Anda di halaman 1dari 5

LATIHAN FO I

1. Jelaskanlah mengenai hubungan antara seksi yang berada dibawah front office
department?
Jawaban : hubungan antara seksi yang berada dibawah front office department sangat
penting dan saling ketergantungan satu dengan yang lainnya, setiap department sangat
erat sekali keterkaitannya. Hal ini bagaikan mata rantai jika salah satu terputus maka
kegiatan bisnis akan terhambat dengan sendirinya kualitas pelayanan akan mengalami
penurunan, yang tentunya akan berakibat pada proses produktivitas. Disamping itu
front office merupakan jantung dari hotel dimana tempat tamu pertama kali
memperoleh informasi. Jadi seksi yang berada dibawah front office memiliki tugas
masing-masing, yang mengenai pusat informasi dan segala kegiatan tamu seperti
check in, check out atau pindah kamar, penerimaan dan pengiriman surat pengurusan
barang, pembayaran rekening hotel, mengenai kehilangan barang, menampung
keluhan tamu dan juga tempat segala pemberiaan informasi baik dalam hotel maupun
luar hotel.
2. Berikan contoh kasus yang terjadi antara petugas receptionist dengan petugas kasir,
petugas receptionist dengan petugas house keeping?
Jawaban :
a. contoh kasus yang terjadi antara petugas petugas receptionist dengan petugas kasir
yaitu : kesalahan pencatatan transaksi tamu di receptionist jadinya kasir juga salah
datanya. Ada pun kesalahan pencatatan beberapa hari tamu itu menginap. Karena
petugas receptionist dengan petugas kasir ada hubungan penting dalam
berinteraksi.
b. Contoh kasus yang terjadi antara petugas receptionist dengan petugas house
keeping yaitu : kesalahan pelaporan tentang kamar oleh house keeping, misalnya
kamar yang masih ditempati atau masih kotor sudah dinyatakan siap dihuni, maka
nanti receptionist akan bisa salah memberikan tawaran ke tamu karena biasanya
receptionist yang menerima pemesanan tamu pertama dari telephone.
3. Jika seorang petugas reservation melakukan kesalahan pada saat melakukan
pencatatan pemesanan kamar, apakah yang harus dilakukan oleh seorang front office
manajer ?
Jawaban : tindakan yang harus dilakukan oleh front office manajer, pertama meminta
maaf kepada guest, kemudian memanggil guest ke office untuk di ajak

1
bermusyawarah berikut memperbaiki reservasi sesuai dengan keinginan tamu, jika
tamu masih tidak bisa terima jalan terakhir adalah memberikan free service, missal
free untuk spa sehingga tamu merasa bahwa dia dihargai dihotel dan hotel menyadari
akan kesalahannya. Nah selain itu front office manajer wajib memberikan pengarahan
kepada staff reservasi supaya kesalahan yang sama tidak terulang kembali
4. Carilah artikel mengenai front office department pada internet (disertai dengan
sumber web//homepage dll) dan berikan pendapat anda terkait dengan artikel tersebut.
Jawaban :

Front Office, adalah salah satu departement di sebuah hotel yang berada di begian depan
merupakan pintu gerbang dari hotel itu sediri sehingga mudah diketahui dan di hubungi
tamu yang secara oprasional berhubengan langsung dengan tamu.
Front Office berperan penting bagi sebuah hotel karena :
1. Merupakan pusat kegiatan hotel.
2. Para tamu mendapatkan pelyanan sebelum tamu tiba, pada saaat tiba di hotel, pada
saat tiba di hotel, pada saat berada di hotel dan pada waktu akan meninggalkan hotel..
3. Kira-kira 65% pendapatan hotel didapatkan dari hasil penyewaan kamar.
4. Kesan pertama dan kesan terakhir bagi tamu di tentukan oleh front office.
Peranan Front Office :
1. Sebgai sumbu atau poros dari kegiatan hotel.
2. Sebagai jantung dari sebuah hotel.
3. Sebagai ujung tombak.
4. Sebagai barometer.
Fungsi Front Office :
1. Menjual kamar
·      Menerima pesanan kamar
·      Menangani tamu tanpa pemesanan kamar (walk-in)
·      Mengerjakan atau memproses pendaftaran tamu.
·      Menentukan nomor kamar.
2. Menyiapkan dan memberikan pelayanan informasi hotel
·      Informasi yang berhubungan dengan fasilitas hotel (Hotel Operation)
·      Informasi tentang kejadian dan tempat-tempat atau objek yang bisa dinikmati oleh
tamu di luar hotel.
3. Mengkoordinir pelayanan

