pajak Hotel dan Restauran (PHR) kepada
konsumen hotel sebagai pembeli dan penikmat barang dan jasa yang dijual oleh hotel.
Dalam hal ini, manajemen hotel berfungsi sebagai withholder ,yaitu pemungut pajak
yang mempunyai kewajiban untuk menyetorkan pemungutan kepada kas daerah.
Penyetoran ini dilakukan secara berkala mengikuti ketentuan yang diatur oleh
pemerintah daerah.
Jasa perhotelan yang tidak termasuk kelompok tidak dikenai PPN (Kena PPN antara
lain:
Secara sederhana, kaitan antara akun-kaun dalam siklus penjualan hotel digambarakan
dalam bagan T-account
Jurnal penjualan
Contoh:
The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Denpasar. Hotel ini menjual
kamar jenis deluxe dengan harga Rp 1.000.000,- per malam. Aetiaptamu yang
menginap sudah mendapatkan breakfast dengan harg Rp 100.000,- Harga
tersebut sudah termasuk service charge dan government tax (PHR) sebesar 21%.
Jurnal atas transaksi tersebut dengan menggunakan kode rekenng yang ada di bab
sebelumnya (Bab 5-USALI) adalah:
Penyelesaian:
Dalam industry hotel akun piutang usaha dibedakan antara tamu yang masih aktif
(masih menginap) dan tamu yang sudah keluar (check out). Untuk tamu yang masih
aktif akan dicatat dalam akun Guest Ledger, dan setelah tamu keluar dari hotel dan
tagihannya menjadi tanggungan pihak travel agen, maka tagihan tersebut akan
dipindahkan kea kun City Ledger.
Dalam industry perhotelan, khususnya pada penjualan makanan dan minuman dikenal
adanya suatu sistem penjualan yang menggunakan teknologi komputer, yang disebut
dengan point of sales sysem (POSS). POSS adalah sebuah sistem, yang
memungkinkan diadakannya transaksi yang didalamnya termasuk juga penggunaan
mesin kasir. Dalam lingkup POSS, sebuah mesin kasir tidak berdiri sendiri, namun
sudah termasuk di dalamnya software penunjang dan piranti lain.
POSS menggunakan kombinasi terminal computer client atau server dan printer yang
berfungsi sebagai input dan output. Secara khusus, POSS pada usaha perhotelan dan
restaurant berfokus pada 3 tujuan, yaitu:
b. Pencatatan penjualan
POSS juga membantu Cos Control dalam pengukuran kas yang dikeluarkan dengan
tingkat penjualan yang diperoleh (diharapkan akan diperoleh).
Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penjualan pada sebuah hotel adalah sebagai
berikut:
f. Night Audit, bertugas membuat laporan penjualan harian pada malam hari dan
mencocokkan penjualan pada hari tersebu
Guest bill, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu
selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari:
b) Extra bill untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar, seperti
penjualan makanan dan minuman, penjualan extra bed dan lain-lain.
Form A, digunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan sebagai
laporan pada pihak kepolisian, formulir ini biasanya juga digunakan
sebagai registration form.
Reservation form, digunakan untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan
tamu.
Voucher agent, sebagai bukti reservasi dari agent dan digunakan untuk melakukan
tagihan pada pihak agent.
Room count sheet, digunakan untuk mengecek jumlah kamar yang terisi pada hari
itu.
Room sales recapitulation, digunakan untuk mencatat penjualan kamar pada hari
itu.
1) Restaurant and Bar Order, yang digunakan untuk mencatat pesanan tamu.
Sifat penjualan kamar, makannan dan minuman atau jasa lainnya pada sebuah hotel adalah
rutin dan berulang – ulang dalam satu hari. Untuk menjaga bahwa setiap transaksi
mendapat perlakuan sama dan dicatat secara wajar maka disusunlah prosedur penjualan
hotel.
a) Prosedur Penjualan Kamar
Adapun prosedur yang digunakan pada sebuah hotel tersaji bagan alur pada gambar 6.2.
