Pertemuan ke 4 (sesi ke 7+8)

Pengendalian Manajemen Farmasi

di Apotek
Oleh: SUSILOWATI 1
 Bunga mawar merah merekah

Harum semerbak di taman mini

Semoga Ramadan yang lalu membawa berkah

Marilah diantara kita ini saling menghormati

2
 Buku Acuan
• Anief Moh, 1998, Manajemen Farmasi,
Edisi 2, Gadjah Mada University Press
• T. Hani Handoko, Dosen Fakultas
Ekonomi UGM, 1999. Manajemen,
BPFE, Yogyakarta.
• Mulyadi+Johny Setyawan, 1999, Sistem
Perencanaan & Pengendalian
Manajemen, Aditya Media, Yogyakarta.
 Lingkup Bahasan
Pengendalian Manajemen Farmasi
di Apotek

1. Pengendalian terhadap persediaan sediaan

farmasi
2. Pengendalian terhadap harga dan uang dalam
manajemen keuangan Apotek
3. Pengendalian terhadap jaminan mutu pelayanan
farmasi

4
 Tujuan kuliah hari ini:
• Mahasiswa memahami tentang
manajemen farmasi untuk pengendalian
terhadap persediaan farmasi
• Mahasiswa memahami tentang
manajemen farmasi untuk pengendalian
terhadap harga dan keuangan Apotek
• Mahasiswa memahami tentang jaminan
mutu pelayanan farmasi
5
 LATAR
BELAKANG
• Jumlah jenis obat jadi yang
beredar di Indonesia adalah
relatif besar, yaitu pada tahun
1993 jumlahnya 9622 bahkan
saat ini sudah > 15.000 JENIS
• Apotek harus menjamin
ketersediaan obat
• Di sisi lain, di apotek ada
resiko obatnya
rusak/kadaluarsa
• Maka harus ada pengendalian
manajemen farmasi di
apotek,untuk menghindari
timbulnya kerugian
6
 PENDAHULUAN
• Salah satu fungsi daripada manajemen
adalah pengendalian
• Pengendalian Manajemen adalah semua
usaha untuk menjamin bahwa sumber daya
perusahaan digunakan secara efektif dan
efisien untuk mencapai tujuan perusahaan
• Mengendalikan ialah suatu usaha untuk
meneliti kegiatan-kegiatan yang telah dan
akan dilaksanakan
7
 DING
M AIN
RE
Fungsi-fungsi Manajemen
• Perencanaan (Planning)
• Pengorganisasian (Organizing)
• Pengarahan dan pengimplementasian
(Directing/Leading)
• Pengawasan dan Pengendalian
(Controlling)

POAC
 D ING
M A IN
RE
Kegiatan dalam Fungsi-fungsi Manajemen
Planning Organizing
Penentuan Tujuan dan Penentuan Bagaimana
Bagaimana Cara Penyusunan Organisasi dan
Pencapaian yang terbaik Aktifitas dapat dilakukan

Controlling
Leading
Monitoring dan Perbaikan
Proses Memotivasi Anggota
Aktifitas yang sedang
Organisasi agar Planning
berjalan agar Tujuan dapat
dapat dijalankan
tercapai

Keterangan:
Menunjukkan Arah Tahapan dari setiap fungsi manajemen
Menunjukkan keterkaitan timbal balik antar fungsi manajemen
 Definisi Pengendalian
• Pengendalian ini berorientasi pada obyek
yang dituju dan merupakan alat untuk
mengarahkan karyawan agar bekerja menuju
sasaran yang ingin dicapai.
• Pengendalian merupakan suatu proses
dasar untuk mendapatkan hasil kerja/hal apa
saja yang akan dikendalikan.
• Pengendalian membantu mengidentifikasi
semua masalah manajemen.
10
 Karakteristik pada pengendalian
• Pertama
– Jenis pengendalian yang digunakan harus
sesuai dengan kegiatan yang bersangkutan.
– Luas kegiatan operasional dan lokasinya di
dalam organisasi merupakan faktor-faktor yang
paling penting. 
• Kedua
– Penyimpangan yang perlu dikoreksi harus
segera di identifikasikan, bahkan sebelum terjadi
– Biayanya pun harus ringan

