MAKALAH

FARMASI RUMAH SAKIT

“PENGENDALIAN”

DOSEN :

Fina Aryani, M.Sc,Apt

Oleh kelompok 7 :

Akmal Luthfi

Martini Aulia

Putri Rahmadani

Viona Eka Zulvinda

PROGRAM STUDI D III FARMASI

SEKOLAH TINGGI ILMU FARMASI RIAU
2017
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha
Panyayang, kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah
untuk mata kuliah Farmasi Rumah Sakit ini, yaitu tentang “Pengendalian.”

Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan pembuatan makalah ini
menggunakan metode kepustakaan,serta data-data kami peroleh dari beberapa
sumber menjadi sebuah makalah yang semoga dapat bermanfaat bagi pembaca.

Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada
kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena
itu kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat
memperbaiki makalah ini.

Akhir kata kami berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat
maupun inpirasi terhadap pembaca.

Pekanbaru, Maret 2017

Penyusun

I
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................. I

DAFTAR ISI ........................................................................................................... II

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................1

1.1 Latar Belakang ............................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah .......................................................................................2

1.3 Tujuan .........................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN .........................................................................................3

2.1 Definisi Pengendalian .................................................................................3

2.2 Tujuan Pengendalian...................................................................................4

2.3 Cara Pengendalian ......................................................................................5

2.4 Metode-Metode Sistem Pengendalian ........................................................5

2.4.1 Metode Always-Better Control (ABC) ............................................5

2.4.2 Metode EOQ (Economic Order Quantity) dan Economic Order

Interval(EOI) .............................................................................................7

2.4.3 Metode VEN.....................................................................................9

2.4.4 Metode PUT (Prioritas, Utama, Tambahan) ..................................10

2.4.5 Metode Just In Time (JIT) ..............................................................11

BAB III PENUTUP ...............................................................................................13

3.1 Kesimpulan ...............................................................................................13

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................III

II
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah sakit adalah salah satu dari sarana kesehatan tempat

menyelenggarakan upaya kesehatan. Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan
untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, bertujuan untuk mewujudkan
derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Upaya kesehatan
diselenggarakan dengan pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan
(promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif), dan
pemulihan kesehatan(rehabilitas), yang dilaksanakan secara menyeluruh, terpadu
dan berkesinambungan.

Suatu rumah sakit harus memiliki sistem pengelolaan yang baik. Salah
satunya adalah pengendalian. Pengendalian persediaan obat di rumah sakit
bukanlah suatu hal yang mudah dilakukan oleh Unit farmasi, khususnya Gudang
Farmasi sebagai pusat penyimpanan dan pendistribusian persediaan kebutuhan
obat dan alat kesehatan untuk seluruh pasien di rumah sakit, oleh karena itu harus
selalu dilakukan pengawasan persediaan yang cermat sehingga dapat memenuhi
kebutuhan obat dan alat kesehatan untuk unit pengguna (Depo-depo, apotik dan
ruang perawatan) dalam jumlah dan mutu yang sesuai dengan tepat waktu. Teknik
pengendalian persediaan merupakan tindakan yang sangat penting dalam
menghitung berapa jumlah optimal tingkat persediaan yang diharuskan, serta
kapan saatnya mengadakan pemesanan kembali. Pengendalian persediaan yang
baik akan sangat menunjang efisiensi dan efektifitas anggaran rumah sakit.
Mengingat biaya yang dibutuhkan untuk persediaan dan pengelolaan obat yang
tidak sedikit, maka diperlukan suatu sistem pengendalian persediaan yang baik,
pengendalian persediaan dapat dilakukan dengan membuat analisa persediaan.

Tujuan dari pengendaliaan persediaan adalah menciptakan keseimbangan

antara persediaan dan permintaan, oleh karena itu apabila pengendalian dan

1
pengawasan persediaan obat tidak dilakukan dengan baik maka akan
menyebabkan kekurangan persediaan sehingga proses distribusi obat kepada
pasien terhambat atau bahkan terjadinya penumpukan obat yang berdampak pada
peningkatan biaya pengelolaan obat. Dengan keadaan yang seperti itu dapat
menghambat proses kegiatan operasional di rumah sakit, sehingga berdampak
pada kepuasan pasien.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan sistem pengendalian di Rumah Sakit ?
2. Apa Tujuan sistem pengendalian di Rumah sakit ?
3. Bagaimana cara-cara pengendalian di Rumah Sakit ?
4. Apa saja metode-metode yang dilakukan dalam sistem pengendalian di Rumah
Sakit ?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui maksud dari sistem pengendalian di Rumah Sakit
2. Untuk mengetahui Tujuan sistem pengendalian di Rumah sakit
3. Untuk mengetahui cara-cara pengendalian di Rumah Sakit
4. Untuk mengetahui metode-metode yang dilakukan dalam sistem pengendalian di
Rumah Sakit

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Definisi Pengendalian

Pengendalian persediaan atau kata asingnya adalah Inventory Control,

adalah fungsi managerial yang sangat penting karena persediaan/stok obat akan
memakan biaya yang melibatkan investasi yang besar dalam pos aktiva lancar.
Karena itu perlu dikendalikan dengan efektif dan efisien.

