General Manager
General manager menempati urutan pertama dan tertinggi pada struktur organisasi
dalam sebuah hotel. Bertugas dan bertanggung jawab memegang semua kendali
operasional manajemen hotel sehari-hari, dapat dikatakan pemimpin dari segalanya.
Bertugas merencanakan, mengorganisir, mengatur dan mengawasi operasional
manajemen hotel.
*General Manager dan Asst. General Manager merupakan jabatan tertinggi di hotel
A. FRONT OFFICE
Front Office, adalah salah satu departement di sebuah hotel yang berada di
begian depan merupakan pintu gerbang dari hotel itu sediri sehingga mudah diketahui
dan di hubungi tamu yang secara oprasional berhubengan langsung dengan tamu.
1. Menjual kamar
Menerima pesanan kamar
Menangani tamu tanpa pemesanan kamar (walk-in)
Mengerjakan atau memproses pendaftaran tamu.
Menentukan nomor kamar.
C. Telephone operator
Telephone operator adalah satu secsioan berada di front officee yang secara umum
memiliki tugas menerima telophone ,menyambungkan telephone dan mencatat pesan
tamu.
D. Reservasi
Reservasi adalah satu secsion yang berada di front office yang secara umum memiliki
tugas untuk memperlancar operasional dan administrasi di bagian pemesanan kamar.
E. Reception
Reception adalah secsion yang berada di front office yang bertugas menangani
kedatangan tamu ( check-in ) ,baik mengani tamu dengan reservasi ( reservation guest)
maupun tamu tanpa reservasi ( walk-in guest ) menangani tamu pindah kamar ( change
room ) dan menangani tamu berangkat ( check-out ).
Front office cashhiering adalah secsion yang berda di front office yang bertugas
menangani rekening transaksi pembayaran dari para tamu sebelum mereka
meninggalkan hotel ( check-out ).
G. Uniformend
Uniformend service adalah secsion yang berada di front office yang secara umum
memiliki tugas menangani barang bawaan tamu baik tamu tiba ( check-in ) , tamu
pindah kamar
H. Information service
Information sevice adalah secsion yang berada di front ofice yang secara umum
memiliki tugas untuk memberikan beragam informasi kepada tamu secara tepat dan
akurat.
Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggungjawab setiap posisi dibagian makanan dan
minuman.
4. Memonitor hasil inventaris fisik di bagian kitchen, F&B service dan stewarding
4. Head Waiter
Uraian tugas dan tangungjawabnya:
6. Waiter/ Waitress
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:
7. Chief Bartender
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:
C. HOUSEKEEPING DEPARTMENT
.
Housekeeping adalah departemen yang mengatur dan bertanggung jawab terhadap
peralatan, kebersihan, melaporkan kerusakan serta dekorasi terhadap segala event yang
adadi hotel, agar hotel mejai lebih rapi , bersih, menarik , dan menyenangkan bagi
penghuninya.
Target Housekeeping
1. Hygiene .Kebersihan hotel dalam sangat menentukan , jika kebersihan adalah
terpelihara dengan baik sehingga tamu akan merasa nyaman dan tenang seperti
sanitasi dan hygine terjamin. Bahkan banyak tamu
2. Kerapian. Kerapian meliputi tata letak pengaturan kamar dengan perlengkapan
yang sesuai dan dekorasi membuat ruangan menjadi lebih menarik .
3. Kelengkapan . Mengantisipasi menentukan pilihan sebuah hotel karena kebersihan
hotel. kebutuhan tamu selama mereka tinggal dengan fasilitas premium
menyelesaikan semua sesuai dengan standar sehingga pengunjung merasa nyaman
dan Selamat datang untuk tinggal dan mengunjungi kembali ke hotel .