11
 PENGENDALIAN MANAJEMEN FARMASI
• Pengendalian Manajemen Farmasi di Apotek
merupakan proses dimana manajer di Apotek
mempengaruhi para karyawan di Apotek tersebut
untuk mengimplementasikan strategi organisasi.
• Kegiatannya:
– merencanakan,
– mengkoordinasikan,
– mengkomunikasikan,
– mengevaluasi,
– memutuskan,
– mempengaruhi.
12
 Maka..
• Dalam hal Pengendalian terhadap
persediaan farmasi, disini perlu
diterapkan: 4 W + 1 H

13
 4W+1H
DALAM MANAJEMEN FARMASI

• WHO
• WHAT
• WHERE
• WHEN
• HOW

14
 Teknis Pengendalian
dalam Manajemen Farmasi
itu menggabungkan:

Kegiatannya: Strateginya 4 W + 1 H:

– merencanakan, • WHO
– mengkoordinasikan, • WHAT
– mengkomunikasikan, • WHERE
– mengevaluasi, • WHEN
– memutuskan, • HOW
– mempengaruhi.

15
 PENGENDALIAN MANAJEMEN FARMASI
• Unsur SDM yang
terlibat di dalam
operasional Apotek
adalah:
1. Manajer/Apoteker
Pengelola Apotek
2. Karyawan/Staf

16
• Unsur Sumber Daya
Properti yang harus
dikelola di dalam
operasional Apotek
adalah Sediaan
Farmasi:
1. Obat
2. Perbekalan Farmasi
lainnya

17
 1. Pengendalian terhadap
persediaan sediaan farmasi
Pengelolaan Persediaan
• Aktivitas mempertahankan jumlah
persediaan pada tingkat yang dikehendaki
• Mengapa persediaan harus dikelola?
Karena:
• Persediaan Apotek mrpk investasi bermodal besar
• Bisa mempengaruhi pelayanan pada pasien
• Mempunyai pengaruh pada fungsi pemasaran dan
keuangan Apotek
18
 PENGENDALIAN
SEDIAAN FARMASI
• Fungsi Pengendalian pada sediaan farmasi
disini maksudnya adalah
• Mengendalikan persediaan agar selalu tersedia
sesuai kebutuhan dan menghindari stock out
dan stok mati

19
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
• Tujuan:
Supaya tidak terjadi kelebihan dan
kekosongan sediaan farmasi di Apotek
• Kegiatan
1.Memperkirakan/menghitung pemakaian rata
rata periode tertentu
2.Menentukan stok pengaman di gudang
3.Menentukan waktu pemesanan sampai obat
diterima
20
 PERSEDIAAN dari
SEDIAAN FARMASI
• Diketahui ketika stok opname atau dari
sistem informasi yang dimiliki apotek ybs

21
22
 Pengelolaan Persediaan
• Inginnya meraih Laba maksimal untuk:
1. Persediaan dalam jumlah minimal, shg pemesanan
dalam jumlah kecil
2. Persediaan dalam jumlah banyak, dengan biaya
pemesanan minimal melalui melakukan pesanan
sekaligus dalam jumlah banyak

• Resikonya:
1. Bila persediaan sedikit, resikonya tidak bisa
memenuhi permintaan kebutuhan pasien
2. Bila persediaan banyak, meningkatkan resiko obat
rusak dan kadaluwarsa 23
 Makin besar persediaan akan makin besar pula
resiko serta besarnya fasilitas penyimpanan,
namun dilain pihak akan makin kecil biaya
pemesanan dan biaya distribusinya
 Faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat
persediaan adalah :
• Biaya dan resiko penyimpanan
• Biaya pemesanan
• Biaya kehabisan/kekurangan

