PEMBAHASAN

A. FRONT OFFICE
Front Office, adalah salah satu departement di sebuah hotel yang berada di
begian depan merupakan pintu gerbang dari hotel itu sediri sehingga mudah diketahui
dan di hubungi tamu yang secara oprasional berhubengan langsung dengan tamu.

Front Office berperan penting bagi sebuah hotel karena :

1. Merupakan pusat kegiatan hotel.

2. Para tamu mendapatkan pelyanan sebelum tamu tiba, pada saaat tiba di hotel,
pada saat tiba di hotel, pada saat berada di hotel dan pada waktu akan
meninggalkan hotel.
3. Kira-kira 65% pendapatan hotel didapatkan dari hasil penyewaan kamar.
4. Kesan pertama dan kesan terakhir bagi tamu di tentukan oleh front office.

Peranan Front Office :

1. Sebgai sumbu atau poros dari kegiatan hotel.

2. Sebagai jantung dari sebuah hotel.
3. Sebagai ujung tombak.
4. Sebagai barometer.

Fungsi Front Office :

1. Menjual kamar
Menerima pesanan kamar
Menangani tamu tanpa pemesanan kamar (walk-in)
Mengerjakan atau memproses pendaftaran tamu.
Menentukan nomor kamar.
2. Menyiapkan dan memberikan pelayanan informasi hotel
Informasi yang berhubungan dengan fasilitas hotel (Hotel Operation)
Informasi tentang kejadian dan tempat-tempat atau objek yang bisa dinikmati
oleh tamu di luar hotel.
3. Mengkoordinir pelayanan
Antar departemen yang berhubungan langsung dengan tamu dengan
departemen yang langsung berhubungan dengan tamu.
Menangani permasalahan tamu dan keluhan (complains)
4. Mengerjakan laporan tentang status kamar
Status terjual (o)
Sedang di kerjakan
Kamar rusak (ooo)
Vacant room (v)
5. Menyiapkan pembayaran
Penyusunan polio dan rekening tamu
Memasukan tagihan kedalam folio (up dating)
Mengawasi batas tagihan (credit levels)
Mengumpulkan transaksi tamu
6. Menangani pembayaran tamu
Menyiapkan statement
Menyelesaikan pembayaran

7. Menyusun daftar riwayat kunjuangan tamu

Melakukan pencatatan data individual untuk kunjungan yang akan datang
Meyelenggarakan arsip kartu riwayat kunjungan tamu (Guest History Card)
8. Menangani telephone Switch Board, Telex, Fax, Telegram
 Menangani semua pembicaraan telephone
Menerima dan mengirim telex, fax, dan telegram.
9. Menangani barang-barang bawaan tamu
Menagani barang-barang tamu pada waktu tiba dan berangkat
Menangani perpindahan kamar
Menagani penitipan barang-barang bawaan tamu.

Bagian- Bagian Front Office

A. Front office Manager

Front office manager bertanggung jawab kepada general manager hotel, ia bertanggung
jawab atas semua hal yang bersangkutan dengan semua kegiatan operasional dan
administrasi kantor depan.

B. Assistan front office manager

Bertanggung jawab kepada front office manager bertugas untuk membantu

menyelesaikan tugas pimpinan , mewakili manajer apabila berhalangan hadir di suatu
rapat , menyiapkan dan memeriksa untuk tamu penting , mengkordinir bawahan dan
bekerjasama dengan departemen lain dan menerima complain dari tamu.

C. Telephone operator

Telephone operator adalah satu secsioan berada di front officee yang secara umum
memiliki tugas menerima telophone ,menyambungkan telephone dan mencatat pesan
tamu.

D. Reservasi

Reservasi adalah satu secsion yang berada di front office yang secara umum memiliki
tugas untuk memperlancar operasional dan administrasi di bagian pemesanan kamar.

E. Reception
 Reception adalah secsion yang berada di front office yang bertugas menangani
kedatangan tamu ( check-in ) ,baik mengani tamu dengan reservasi ( reservation guest)
maupun tamu tanpa reservasi ( walk-in guest ) menangani tamu pindah kamar ( change
room ) dan menangani tamu berangkat ( check-out ).

F. Front office cashiering

Front office cashhiering adalah secsion yang berda di front office yang bertugas
menangani rekening transaksi pembayaran dari para tamu sebelum mereka
meninggalkan hotel ( check-out ).

G. Uniformend

Uniformend service adalah secsion yang berada di front office yang secara umum
memiliki tugas menangani barang bawaan tamu baik tamu tiba ( check-in ) , tamu
pindah kamar

( room change) sampai tamu berangkat ( check-out).

H. Information service

Information sevice adalah secsion yang berada di front ofice yang secara umum
memiliki tugas untuk memberikan beragam informasi kepada tamu secara tepat dan
akurat.

B. Food & Beverage DEPERTEMEN

Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggungjawab setiap posisi dibagian makanan dan
minuman.