Pengendalian persediaan merupakan fungsi yang mengatur dan

mengarahkan cara pelaksanaan dari suatu rencana baik dengan pengaturan dalam
bentuk tata laksana, yaitu: manual, standar, kriteria, ataupun prosedur melalui
tindakan untuk memungkinkan optimasi dan penyelenggaraan suatu program oleh
unsur dan unit terkait.

Menurut Herjanto (2008), sistem pengendalian persediaan dapat

didefinisikan sebagai serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan
tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan pesanan untuk menambah persediaan
harus dilakukan dan berapa besar pesanan harus diadakan. Sistem ini menentukan
dan menjamin tersedianya persediaan yang tepat dalam kuantitas dan waktu yang
tepat.

Menurut John dan Harding (2001), pengendalian persediaan yang efektif

harus dapat menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu obat apa yang akan menjadi
prioritas untuk dikendalikan, berapa banyak yang harus dipesan dan kapan
seharusnya dilakukan pemesanan kembali.

Jadi, Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan

tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang
telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat
diunit-unit pelayanan. Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah
persediaan dan penggunaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis
habis pakai. Sistem pengendalian persediaan obat merupakan sistem yang dapat

3
membantu dalam memberikan informasi untuk keperluan instalasi farmasi.
Berdasarkan permasalahan yang ada, maka sistem pengendalian persediaan obat
menggunakan pengurutan dan pengelompokan obat yang kemudian digunakan
sebagai acuan dalam menyusun rencana pengadaan.

Mengendalikan persediaan yang tepat bukan hal yang mudah. Apabila

jumlah persediaan terlalu besar mengakibatkan timbulnya dana menganggur yang
besar (tertanam dalam persediaan), meningkatnya biaya penyimpanan, dan risiko
kerusakan barang yang lebih besar. Namun jika persediaan terlalu sedikit
mengakibatkan risiko terjadinya kekurangan persediaan (stock out) karena
seringkali bahan/barang tidak dapat didatangkan secara mendadak dan sebesar
yang dibutuhkan, yang menyebabkan terhentinya proses produksi, tertundanya
penjualan bahkan hilangnya pelanggan.

Keseimbangan antara permintaan dan persediaan diartikan bahwa

persediaan itu lengkap tetapi yang perlu saja dilihat dari jumlah itemnya. Dilihat
dari jumlah unitnya cukup tetapi tidak berlebihan. Untuk mencapai keseimbangan
antara persediaan dan permintaan salah satunya ditentukan oleh persediaan obat
didasarkan atas kecepatan gerak atau perputaran, dimana obat yang laku keras
(fast moving) supaya tersedia lebih banyak dan obat yang kurang laku (slow
moving) disediakan dalam jumlah yang sedikit.

2.2 Tujuan Pengendalian

Tujuan pengendalian persediaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan
medis habis pakai adalah untuk:

a. Penggunaan obat sesuai dengan formularium rumah sakit

b. Penggunaan obat dengan diagnosis dan terapi

c. Memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan atau kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa dan kehilangan
serta pengembalian pesanan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan
medis habis pakai.

4
2.3 Cara Pengendalian
Cara untuk mengendalikan persediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan
medis habis pakai adalah:

a. Melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving)

b. Melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu 3 bulan

berturut-turut (death stock)

c. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala

2.4 Metode-Metode Sistem Pengendalian

2.4.1 Metode Always-Better Control (ABC)

Untuk penentuan kebijaksanaan pengendalian persediaan yang ketat dan
agak longgar terhadap jenis-jenis bahan yang ada dalam persediaan, maka dapat
digunakan metode analisis ABC. Metode ini menggambarkan Pareto Analysis,
yang menekankan bahwa sebagian kecil dari jenis-jenis bahan yang terdapat
dalam persediaan mempunyai nilai penggunaan yang cukup besar yang mencakup
lebih daripada 60% dari seluruh bahan yang terdapat dalam persediaan. Metode
ini adalah suatu analisa yang digunakan semata-mata untuk mengurutkan jumlah
pemakaian, kemudian mengelompokkan jenis barang dalam suatu upaya
mengetahui jenis pergerakan obat yang meliputi berbagai jenis, banyak jumlah
serta pola kebutuhan yang berbeda-beda.

Metode analisis ABC ini sangat berguna di dalam memfokuskan perhatian

manajemen terhadap penentuan jenis barang yang paling penting dan perlu
diprioritaskan dalam persediaan. Tidaklah realistis jika memantau barang yang
tidak mahal dengan intensitas yang sama dengan barang yang sangat mahal. Hasil
analisis ABC harus diikuti kebijaksanaan dalam manajemen persediaan, antara
lain :

1. Perencanaan kelompok A harus mendapat perhatian lebih besar daripada

item yang lain.
2. Kelompok A harus dilakukan kontrol fisik yang lebih ketat dibandingkan
dengan kelompok B dan C, pencatatan harus lebih akurat serta frekuensi
pemeriksaan lebih sering.

