HIRAI HILLS DEPARTMENT

PRESTIGIOUS JAPANASE VILLAS

PT. PRIMA LAND INDONESIA

A. FRONT OFFICE
Front Office berperan penting bagi sebuah villaa karena :

1. Merupakan pusat kegiatan Villa.

2. Para tamu mendapatkan pelayanan sebelum tamu tiba, pada saaat tiba di Villa,
pada saat berada di Villa dan pada waktu akan meninggalkan Villa.
3. Pendapatan Villa didapatkan dari hasil penyewaan kamar.
4. Kesan pertama dan kesan terakhir bagi tamu di tentukan oleh front office.

Peranan Front Office :

1. Sebagai sumbu atau poros dari kegiatan Villa.

2. Sebagai jantung dari sebuah Villa.
3. Sebagai ujung tombak.
4. Sebagai barometer.

Fungsi Front Office :

1. Menjual kamar
✓ Menerima pesanan kamar
✓ Menangani tamu tanpa pemesanan kamar (walk-in)
✓ Mengerjakan atau memproses pendaftaran tamu.
✓ Menentukan nomor kamar.
2. Menyiapkan dan memberikan pelayanan informasi Villa
✓ Informasi yang berhubungan dengan fasilitas Villa (Villa Operation)
✓ Informasi tentang kejadian dan tempat-tempat atau objek yang bisa
dinikmati oleh tamu di luar Villa.
3. Mengkoordinir pelayanan
✓ Antar departemen yang berhubungan langsung dengan tamu dengan
departemen yang langsung berhubungan dengan tamu.
✓ Menangani permasalahan tamu dan keluhan (complains)
4. Mengerjakan laporan tentang status kamar
✓ Status terjual
✓ Sedang di kerjakan
✓ Kamar rusak
✓ Vacant room
5. Menyiapkan pembayaran
· Penyusunan invoice dan rekening tamu
· Memasukan tagihan kedalam invoice (up dating)
· Mengawasi batas tagihan (credit levels)
· Mengumpulkan transaksi tamu
6. Menangani pembayaran tamu
· Menyiapkan invoice tamu
· Debit/Kredit/Scan Barcode/Cash
· Menyelesaikan pembayaran

7. Menyusun daftar riwayat kunjuangan tamu

✓ Melakukan pencatatan data individual untuk kunjungan yang akan datang
✓ Meyelenggarakan arsip kartu riwayat kunjungan tamu (Guest History Card)
 8. Menangani telephone Switch Board, Whatsapp, Fax,
✓ Menangani semua pembicaraan telephone
✓ Menerima dan mengirim fax.
9. Menangani barang-barang bawaan tamu
✓ Menagani barang-barang tamu pada waktu tiba dan berangkat
✓ Menangani perpindahan kamar
✓ Menagani penitipan barang-barang bawaan tamu.

Bagian- Bagian Front Office

A. Front office Manager

Front office manager bertanggung jawab kepada general manager Villa, ia

bertanggung jawab atas semua hal yang bersangkutan dengan semua kegiatan
operasional dan administrasi kantor depan.

B. Assistan front office manager

Bertanggung jawab kepada front office manager bertugas untuk membantu

menyelesaikan tugas pimpinan , mewakili manajer apabila berhalangan hadir di suatu
rapat , menyiapkan dan meQmeriksa untuk tamu penting , mengkordinir bawahan dan
bekerjasama dengan departemen lain dan menerima complain dari tamu.

C. Telephone operator

Telephone operator adalah satu section berada di front officee yang secara umum
memiliki tugas menerima telophone ,menyambungkan telephone dan mencatat pesan
tamu.

D. Reservasi

Reservasi adalah satu section yang berada di front office yang secara umum memiliki
tugas untuk memperlancar operasional dan administrasi di bagian pemesanan kamar.

E. Reception
 Reception adalah section yang berada di front office yang bertugas menangani
kedatangan tamu ( check-in ) ,baik mengani tamu dengan reservasi ( reservation
guest) maupun tamu tanpa reservasi ( walk-in guest ) menangani tamu pindah kamar (
change room ) dan menangani tamu berangkat ( check-out ).