1. Food & Beverage Director

Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1. Menetapkan menu, sistem penyajian, strategi penjualan, mengarahkan

pelaksanaan serta menilai keberhasilan
 2. Melakukan analisa tentang pesaing

3. Menyusun anggaran FB Production kitchen, F&B service dan Stewarding

4. Merumuskan kebijaksanaan pengendalian biaya operasional

5. Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung

6. Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan

7. Menyelenggarakan briefing di dalam departemen

8. Mengusulkan kepada atasan, tentang penyesuaian prosedur dan kebijakan di

lingkungan food & beverage department jika diperlukan

2. Assistant Food & Beverage Manager

Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan antar kitchen, F& B service dan

stewarding

2. Menyusun rencana kerja dan menilai pelaksanaanya

3. Mengawasi jadual operasional bawahannya

4. Memonitor hasil inventaris fisik di bagian kitchen, F&B service dan stewarding

5. Memonitor pelaksanaan store room requisition

6. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan

7. Melaksanakan kelancaran operasional berbagai kegiatan yang ada kaitan kerja

dengan food & beverage department

8. Mengkoordinasikan penyiapan dan mengawasi kelancaran acara event/function

9. Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan

melaporkan kepada atasan
 10. Menjalin hubungan dengan rekan dan tamu

11. Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan

12. Memberi arahan dan petunjuk kepada bawahan .

3. Restaurant & Bar Manager

Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1. Mengkoordinasi kegiatan operasi di outlet food & beverage service

2. Mengkoordinasi persiapan dan mengawasi kelancaran penyelenggaraan

function/event

3. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik

4. Menjalin dan membina hubungan dengan tamu

5. Membantu untuk membuat laporan monthly report F&B sales

6. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan

7. Mengani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan

melaporkan kepada atasan

8. Menangani dan memonitor suatu perubahan dan penyimpangan dalam kegiatan

operasional

9. Memonitor dan mengawasi personal hygiene, grooming and sanitasi

10. Menangani dan mengawasi langsung pelayanan tamu VIP

11. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat

12. Menyelenggarakan briefing harian.

4. Head Waiter
Uraian tugas dan tangungjawabnya:
 1. Mengawasi penyimpangan penggunaan par stock

2. Memeriksa kelengkapan dan ketepatan dari mise en place

3. Meneliti ketepatan daily sales report

4. Mengarahkan dan mengawasi kelancaran pelayanan di restoran

5. Menangani keluhan tamu

6. Mengatur pembagian station

7. Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi

8. Mendampingi sous chef dalam penataan buffet

9. Menangani langsung pelayanan tamu VIP (Very important Person)

10. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan clear up

11. Membantu kelancaran pelaksanan inventaris pisik

12. Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaanstore room requisition

13. Menjalin hubungan baik dengan tamu

14. Membuat jadual kerja bawahan

15. Mengawasi disiplin bawahan

16. Menangani permasalahan tamu

17. Melakukan penilaian kerja bawahan

18. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat .

5. Assistant (Head Waiter Captain)

Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1. Membantu head waiter melaksanakan tugasnya

 2. Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place

3. Membuat daily sales report

4. Melengkapi penyimpanan dan penggunaan par stock

5. Mengawasi dan membantu kelancaran ketepatan pelaksanaan pelayanan

penjualan dan penyajian makanan dan minuman

6. Membuat repair dan maintanance order

7. Menangani langsung pelayanan tamu VIP

8. Mengatasi keluhan tamu

9. Mengawasi dan mengarahkan kelancaran pelayanan bawahan

10. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik

11. Menjalin hubungan baik dengan tamu

12. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat

6. Waiter/ Waitress
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1. Mempersiapkan kelengkapan tehnis pelayanan

2. Melaksanakan persiapan set up-mise en place

3. Melakukan pelayanan langsung kepada tamu

4. Mengambil pesanan/order tamu dari captain untuk diteruskan kepada kitchen

5. Melaksanakan penyajian hidangan kepada tamu

6. Melaksanakan clear up dari meja tamu

7. Mempersiapkan dan mengambil kebutuhan linen napkin, wares, supplies

 8. Mengumpulkan dan mengantarkan soiled linen dan dirty dishes ke
laundry/stewarding

9. Melakukan penyiapan table set up dan clear up

10. Melaksanakan dan mengikuti perintah captain dalam menjalankan tugas-

tugasnya

11. Melakukan pembersihan area kerja

12. Menjalin hubungan dengan tamu

13. Menghadiri briefing harian

7. Chief Bartender
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1. Mengawasi penyimpanan, penggunaan bar stock

2. Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place

3. Membuat daily sales report

4. Mengawasi kelancaran, ketepatan pelaksanaan mixing drinks, penyajian,

penjualan dan pelayanan 385

5. Menyusun standard portion, standard receipt, standard beverage cost bersama

dengan F&B cost control

6. Mengarahkan, mengawasi kelancaran pelayanan

7. Mengatasi keluhan tamu

8. Mengatur pembagian station serta mengawasi pelaksanannya

9. Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi

10. Menangani langsung pelayanan tamu VIP

 11. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik

12. Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaanstore room requisition

13. Membuat repair dan maintanace order

14. Mengawasi disiplin bawahan

15. Menangani permasalahan tamu

16. Melakukan penilaian kerja bawahan

17. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat

8. Room Service Order Taker

Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1. Menangani penerimaan, pencatatan room service order dan menyampaikan

kepada room service captain

2. Menyarankan dan membantu tamu dalam pemilihan menu

3. Memelihara suasana kerja yang sehat

4. Menghadiri briefing head waiter

C. HOUSEKEEPING DEPARTMENT
.
Housekeeping adalah departemen yang mengatur dan bertanggung jawab terhadap
peralatan, kebersihan, melaporkan kerusakan serta dekorasi terhadap segala event yang
adadi hotel, agar hotel mejai lebih rapi , bersih, menarik , dan menyenangkan bagi
penghuninya.
Departemen housekeeping tidak hanya menyiapkan kamar tamu, tapi bertanggung
jawab keseluruha , merawat dan membersihkan semua fasilitas hotel yang bersih , rapi
dan nyaman . Oleh sebeb itu , semua kegiatan housekeeping bertujuan untuk
memaksimalkan pemeliharaan, perawatan dan kebersihan hotel secara keseluruhan
dapat dipertahankan .
staff Housekeeping memberikan pelayanan kepada kelancaran , kesiapan dan
pemeliharaan kamar tamu, public area, restoran , ruang pertemuan , laundry , fasilitas
olahraga dan fasilitas lainnya . Mereka adalah bagian dari sebuah tim yang selalu siap
untuk mempersiapkan dan menyambut kedatangan tamu hotel. Karyawan
housekeeping sangat sensitif tentang kenyamanan tamu dengan memperhatikan rincian
dan mengikuti semua perbaikan yang diperlukan .

Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab

Bagian housekeeping bertanggung jawab terhadap , kerapian , ketertiban , kebersihan
kelengkapan , membuat nyaman semua kamar yang ada di daerah atau hotel . meliputi
:
1 . kamar tamu
2 . koridor
3 . restoran dan perjamuan
4 . ruang kantor
5 . ruang istirahat
6 . Locker
7 . Park dan taman
8 . Kolam renang
9 . area parkir

Tugas Housekeeping DeparTment

1. Menciptakan suasana yang bersih , menarik, nyaman , dan aman .
 2. Memberikan layanan di kamar sebaik mungkin untuk tamu , sehingga tamu
merasa puas ketika mengunjungi atau tinggal di hotel .
3. Persiapan , penataan , dan pemeliharaan kamar .
4. Bertanggung jawab untuk menjaga kebersihan semua outlet dan ruang umum
di hotel .
5. Melaporkan dan membawa hilang dan ditemukan di supervisor
6. Seragam Hotel , sepatu dan kaus kaki ditentukan .
Target Housekeeping
1. Hygiene .Kebersihan hotel dalam sangat menentukan , jika kebersihan adalah
terpelihara dengan baik sehingga tamu akan merasa nyaman dan tenang seperti
sanitasi dan hygine terjamin. Bahkan banyak tamu
2. Kerapian. Kerapian meliputi tata letak pengaturan kamar dengan perlengkapan
yang sesuai dan dekorasi membuat ruangan menjadi lebih menarik .
3. Kelengkapan . Mengantisipasi menentukan pilihan sebuah hotel karena
kebersihan hotel. kebutuhan tamu selama mereka tinggal dengan fasilitas
premium menyelesaikan semua sesuai dengan standar sehingga pengunjung
merasa nyaman dan Selamat datang untuk tinggal dan mengunjungi kembali ke
hotel .
4. Fasilitas . Fasilitas mencakup semua peralatan yang disediakan agar dapat
berfungsi dan digunakan oleh tamu hotel , sehingga meningkatkan kenyamanan
dan fasilitas yang tidak mengganggu kegiatan mereka
Di operasional hotel, hal yang harus dilakukan dan tentang kebersihan dilaksanakan
oleh housekeeping departemen, yang kegiatannya dipimpin oleh Housekeeping
Manager atau Executive Housekeeper . Secara umum, departemen housekeeping
memiliki tanggung jawab area yang sangat besar , adalah wajar bahwa housekeeping
memiliki jumlah karyawan lebih dari departemen lain . Oleh karena itu , pelaksanaan
pemeliharaan dan pembersihan area hotel diatur oleh bagian berikut :
 1. Public Area. Bagian yang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menjaga
kebersihan , kerapihan , keindahan dan kenyamanan seluruh hotel, yang
keduanya ada di luar gedung atau di dalam bangunan hotel , antara lain Lobby
area , toilet , restoran , ruang pertemuan , taman , area parkir dan fasilitas untuk
hotel karyawan .
2. Room section. bagian yang memiliki tanggung jawab untuk mempersiapkan
dan menjaga kebersihan , kerapian dan kelengkapan kamar .
3. Laundry. bagian yang memiliki tanggung jawab untuk menyediakan linen
bersih - linen untuk keperluaan kamar, restoran dan ruang pertemuan ,
menyediakan seragam bersih bagi karyawan dan tamu membersihkan pakaian
kotor .
4. Linen dan Uniform. Bagian bertanggung jawab untuk mengelola seluruh
sirkulasi dan penyediaan linen dan seragam bagi karyawan .
5. Florist. Bagian bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bunga
segar untuk mempercantik dekorasi di hotel .
6. Kesehatan & jasa rekreasi bertanggung jawab atas fasilitas umum yang
disediakan oleh hotel untuk tamu , selimut , spa dan pijat , kebugaran , golf ,
kolam renang dan banyak lagi.

Formulir Digunakan Housekeeping

Jenis-jenis formulir yang digunakan dalam administrasi rumah tangga , antara lain:
1. Roomboy Control Sheet
2. Room Report
3. housekeeping Report
4. Lost and Damages Report
5. Repair and Maintenant Report
6. Linen Inventory Report
 7. Cleaning and Guest Supplies Report
8. Lost and Found Report
9. Log Book
10. Linen Laundry Delivery Slip
11. Room Check List
12. Lost and Found Book
13. Mini Bar Daily Sales Report
14. Mini Bar Daily Late Charge Report
15. Mini Bar Bill .

D. ACCOUNTING DEPARTMENT DAN SECTION-SECTIONNYA

Departemen Keuangan Hotel merupakan salah satu bagian dari
manajemen hotel yang berfungsi untuk mengatur semua hal yang
berhubungan dengan membiayai hotel. Setiap perusahaan termasuk
hotel memiliki kebijakan yang berbeda dalam hal pengaturan keuangan
mereka. Namun, section dai accounting department Hotel umumnya
dapat digambarkan sebagai berikut :

A. Seksi seksi yang ada di Accounting Dept. dan Tugas masing masing seksi

1. Finance Manager

a. Mengesahkan laporan keuangan ( Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk

disetuju oleh General Manager, selanjutnya GM menyerahkan kepada
Direktur
b. Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang
c. Menyetujui permintaan barang dari Department ( Goods Request ) Dan
pengeluaran barang dari Gudang ( Store Room Request )
 d. Memimpin seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisasi
e. Bertanggung jawab langsung kepada General Manager

2. Accounting Supervisor

a. Menbuat laporan keuangan ( Neraca, R/L ) untuk diashkan oleh Fin.

