Bekerja di kantor depan sebuah hotel melibatkan berbagai tugas untuk memastikan

kelancaran operasional dan layanan pelanggan yang sangat baik. Berikut daftar tugas sehari-
hari yang umum dilakukan staf kantor depan di sebuah hotel:

1. Prosedur Pembukaan:
Datang tepat waktu dan pastikan area meja depan bersih dan teratur.
Nyalakan komputer, telepon, dan peralatan lain yang diperlukan.
Periksa pesan atau pembaruan apa pun dari shift sebelumnya.

2. Tinjau Reservasi:
Periksa dan tinjau reservasi hari itu.
Verifikasi ketersediaan kamar dan pastikan bahwa setiap permintaan khusus dicatat.

3. Check-In Tamu:
Menyapa tamu saat mereka tiba.
Konfirmasikan reservasi dan minta identifikasi.
Berikan kunci kamar dan jelaskan fasilitas dan kebijakan hotel.
Kumpulkan pembayaran atau setoran apa pun yang diperlukan.

4. Tamu keluar:
Proses check-out secara efisien.
Lunasi semua tagihan terutang dan berikan salinan fakturnya kepada tamu.
Minta masukan dan atasi masalah apa pun.

5. Pertanyaan Penanganan:
Jawab panggilan telepon, email, dan pertanyaan langsung.
Memberikan informasi tentang hotel, tarif kamar, dan fasilitasnya.
Membantu perubahan atau pembatalan reservasi.

6. Penanganan Uang Tunai:

Menangani transaksi tunai, jika ada.
Pastikan laci kas seimbang pada awal dan akhir shift.
 7. Penugasan Kamar:
Tetapkan kamar berdasarkan preferensi dan ketersediaan tamu.
Berkoordinasi dengan housekeeping untuk memastikan kamar siap untuk check-in.

8. Layanan tamu:
Membantu tamu dengan permintaan atau permasalahan khusus apa pun.
Memberikan informasi tentang atraksi lokal, tempat makan, dan transportasi.

9. Keselamatan dan keamanan:

Pantau lobi dan area umum untuk melihat adanya aktivitas yang tidak biasa.
Ikuti protokol keamanan dan laporkan setiap insiden.

10. Tugas administrasi:

Dokumen lengkap, seperti kartu registrasi dan laporan kejadian.
Memperbarui dan memelihara informasi tamu dalam sistem reservasi hotel.

11. Prosedur Akhir Hari:

Seimbangkan transaksi hari ini.
Mempersiapkan dan menjalankan laporan yang diperlukan.
Tutup hari dalam sistem manajemen hotel.

12. Komunikasi Tim:

Berkomunikasi dengan departemen lain (rumah tangga, pemeliharaan, dll.) untuk memastikan
kelancaran operasional.
Hadiri pengarahan shift untuk tetap mendapat informasi tentang pembaruan penting apa pun.

13. Pelatihan dan pengembangan:

Tetap terinformasi tentang kebijakan hotel, promosi, dan perubahan.
Berpartisipasi dalam sesi pelatihan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan.

14. Timbal balik pelanggan:

Dorong tamu untuk memberikan masukan dan ulasan.
Gunakan umpan balik untuk meningkatkan layanan dan mengatasi masalah apa pun.
Conclucion
Kesimpulannya, tugas sehari-hari staf kantor depan di sebuah hotel beragam dan penting
untuk memastikan pengalaman tamu yang positif dan kelancaran operasional. Kantor depan
berfungsi sebagai titik kontak pertama bagi para tamu, memainkan peran penting dalam
membentuk persepsi mereka terhadap hotel. Dari mengelola reservasi dan check-in hingga
menangani pertanyaan dan memberikan layanan pelanggan yang sangat baik, staf kantor
depan berkontribusi signifikan terhadap kesuksesan hotel secara keseluruhan.