2
·      Antar departemen yang berhubungan langsung dengan tamu dengan departemen
yang langsung berhubungan dengan tamu.
·      Menangani permasalahan tamu dan keluhan (complains)
4. Mengerjakan laporan tentang status kamar
·      Status terjual (o)
·      Sedang di kerjakan
·      Kamar rusak (ooo)
·      Vacant room (v)
5. Menyiapkan pembayaran
·      Penyusunan polio dan rekening tamu
·      Memasukan tagihan kedalam folio (up dating)
·      Mengawasi batas tagihan (credit levels)
·      Mengumpulkan transaksi tamu
6. Menangani pembayaran tamu
·      Menyiapkan statement
·      Menyelesaikan pembayaran
7. Menyusun daftar riwayat kunjuangan tamu
·      Melakukan pencatatan data individual untuk kunjungan yang akan datang
·      Meyelenggarakan arsip kartu riwayat kunjungan tamu (Guest History Card)
8. Menangani telephone Switch Board, Telex, Fax, Telegram
·      Menangani semua pembicaraan telephone
·      Menerima dan mengirim telex, fax, dan telegram.
9. Menangani barang-barang bawaan tamu
·      Menagani barang-barang tamu pada waktu tiba dan berangkat
·      Menangani perpindahan kamar
·      Menagani penitipan barang-barang bawaan tamu
Selain mempunyai fungsi yang penting, front office juga berperan penting dalam hal
pelayanan dan pencapaian tujuan hotel yakni memberikan pelayanan yang diharapkan
oleh tamu, membentuk citra hotel dan pendapatan yang maksimal.
Peranan itu antara lain:
a. Pemberi informasi
Petugas kantor depan diharapkan mampu memberikan informasi yang jelas, benar dan
cepat tentang produk, fasilitas, aktivitas, pelayanan yang ada di hotel maupun di luar

3
hotel, informasi yang diberikan tidak hanya terbatas untuk tamu tetapi informasi yang
dibutuhkan oleh kolega/teman sejawat lainnya.

b. Penjual(sales person)
Petugas kantor depan diharuskan mempunyai jiwa menjual, selain dikarenakan fungsi
utama menjual produk hotel, bagian ini adalah bagian yang sering berhubungan
langsung dengan tamu hotel.

c. Wakil manajemen
Petugas kantor depan dalam keadaan tertentu dapat berperan sebagai wakil manajemen
untuk mengatasi/menyelesaikan masalah yang timbul di luar jam kerja manajemen.

d. Penyimpan data
Sumber data kegiatan hotel banyak berasal dari laporan yang dibuat oleh petugas kantor
depan dan penyimpanan data tersebut juga di bagian kantor depan, oleh sebab itu data
yang dibuat dan disimpan harus selalu terkini, sehingga manajemen dapat membuat
keputusan dan kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang

e. Diplomatis
Petugas kantor depan pada situasi dan kondisi tertentu diharapkan mampu melakukan
tindakan secara diplomatis sehingga dapat menjaga hubungan yang baik dengan tamu
dan pihak lain.

f. Pemecah masalah
Petugas kantor depan diharapkan dapat memecahkan masalah yang dialami oleh tamu,
tak terkecuali masalah yang berasal dari bagian lain.

g. Humas
Petugas kantor depan berperan secara baik, aktif dalam berhubungan dengan tamu dan
masyarakat sekitar agar terjadi hubungan yang harmonis dan berdampak pada
pembentukan citra hotel yang baik.
http://zenhitora.blogspot.co.id/2013/08/pengertian-front-office.html

pendapat :

4
menurut saya, artikel ini sudah memberi saya wawasan seperti pengertian front office,
peranan front office. artikel tersebut kurang lengkap karena dalam artikel ini tidak
menjelaskan section dibawah front office. artikel tersebut juga tidak di jelaskan apa saja tugas
dan tanggung jawab front office beserta sectionnyasecara rinci tersebut. Disana hanya di
jelaskan fungsi dan peran Front Office Department saja. Jadi saya merasa kurang untuk
mencari bahan materi di artikel tersebut dan saya perlu mencari di artikel yang lengkap untuk
menambah wawasan saya mengenai kantor depan/Front Office Department.