BUTLER SERVICE
(terjemahan dan pengembangan dalam bahasa Indonesia)
Butler is;
Seorang pelayan laki – laki yang bertanggung jawab atas pelayanan anggur dan minuman keras.
b. The chief male servant of a household who has charge of other employees, receives guests,
directs the serving of meals, and performs various personal services.
seorang kepala pelayan dari sebuah layanan rumah tangga bertanggung jawab atas beberapa
karyawan lain, bertugas menerima tamu, menyajikan makanan, dan berbagai pelayanan pribadi
lainnya.
Butler Service adalah jenis pelayanan pribadi (personal service) yang diberikan kepada tamu
hotel yang meliputi tugas 3 department dalam suatu hotel oleh satu orang yang merupakan
anggota / member dari Butler Section / Butler Department.
Front Office.
Mengantarkan tamu.
- Dll.
Menyajikan pelayanan Wine dan juga minuman yang lain, termasuk liquor.
Housekeeping.
Review incoming guest histories using a system that provides information from past stays
and/or advance phone call to Guest to gather useful info.
Me – review guest history tamu yang sudah melakukan reservasi melalui Hotel System dan
atau berdasarkan data yang sudah tercatat di hotel, dilanjutkan dengan menelpon langsung si tamu
untuk mendapatkan semua info mengenai detail kedatangan tamu.
Butler updates on any special points to tell guests- such as events of interest etc.
Butler harus meng – update atau segera menginformasikan kepada tamu apabila ada event menarik
atau event penting di tanggal / hari saat tamu menginap nantinya.
Pre arrival check list for room readiness and preparation of the suite as per the property’s
standard procedures and also adhering to any special request mentioned by the guest.
- Adjustments to lighting, mood music, aromas, flowers, adjustment of open windows, a/c adjustment,
etc.
Melakukan pengecekan pre arrival (sebelum kedatangan tamu) mengenai kesiapan kamar
dan persiapan welcoming VIP sesuai SOP dan juga mempersiapkan apabila ada permintaan khusus
dari tamu.
- Misalnya; pengaturan lampu di kamar, selera musik tamu, selera pengharum air freshener,
permintaan untuk membuka atau menutup jendela, suhu AC, dll.
Check in procedures
Liaise with front office for smooth suite check in of the guest which may include handling of
registration cards and mode of payment.
Bekerjasama dengan Front Office untuk memastikan proses check in bisa berjalan dengan
cepat dan lancer sejak proses “registration card’ sampai dengan “payment process”.
The warm welcome which may include some or all of these considerations;
- Show guests around and/or give a brief presentation of the property / locale.
- Offer to unpack and ask for pressing / laundry for the guest.
- Asking to set up/confirm any specialty services- spa, restaurant reservations, golf, tennis, car service.
- Explain the butler service system, how to contact the butler and what services are available.
Penyambutan tamu dengan hangat (warm welcome), misalnya terdiri dari beberapa hal berikut ini;
- Menjelaskan tentang semua fasilitas yang dimiliki oleh hotel (bila memungkinkan mengajak tamu
berkeliling untuk showing ataupun trial fasilitas).
- Menunjukkan kepada tamu “repeater” tentang penghargaan dan terima kasih hotel atas
kedatangannya kembali.
- Menawarkan bantuan kepada tamu untuk membuka “unpacking” luggage dan menawarkan pressing
atau laundry.
- Menanyakan waktu – waktu khusus yang diinginkan oleh tamu untuk pelayanan – pelayanan rutin.
Misalnya; breakfast, afternoon tea, turn down service, dll.
- Menanyakan kepada tamu mengenai perlu tidaknya reservasi pelayanan khusus, misalnya; spa,
restaurant, golf, tennis, mobil, dll.
- Menjelaskan sekilas mengenai Butler Service kepada tamu, bagaimana cara memanggil Butler dan
pelayanan apa saja yang diberikan oleh Butler.
Ironing, sewing, shoe care, laundry, dry cleaning, valet requirements on a daily basis.
Taking care of guest entertainment during stay in the hotel such as booking restaurants, spa, tennis
or liaising with Concierge for appointments on behalf of guest.
Updating guest about any planned activity, special events at the hotel and surroundings.
Taking feedback with regards to the services offered, improvements required and acting as agent
between the guest and management to resolve or clarify any matters such as complaints.
Service of drawing baths, refreshing rooms and amenities; fruit and flowers etc.
Turndown procedures.
Arranging for secretarial services for the guest, printing, scanning, typing, photo copying and courier
services for the guest.
Handling special occasions of the guest such as birthday, anniversary, and any other special days
such as Mother’s Day and liaise with other departments to make it a memorable event.
Laying table for breakfast, lunch and dinner and the perfect service thereof.
Arranging for pool/beach side dinner parties in liaison with other depts.
Handling all technical features inside the suite such as laptop, interactive multimedia and handling of
minor defects.
Controlling the mini-bar and devising means to check expiry of stock inside.
Preparing job/maintenance orders for any defects noticed or told about and following up to rectify
those with maintenance department.
Liaise with management to prepare duty schedules for the coming week.
Restructuring SOP's (Standard Operating Procedures) as needed with discussion and approval of
management.
- Berusaha memberikan semua keinginan tamu dan menghindari hal – hal yang mengganggu atau
tidak disukai oleh tamu.
- Setrika, menjahit, perawatan sepatu, laundry, dry cleaning, pelayanan valet servis dilakukan setiap
hari.
- Melayani kebutuhan hiburan yang di inginkan oleh tamu, baik yang tersedia di dalam hotel maupun
yang berada di luar hotel.