F. Front office cashier

Front office cashier adalah section yang berada di front office yang bertugas
menangani rekening transaksi pembayaran dari para tamu sebelum mereka
meninggalkan villa ( check-out ).

G. Uniformend

Uniformend service adalah section yang berada di front office yang secara umum
memiliki tugas menangani barang bawaan tamu baik tamu tiba ( check-in ) , tamu
pindah kamar

( room change) sampai tamu berangkat ( check-out).

H. Information service

Information sevice adalah section yang berada di front ofice yang secara umum
memiliki tugas untuk memberikan beragam informasi kepada tamu secara tepat dan
akurat.

Point : Position in Front Office Department

a. Front Office Manager

b. Assistant Front Office Manager
c. Bellboy (House Keeping)
d. Airport Representative (Driver)

B. Food & Beverage departemen

Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab setiap posisi dibagian makanan
dan minuman.

1. Food & Beverage Director

Uraian tugas dan tanggung jawabnya:

1. Menetapkan menu, sistem penyajian, strategi penjualan, mengarahkan

pelaksanaan serta menilai keberhasilan

2. Melakukan analisa tentang pesaing

3. Menyusun anggaran FB Production kitchen, F&B service dan Stewarding

4. Merumuskan kebijaksanaan pengendalian biaya operasional

5. Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung

6. Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan

7. Menyelenggarakan briefing di dalam departemen

8. Mengusulkan kepada atasan, tentang penyesuaian prosedur dan kebijakan di

lingkungan food & beverage department jika diperlukan

2. Assistant Food & Beverage Manager

Uraian tugas dan tanggung jawabnya:

1. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan antar kitchen, F& B service dan

stewarding

2. Menyusun rencana kerja dan menilai pelaksanaanya

3. Mengawasi jadwal operasional bawahannya

4. Memonitor hasil inventaris fisik di bagian kitchen, F&B service dan

stewarding
 5. Memonitor pelaksanaan store room requisition

6. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan

7. Melaksanakan kelancaran operasional berbagai kegiatan yang ada kaitan kerja

dengan food & beverage department

8. Mengkoordinasikan penyiapan dan mengawasi kelancaran acara

event/function

9. Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan

melaporkan kepada atasan

10. Menjalin hubungan dengan rekan dan tamu

11. Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan

12. Memberi arahan dan petunjuk kepada bawahan .

3. Restaurant & Bar Manager

Uraian tugas dan tanggung jawabnya:

1. Mengkoordinasi kegiatan operasi di outlet food & beverage service

2. Mengkoordinasi persiapan dan mengawasi kelancaran penyelenggaraan

function/event

3. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik

4. Menjalin dan membina hubungan dengan tamu

5. Membantu untuk membuat laporan monthly report F&B sales

6. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan

7. Mengani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan

melaporkan kepada atasan
 8. Menangani dan memonitor suatu perubahan dan penyimpangan dalam
kegiatan operasional

9. Memonitor dan mengawasi personal hygiene, grooming and sanitasi

10. Menangani dan mengawasi langsung pelayanan tamu VIP

11. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat

12. Menyelenggarakan briefing harian.

4. Head Waiter
Uraian tugas dan tangung jawabnya:

1. Mengawasi penyimpangan penggunaan par stock

2. Memeriksa kelengkapan dan ketepatan dari “mise en place”

3. Meneliti ketepatan daily sales report

4. Mengarahkan dan mengawasi kelancaran pelayanan di restoran

5. Menangani keluhan tamu

6. Mengatur pembagian “station”

7. Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi

8. Mendampingi sous chef dalam penataan buffet

9. Menangani langsung pelayanan tamu VIP (Very important Person)

10. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan clear up

11. Membantu kelancaran pelaksanan inventaris pisik

12. Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaan”store room requisition”

13. Menjalin hubungan baik dengan tamu

 14. Membuat jadual kerja bawahan

15. Mengawasi disiplin bawahan

16. Menangani permasalahan tamu

17. Melakukan penilaian kerja bawahan

18. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat .

5. Assistant (Head Waiter Captain)

Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1. Membantu head waiter melaksanakan tugasnya

2. Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place

3. Membuat daily sales report

4. Melengkapi penyimpanan dan penggunaan par stock

5. Mengawasi dan membantu kelancaran ketepatan pelaksanaan pelayanan

penjualan dan penyajian makanan dan minuman

6. Membuat repair dan maintanance order

7. Menangani langsung pelayanan tamu VIP

8. Mengatasi keluhan tamu

9. Mengawasi dan mengarahkan kelancaran pelayanan bawahan

10. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik

11. Menjalin hubungan baik dengan tamu

12. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat

6. Waiter/ Waitress
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:
 1. Mempersiapkan kelengkapan tehnis pelayanan

2. Melaksanakan persiapan set up-mise en place

3. Melakukan pelayanan langsung kepada tamu

4. Mengambil pesanan/order tamu dari captain untuk diteruskan kepada kitchen

5. Melaksanakan penyajian hidangan kepada tamu

6. Melaksanakan clear up dari meja tamu

7. Mempersiapkan dan mengambil kebutuhan linen napkin, wares, supplies

8. Mengumpulkan dan mengantarkan soiled linen dan dirty dishes ke

laundry/stewarding

9. Melakukan penyiapan table set up dan clear up

10. Melaksanakan dan mengikuti perintah captain dalam menjalankan tugas-

tugasnya

11. Melakukan pembersihan area kerja

12. Menjalin hubungan dengan tamu

13. Menghadiri briefing harian

7. Chief Bartender
Uraian tugas dan tanggung jawabnya:

1. Mengawasi penyimpanan, penggunaan bar stock

2. Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place

3. Membuat daily sales report

4. Mengawasi kelancaran, ketepatan pelaksanaan mixing drinks, penyajian,

penjualan dan pelayanan
 5. Menyusun standard portion, standard receipt, standard beverage cost bersama
dengan F&B cost control

6. Mengarahkan, mengawasi kelancaran pelayanan

7. Mengatasi keluhan tamu

8. Mengatur pembagian “station” serta mengawasi pelaksanannya

9. Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi

10. Menangani langsung pelayanan tamu VIP

11. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik

12. Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaan”store room requisition”

13. Membuat repair dan maintanace order

14. Mengawasi disiplin bawahan

15. Menangani permasalahan tamu

16. Melakukan penilaian kerja bawahan

17. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat

8. Room Service Order Taker

Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1. Menangani penerimaan, pencatatan room service order dan menyampaikan

kepada room service captain

2. Menyarankan dan membantu tamu dalam pemilihan menu

3. Memelihara suasana kerja yang sehat

4. Menghadiri briefing head waiter

 Point : Position In F&B Department

A. F&B Manager
B. F&B Supervisor
C. Head Chef
D. Assistant Chef
E. Kitchen Helper
F. Cashier /Admin
G. Order taker/Waiter/Waitress
H. Bartender /Barista

C. HOUSEKEEPING DEPARTMENT
Departemen housekeeping tidak hanya menyiapkan kamar tamu, tapi bertanggung
jawab keseluruhan , merawat dan membersihkan semua fasilitas Villa yang bersih ,
rapi dan nyaman . Oleh sebeb itu , semua kegiatan housekeeping bertujuan untuk
memaksimalkan pemeliharaan, perawatan dan kebersihan Villa secara keseluruhan
dapat dipertahankan .
staff Housekeeping memberikan pelayanan kepada kelancaran , kesiapan dan
pemeliharaan kamar tamu, public area, restoran , ruang pertemuan , laundry , fasilitas
olahraga dan fasilitas lainnya . Mereka adalah bagian dari sebuah tim yang selalu siap
untuk mempersiapkan dan menyambut kedatangan tamu Villa. Karyawan
housekeeping sangat sensitif tentang kenyamanan tamu dengan memperhatikan
rincian dan mengikuti semua perbaikan yang diperlukan .

Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab

Bagian housekeeping bertanggung jawab terhadap , kerapian , ketertiban , kebersihan
kelengkapan , membuat nyaman semua kamar yang ada di Room atau Villa.
Meliputi :
1 . kamar tamu
2 . koridor
3 . restoran dan perjamuan
4 . ruang kantor
5 . ruang istirahat
6 . Locker
7 . Park dan taman
8 . Kolam renang
9 . area parkir

Tugas Housekeeping Department

1. Menciptakan suasana yang bersih , menarik, nyaman , dan aman .
2. Memberikan layanan di kamar sebaik mungkin untuk tamu , sehingga tamu
merasa puas ketika mengunjungi atau tinggal di Villa .
3. Persiapan , penataan , dan pemeliharaan kamar .
4. Bertanggung jawab untuk menjaga kebersihan semua outlet dan ruang umum
di Villa .
5. Melaporkan dan membawa hilang dan ditemukan di supervisor
6. Seragam Villa , sepatu dan kaus kaki ditentukan .
Target Housekeeping
1. Hygiene .Kebersihan Villa dalam sangat menentukan , jika kebersihan adalah
terpelihara dengan baik sehingga tamu akan merasa nyaman dan tenang
seperti sanitasi dan hygine terjamin. Bahkan banyak tamu
2. Kerapian. Kerapian meliputi tata letak pengaturan kamar dengan
perlengkapan yang sesuai dan dekorasi membuat ruangan menjadi lebih
menarik .
3. Kelengkapan . Mengantisipasi menentukan pilihan sebuah Villa karena
kebersihan Villa. kebutuhan tamu selama mereka tinggal dengan fasilitas
premium menyelesaikan semua sesuai dengan standar sehingga pengunjung
 merasa nyaman dan Selamat datang untuk tinggal dan mengunjungi kembali
ke Villa .
4. Fasilitas . Fasilitas mencakup semua peralatan yang disediakan agar dapat
berfungsi dan digunakan oleh tamu Villa , sehingga meningkatkan
kenyamanan dan fasilitas yang tidak mengganggu kegiatan mereka
Di operasional Villa, hal yang harus dilakukan dan tentang kebersihan dilaksanakan
oleh housekeeping departemen, yang kegiatannya dipimpin oleh Housekeeping
Manager atau Executive Housekeeper . Secara umum, departemen housekeeping
memiliki tanggung jawab area yang sangat besar , adalah wajar bahwa housekeeping
memiliki jumlah karyawan lebih dari departemen lain . Oleh karena itu , pelaksanaan
pemeliharaan dan pembersihan area Villa diatur oleh bagian berikut :
1. Public Area. Bagian yang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menjaga
kebersihan , kerapihan , keindahan dan kenyamanan seluruh Villa, yang
keduanya ada di luar gedung atau di dalam bangunan Villa , antara lain Lobby
area , toilet , restoran , ruang pertemuan , taman , area parkir dan fasilitas
untuk Villa karyawan .
2. Room section. bagian yang memiliki tanggung jawab untuk mempersiapkan
dan menjaga kebersihan , kerapian dan kelengkapan kamar .
3. Laundry. bagian yang memiliki tanggung jawab untuk menyediakan linen
bersih - linen untuk keperluaan kamar, restoran dan ruang pertemuan ,
menyediakan seragam bersih bagi karyawan dan tamu membersihkan pakaian
kotor .
4. Linen dan Uniform. Bagian bertanggung jawab untuk mengelola seluruh
sirkulasi dan penyediaan linen dan seragam bagi karyawan .
5. Florist. Bagian bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bunga
segar untuk mempercantik dekorasi di Villa .
 6. Kesehatan & jasa rekreasi bertanggung jawab atas fasilitas umum yang
disediakan oleh Villa untuk tamu , selimut , spa dan pijat , kebugaran , golf ,
kolam renang dan banyak lagi.

Formulir Digunakan Housekeeping

Jenis-jenis formulir yang digunakan dalam administrasi rumah tangga , antara lain:
1. Roomboy Control Sheet
2. Room Report
3. housekeeping Report
4. Lost and Damages Report
5. Repair and Maintenant Report
6. Linen Inventory Report
7. Cleaning and Guest Supplies Report
8. Lost and Found Report
9. Log Book
10. Linen Laundry Delivery Slip
11. Room Check List
12. Lost and Found Book
13. Mini Bar Daily Sales Report
14. Mini Bar Daily Late Charge Report
15. Mini Bar Bill

Point : Position In F&B Department

a. House Keeping Manager

b. Executive Manager
c. Room Boy/Room Attendent
 d. Linen Man
e. Laundry Man
f. Gardener Man