4. Fasilitas . Fasilitas mencakup semua peralatan yang disediakan agar dapat
berfungsi dan digunakan oleh tamu hotel , sehingga meningkatkan kenyamanan
dan fasilitas yang tidak mengganggu kegiatan mereka
Di operasional hotel, hal yang harus dilakukan dan tentang kebersihan dilaksanakan
oleh housekeeping departemen, yang kegiatannya dipimpin oleh Housekeeping
Manager atau Executive Housekeeper . Secara umum, departemen housekeeping
memiliki tanggung jawab area yang sangat besar , adalah wajar bahwa housekeeping
memiliki jumlah karyawan lebih dari departemen lain . Oleh karena itu , pelaksanaan
pemeliharaan dan pembersihan area hotel diatur oleh bagian berikut :
1. Public Area. Bagian yang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menjaga
kebersihan , kerapihan , keindahan dan kenyamanan seluruh hotel, yang keduanya
ada di luar gedung atau di dalam bangunan hotel , antara lain Lobby area , toilet ,
restoran , ruang pertemuan , taman , area parkir dan fasilitas untuk hotel karyawan
.
2. Room section. bagian yang memiliki tanggung jawab untuk mempersiapkan dan
menjaga kebersihan , kerapian dan kelengkapan kamar .
3. Laundry. bagian yang memiliki tanggung jawab untuk menyediakan linen bersih -
linen untuk keperluaan kamar, restoran dan ruang pertemuan , menyediakan
seragam bersih bagi karyawan dan tamu membersihkan pakaian kotor .
4. Linen dan Uniform. Bagian bertanggung jawab untuk mengelola seluruh sirkulasi
dan penyediaan linen dan seragam bagi karyawan .
5. Florist. Bagian bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bunga segar
untuk mempercantik dekorasi di hotel .
6. Kesehatan & jasa rekreasi bertanggung jawab atas fasilitas umum yang disediakan
oleh hotel untuk tamu , selimut , spa dan pijat , kebugaran , golf , kolam renang dan
banyak lagi.
Jenis-jenis formulir yang digunakan dalam administrasi rumah tangga , antara lain:
1. Roomboy Control Sheet
2. Room Report
3. housekeeping Report
4. Lost and Damages Report
5. Repair and Maintenant Report
6. Linen Inventory Report
7. Cleaning and Guest Supplies Report
8. Lost and Found Report
9. Log Book
10. Linen Laundry Delivery Slip
11. Room Check List
12. Lost and Found Book
13. Mini Bar Daily Sales Report
14. Mini Bar Daily Late Charge Report
15. Mini Bar Bill .
A. Seksi – seksi yang ada di Accounting Dept. dan Tugas masing – masing seksi
1. Finance Manager
2. Accounting Supervisor
a. Menbuat laporan keuangan ( Neraca, R/L ) untuk diashkan oleh Fin. Adm.
Manager
b. Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya
c. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
3. Night Audit
4. Internal Auditor
5. Cost Controller
6. Purchasing Supervisor
8. Chief Cashier
a. Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport &
Recreation, Drugstore
b. Bekerja sama dengan Night Audit
c. Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager
9. Accountant
a. Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit
b. Membuat Summery Revenue
c. Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang
kontan kepada General Cashie
d. Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih
e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
a. Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk
pembayaran
b. Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank
c. Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk
diserahkan kepada Book keeper
d. Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan
e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
Kesimpulan
Dari seksi seksi yang ada bila dilihat dari tugas pokoknya masing-masing dapat
dikelompokan menjadi tiga bagian :
a. Night Audit
b. Internal Auditor
c. Account Receivable
d. Chief Cashier
e. General Cashier
2. Bagian yang menangani atau mencatat pengeluaran dan pengendalian biaya yaitu:
a. Cost Controller
b. Purchasing Supervisor
c. Store Room Supervisor
d. Account Payable
e. General Cashier
Bagian yang memproses data akuntansi menjadi Laporan keuangan yaitu Book keeper
Arti lain dari Human Resources Development (Sumber Daya Manusia/SDM) adalah
suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai,
buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi
atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang
biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia. Manajemen sumber
daya manusia juga dapat diartikan sebagai suatu prosedur yang berkelanjutan yang
bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang
tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi
memerlukannya.