Adm. Manager
b. Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya
c. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

3. Night Audit

a. Miminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari

b. Membuat summary revenue pada malam hari
c. Menyerahkan summary berikut lampirannya ( Bills ) beserta uang pada
keesokan hari kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani Chief
Cashier
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

4. Internal Auditor

a. Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi ) dari hulu ke hilir

b. Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat
laporan keuangan
c. Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
5. Cost Controller

a. Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan

keuangan sebelum terjadi transaksi
b. Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk
persetujuan Fin. Manager
c. Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar
d. Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun
pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager
e. Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi
f. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

6. Purchasing Supervisor

a. Memriksa good request yang sudah disetujui untuk dicarikan barang ke

supplier
b. Mengetahui semua harga harga barang keeperluan hotel di pasar guna
pembuatan Purchase Order
c. Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin. Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

7. Store Room Supervisor

a. Menjaga semua barang yang ada di gudang

b. Mengatur alur keluar masuk barang di gudang
c. Membuat summary bulanan ( Inventory ) barang untuk laporan kepada Fin.
Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

8. Chief Cashier

a. Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport &
Recreation, Drugstore
 b. Bekerja sama dengan Night Audit
c. Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

9. Accountant

a. Membantu pekerjaan Accounting Supervisor

b. Memimpin pekerjaan bawahan :
a. City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, dan
Book Keeper
b. Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor
c. Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor

10. City Ledger

a. Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada

customer
b. Menagih kepada customer ( pemakai jasa Hotel ) yang tidak membayar
kontan atau kredit untuk diserahkan kepada General Cashier
c. Membuat daftar piutang untuk Accountant
d. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

11. Account Receivable

a. Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit
b. Membuat Summery Revenue
c. Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang
kontan kepada General Cashie
d. Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih
e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
12. General Cashier

a. Menyimpan uang kontan, buku buku, check dan giro bilyet untuk
pembayaran
b. Mengerjakan buku buku harian kas dan bank
c. Menyimpan bukti bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk
diserahkan kepada Book keeper
d. Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan
e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

13. Account Payable

a. Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian )

b. Membuat summary bulanan pembelian
c. Memproses uang pengeluaran Hotel
d. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

14. Book Keeper

a. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir

b. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

Kesimpulan

Dari seksi seksi yang ada bila dilihat dari tugas pokoknya masing-masing dapat
dikelompokan menjadi tiga bagian :

1. Bagian yang menangani atau mencatat penerimaan yaitu:

a. Night Audit
b. Internal Auditor
c. Account Receivable
d. Chief Cashier
 e. General Cashier

2. Bagian yang menangani atau mencatat pengeluaran dan pengendalian biaya yaitu:

a. Cost Controller
b. Purchasing Supervisor
c. Store Room Supervisor
d. Account Payable
e. General Cashier

Bagian yang memproses data akuntansi menjadi Laporan keuangan yaitu Book keeper

E. Human Resources Development

Tugas HRD dan Bagian Bagiannya

HRD adalah singkatan dari Human Resources Development. Dalam ilmu terapannya,
HRD biasa disebut sebagai Personalia atau Kepegawaian. HRD dalam manajemen
juga biasa disebut dengan Human Capitol atau Human Resources Management.

Arti lain dari Human Resources Development (Sumber Daya Manusia/SDM) adalah
suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai,
buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi
atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang
biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia. Manajemen sumber
daya manusia juga dapat diartikan sebagai suatu prosedur yang berkelanjutan yang
bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang
tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi
memerlukannya.

Tugas HRD adalah mengurus info lowongan kerja kemudian melakukan wawancara
kerja terhadap calon pegawai yang sudah melamar dan memilih siapa calon pegawai
yang layak untuk direkrut oleh perusahaan. Oleh karena itu sebagai calon pegawai yang
sedang melamar. anda harus membuat Contoh CV dengan baik dan benar. Apabila
perusahaan yang ingin anda masuki adalah perusahaan multinasional ada baiknya anda
membuat surat lamaran kerja dalam Bahasa Inggris agar lebih menarik di mata HRD
staff.

Tugas HRD
Tugas HRD sendiri dipisahkan oleh jabatan yang diduduki karena HRD
sendiri mempunyai kepanjangan yaitu Human Resources of Development,
yang mana itu bukan sebuah predikat jabatan melainkan nama sebuah divisi.
Jabatan dalam divisi HRD terbagi dalam delapan jenis jabatan yaitu :

1. Human Resources of Development Manager

Mengawasi dan selalu mengevaluasi anggaran perusahaan agar terwujudnya
anggaran yang efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap
pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan Melakukan pengawasan dan
evaluasi terhadap setiap sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan.
Melaksanakan seleksi dan promosi terhadap sumber daya manusia yang
dianggap berhak dalam perusahaan. Menjalankan kegiatan pengembangan
skill terhadap sumber daya manusia yang sesuai dengan kebijakan
perusahaan. Mengemban tanggung jawab atas rekapitulasi absen setiap
sumber daya manusia di perusahaan dan perhitungan gaji tunjangan serta
bonus.