D. ACCOUNTING DEPARTMENT DAN SECTION-SECTIONNYA

Departemen Keuangan Villa merupakan salah satu bagian dari
manajemen Villa yang berfungsi untuk mengatur semua hal yang
berhubungan dengan membiayai Villa. Setiap Villatermasuk Villa
memiliki kebijakan yang berbeda dalam hal pengaturan keuangan
mereka. Namun, section dai accounting department Villa umumnya
dapat digambarkan sebagai berikut :

A. Seksi – seksi yang ada di Accounting Dept. dan Tugas masing – masing seksi

1. Finance Manager

a. Mengesahkan laporan keuangan ( Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk

disetuju oleh General Manager, selanjutnya GM menyerahkan kepada
Direktur
b. Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang
c. Menyetujui permintaan barang dari Department ( Goods Request )
Dan pengeluaran barang dari Gudang ( Store Room Request )
d. Memimpin seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisasi
e. Bertanggung jawab langsung kepada General Manager

2. Accounting Supervisor
 g. Membuat laporan keuangan ( Neraca, R/L ) untuk diashkan oleh Fin.
Adm. Manager
h. Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya
i. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

3. Night Audit

a. Miminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari

b. Membuat summary revenue pada malam hari
c. Menyerahkan summary berikut lampirannya ( Bills ) beserta uang pada
keesokan hari kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani
Chief Cashier
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

4. Internal Auditor

a. Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi ) dari hulu ke hilir

b. Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat
laporan keuangan
c. Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

5. Cost Controller

a. Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan

keuangan sebelum terjadi transaksi
b. Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk
persetujuan Fin. Manager
 c. Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar
d. Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun
pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager
e. Membuat atau mengubah semua tarif product Villa sebelum dipublikasi
f. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

6. Purchasing Supervisor

a. Memriksa good request yang sudah disetujui untuk dicarikan barang ke

supplier
b. Mengetahui semua harga – harga barang keeperluan Villa di pasar guna
pembuatan Purchase Order
c. Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin. Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

7. Store Room Supervisor

a. Menjaga semua barang yang ada di gudang

b. Mengatur alur keluar masuk barang di gudang
c. Membuat summary bulanan ( Inventory ) barang untuk laporan kepada Fin.
Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

8. Chief Cashier

a. Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport

& Recreation, Drugstore
b. Bekerja sama dengan Night Audit
c. Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

9. Accountant
 a. Membantu pekerjaan Accounting Supervisor
b. Memimpin pekerjaan bawahan :
a. City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, dan
Book Keeper
b. Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor
c. Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor

10. City Ledger

a. Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada

customer
b. Menagih kepada customer ( pemakai jasa Villa ) yang tidak membayar
kontan atau kredit untuk diserahkan kepada General Cashier
c. Membuat daftar piutang untuk Accountant
d. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

11. Account Receivable

a. Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night

Audit
b. Membuat Summery Revenue
c. Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang
kontan kepada General Cashie
d. Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih
e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

12. General Cashier

a. Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk
pembayaran
b. Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank
 c. Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk
diserahkan kepada Book keeper
d. Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan
e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

13. Account Payable

a. Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian

)
b. Membuat summary bulanan pembelian
c. Memproses uang pengeluaran Villa
d. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

14. Book Keeper

a. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir

b. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

Dari seksi seksi yang ada bila dilihat dari tugas pokoknya masing-masing dapat
dikelompokan menjadi tiga bagian :

1. Bagian yang menangani atau mencatat penerimaan yaitu:

a. Night Audit
b. Internal Auditor
c. Account Receivable
d. Chief Cashier
e. General Cashier

2. Bagian yang menangani atau mencatat pengeluaran dan pengendalian biaya yaitu:

a. Cost Controller
b. Purchasing Supervisor
 c. Store Room Supervisor
d. Account Payable
e. General Cashier

Bagian yang memproses data akuntansi menjadi Laporan keuangan yaitu Book
keeper

Point : Position in Accounting Department

a. Finance Manager
b. Accounting Supervisor
c. Accountant
d. Cost Control

E. Human Resources Development

• Tugas HRD
Tugas HRD sendiri dipisahkan oleh jabatan yang diduduki karena HRD
sendiri mempunyai kepanjangan yaitu Human Resources of Development,
yang mana itu bukan sebuah predikat jabatan melainkan nama sebuah divisi.
Jabatan dalam divisi HRD terbagi dalam delapan jenis jabatan yaitu :