- Selalu menginformasikan kepada tamu perihal acara atau hiburan terbaru yang ada di hotel dan
lingkungan sekitar hotel / kota.
- Meminta saran dan masukan dari tamu demi perbaikan dan peningkatan pelayanan, bertindak
sebagai jembatan penghubung antara tamu dan management apabila ada complain dari tamu.
- Melayani pembersihan kamar dan penggantian amenities, towel, linen, buah, dan bunga.
- Apabila ada permintaan dari tamu, mengatur pelaksanaan pesta kecil yang diadakan di dalam kamar.
- Melaksanakan pelayanan sekretariatan “secretarial service” pengetikan, printing, fotokopi, kurir, dll.
- Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan perayaan acara spesial untuk tamu, seperti; ulang tahun,
ulang tahun pernikahan, hari ibu, dll. Bekerjasama dengan semua department lain agar pelaksanaan
perayaan tersebut dapat berkesan bagi tamu.
- Apabila diperlukan, bekerjasama dengan department lain untuk pelaksanaan pesta atau acara di luar
kamar, missal; beach side party, pool side party, dll.
- Membuat daftar dan melakukan seleksi terhadap panggilan telepon dari luar apabila tamu adalah
selebritis atau public figure.
- Menangani dan memperbaiki kerusakan – kerusakan kecil alat – alat elektronik yang merupakan
fasilitas dalam kamar, misal; laptop, multimedia, sound system, home theater, dll.
- Mengontrol dan memeriksa kelengkapan mini bar beserta expired date nya.
- Melakukan pengecekan dan segera membuat “work order” untuk engineering atau maintenance
department apabila ada kerusakan.
- Menyusun Standard Operation Procedure dengan persetujuan dan pengesahan dari management.
Check out procedures as per the Hotel’s policy for this type of guest.
Presentation of the bill and liaison with Front office for a smooth check out and request for further
booking and presenting the guest with a thank you card with promotional offer to comeback.
Preparation for departure may include presenting gifts in cooperation with the Sales and PR
department.
- Butler menyiapkan bill dan bekerjasama dengan Front Office dalam proses pembayaran
(payment) agar proses check out bisa berlangsung dengan cepat dan praktis. Butler melakukan
proses reservasi apabila tamu sudah mempunyai rencana menginap kembali.
Follow-ups
Marketing-perhaps a postcard six months after guest visit with the Butler signature.
- Marketing department akan mengirimkan kartu pos 6 bulan setelah tamu check out
dengan tanda tangan dari butler.
1. Organizational issues:
Butlers part of which department; Housekeeping, Sales, Food and Beverage, Guest Services?
Hotel’s general policy regarding the importance of requests for services made through the Butler
system to be successful, there needs to be total commitment, including Chefs, Sous Chefs and all
department heads.
Organisasional:
- Harus ditentukan Butler akan berdiri sendiri sebagai sebuah department atau akan
dimasukkan sebagai sebuah section bagian dari Housekeeping Department, Sales & Marketing
Department, F & B Department, atau Guest Service Department.
- Rule & Regulation Hotel harus disusun berdasarkan unsur untuk menyatukan komitmen
kerjasama yang kuat dari semua department dengan tujuan mendukung kesuksesan Butler Service.
2. Facility Issues:
- Butler harus mempunyai akses khusus untuk kamar – kamar yang mendapatkan
pelayanan butler service.
3. Communication Issues
What is the system for the Butler service to all stay informed about each guest suite? Ideally
located in the Butler’s Pantry/Office.
- White board, a dry erase board or some type of bulletin board for communicating status and info.
Often each suite is boxed off to allow various notes and messages to be posted for other Butlers to
know what is going on.
- “Driver’s license” an in pocket list the Butlers can carry with them of arrivals/departures etc. a small
version of the big board.
Komunikasi:
o Handy talkie.
o White board.
o Log book.
- Pesawat telepon yang tersedia di dalam Butler Station / Butler Pantry / Butler Office harus
memungkinkan butler untuk melakukan panggilan langsung ke tamu tanpa melalui operator.
- Harus ada satu posisi leader seandainya butler tidak berdiri sendiri sebagai sebuah department.
Misalnya; Butler Coordinator, Butler Leader, Senior Butler, dll.
- Unit komputer on line hotel system untuk input point of sales yang dilakukan oleh butler, akses
guest history dan on line internet untuk akses email.
Uniforms.
Grooming standards.
Tip procedures –This is very important and will effect the entire staff both Butlers and nonButlers.
Flow chart defining who does what. Tell everyone what has been decided. Define what Butlers do vs.
what will room service do and insure clarity of duties and staffing guides. What role will the Bellman
play? Valet? Who is going to do in-room dining Room Service or Butlers?
Property policies vacations, days off, call ins for illness, discipline procedure.
Human Resources:
- Menyusun prosedur untuk penanganan special attention guest, misal; tamu sulit, tamu sering
complain, bagaimana cara melayani tamu dari tamu, dan bagaimana cara menangani aktivitas
tamu yang membahayakan atau melanggar undang – undang.
- Menyusun “Hotel Standard History” yang berisi tentang hal – hal spesifik yang sering terjadi di hotel.
6. Paperwork Issues
Forms for Butlers to use. Guest history and checklists for room refresh, room readiness.
Organization and control procedures for in-department inventories for those special items the
Butlers will need.
Administrasi:
o Butler worksheet.
o Room checklist.
o Dll.
******************************Yustianto.AW*****************************************
***
<script async src="//pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js"></script>
<script>
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({
google_ad_client: "ca-pub-4126271559580017",
enable_page_level_ads: true
});
</script>
Unknown at 9:15 AM
Share
No comments:
Post a Comment
‹
›
Home