PEDOMAN TEKNIS

CARA DISTRIBUSI OBAT YANG BAIK (CDOB)

Disampaikan pada:

PELATIHAN DAN WORKSHOP CDOB

UNTUK SARANA DISTRIBUSI
TAHUN 2022
9 SEPTEMBER 2022
 BAB IV
OPERASIONAL (PENYALURAN DAN PENGIRIMAN)
 PERUBAHAN/PENAMBAHAN PENTING
DARI CDOB 2012
• Bagian Penerimaan Pesanan
– Pada saat penerimaan surat pesanan baik secara manual maupun secara elektronik,
penanggung jawab harus memastikan pemesan terdaftar sebagai pelanggan,
kebenaran dan keabsahan surat pesanan serta kewajaran pesanan (jumlah dan frekuensi
termasuk kapasitas penyimpanan sarana pemesan, jenis obat yang dipesan serta lokasi
sarana dan kondisi pelayanannya).
– Dalam hal terdapat kecurigaan terhadap keabsahan dan kewajaran pesanan harus
dilakukan konfirmasi kepada penanggungjawab sarana pemesan baik secara langsung
maupun tidak langsung. Pelaksanaan konfirmasi harus didokumentasikan.
• Bagian Pengiriman
– Pengiriman harus dilakukan langsung ke alamat yang tertera pada dokumen pengiriman
dan harus diserahkan langsung kepada penanggung jawab sarana atau tenaga
kefarmasian lain (TTD, SIPA/SIPTTK dan stempel). Obat dan/atau bahan obat tidak boleh
ditinggalkan di tempat penyimpanan sementara yang tidak mempunyai izin PBF.
 OPERASIONAL
MELIPUTI: PENGADAAN, PENERIMAAN, PENYIMPANAN, PENYALURAN DAN PEMUSNAHAN

Pengadaan

Pemasok Penerimaan Penyimpanan Penyaluran Pelanggan

Pemusnahan
 Prinsip Penyaluran
• Semua pihak yang terlibat dalam distribusi obat dan/atau
bahan obat bertanggungjawab untuk memastikan mutu obat
dan/atau bahan obat dan mempertahankan integritas rantai
distribusi selama proses distribusi.
• Peran penanggung jawab dalam penerimaan Pesanan:
1. Memastikan kualifikasi pelanggan
2. Kebenaran dan keabsahan SP
3. Kewajaran pesanan
 Proses Penyaluran

Penyiapan Pesanan
Penerimaan Pengiriman
(pengambilan dan
Pesanan Pesanan
pengemasan)

PIC PIC PIC

APJ must have

control
Alur Proses Penyaluran :
a) Penerimaan pesanan :
ØPesanan dari pelanggan dapat diterima oleh salesman atau bagian
penerimaan pesanan atau customer service atau APJ yang
dinyatakan tertulis dalam bentuk Surat Pesanan (SP)
ØPesanan yang dapat dilayani disetujui oleh Penanggung Jawab
ØPenolakan pesanan yang tidak dapat dilayani, dapat berupa
penerbitan Surat Penolakan atau memberikan identitas
penolakan pada SP pelanggan untuk menghindari penyalahgunaan
SP yang tidak dapat dilayani, kemudian didokumentasikan
ØPesanan dicatat oleh bagian administrasi untuk diteruskan pada
bagian penyiapan barang serta penyiapan dokumen pengiriman
seperti faktur dan/atau surat jalan
Alur Proses Penyaluran :
b) Penyiapan barang:
Ø Penyiapan barang dilakukan dengan memperhatikan sistem FIFO
dan/atau FEFO (sesuai dengan bets produk yang tercantum pada
faktur)
Ø Pemotongan catatan pengeluaran produk pada kartu stok
Ø Pengemasan barang dengan memperhatikan jaminan mutu produk
sehingga kerusakan, kongtaminasi dan pencurian dapat dihindari,
misal pengemasan tersendiri untuk produk dengan kemasan botol
untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan seperti pecah, dll.
Pengemasan juga memperhatikan jarak pengiriman yang harus
ditempuh.
 c. Pengiriman
Ditujukan kepada Pelanggan Sesuai yang tercantum pada faktur
(nama dan alamat sesuai dengan dokumen kualifikasi)