2. Human Resources of Development Recruitment

Tugas HRD recruitment yaitu ikut membantu HRD Manager dalam bidang
meng-hire sumber daya manusia. Membentuk prosedur untuk recruitment
sumber daya manusia baru. Memasang iklan lamaran dan menyortirnya
kemudian melaksanakan test psikologi dan wawancara kerja terhadap sumber
daya manusia yang lolos di tahap awal juga adalah salah satu tugas HRD
recruitment. Hal ini dilakukan agar mengetahui apakah sikap dan perilaku si
 pelamar sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Apabila anda
tidak mempunyai bayangan wawancara serta psikotes kerja seperti apa,
tentunya anda bisa mempelajari contoh wartegg test dan tips wawancara kerja.
Menyiapkan kontrak serta perjanjian kerja bersama sumber daya manusia
yang akan direkrut oleh perusahaan. Mempunyai tugas untuk menginput data
ke sistem agar semua tugas HRD di segala jabatan termudahkan dengan ini.
Membuat laporan yang menyangkut rekapitulasi, promosi, dan status
karyawan.

3. General Affair Supervisor

Mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan kantor dalam
rupa peralatan kerja dan sarana prasarana. Menangani hubungan yang
berkaitan dengan vendor atau supplier yang dipakain oleh perusahaan.
Menyiapkan laporan yang akan dipakai saat rapat anggaran, laporan keuangan
dan beban biaya kantor.

4. Non Material Warehouse Staff

Mempunyai tanggung jawab atas keluar masuknya barang-barang yang akan
dipakai untuk menunjang kegiatan perusahaan. Melakukan kontrol dan
pengawasan terhadap barang-barang keperluan kantor.

5. Compensation and Benefit Supervisor

Merawat fasilitas perumahan berupa perumahan, kendaraan, telepon, dan
komputer sesuai dengan policy. Melakukan payroll dengan memakai data
yang sebanr sehingga pembayaran gaji terhadap sumber daya manusia di
perusahaan bisa berjalan secara tepat dan benar.

6. Payroll Staff
Mengurus proses pengambilan cuti dan tukar shift sumber daya manusia yang
ada di perusahaan. Ikut membantu tugas HRD Administrasi dalam hal
pengarsipan.
 7. Welfare Staff
Membuat laporan dana iuran pensiun, Memeriksa hal-hal yang berkaitan izin
sakit karyawan serta memberikan dana pengganti terhadap sumber daya
manusia yang sakit setelah ia sudah memberikan resep.

Training and Development Supervisor

Tugas supervisor tentu memberikan bimbingan, namun di dunia HRD supervisor
memiliki devisi sendiri yakni Training dan development, berikut adalah tugasnya :

Memberikan training kepada newcomer

Setiap setahun sekali mengadakan seminar yang mempunya tema memberi
motivasi kepada karyawan agar seluruh karyawan mempunyai semangat kerja
yang positif.

Membuat laporan rekapitulasi dana menyangkut training yang diadakan untuk dikirim
ke direksi.

Penunjang Tugas HRD

Hal yang diperlukan staff dalam menjalankan tugas HRD adalah kompetensi
manajerial yang mampu berkoordinasi terhadap semua divisi di perusahaan.
Setelah itu staff HRD pun harus menguasai aspek legal yang ada di negara
Indonesia sehingga bisa mengatur hubungan antar karyawan dengan
perusahaan karena itu adalah tugas HRD yang paling utama. Namun
koordinasi dengan seluruh karyawan adalah komponen utama kesuksesan
seorang HRD.

Fungsi HRD :

Internal : HRD yang bekerja sebagai trainer terhadap pegawai di dalam

perusahaan.
 Eksternal : Pegawai HRD yang memeilki konseling diluar kategori perusahaan
dapat dilihat dari tingkat kemampuan dan kemauan tinggi maka kemampuan
akan mengikuti.

Seseorang HRD yang dapat dikatakan Baik :

I do what you love, love what you do : dimana orang yang berhasil dan dapat
dikatakan baik dalam bidang HRDnya apabila ia melakukan pekerjaan atau
kegiatan dengan cinta, dan ia mencintai kegiatan atau pekerjaan yang ia
lakukan.

Gratefull : Tidak mudah menyerah , seseorang berhasil dalam pekerjaan

karena ia tidak mudah menyerah dan terus berusahadengan semua masalah dan
hambatan yang ada.

Healthy Live : bersyukur akan semua yang didapatkan dan selalu menerima
apa yang telah ia lakukakan, karena ada pepatah bilang apa yang kamu tanam
maka itu yang akan kamu dapatkan.

Integritas : orang yang berhasil dalam HRD adalah orang yang dapat berbicara
dan dapat menerpakan perkataannya dengan perbuatan, tidak hanya itu ia juga
dapat mengontrol pribadinya dengan norma-norma lingkngan yang ada.

Social Skill : kemampuan berhubungan dengan orang lain denngan baik dan
dapat bergabung dengan berbagai kalangan dan golongan.

Dream and Think Big : bermimpi dan berpikir besar dimana setiap orang
dapat bermimpi dan meluangkan pemikiran yang besar dan berkembang untuk
perusahaan dan organisasi yang mereka naungi.

Confidence : kepercayaan diri mampu meningkatkan hasil yang maksimal.

On Time : tepat waktu, dengan kamu selalu disiplin untuk tepat waktu secara
tidak sadar kamu merhargai dirimu dan orang lain.
 Open Minded : berpikiran terbuka dan selalu mengikuti semua perubahan
positif yang ada.

Respect : menghargai, menghormati dan peka akan suatu perubahan yang ada
pada lingkungan sekeliling kita.

Never Give Up : jangan mudah putus asa.

Just Perfom : lakukan semaksimal mungkin dan berikan yang terbaik.