24
25
Alasan Apotek perlu memiliki persediaan

1. Untuk memenuhi permintaan pasien yang dinamis

Lead time adalah waktu

2. Untuk mengatasi adanya lead time tunggu obat mulai direncanakan

hingga obat diterima

3. Untuk antisipasi bila ada kenaikan harga obat

(contohnya saat ini per April 2022 ppn naik dari
10% menjadi 11%)
4. Untuk memanfaatkan bila ada harga khusus dari
PBF

26
 Permasalahan dasar dalam persediaan

1. Seberapa banyak sediaan yang akan

dipesan
2. Kapan harus memesan
3. Bagaimana mengendalikan sistem
persediaan (misalnya dengan prosedur,
atau rutinitas apa yg hrs dikerjakan utk
memantau)

27
 Pada pengendalian sediaan
farmasi
• Ada 2 (dua) hal yang perlu diterapkan:
1. Pengendalian kuantitas barang
2. Pengendalian/Pengawasan kualitas

28
 Pengendalian kuantitas sediaan farmasi
• Tujuan dari pengendalian
kuantitas ialah untuk
menyediakan item-item obat
secukupnya dengan biaya
yang memadai dan selalu
tersedia untuk memenuhi
permintaan
• Menghindari penjualan obat
yang tidak berimbang
(dengan cara hanya menjual
obat-obat yang laku/mudah
dijual saja)

29
 Pengendalian kualitas sediaan farmasi

• Dengan cara meningkatkan perhatian terhadap

produk (terutama yang peka presisinya)
• Misalnya produk yang expired date nya
sempit/dekat, perlu diadakan pengawasan
terhadap kualitasnya

30
 Pengendalian persediaan
• Persediaan obat perlu dikendalikan agar pada saat
diperlukan tidak sampai mengalami kekosongan,
sehingga harus dipertimbangkan berapa banyak suatu
item obat akan dipesan
• Pengendalian persediaan dilakukan dengan mengawasi
dan mencermati arus barang (obat) masuk dan keluar di
gudang
• Safety stock: waktu tunggu pesanan x rata2 penggunaan
per hari, sehingga harus dipertimbangkan kapan
dilakukan pemesanan obat
• Harus dilakukan pengawasan ketat terhadap item obat
tertentu, misalnya yang ed nya dekat atau yang jarang
keluar
31
 Sistem Pengendalian Persediaan
• Metode garis merah – red line method
• Metode dua peti – two bin method
• Sistem pengendalian persediaan dengan
komputer – Computerized inventory
control system
• Sistem A B C – system A B C

32
• Penentuan Jumlah persediaan sangat tergantung
pada lokasi persediaan itu disimpan
• Pada apotek yang kondisinya banyak
klien/pembeli/pasien, maka persediaan obat tentu
tidak sama dengan pada apotek yang kondisinya sepi

33
 3 kelompok nilai obat berdasarkan
hasil setelah stok opname

• Nilainya lebih besar dari nilai kebutuhan

• Nilainya sama besar dengan kebutuhan
• Nilainya lebih kecil dari kebutuhan

34
• Untuk menciptakan keseimbangan antara
persediaan dan permintaan, diperlukan
inventory control
• Sehingga hasil stok opname adalah
seimbang antara persediaan dengan
permintaan
• Besarnya permintaan diukur dengan cara
mencatat besarnya omset penjualan yang
terjadi, dengan catatan tidak ada
permintaan obat yang ditolak