Adapun penjelasan bagan alur tesebut adalah:
i. Sebelum kedatangan, tamu akan melakukan reservasi baik secara individu ataupun
melalui agen perjalanannya ke bagian reservation yang selanjutnya akan
membuat reservation form (RSF) dan mencatatnya dalam daftar kedatangan tamu,
kemudian mendistribusikan form tersebut ke pihak Front
Office, Roomboy, Housekeeping dan kredit sebagai informasi.
ii. Tamu yang melakukan reservasi melalui agent akan membawa Voucher
Agent (VA). Agent membuatkan VA setelah melakukan konfirmasi ke pihak hotel
dan mendapatkan RSF, serta mencantumkan harga kamar sesuai contract rate
(CR) dengan pihak hotel.
iii. Saat tamu datang menunjukkan bukti reservasi, Front Office akan mencocokkannya
dengan salinan RF, kemudian meminta tamu untuk mengisi dan menandatangani
Form A, lalu memanggil bellboy dan memberikan kunci kamar
kepada bellboy untuk mengantar tamu.
iv. Setelah tamu ke kamar, Front Office akan membuatkan guestbill untuk tamu
tersebut, kemudian memasukkannya pada rak untuk masing – masing kamar yang
ada di Front Office.
v. Front Office mengisi room count sheet (RCS), melakukan posting untuk setiap
pemakaian kamar pada bill, dan membuat room sales recapitulation (RSR),
vi. Pada akhir hari, FO memasukkan hasil penjualan dan RSR ke dalam remittance of
fund (ROF).
vii. Front Office mengirim Form A asli sebagai laporan ke pihak kepolisian, dan
mengarsip salinannya.
viii. Pada tengah malam, night audit akan mengecek kembali hasil kerja Front
Office pada hari tersebut.
ix. Keesokan harinya ROF akan dikirim ke Back Office dan diterima oleh income
audit, yang selanjutnya akan mencocokkan kembali dan memilahnya, untuk hasil
penjualan tunai akan diserahkan ke general cashier, dan untuk sisanya diserahkan
ke account receivable.
xii. General Cashier akan mencatat penerimaan kas dari hasil penjualan dan
pembayaran piutang guest ledger
Prosedur ini tersaji pada Bagan Alur Gambar 6.3. Adapun penjelasan bagan alur tersebut
adalah:
1) Tamu datang ke restoran disambut dan dipersilahkan duduk oleh waiter, yang
selanjutnya menyodorkan menu dan menyiapkan restoran and bar order (RBO), serta
mencatat setiap order tamu pada RBO.
2) RBO diserahkan ke kitchen untuk menyiapkan menu yang diminta, dan ke kasir outlet
untuk menyiapkan restoran and bar bill (RBB).
3) Setelah selesai, tamu akan menyelesaikan pembayaran di kasir, jika tamu tidak
membayar tunai maka tamu akan diminta untuk menandatangani RBB untuk nantinya
dikirim Front Office agar diposting ke bill tamu.
4) Pada akhir shift, kasir membuat restoran and bar summary of sales (RBSS) dan
memasukkan hasil penjualan ke dalam ROF, kemudian menitipkannya pada safe
deposit box yang ada di Front Office, untuk dikirim ke Back Office pada keesokan
harinya.
2.5 Laporan yang Dihasilkan dari Prosedur Penjualan Hotel
Hasil akhir dari suatu prosedur adalah informasi. Adapun informasi yang dihasilkan dari
prosedur penjualan kamar, maknan dan minuman adalah:
2. Penjualan makannan dan minuman, laporan yang dihasilkan berupa Restaurant and
Bar Summary of Sales
3. Daily of sales,disiapkan oleh income auditor, yaitu berisi laporan penjualan hotel
secara keseluruhan.
4. Data pelanggan