F. DPERTEMEN ENGINEERING

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKSI-SEKSI ENGINEERING

Teknik atau sektor perhotelan di departemen engineering bertanggung jawab atas

pelaksanaan, pengawasan, operasi dan pembiayaan biaya properti , pemeliharaan dan
energi, dan segala sesuatu yang lain bahwa properti atau fasilitas di seluruh
hotel. Secara umum, menurut redline dan stipannuk pengoperasian tujuan departemen
teknik adalah:

1 . Lindungi investasi fisik bangunan fasilitas

2 . Mengatur Biaya pemeliharaan

3 . Anggota dukungan yang diperlukan untuk keseluruhan kepuasan tamu

4 . Peran dalam mendukung efisiensi operasional departemen lain

5 . Meminimalkan biaya menggunakan energi untuk mengoperasikan fasilitas

6 . Potenai meminimalkan masalah keamanan

Job Description Engineering Department

1 . chief engineering. Sebuah jabatan tertinggi di bidang teknik yang bertanggung

jawab atas kelancaran dan keberhasilan departemen , yang pada gilirannya
merupakan keberhasilan hotel ' s secara keseluruhan .
2 . electricity Adalah bagian yang bertanggung jawab untuk bagian yang berkaitan
dengan listrik (arus kuat) . Dan dapat digabungkan ke bidang pemantauan elektronik (
aliran lemah)

3 .Machine. Bagian bertanggung jawab untuk mesin tersebut , lift , mesin boiler , mesin
cuci, peralatan dapur dan peralatan mesin lainnya

4 . Plumbing. Bagian bertanggung jawab atas pipa. Biasanya yang sering menjadi
masalah dalam saluran air . Bocor saluran air sering disebabkan oleh kesalahan
manusia atau kurangnya keseriusan dalam memperbaiki pipa yang rusak . Oleh karena
itu ahli pipa yang diperlukan yang benar-benar mengerti tentang hal-hal seperti .
 5 . Civil. Bagian bertanggung jawab untuk bangunan fisik atau struktur atau baik
eksterior maupun interior , termasuk pemeliharaan lukisan , furniture polish , lantai
saluran , dll

6 . Maintanance. Sebuah proses atau tindakan yang bertujuan untuk mengembalikan

properti hotel dengan standar yang telah ditentukan , sehingga dapat beroperasi dengan
baik sesuai rencana .

G. SALES DAN DEPARTEMEN MARKETING

Pengertian Sales dan Departemen Marketing serta Tugas dan Fungsi Sales

A. Pengertian Sales & Marketing Department

Marketing merupakan salah satu fungsi utama di antara fungsi-fungsi penting lainnya
yang ada dalam suatu perusahaan seperti : administrasi, pembukuan, pembelanjaan,
produksi dan personalia.

Sihite menyebutkan bahwa Sale adalah : menawarkan sesuatu produk kepada

konsumen, sebagai suatu pekerjaan atau kegiatan untuk menjadikan seseorang sebagai
customer atau langganan. Jadi arti sales di sini adalah penjualan.

Marketing adalah pemasaran dan apabila diterjemahkan adalah : Usaha untuk

memasyarakatkan hasil produksi perusahaan melalui berbagai cara agar hasil produksi
tersebut banyak diminati oleh masyarakat luas, (Sihite,1996:1)

Sedangkan arti dari Department adalah : bagian. Jadi Sales & Marketing Department
adalah : Bagian yang menangani penjualan dan pemasaran dalam suatu perusahaan.
Dalam hal ini produk yang dijual adalah kamar hotel beserta seluruh fasilitas dan
pelayanannya.
Dalam industri perhotelan bidang pemasaran ini boleh dikatakan masih merupakan
suatu hal yang relatif muda usianya bila dibandingkan dengan industri lainnya.
Bagian yang melaksanakan penjualan dan pemasaran kemudian disebut Sales &
Marketing Department. Definisi yang lengkap dari manajemen yang terdapat dalam
Sales & Marketing Department, menurut Sihite (1996:2) adalah ; Merupakan suatu
fungsi yang melaksanakan segala perencanaan, penugasan dan pengawasan terhadap
kegiatan penjualan daripada suatu perusahaan, dalam hal penerimaan tenaga penjual
(salesman), seleksi (recruiting), pengaturan latihan (training), pengarahan (supervise),
pengawasan (control), pembiayaan (cost), dan motivasi para salesman.
B. Pengertian Sales Person

Seperti telah diutarakan bahwa pengertian Sales secara sederhana adalah

penjualan. Dalam bukunya Sihite (1996:86) menyebutkan bahwa Sales adalah
Merchandise (Something to be sold) plus Service. Dalam buku yang sama juga
dijabarkan mengenai Salesmanship yaitu kecakapan seorang Sales dalam menjual yang
meliputi proses dalam penjualan yang dimulai dari langkah pertama sampai dengan
terlaksananya suatu penjualan. Jadi pengertian Sales Person atau Salesman di sini
adalah individu yang menawarkan suatu produk dalam suatu proses penjualan.

Fungsi dari seorang sales adalah :

Untuk memotivasi calon pelanggan agar ia bertindak dengan suatu cara yang
dikehendaki olehnya yaitu membeli.

Dapat mengarahkan sasaran mana dan kepada siapa produk akan ditawarkan
dan dijual.

Dapat meyakinkan atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan.

Dapat meyakinkan calon pelanggan yang diketahui ragu-ragu dalam

mengambil keputusan atau menentukan pilihan.
Beberapa hal yang harus dikuasai oleh tenaga penjual / Sales person adalah (1) product
knowledge, (2) price policy, (3) human relation.

1. Product Knowledge (pengetahuan tentang produk)

Adalah yang meliputi masalah yang berhubungan dengan keadaan fisik, jenis, ukuran,
design dan warna, manfaat terhadap konsumen, bahkan kelebihannya dengan produk
lain yang sama.