35
 Berikut cara menghitung laba bruto untuk memperkirakan
pembelian obat pada waktu berikutnya
• Semisal omset : Rp.100.000.000,-
• Laba bruto 20% omset
• Maka pembelian obat maksimal adalah: 80% x rp. 100 juta =
rp. 80 juta
• Untuk menghitung laba bruto (harga pembelian dinilai 1) sbb:
• Pelayanan resep 90% dari omset dengan indeks harga 1,3
kali dari harga pembelian
• Hasil perhitungan adalah: 1,3 x 0,90 = 1,17
• Palayanan tanpa resep 10% dengan indeks harga 1,1, maka
hasil perhitungannya adalah 1,1 x 0,1 = 0,11
• Dengan demikian indeks harga rata2 adalah 1,28
• Jadi laba bruto adalah 0,28/1,28 x 100% = 21,9%
36
• 21,9% ini lalu dijadikan dasar untuk
pembelian berikutnya

37
Bisa juga menggunakan ketentuan berikut ini:

• Persediaan obat didasarkan atas

kecepatan gerak atau perputaran obat
• Obat yang laku keras lebih disediakan
dalam jumlah banyak, dan obat yang
kurang laku disediakan lebih sedikit
• Persediaan obat ditentukan berdasarkan
lokasi PBF dan kecepatan pengirimannya
• Penambahan persediaan obat didasarkan
atas kebutuhan per satuan waktu
38
39
40
 2. Pengendalian terhadap harga
dan uang
dalam manajemen keuangan Apotek

41
 PENGENDALIAN HARGA dan
KEUANGAN
• Fungsi Pengendalian pada harga sediaan
serta keuangan disini maksudnya adalah
• Mengendalikan harga perbekalan farmasi
agar selalu sesuai dengan situasi pasar
serta masih bisa memperoleh laba yang
sesuai
• Mengendalikan keuangan Apotek agar
selalu dalam kondisi keuangan yang sehat
42
 KEAMANAN MANFAAT
OBAT
YANG BEREDAR
DI INDONESIA:
> 15.000 JENIS
PERLU DILAKUKAN
SELEKSI / PEMILIHAN
DANA
TERSEDIA
TERBATAS
KETERSEDIAAN
Managerial aspect

43
44
PERENCANAAN OBAT DI APOTEK

HAL-HAL YANG PERLU

DIPERHATIKAN

POLA PENYAKIT BUDAYA MASYARAKAT

KEMAMPUAN MASYARAKAT

45
46
 METODE PERENCANAAN PENGADAAN

1) Metode Konsumsi

2) Metode Epidemiologi (karena sulit, bisa

diganti dengan metode morbiditas)

3) Metode Kombinasi

4) Metode just in time

47
 Pengendalian persediaan
metode konsumsi:
• Metode ABC
• Metode VEN
• Metode EOQ
• Metode JIT

48
49
50
51
52
53
 METODE V-E-N

1. V (Vital)
Golongan obat yang harus ada

2. E (Esensial)
Golongan obat yang penting untuk diadakan

3. N (non esensial)
Golongan obat yang kurang penting
diadakan
54
 Contoh:
• Vitamin C (segala merk)
• Masker
• Hand Sanitizer
• Face Shield
Obat dan perbekalan kesehatan tersebut saat ini menjadi barang
yang essensial

55
56
57
58
59
 Pengendalian Ekonomi
ANALISIS KEUANGAN
• Laba Bersih
– Idealnya berkisar antara 5 -7,5%

• Persentase Laba Kotor

– Diantara 20 – 33% menunjukkan bahwa
persentase penjualan yang terjadi sudah
menutupi ongkos dan laba apotek

60
Persentase Laba Kotor

Persentase Laba
Bersih
Laba Kotor Penjualan x 100%
Penjualan

Laba Bersih x 100%

Penjualan

61
 Inti dari kegiatan pengendalian
harga dan keuangan
• Disini harus selalu ingat untuk menerapkan
efektif dan efisien
• Sehingga pembelian barang/perbekalan farmasi
diupayakan secara efektif dan efisien
• Kemudian menjualnya dengan efektif dan efisien
• Hal selanjutnya adalah masyarakat bisa dilayani
secara profesional bermutu, dan Apotek bisa
memperoleh laba penjualan secara wajar

