Job Description Receptionist Hotel

A. Pendahuluan
Sebuah resepsionist hotel adalah orang atau orang-orang yang bekerja di meja
depan hotel, memberi salam kepada tamu pada saat kedatangan dan membantu
mereka dengan masalah selamamereka menginap. Seorang resepsionist hotel juga
dapat disebut sebagai petugas meja. Kebanyakanhotel hanya memerlukan
resepsionist mereka untuk memiliki ijazah sekolah tinggi atau setara, meskipun
beberapa mungkin memiliki gelar sarjana di wilayah seperti bisnis atau
manajemen hotel.Dalam hari untuk bekerja hari, seorang resepsionist hotel
mungkin akan perlu untuk menjawab telepon ketika tamu-tamu potensial
panggilan, untuk menjawab pertanyaan atau mengambil pemesanan. Dia atau dia
akan perlu untuk mempertahankan catatan dan mungkin menciptakan danmenjaga
sistem pengarsipan, dan menjaga area kerja nya rapi karena itu adalah hal pertama
tamu akan melihat saat memasuki hotel. Ketika tamu tiba, resepsionist hotel akan
selesai check in proses.Hal ini melibatkan menugaskan kamar untuk tamu,
menciptakan kunci, dan menjelaskan kebijakan mengenai check-out kali dan
setiap makanan sudah termasuk. Resepsionist perlu untuk mempertahankan laci
uang tunai dalam rangka untuk menerima pembayaran untuk ruang, baik
padakartu tunai atau kredit. Dia juga mungkin perlu mengatur account biaya
untuk digunakan para tamuselama mereka menginap, sehingga mereka mampu
biaya hal-hal ke kamar mereka, dan membayar semuanya sekaligus pada saat
check-out.
B. Tugas dan Tanggung jawab Receptionist Hotel
Tugas seorang receptionist hotel adalah :
1. Menyambut setiap tamu tamu hotel dengan ramah
2. Menjawab telepon berkaitan dengan informasi akan hotel tersebut
3. Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para
pengunjung hotel
4. Memberikan informasi berkaitan dengan hotel kepada para pengunjung hotel
5. Mencatat daftar pengunjung hotel berkaitan dengan check in & check out
6. Data entry akan informasi tamu hotel
7. Mencatat berbagai informasi yg diperlukan oleh hotel seperti check in check
out reservasi dll
8. Menyortir surat surat yang masuk ke hotel baik kertas maupun elektronik
9. Memberikan citra + image hotel yg baik dan ramah serta profesional
10. Memberikan bantuan kepada setiap pengunjung hotel bila diperlukan
11. Mengamati & melaporkan aktivitas pengunjung hotel yang mencurigakan bila
diperlukan
12. Bagi receptionist shift malam, ada kemungkinan besar dituntut untuk mampu
mengerjakan nightauditing dimana ketika malam tiba, receptionist bisa juga
bertugas :
 Sebagai petugas keamanan di malam hari- Mengurus check in check out di
waktu malam- Menerima telepon di malam hari
 Menerima panggilan tamu hotel akan kebutuhan room service
 Menjadi bellboy
 Mengaudit guest ledger
 Memasang pengumuman mengenai room rate + room tax hari itu kepada
setiap guest folio (accounttamu) di tengah malam (biasa menjelang subuh
jam 2 dini hari)
 Memasang or mengganti room rate + room tax buat esok yang dilakukan
malam hari
  Mengecek akurasi beban biaya kepada account tamu hotel
 Mengurus pemesanan hotel di malam hari- Mengurus komplain tamu hotel
di malam hari (tepatnya menampung komplain tamu hotel buatdisampaikan
kepada yg atasan di pagi harinya)- Koordinasi kebutuhan housekeeping di
malam hari

C. Peranan Resepsionist Hotel :

Resepsionis hotel adalah petugas yang pertama sekali memberikan
kesan pertama bagi tamu yang baru tiba di hotel. Hal ini sesuai dengan
pekerjaannya yang secara langsung memberikan pelayanan kepada setiap
tamu yang tiba di hotel. Karena resepsionis hotel lebih banyak berkomunikasi
dengan tamu dibandingkan manajemen hotel, maka peranan resepsionis hotel
terhadapa tamu sangat menonjol. Berikut peran Resepsionist Hotel:
1. Sales Person
Seorang Reception harus mampu menawarkan dan menjual segala produk
hotel, baik kamar (Room), Makan dan Minuman (Food & Beverage),
Souvenir dan produk lain yang dijual oleh hotel.
2. Information Giver
Untuk menjadi seorang Resepsionist haruslah memiliki banyak informasi
mengenai seluruh fasilitas hotel. Selain fasilitas hotel itu sendiri, seorang
resepsionist harus mengetahui informasi tempat populer di daerahnya.
3. Record Keeper
Menjadi seorang resepsionist harus memiliki kemampuan pengarsipan yang
baik sehingga tidak ada data mengenai tamu atau suatu kejadian yang hilang.
Seorang resepsionist haru memiliki tingkat ketelitian yang kuat agar tidak
terjadi kehilangan data penting.
4. Problem Solver
Dalam dunia perhotelan masalah akan timbul karena adanya kesalah pahaman
dalam berkomunikasi. Apabila ada kesalah pahaman maka seorang reception
 harus menyelesaikan masalah secara bijak dan tidak merugikan kedua belah
pihak.
5. Diplomatic Agent
Menjadi seorang FDA harus memiliki sifat sebagai seorang diplomasi. Dalam
hal ini komunikasi yang sesuai akan menentukan kesuksesan dalam
berdiplomasi. Diplomasi ditujukan untuk menghindarkan perdebatan
dikarenakan kesalahan dalam komunikasi.
6. Public Relation
Menjadi penghubung antara tamu dan pihak hotel dalam menjalankan segala
kegiatan operasional hotel. Pihak pertama yang akan menjadi penjawab segala
pertanyaan adalah pihak resepsionist.
D. Lampiran
Beberapa contoh Tugas dan Tanggung jawab Resepsionist Hotel :