MAKALAH TENTANG HANDLING VIP GUEST

DISUSUN OLEH :

ATHARIQ GHAZILAY

C13.2019.00273

MANAJEMEN PERHOTELAN

UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO

2019/2020
 HANDLING VIP GUEST

PENDAHULUAN

Blog ini ditulis untuk memenuhi tugas mata kuliah Guest Relation
Officer yang diampu oleh Cindy Citya Dima, S.E., M.MPar. Pada
program studi D4 Manajemen Perhotelan UDINUS.

1.1 LATAR BELAKANG

Di dalam hotel memiliki 9 departement yang saling berkaitan,salah

satunya adalah department Front Office. Front Office merupakan ujung
tombak sebuah hotel,karna departemen ini berkontak langsung dengan
tamu hotel. Jadi di departemen ini kesan pertama dari tamu muncul akan
kualitas hotel tersebut tak terkecuali dari pelayanan yang diberikan.

Departemen Front Office masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian

yang akan kami bahas lanjut mengenai Butler Service.Seorang butler
spesifik bertugas untuk menangani tamu VIP/VVIP salah satunya dalam
proses check in.

Oeh karna itu sebagai seorang Butler Servicer yang multitasking,harus

sedetail mungkin dalam melayani tamu VIP. Pelayanan dan tindakan
Butler Servicer dapat mempengaruhi sikap para tamu. Layanan yang
buruk dapat mengakibatkan tamu mempunyai kesan yang negative
mengenai para staff dan hotel itu sendiri,sehingga tamu tidak akan
menikmati suasana yang nyaman selama menginap.Pelayan dari seorang
butler servicer dapat membuat tamu sangat dihargai,dihormati dan
tentunya merasa puas tinggal di hotel.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Sehubungan dengan uraian yang telah di jelaskan di atas dapat

dirumuskan bahwa permasalahannya adalah bagaimana cara handling vip
guest yang baik dan benar
1.3 TUJUAN

Tujuan makalah ini adalah untuk memberikan informasi dan pelajaran

bagaimana cara menghandling vip guest yang baik dan benar

BAB II

    

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian VIP guest

Yaitu tamu-tamu yang dianggap penting dalam sebuah hotel, seperti

selebritis, tamu yang menginap di kamar mahal, para pejabat
pemerintahan, pimpinan perusahaan, langganan tetap dan lain sebagainya

2.2 Tamu VIP terbagi menjadi 5

VIP 1 : diperuntukan bagi Kepala Negara, pemilik perusahaan, dan Board

of commission

VIP 2 : diperuntukan bagi jabatan yang tinggi namun masih memiliki satu
atasan seperti General Manager dan Public Figure misalnya artis

VIP 3 : kategori VIP ini lebih kondisional seperti special guest yang
disarankan dari tim sales dan first timer dating ke hotel tersebut

VIP 4 : umumnya diperuntukan kepada tamu yang complain, atau pernah

memiliki pengalaman tidak menyenangkan di hotel tersebut

VIP 5: diperuntukan bagi tamu honeymoon, birthday, atau yang memiliki

acara spesial
2.3 Urutan Cara Handling VIP Guest

 Guest card dan key card sudah siap sebelum tamu datang

 Mencocokkan nama tamu dengan data di reservasi

 Memastikan welcome card dan fruit basket sudah ada di kamar,

ada juga hotel yang memberikan coklat atau minuman (spirit)
sebagai amenities untuk VIP.

 Registrasi dilakukan di kamar dan kartu identitas passpor atau KTP

dan ada jaminan dari protocol-nya.

 Kupon sarapan, dan kupon lain sudah dijadikan satu di guest cad,
kemudian GRO diminta untuk mengantar tamu VIP sampai ke
kamar, GRO memberikan guest card kemudian sambil
menyebutkan nomor kamarnya.

 Mengucapkan selamat beristirahat dan magic words

 Jika GRO mengantar sampai ke kamar, maka GRO menunjukkan

cara membuka pintu dan mempersilakan tamu masuk terlebih
dahulu

 Bellboy dan barang antar dan bukakan pintu tamu

 Setelah pintu dibuka GRO meletakkan kunci di panel power yang

memungkinkan semua electric power terbuka, bisa menyala dan
berfungsi semua mulai dari lampu, TV, jam alarm, radio, AC dan
perangkat elektronik lainnya.

 Bellboy menata barang di luggage rack dengan rapi

 GRO menerangkan kegunaan beberapa peralatan, serta fasilitas

yang tersedia di kamar.

 Memberi kesempatan tamu untu menanyakan yang kurang jelas,

dan menawarkan tamu jika ada hal lain yang perlu di kerjakaan
GRO maupun bellboy.GRO kembali ke GRO dek dan mengisi
keterangan bahwa tamu sudah check-in
 Bellboy kembali ke Concierge counter dan mengisi errand card,
setelah selesai menyerahkannya ke bell captain sebagai laporan
bahwa tugas check in telah dilakukanya.

 Receptionist memastikan bahwa kamar tersebut statusnya sudah

berubah dari vacant clean ke occupied, menyiapkan bill, memberi
keterangan tentang special request atau pesan khusus bagi tamu
tersebut ke departemen terkait, misalnya: ada pesan atau surat,
disampaikan ke concierge, meminta tambahan air mineral,
disampaikan ke housekeeping, tamu tidak mau turn down,
diberitahukan ke HK, tamu minta menu restoran, diteruskan ke
F&B,pesan limo waktu check-out, pesan disampaikan ke
concierge, tamu meminta wake up call, ditindaklanjuti ke operator,
dan seterusnya.

 Pada hotel non komputer sistem, dilanjutkan mengisi rack slip, jika
perlu balancing room lagi.