62
 Pengendalian Manajemen
Keuangan
• Fungsi Pengendalian manajemen
keuangan disini maksudnya adalah
• Mengendalikan keuangan Apotek agar
selalu dalam kondisi keuangan yang sehat

63
 Hal terkait keuangan di Apotek
yang perlu diketahui
• Kenapa analisis keuangan itu penting?
• Bagaimana kemampuan membayar
hutang apotek?
• Apakah dana yg disediakan sudah
digunakan dg benar?
• Seberapa efisienkah aset apotek dikelola?
• Apakah apotek mendapat laba yg cukup?

64
 Evaluasi Keuangan
• Untuk mengetahui perkembangan dan rugi
laba suatu Apotek
• Perlu dilakukan secara periodik, misalnya
setahun sekali di akhir tahun kalender
• Evaluasi delakukan dengan membuat
analisa neraca dan laporan rugi laba
• Hasil evaluasi digunakan mengidentifikasi
penyimpangan dan sebagai dasar rencana
kerja untuk tahun berikutnya
65
 ANALISA BEP
• BEP biasa dikenal dengan titik impas
• Dimana laba Apotek mampu menutupi
semua pembiayaan
• Tujuan penetapan BEP adalah untuk
mencegah kerugian
• BEP ditentukan oleh laba, biaya tetap dan
biaya variabel (tidak tetap/berubah-ubah)

66
3. Pengendalian terhadap jaminan
mutu pelayanan farmasi di Apotek

67
 Pengendalian Jaminan Mutu
Pelayanan Farmasi
• Fungsi Pengendalian dalam Jaminan mutu
pelayanan farmasi adalah
• Mengendalikan pemberian pelayanan
farmasi di Apotek agar selalu sesuai
dengan standar pelayanan farmasi di
Apotek

68
• Maka disini diperlukan seorang
Pemimpin/Manajer yang memiliki
kemampuan dalam hal meraih mutu
• Untuk lingkup Apotek, yang mempunyai
kapasitas sebagai pemimpin/manajer
adalah APOTEKER

69
 KEPEMIMPINAN UNTUK
MERAIH MUTU
• Kepemimpinan adalah kemampuan tindakan
mempengaruhi orang lain untuk bekerjasama
menuju pencapaian tujuan bersama yang telah
disepakati
• Kepemimpinan seyogyanya dapat
menyentuh/mempengaruhi perasaan orang lain
agar orang itu mau bertindak ke arah tujuan
• Selain perasaan juga dibutuhkan pengetahuan
dan ketrampilan

70
Pemimpin dalam pengendalian
• Dalam proses pengendalian bisa dilihat
keterampilan seorang pemimpin dalam
menghadapi individu, kelompok dan
organisasi.
• Pengendalian ini termasuk pengendalian
operasional, pengendalian manajemen,
dan pengendalian strategis.

71
 MAKA..
• Apoteker sebagai pimpinan/manajer di
Apotek perlu memiliki pengetahuan dan
ketrampilan tersebut, agar mutu
pelayanan yang diberikan sesuai dengan
ketentuan dalam standar pelayanan
farmasi

72
 KESIMPULAN
• Dalam mengelola suatu Apotek, Apoteker sebagai
manajer sangat perlu menguasai aspek-aspek
manajemen yang harus dikendalikan dengan
melakukan kegiatan pengelolaan pada:
• Pengendalian terhadap persediaan sediaan
farmasinya
• Pengendalian terhadap harga dan keuangannya
• Pengendalian jaminan mutu pelayanan farmasi

73
74
 Semoga jiwa kembali putih

seakan terlahir kembali

Semoga kemenangan ini menjadi kemenangan yang Hakiki

Semoga Alloh mempertemukan kita dengan Ramadhan tahun

depan

Aamiin

76
77