Tugas HRD adalah mengurus info lowongan kerja kemudian melakukan wawancara
kerja terhadap calon pegawai yang sudah melamar dan memilih siapa calon pegawai
yang layak untuk direkrut oleh perusahaan. Oleh karena itu sebagai calon pegawai yang
sedang melamar. anda harus membuat Contoh CV dengan baik dan benar. Apabila
perusahaan yang ingin anda masuki adalah perusahaan multinasional ada baiknya anda
membuat surat lamaran kerja dalam Bahasa Inggris agar lebih menarik di mata HRD
staff.
Tugas HRD
Tugas HRD sendiri dipisahkan oleh jabatan yang diduduki karena HRD
sendiri mempunyai kepanjangan yaitu Human Resources of Development,
yang mana itu bukan sebuah predikat jabatan melainkan nama sebuah divisi.
Jabatan dalam divisi HRD terbagi dalam delapan jenis jabatan yaitu :
6. Payroll Staff
Mengurus proses pengambilan cuti dan tukar shift sumber daya manusia yang
ada di perusahaan. Ikut membantu tugas HRD Administrasi dalam hal
pengarsipan.
7. Welfare Staff
Membuat laporan dana iuran pensiun, Memeriksa hal-hal yang berkaitan izin
sakit karyawan serta memberikan dana pengganti terhadap sumber daya
manusia yang sakit setelah ia sudah memberikan resep.
Fungsi HRD :
I do what you love, love what you do : dimana orang yang berhasil dan dapat
dikatakan baik dalam bidang HRDnya apabila ia melakukan pekerjaan atau
kegiatan dengan cinta, dan ia mencintai kegiatan atau pekerjaan yang ia
lakukan.
Integritas : orang yang berhasil dalam HRD adalah orang yang dapat berbicara
dan dapat menerpakan perkataannya dengan perbuatan, tidak hanya itu ia juga
dapat mengontrol pribadinya dengan norma-norma lingkngan yang ada.
Social Skill : kemampuan berhubungan dengan orang lain denngan baik dan
dapat bergabung dengan berbagai kalangan dan golongan.
Dream and Think Big : bermimpi dan berpikir besar dimana setiap orang
dapat bermimpi dan meluangkan pemikiran yang besar dan berkembang untuk
perusahaan dan organisasi yang mereka naungi.
On Time : tepat waktu, dengan kamu selalu disiplin untuk tepat waktu secara
tidak sadar kamu merhargai dirimu dan orang lain.
Respect : menghargai, menghormati dan peka akan suatu perubahan yang ada
pada lingkungan sekeliling kita.
F. DPERTEMEN ENGINEERING
3 .Machine. Bagian bertanggung jawab untuk mesin tersebut , lift , mesin boiler , mesin
cuci, peralatan dapur dan peralatan mesin lainnya
4 . Plumbing. Bagian bertanggung jawab atas pipa. Biasanya yang sering menjadi
masalah dalam saluran air . Bocor saluran air sering disebabkan oleh kesalahan
manusia atau kurangnya keseriusan dalam memperbaiki pipa yang rusak . Oleh karena
itu ahli pipa yang diperlukan yang benar-benar mengerti tentang hal-hal seperti .
5 . Civil. Bagian bertanggung jawab untuk bangunan fisik atau struktur atau baik
eksterior maupun interior , termasuk pemeliharaan lukisan , furniture polish , lantai
saluran , dll
Pengertian Sales dan Departemen Marketing serta Tugas dan Fungsi Sales
Sedangkan arti dari Department adalah : bagian. Jadi Sales & Marketing Department
adalah : “Bagian yang menangani penjualan dan pemasaran dalam suatu perusahaan”.
Dalam hal ini produk yang dijual adalah kamar hotel beserta seluruh fasilitas dan
pelayanannya.
Dalam industri perhotelan bidang pemasaran ini boleh dikatakan masih merupakan
suatu hal yang relatif muda usianya bila dibandingkan dengan industri lainnya.