1. Human Resources of Development Manager

2. Human Resources of Development Recruitment

Tugas HRD recruitment yaitu ikut membantu HRD Manager dalam bidang
meng-hire sumber daya manusia. Membentuk prosedur untuk recruitment
sumber daya manusia baru. Memasang iklan lamaran dan menyortirnya
kemudian melaksanakan test psikologi dan wawancara kerja terhadap sumber
 daya manusia yang lolos di tahap awal juga adalah salah satu tugas HRD
recruitment.

3. General Affair Supervisor

Mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan kantor dalam
rupa peralatan kerja dan sarana prasarana. Menangani hubungan yang
berkaitan dengan vendor atau supplier yang dipakain oleh perusahaan.
Menyiapkan laporan yang akan dipakai saat rapat anggaran, laporan keuangan
dan beban biaya kantor.

4. Non Material Warehouse Staff

Mempunyai tanggung jawab atas keluar masuknya barang-barang yang akan
dipakai untuk menunjang kegiatan Villa. Melakukan kontrol dan pengawasan
terhadap barang-barang keperluan kantor.

5. Compensation and Benefit Supervisor

Merawat fasilitas perumahan berupa perumahan, kendaraan, telepon, dan
komputer sesuai dengan policy. Melakukan payroll dengan memakai data
yang sebanr sehingga pembayaran gaji terhadap sumber daya manusia di
Villabisa berjalan secara tepat dan benar.

6. Payroll Staff
Mengurus proses pengambilan cuti dan tukar shift sumber daya manusia yang
ada di perusahaan. Ikut membantu tugas HRD Administrasi dalam hal
pengarsipan.

7. Welfare Staff
Membuat laporan dana iuran pensiun, Memeriksa hal-hal yang berkaitan izin
sakit karyawan serta memberikan dana pengganti terhadap sumber daya
manusia yang sakit setelah ia sudah memberikan resep.
Training and Development Supervisor
Tugas supervisor tentu memberikan bimbingan, namun di dunia HRD supervisor
memiliki devisi sendiri yakni Training dan development, berikut adalah tugasnya :

• Memberikan training kepada newcomer

Setiap setahun sekali mengadakan seminar yang mempunya tema memberi
motivasi kepada karyawan agar seluruh karyawan mempunyai semangat kerja
yang positif.

Membuat laporan rekapitulasi dana menyangkut training yang diadakan untuk

dikirim ke direksi.

• Penunjang Tugas HRD

Hal yang diperlukan staff dalam menjalankan tugas HRD adalah kompetensi
manajerial yang mampu berkoordinasi terhadap semua divisi di perusahaan.
Setelah itu staff HRD pun harus menguasai aspek legal yang ada di negara
Indonesia sehingga bisa mengatur hubungan antar karyawan dengan Company
karena itu adalah tugas HRD yang paling utama. Namun koordinasi dengan
seluruh karyawan adalah komponen utama kesuksesan seorang HRD.

Fungsi HRD :

• Internal : HRD yang bekerja sebagai trainer terhadap pegawai di dalam

perusahaan.

• Eksternal : Pegawai HRD yang memiliki konseling diluar kategori Villa dapat
dilihat dari tingkat kemampuan dan kemauan tinggi maka kemampuan akan
mengikuti.

Point : Position in Personalia (HRD) Department

a. HR Manager
 b. General Affair Spv
c. Recruitment Spv
d. Tranining & Dev Spv
e. Compensation & Benefit Spv
f. Non-Material Warehouse Staff
g. Payroll Staff
h. Welfare Staff

F. DEPERTEMEN ENGINEERING

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKSI-SEKSI ENGINEERING

Teknik atau sektor perVillaan di departemen engineering bertanggung jawab atas

pelaksanaan, pengawasan, operasi dan pembiayaan biaya properti , pemeliharaan dan
energi, dan segala sesuatu yang lain bahwa properti atau fasilitas di seluruh Villa.

tujuan departemen teknik adalah:

1 . Lindungi investasi fisik bangunan fasilitas

2 . Mengatur Biaya pemeliharaan

3 . Anggota dukungan yang diperlukan untuk keseluruhan kepuasan tamu

4 . Peran dalam mendukung efisiensi operasional departemen lain

5 . Meminimalkan biaya menggunakan energi untuk mengoperasikan fasilitas

6 . Potensi meminimalkan masalah keamanan

Job Description Engineering Department

1 . chief engineering. Sebuah jabatan tertinggi di bidang teknik yang bertanggung

jawab atas kelancaran dan keberhasilan departemen , yang pada gilirannya
merupakan keberhasilan Team secara keseluruhan .
2 . electricity Adalah bagian yang bertanggung jawab untuk bagian yang berkaitan
 dengan listrik (arus kuat) . Dan dapat digabungkan ke bidang pemantauan elektronik (
aliran lemah)

3 .Machine. Bagian bertanggung jawab untuk mesin tersebut , lift , mesin boiler ,
mesin cuci, peralatan dapur dan peralatan mesin lainnya

4 . Plumbing. Bagian bertanggung jawab atas pipa. Biasanya yang sering menjadi
masalah dalam saluran air . Bocor saluran air sering disebabkan oleh kesalahan
manusia atau kurangnya keseriusan dalam memperbaiki pipa yang rusak . Oleh
karena itu ahli pipa yang diperlukan yang benar-benar mengerti tentang hal-hal
seperti .

5 . Civil. Bagian bertanggung jawab untuk bangunan fisik atau struktur atau baik
eksterior maupun interior , termasuk pemeliharaan lukisan , furniture polish , lantai
saluran , dll

6 . Maintanance. Sebuah proses atau tindakan yang bertujuan untuk mengembalikan

properti Villa dengan standar yang telah ditentukan , sehingga dapat beroperasi
dengan baik sesuai rencana .

Point : Position in Engineering Department

a. chief engineering
b. Electricity
c. Machine
d. Maintanance
e. Civil
f. Plumbing

G. SALES DAN DEPARTEMEN MARKETING

Departement sales and marketing adalah bagian dari Villa yang bertanggung jawab
untuk menjual kamar maupun meeting package, menentukan harga jual serta
memasarkan produk hotel lainnya melalui brosur dan media lainnya termasuk
bertanggung jawab mengikuti pasar wisata internasional dan sejenisnya. Bagian ini
bertanggung jawab juga dalam penjualan kepada tamu perorangan maupun grup serta
menetapkan reservation system.

Departemen sales and marketing juga terbagi atas beberapa bagian yaitu :
a. Marketing Manager
b. Sales Manager
c. Senior sales executive
d. Sales
e. Admin sales
f. Marketing
Yang masing-masing dari divisi tersebut memiliki tujuan untuk
memaksimalkan program kerja pada kondisi high season maupun low
season yang telah dilaksanakan oleh departemen sales and marketing.

H. PURCHASING DEPARTMENT

Purchasing merupakan bagian yang mempunyai tugas dan wewenang untuk

menyediakan material untuk keperluan produksi Villa.

Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Officer

• Mencari dan menganalisa calon supplier yang sesuai dengan material

yang dibutuhkan

• Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas material dan

memastikan tanggal pengiriman material
 • Melakukan koordinasi dengan pihak supplier mengenai kelengkapan
dokumen

• Pendukung material sesuai standar mutu yang berlaku

• Berkoordinasi dengan PPIC dan Gudang tentang jadwal dan jumlah

material yang akan diorder

• Bersedia melakukan pembelian dilapangan / keluar kantor

• Membuat laporan pembelian & pengeluaran barang ( inventory,material

dll )

• Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara

sistematis dan terkontrol ( FIFO atau ERP/ MRP )

• Melakukan pemilihan / seleksi rekanan pengadaan sesuai kriteria Villa

• Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran

operasional Villa

• Memastikan kesedian barang/material melalui mekanisme audit / control

stock dll

Kualifikasi Seorang Purchasing

Untuk menjadi seorang Purchasing anda harus memenuhi standard beberapa

kriteria berikut,

1. Dapat Melakukan Negosiasi yang baik

2. Memiliki Pengalaman Pembelian modern market

3. Dapat bekerja dengan cepat

4. Dapat menggunakan Aplikasi Komputer, minimal Ms.Office (Excel,

Word, Power Point)
 5. Mampu bekerja secara individual & team

6. Komunikatif

7. Jujur & Teliti

Point : Position in Front Office Department

a. Purchasing Manager
b. Purchasing Officer
c. Purchasing Staff
d. Purchasing General Affairs
I. Security Department

Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut ini merupakan tugas dan tanggung jawab sesuai masing-masing jabatan
dalam Security Department di Villa:

Chief Security (Sec. Manager)

1. Mengadministrasikan dan meninjau operasi untuk memastikan lingkungan

yang aman dan aman bagi karyawan, tamu, dan lain-lain.

2. Persiapan langsung dan pendistribusian informasi tertulis dan verbal untuk

menginformasikan manajer, karyawan dan lainnya kebijakan keamanan,
prosedur dan praktek.

3. Mewakili Villa di pertemuan formal dengan organisasi luar dalam hal-hal yang
berhubungan dengan keamanan dan layanan perlindungan.

Assistant Security Manager

1. Mengkoordinir, mengarahkan dan melaporkan kegiatan sehari-hari dari staf

Keamanan & Keselamatan dalam perlindungan pengunjung, staf, pelanggan,
dan properti saat tidak adanya Security Manager.
 2. Mengelola Ruang Properti untuk item yang hilang dan ditemukan dan
mengawasi disposisi dari item yang tidak diklaim.

3. Assistant Security Manager membantu dalam perencanaan, koordinasi, dan

mengarahkan program keamanan dan keselamatan untuk mencakup
pencegahan kehilangan, parkir / kontrol lalu lintas, patroli dari properti fisik,
penegakan patung dan peraturan Villa, inspeksi fasilitas, dan penyelidikan
tindak pidana.

4. Assistant Security Manager membantu dalam pengembangan dan pelaksanaan

prosedur keamanan dan keselamatan; kepatuhan dijamin dengan keselamatan
dan standar kesehatan, kebijakan dan prosedur, dan negara yang berlaku.

5. Melakukan tindak lanjut investigasi laporan kegiatan kriminal dan

pelanggaran standar keselamatan.

Security Supervisor

1. Mengawasi secara teratur karyawan lain.

2. Merencanakan jadwal kerja

3. Mengajar dan memberlakukan peraturan keselamatan di tempat kerja.

4. Mendirikan prioritas keamanan patroli.

5. Membantu Asisten Manager Keamanan dalam mengidentifikasi daerah

berisiko tinggi dan tindakan dimulai untuk mengurangi eksposur risiko.

6. Melakukan semua tugas-tugas seorang Security Guard.

7. Ulasan pemanfaatan dan pemeliharaan peralatan keamanan.

8. Menyiapkan laporan harian dan periodik untuk pejabat Villa mengenai

kegiatan.
 9. Mengambil tindakan yang telah ditentukan dan diberikan pertolongan pertama
dalam kondisi darurat seperti kecelakaan, kebakaran dan penyakit.

10. Membantu dalam pengembangan kebijakan keamanan dan prosedur.

11. Berkomunikasi dengan pengguna layanan tentang kebutuhan keamanan dan

masalah.

12. Memelihara dan merekomendasikan perubahan dan perbaikan dalam sistem

pencatatan perangkat lunak untuk kegiatan petugas keamanan.

13. Memerintahkan, memelihara dan mengeluarkan pakaian dan peralatan.

Security Guard

1. Secara langsung bertugas memantau dan mengatur keamanan Villa selama 24

jam secara bergantian dengan petugas keamanan yang lain

2. Melaporkan segala kejadian / peristiwa yang terjadi di Villa ke security

manager atau atasannya baik itu kehilangan atapun penemuan barang milik
tamu

3. Berjaga di pos keamanan Villa dan memantau serta membantu keluar

masuknya kendaraan yang keluar masuk Villa baik kendaraan milik tamu
ataupun staf Villa demi keselamatan dalam penyeberangan jalan.

Point : Position in Department Secuirity

a. Chief Secuirity
b. Ass Secuirity Manager
c. Secuirity Supervisor
d. Secuirity Guard