Proses dan Kondisi penyimpanan selama pengiriman

sesuai persyaratan dari Industri Farmasi
Informasi dokumen pengiriman mencakup tanggal, identitas pengirim,
identitas pelanggan, identitas obat (nama, bentuk sediaan, kekuatan,
nomor bets, kedaluwarsa), jumlah, nomor dokumen, ekspedisi yang
digunakan (nama, alamat, tanda tangan dan nama personel ekspedisi
yang menerima)
Prosedur tertulis untuk pengiriman tersedia dan harus mempertimbangkan
sifat obat dan.atau bahan obat serta tindakan pencegahan khusus)

Dokumen disimpan dan mampu telusur

Obat dan/atau bahan obat tidak boleh Penerima harus membubuhkan tanda tangan,
ditinggalkan ditempat penyimpanan sementara nama jelas, SIPA/SIKTTK dan stempel sarana
yang tidak mempunyai izin PBF pada dokumen pengiriman
 Ekspor dan Impor
• Dapat dilakukan oleh fasilotas distribusi yang memiliki izin
• Pengadaan obat dan/atau bahan obat melalui importasi
dilaksanakan sesuai peraturan perundang-undangan
• Dipelabuhan masuk, pengiriman obat dan/atau bahan obat harus
disimpan pada kondisi yang sesuai dalam waktu sesingkat mungkin
• Importir harus memastikan bahwa obat/bahan obat ditangani
sesuai dengan persyaratan penyimpanan pada saat Pelabuhan
masuk agar terhindar dari kerusakan
• Personel yang terlibat dalam importasi harus dapat dihubungi
d) Dokumentasi penyaluran :
ØSP asli dari pelanggan, salinan dokumen pengiriman dengan
nomor urut dokumen tercetak dan dilengkapi dengan catatan
penerimaan produk oleh pelangggan (stempel, tanda tangan dan
nama penerima). Pendokumentasian dokumen penyaluran
didasarkan atas nomor urut Faktur Penjualan dan/atau Surat
Jalan.
ØCatatan pengiriman barang agar dapat dilakukan kontrol
pengiriman produk berikut dokumennya oleh transporter.
 Temuan Terkait Penyaluran dan Pengiriman
• Skrining APJ tidak ada atau tidak efektif
1. Tidak ada bukti tertulis telah dilakukan skrining dan
persetujuan pelayanan oleh APJ
2. Penyaluran jumlah besar -> diversi
3. Penyaluran ke sarana yang tidak berwenang
4. SP pelanggan dengan tandatangan cetak bukan basah
5. SP pelanggan dari 2 outlet berbeda dengan tandatangan
sama
Temuan Terkait Penyaluran dan Pengiriman (2)
• Penyaluran ke sarana yang sudah tidak berlaku izinnya
• Penyaluran ke sarana yang tidak berhak (obat berdot menggunakan
sales kanvas untuk pelanggan pasar/toko kelontong)
• Barang tidak dikirim ke alamat sesuai dengan tujuan faktur
• Alamat pelanggan pada faktur berbeda dengan dokumen kualifikasi
• Nomor bets barang yang dikirim berbeda dengan yang tercantum
pada faktur
• FEFO tidak berjalan karena permintaan outlet
Temuan Terkait Penyaluran dan Pengiriman (3)
• Format SP pelanggan belum sesuai ketentuan (SIA, SIPA,
alamat outlet)
• Tanda tangan dan stempel penerima tidak tembus sampai
dengan lembar yang disimpan oleh PBF
• Nama, tanggal dan SIPA/SIPTTK penerima tidak dicantumkan
pada saat penerimaan barang
• Nomor bets dan kadaluarsa tidak dicantumkan pada faktur
Temuan Terkait Penyaluran dan Pengiriman (4)
• Prosedur belum mengatur mengenai kondisi-kondisi al:
1. Perbedaan komoditi yang bisa disalurkan untuk masing-masing
jenis pelanggan
2. Pengiriman gagal (misal outlet tidak buka)
3. Pengiriman menggunakan ekspedisi
4. Pengiriman ke pelanggan luar pulau yang tidak menggunakan
ekspedisi yang telah memiliki kontrak dengan PBF
5. Pencegahan pencurian selama pengiriman
6. Penanganan kondisi darurat saat pengiriman
7. Batas waktu penyerahan SP asli
Temuan Terkait Penyaluran dan Pengiriman (5)
• Pengarsipan dokumen penyaluran belum sesuai ketentuan,
misal:
1. Tidak disatukan dengan SP asli
2. Tidak mudah telusur (SP yang dilayani lebih dari 2 faktur,
dokumen ekspedisi tidak disatukan)
3. Tidak ada SP asli, hanya faktur
4. Bukti penerimaan barang oleh pelanggan tidak dapat
ditunjukkan (misal outlet luar pulau)
Terima Kasih

17