PENANGANAN PRODUK KHUSUS

1. PENANGANAN PRODUK NARKOTIKA DAN PSIKOTROPIKA

Apoteker Penanggung Jawab (APJ) di KFTD Bandung bertanggung jawab
atas keseluruhan proses penanganan produk narkotika dan psikotropika mencakup
pengadaan, penyimpanan, penyaluran, serta pelaporan.
Pengadaan narkotika dan psikotropika dilakukan langsung oleh APJ melalui
Surat Pesanan Narkotika atau Psikotropika dengan ketentuan satu surat pesanan
hanya boleh digunakan untuk memesan satu jenis obat dan ditandatangani
langsung oleh APJ dan dibubuhi cap KFTD Bandung. Penerimaan narkotika akan
melalui pengecekkan di transito in, kemudian pengecekkan oleh supervisor
gudang, dan dicek oleh APJ. Jika APJ tidak ada di tempat, maka diserahkan
kepada TTK dengan sepengetahuan kepala cabang KFTD.
Narkotika dan Psikotropika disimpan di gudang khusus yang terpisah dari
produk lain dan tidak boleh digunakan oleh menyimpan produk lain. Gudang
tersebut hanya bisa diakses oleh APJ dan TTK sesuai izin dari APJ. Gudang
penyimpanan dilengkapi pendingin udara serta alat pengontrol suhu dan
kelembaban ruangan. Di dalam gudang narkotika, terdapat beberapa lemari dan
rak penyimpanan barang sesuai jenis sediaannya, yakni sediaan tablet dan injeksi.
Terdapat pula lemari untuk barang reject yang harus dimusnahkan saat lemari
sudah penuh.
Permintaan atas narkotika dan psikotropika harus diverifikasi oleh APJ KFTD
terkait dan permintaan dapat disetujui atau ditolak dengan beberapa pertimbangan
yaitu keabsahan surat pesanan, kelengkapan surat pesanan, ketersediaan barang,
kerasionalan pesanan, dan pertimbangan APJ lainnya. Penyerahan narkotika
kepada outlet harus dilakukan kepada Apoteker yang bertugas outlet terkait. Jika
Apoteker tidak berada di tempat, maka narkotika diserahkan pada TTK dengan
surat delegasi yang harus ditunjukkan saat penerimaan barang.
Pelaporan penyaluran produk narkotika dan psikotropika dilakukan sebulan sekali
pada tanggal 5 melalui sistem e-NAPZA kepada BPOM dan melalui e-Report
NAPZA ke Dinas Kesehatan.
 2. PRODUK RANTAI DINGIN ATAU COLD CHAIN PRODUCT (CCP)
Produk CCP adalah produk yang harus ditangani pada suhu 2-8oC mulai dari
tahap produksi hingga digunakan oleh konsumen. Produk CCP harus disimpan
pada lingkungan yang memenuhi kondisi sebagai berikut:
Suhu dipantau dan dicatat dengan baik.
Memiliki termometer yang terkalibrasi disertai bukti kalibrasinya.
Ada alarm peringatan jika terjadi penurunan dan peningkatan suhu secara
kritis.
Dilengkapi dengan temperature chart yakni info secara periodik bahwa
produk tidak memngalami suhu yang merusak mutu.
Memiliki generator otomatis selama 24 jika terjadi mati listrik.
Penyaluran produk CCP juga harus dikondisikan pada suhu 2-8oC dengan cara
dimasukkan dalam icebox yang disertai icepack sehingga suhu penyimpanan tetap
terjaga.

3. Penanganan Produk Retur Penjualan

Produk retur penjualan adalah produk yang telah disalurkan yang
dikembalikan karena adanya keluhan masalah kualitas atau atas permintaan dari
institusi yang berwenang, penarikan kembali, atau karena hal lain. Outlet dapat
meretur barang jika barang sudah mendekati ED minimal 3-6 bulan, lalu bisa
dikarenakan barang rusak disebabkan atau berasal dari PBF, atau barang tidak
sesuai pesanan outlet.
Untuk alur dari penanganan produk retur penjualan, outlet yang terkait
membuat surat penolakan, kemudian melampirkan copy faktur yang sesuai
dengan fisik barang seperti ED, batch , dan nama barang, lalu bukti fisik dan
dokumen diperiksa APJ/spv. logistik. Bila proses tersebut sudah disetujui,
kemudian di lanjutkan dengan adanya persetujuan dari sales, spv. penjualan, spv.
logistik, APJ lalu diretur lewat sistem dengan memasukkan stock barang yang
bersangkutan ke stock sistem kembali dengan syarat barang masih bisa
didistribusikan , jika tidak barang disimpan di gudang karantina untuk diproses
selanjutnya.
Ada dua jenis product recall atau penarikan produk dari pasaran yaitu
a. Penarikan Wajib (mandatory recall) adalah penarikan yang diperintahkan
oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan, dengan pertimbangan
keluhan dari pelanggan dan kualitas berdasarkan hasil temuan BPOM.
b. Penarikan Sukarela (voluntary recall) adalah penarikan yang diprakarsai
oleh Pemilik Izin Edar atau dalam ranah distribusi dilakukan oleh pihak
distributor barang secara sukarela karena hasil temuan dari pihak internal
distributor atau keluhan dari pelanggan terkait kualitas produk yang
didistribusikan.

4. Penanganan Produk Retur Pembelian

Apabila pada saat pengiriman barang terjadi penolakan (retur) atas barang
yang dipesan, maka outlet harus mengisi Surat Penolakan Kiriman Barang/retur
yang dilengkapi alasan penolakan, cap resmi dari outlet, penanggung jawab outlet,
serta telah mendapatkan persetujuan dari salesman dan Formulir Permohonan
Retur Barang. Formulir Penolakan yang telah sampai di KFTD Cabang Bandung
akan diproses dan dibuatkan Nota Retur yang akan dijadikan arsip atau tanda
bukti bahwa telah terjadi penolakan/retur barang dari pelanggan.
Tahapan penanganan produk retur pembelian, karena berasal dari vendor/
prinsipal, maka harus ada persetujuan terlebih dahulu dari bagian marketing
sebagai perwakilan dari vendor terkait. Biasanya APJ membuat surat pengajuan
retur untuk produk terkait, lalu nama barang, batch, jumlah, alasan dilakukannya
retur pada produk terkait setelah semuanya terpenuhi kemudian dilakukan
persetujuan terlebih dahulu untuk selanjutnya di kirim ke UKL untuk barang dari
pihak ketiga atau ULS untuk produk KF atas sepengetahuan spv. logistik, spv. TU,
dan kepala cabang.
Penerimaan obat kembalian harus sesuai dengan dokumen yang ada dan
tertelusur agar produk yang dikembalikan benar berasal dari KFTD Cabang
Bandung, dengan syarat bahwa waktu pengembalian selambat-lambatnya 3 bulan
sebelum tanggal kadaluwarsa produk yang akan diretur, dengan persetujuan dari
team marketing.