Bagian yang melaksanakan penjualan dan pemasaran kemudian disebut Sales &
Marketing Department. Definisi yang lengkap dari manajemen yang terdapat dalam
Sales & Marketing Department, menurut Sihite (1996:2) adalah ; “Merupakan suatu
fungsi yang melaksanakan segala perencanaan, penugasan dan pengawasan terhadap
kegiatan penjualan daripada suatu perusahaan, dalam hal penerimaan tenaga penjual
(salesman), seleksi (recruiting), pengaturan latihan (training), pengarahan (supervise),
pengawasan (control), pembiayaan (cost), dan motivasi para salesman”.
B. Pengertian Sales Person
Untuk memotivasi calon pelanggan agar ia bertindak dengan suatu cara yang
dikehendaki olehnya yaitu membeli.
Dapat mengarahkan sasaran mana dan kepada siapa produk akan ditawarkan dan
dijual.
Beberapa hal yang harus dikuasai oleh tenaga penjual / Sales person adalah (1) product
knowledge, (2) price policy, (3) human relation.
3. Human Relation.
Kemampuan tenaga penjual dalam hubungannya dengan masyarakat pasar tertentu
untuk mempengaruhinya dan pada akhirnya menjadi konsumen. Pendekatan
perorangan sangat membantu keberhasilan dengan ditunjang kemampuan
berkomunikasi.
Setelah menguasai tiga hal penting diatas maka ada baiknya melakukan tahapan demi
tahapan dalam proses penjualan. Tahapan-tahapan tersebut adalah langkah-langkah
yang perlu diperhatikan oleh seorang Sales dalam melakukan proses penjualan yang
diharapkan berujung pada keberhasilan. Langkah-langkah tersebut adalah sbb :
Apakah kebutuhan/keinginannya ?
2. Presentation (penyajian)
Dalam tahapan presentasi seorang sales harus sanggup menjual “Dirinya” dalam arti
mau membantu memuaskan kebutuhan para konsumen (misalnya membantu
memecahkan persoalan para calon konsumen terhadap suatu produk yang
dijual). Komunikasi adalah merupakan sarana paling menentukan untuk mengetahui
kebutuhan pembeli :
Courtesy / kesopanan
Satu hal lain yang tak kalah pentingnya adalah First Impression atau kesan pertama
kepada pelaku penjualan yang positif akan membantu kelancaran proses penjualan.
3. Selling (menjual)
Proses menjual dari seorang sales harus dapat memberi keyakinan kepada pembeli
atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan. Dengan bekal Product
Knowledge dan pengembangan komunikasi yang efektif diharapkan pembeli menjadi
pelaku pembeli.
Yang akan diuraikan di sini adalah tugas-tugas dari seorang sales secara umum,
menurut Sihite (1996:78), yaitu :
Mencari dan menganalisa calon supplier yang sesuai dengan material yang
dibutuhkan
6. Komunikatif
H. Security Department
Berikut ini merupakan tugas dan tanggung jawab sesuai masing-masing jabatan dalam
Security Department di hotel:
7. Mewakili Hotel di pertemuan formal dengan organisasi luar dalam hal-hal yang
berhubungan dengan keamanan dan layanan perlindungan.
Security Supervisor
DAFTAR PUSTAKA
https://ryanvelimsky.wordpress.com/bagian-serta-tugas-front-office/
https://sumarnork.wordpress.com/hotelier/front-office-departement/
https://teguhkarisma.wordpress.com/food-and-beverage/organisasi-food-beverage-
department/food-and-beverage-service/
http://smipusi.blogspot.co.id/2011/01/organisasi-food-beverage-department.html
http://hotelier.co.id/mengenal-posisi-kerja-di-f-b-service/
http://www.terbaru7.com/2014/09/housekeeping-departement.html
http://indahwidayani.blogspot.co.id/2016/01/status-kamar-di-departement-
housekeeping.html
http://knowhotels.blogspot.co.id/2013/09/accounting-finance-and-sections.html