2. Price Policy (kebijaksanaan harga jual)

Sejenis produk yang ditawarkan atau dijual mempunyai klasifikasi harga. Adanya
suatu design harga tertentu yang ditawarkan untuk suatu volume penjualan. Apakah
ada insentif tertentu (discount/commission) bagi pembeli.

3. Human Relation.
Kemampuan tenaga penjual dalam hubungannya dengan masyarakat pasar tertentu
untuk mempengaruhinya dan pada akhirnya menjadi konsumen. Pendekatan
perorangan sangat membantu keberhasilan dengan ditunjang kemampuan
berkomunikasi.

Setelah menguasai tiga hal penting diatas maka ada baiknya melakukan tahapan demi
tahapan dalam proses penjualan. Tahapan-tahapan tersebut adalah langkah-langkah
yang perlu diperhatikan oleh seorang Sales dalam melakukan proses penjualan yang
diharapkan berujung pada keberhasilan. Langkah-langkah tersebut adalah sbb :

1. Approach (pendekatan kepada prospek)

Pendekatan kepada calon pembeli/konsumen memerlukan persiapan dan perencanaan
yang baik yang antara lain pengetahuan tentang :

Siapakah calon pembeli/konsumen ?

Apakah kebutuhan/keinginannya ?
 Adakah kemungkinan perubahan situasi atas kebutuhan maupun produk yang
ditawarkan ?

Siapkah kiat dengan penolakan/keberatan.

2. Presentation (penyajian)
Dalam tahapan presentasi seorang sales harus sanggup menjual Dirinya dalam arti
mau membantu memuaskan kebutuhan para konsumen (misalnya membantu
memecahkan persoalan para calon konsumen terhadap suatu produk yang
dijual). Komunikasi adalah merupakan sarana paling menentukan untuk mengetahui
kebutuhan pembeli :

Tata bahasa yang baik

Courtesy / kesopanan

Jelas / tepat, tidak berbelit-belit

Memberikan ide, manfaat dan kelebihan produk.

Satu hal lain yang tak kalah pentingnya adalah First Impression atau kesan pertama
kepada pelaku penjualan yang positif akan membantu kelancaran proses penjualan.
3. Selling (menjual)
Proses menjual dari seorang sales harus dapat memberi keyakinan kepada pembeli
atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan. Dengan bekal Product
Knowledge dan pengembangan komunikasi yang efektif diharapkan pembeli menjadi
pelaku pembeli.

4. Closing The Sale.

Suatu transaksi penjualan terjadi karena penjualan memperoleh persetujuan dari calon
pembeli untuk membeli atau menggunakan produk/jasa yang ditawarkan. Tahapan ini
merupakan keberhasilan seorang penjual mempengaruhi dan meyakinkan calon
pembeli. Langkah-langkah administratif untuk menutup penjualan dapat berupa :
statement, order dan tanda terima pembayaran. Dalam jasa pelayanan wisata maka
pembeli/konsumen akan menikmati produk wisata setelah terjadinya closing the sale.

5. After Sales Service

Kesempurnaan dari suatu penjualan yang berhasil adalah ditutup dengan Pelayanan
Purna Jual. Kegiatan tersebut antara lain :

Pemberian ucapan terima kasih melalui surat, atas pembelian suatu

produk atau jasa.

Memberikan suatu kenang-kenangan (souvenir).

Mengirim kartu ucapan pada hari-hari besar atau ulang tahun.

Megadakan direct contact secara regular.

C. Tugas-tugas Seorang Sales Person

Yang akan diuraikan di sini adalah tugas-tugas dari seorang sales secara umum,
menurut Sihite (1996:78), yaitu :

1. Melaksanakan kegiatan penjualan melalui telepon terhadap target konsumen

(perusahaan-perusahaan perdagangan dan industri, kantor-kantor pemerintah,
asosiasi perkumpulan keagamaan, olahraga, sosial, konsulat) secara sistematik,
serta melengkapi laporan kegiatan untuk setiap hubungan yang dilakukan.

2. Memelihara semua hasil analisis penjualan yang telah dibuat.

3. Atas persetujuan pimpinan, dalam melaksanakan kerjasama dengan perwakilan

perusahaan lain dalam memperoleh peluang usaha, melakukan penjualan
bersama, mendiskusikan strategi dan sebagainya.
4. Melakukan tindak lanjut pelayanan, untuk memberikan kepuasan kepada
konsumen.

5. Melakukan tindak lanjut setiap kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh

peluang usaha pada saat mendatang.

6. Menghubungi humas setiap saat dan memberikan bantuan apabila diperlukan,

misalnya dalam memberikan hadiah-hadiah promosi kepada para pelanggan.

7. Melaksanankan kegiatan pemasaran lainnya sesuai dengan tugas yang

diberikan oleh manajer penjualan.

Purchasing adalah suatu department yang dimana segala sesuatu pembelian,

negosiasi harga, pembuatan PO (purchase Order ), work permint, advent payment,
IA/EA,dan lainnya.

Purchasing merupakan bagian yang mempunyai tugas dan wewenang untuk

menyediakan material untuk keperluan produksi.

Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Officer

Mencari dan menganalisa calon supplier yang sesuai dengan material yang
dibutuhkan

Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas material dan

memastikan tanggal pengiriman material

Melakukan koordinasi dengan pihak supplier mengenai kelengkapan

dokumen

Pendukung material sesuai standar mutu yang berlaku

 Berkoordinasi dengan PPIC dan Gudang tentang jadwal dan jumlah
material yang akan diorder

Bersedia melakukan pembelian dilapangan / keluar kantor

Membuat laporan pembelian & pengeluaran barang ( inventory,material dll

)

Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara

sistematis dan terkontrol ( FIFO atau ERP/ MRP )

Melakukan pemilihan / seleksi rekanan pengadaan sesuai kriteria

perusahaan

Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran

operasional perusahaan

Memastikan kesedian barang/material melalui mekanisme audit / control

stock dll

Kualifikasi Seorang Purchasing

Untuk menjadi seorang Purchasing anda harus memenuhi standard beberapa

kriteria berikut,

1. Dapat Melakukan Negosiasi yang baik

2. Memiliki Pengalaman Pembelian modern market

3. Dapat bekerja dengan cepat

4. Dapat menggunakan Aplikasi Komputer, minimal Ms.Office (Excel,

Word, Power Point)

5. Mampu bekerja secara individual & team

6. Komunikatif
 7. Jujur & Teliti

H. Security Department

Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut ini merupakan tugas dan tanggung jawab sesuai masing-masing jabatan dalam
Security Department di hotel:

Chief Security (Sec. Manager)

1. Mengadministrasikan dan meninjau operasi untuk memastikan lingkungan

yang aman dan aman bagi karyawan, tamu, dan lain-lain.

2. Menyarankan manajemen dalam meningkatkan dan melaksanakan

kebijakan sesuai dengan keamanan dan peraturan negara.

3. Menganalisis data statistik dan laporan untuk mengidentifikasi dan menentukan

bagaimana membuat bangunan dan lahan yang aman dan aman.

4. Mengembangkan metode untuk meningkatkan kebijakan keamanan, proses,

dan praktik, dan merekomendasikan perubahan manajemen.

5. Persiapan langsung dan pendistribusian informasi tertulis dan verbal untuk

menginformasikan manajer, karyawan dan lainnya kebijakan keamanan,
prosedur dan praktek.

6. Mengelola desain dan pengembangan pelatihan khusus untuk membimbing

petugas keamanan dan orang lain melalui keputusan keamanan dan tindakan.

7. Mewakili Hotel di pertemuan formal dengan organisasi luar dalam hal-hal yang
berhubungan dengan keamanan dan layanan perlindungan.
Assistant Security Manager

1. Mengkoordinir, mengarahkan dan melaporkan kegiatan sehari-hari dari staf

Keamanan & Keselamatan dalam perlindungan pengunjung, staf, pelanggan,
dan properti saat tidak adanya Security Manager.

2. Mengelola Ruang Properti untuk item yang hilang dan ditemukan dan
mengawasi disposisi dari item yang tidak diklaim.

3. Assistant Security Manager membantu dalam perencanaan, koordinasi, dan

mengarahkan program keamanan dan keselamatan untuk mencakup
pencegahan kehilangan, parkir / kontrol lalu lintas, patroli dari properti fisik,
penegakan patung dan peraturan hotel, inspeksi fasilitas, dan penyelidikan
tindak pidana.

4. Assistant Security Manager membantu dalam pengembangan dan pelaksanaan

prosedur keamanan dan keselamatan; kepatuhan dijamin dengan keselamatan
dan standar kesehatan, kebijakan dan prosedur, dan negara yang berlaku.

5. Melakukan tindak lanjut investigasi laporan kegiatan kriminal dan pelanggaran

standar keselamatan.
Security Supervisor

1. Mengawasi secara teratur karyawan lain.

2. Merencanakan jadwal kerja

3. Mengajar dan memberlakukan peraturan keselamatan di tempat kerja.

4. Mendirikan prioritas keamanan patroli.

5. Membantu Asisten Manager Keamanan dalam mengidentifikasi daerah

berisiko tinggi dan tindakan dimulai untuk mengurangi eksposur risiko.

6. Melakukan semua tugas-tugas seorang Security Guard.

7. Ulasan pemanfaatan dan pemeliharaan peralatan keamanan.

8. Menyiapkan laporan harian dan periodik untuk pejabat hotel mengenai

kegiatan.

9. Mengambil tindakan yang telah ditentukan dan diberikan pertolongan pertama

dalam kondisi darurat seperti kecelakaan, kebakaran dan penyakit.

10. Membantu dalam pengembangan kebijakan keamanan dan prosedur.

 11. Berkomunikasi dengan pengguna layanan tentang kebutuhan keamanan dan
masalah.

12. Memelihara dan merekomendasikan perubahan dan perbaikan dalam sistem

pencatatan perangkat lunak untuk kegiatan petugas keamanan.

13. Memerintahkan, memelihara dan mengeluarkan pakaian dan peralatan.

Security Guard

1. Secara langsung bertugas memantau dan mengatur keamanan hotel selama 24

jam secara bergantian dengan petugas keamanan yang lain
2. Melaporkan segala kejadian / peristiwa yang terjadi di hotel ke security
manager atau atasannya baik itu kehilangan atapun penemuan barang milik
tamu

3. Berjaga di pos keamanan hotel dan memantau serta membantu keluar

masuknya kendaraan yang keluar masuk hotel baik kendaraan milik tamu
ataupun staf hotel demi keselamatan dalam penyeberangan jalan
 DAFTAR PUSTAKA

https://ryanvelimsky.wordpress.com/bagian-serta-tugas-front-office/

https://sumarnork.wordpress.com/hotelier/front-office-departement/

https://teguhkarisma.wordpress.com/food-and-beverage/organisasi-food-beverage-
department/food-and-beverage-service/

http://smipusi.blogspot.co.id/2011/01/organisasi-food-beverage-department.html

http://hotelier.co.id/mengenal-posisi-kerja-di-f-b-service/

http://www.terbaru7.com/2014/09/housekeeping-departement.html

http://indahwidayani.blogspot.co.id/2016/01/status-kamar-di-departement-
housekeeping.html

http://knowhotels.blogspot.co.id/2013/09/accounting-finance-and-sections.html