5
 3. Pemasok juga harus lebih memperhatikan kelompok A agar jangan terjadi
keterlambatan pengiriman.
4. Cycle counting, merupakan verifikasi melalui internal audit terhadap
record yang ada, dilaksanakan lebih sering untuk kelompok A, yaitu1
bulan 1 kali, untuk kelompok B tiap 4 bulan, sedangkan kelompok C tiap 6
bulan.

Klasifikasi persediaan berdasarkan pemakaian dan investasi dibagi atas 3

bagian, yaitu:

1. Persediaan dengan tingkat pemakaian dan investasinya tinggi dengan

persen (%) kumulatifnya 0-70% yang disebut fast moving dengan bobot =
3, yaitu kategori kelompok A.
2. Persediaan dengan tingkat pemakaian dan investasinya sedang dengan
persen (%) kumulatifnya 71-90% yang disebut moderate dengan bobot =
2, yaitu kategori kelompok B.
3. Persediaan dengan tingkat pemakaian dan investasinya yang rendah
dengan persen (%) kumulatifnya 91-100% yang disebut slow
movingdengan bobot = 1, yaitu kategori kelompok C.

Perbekalan farmasi kategori A menyerap anggaran 70%, kelompok B

menyerap anggaran 20% dan kategori C menyerap anggaran 10%. Setelah item-
item inventori dikelompokan ke dalam kelas A,B, dan C, selanjutnya pihak
manajemen industri perlu memfokuskan perhatian pada item-item kelas A dengan
merumuskan kebijaksanaan perencanaan dan pengendalian item-item kelas A.
Pihak manajemen industri juga dapat memanfaatkan klasifikasi ABC ini untuk
merumuskan sistem manajemen inventori item, seperti pada tabel:

6
2.4.2 Metode EOQ (Economic Order Quantity) dan Economic Order
Interval(EOI)

a. Metode EOQ (Economic Order Quantity)

Konsep kuantitas pesanan yang ekonomis (EOQ) ini adalah menyeimbangkan

biaya pemeliharaan persediaan dengan biaya pemesanan. Economic Order
Quantity (EOQ) adalah sejumlah persediaan barang yang dapat dipesan pada
suatu periode untuk tujuan meminimalkan biaya dari persediaan barang tersebut.
Dua macam biaya yang dipertimbangkan dalam model EOQ adalah biaya
penyimpanan dan biaya pemesanan. model EOQ adalah salah satu teknik kontrol
persediaan tertua dan paling dikenal/teknik ini relatif mudah digunakan, tetapi
berdasarkan asumsi, yaitu:

1. Jumlah permintaan diketahui, konstan dan independen.

2. Penerimaan persediaan bersifat instan dan selesai seluruhnya. Dengan kata
lain persediaan dari sebuah pesanan datang dalam satu kelompok pada
suatu waktu.
3. Tidak tersedia diskon kuantitas.
4. Biaya variabel hanya biaya untuk penyetelan/pemesanan dan biaya
menyimpan persediaan dalam waktu tertentu.
5. Kehabisan persediaan dapat sepenuhnya dihindari jika pemesanan
dilakukan pada waktu yang tepat.

7
 Model persediaan umumnya meminimalkan biaya total. Dengan asumsi yang
diberikan di atas biaya paling signifikan adalah biaya pemesanan dan biaya
penyimpanan. jadi jika kita meminimalkan biaya pemesanan dan biaya
penyimpanan, kita juga akan meminimalkan biaya total. Seiring dengan

meningkatnya kuantitas yang dipesan, jumlah pemesanan pertahunnya akan

menururn namun biaya penyimpanan akan meningkat karena jumlah persediaan
yang harus diurus lebih banyak.

Rumus untuk menentukan jumlah pesanan optimum :

Dimana :

Q = jumlah setiap kali pesan

D = Kebutuhan perperiode

S = Ongkos setiap kali pesan

H = Biaya penyimpanan

b. Economic Order Interval(EOI)

Sebuah konsep yang berhubungan EOQ adalah EOI. Interval teoritis yang
ideal untuk jangka waktu pemesanan disebut dengan EOQ. Sebagaimana kasus
EOQ, EOI berubah berdasarkan nilai variabel individu dengan biaya akuisisi yang
tinggi, EOI menurun (pemesanan pertahun), dan seterusnya. Juga seperti EOQ,
rumus EOI menghasilkan rekomendasi yang harus dibulatkan.Walaupun EOI
mempunyai aplikasi yang utama dalam sistem yang menggunakan EOQ, untuk
mengatur kuantitas jumlah pemesanan, EOI dapat digunakan dalam sistem
persediaan obat untuk mengecek interval pemesanan teoritis yang ideal pada
pembelian terjadwal dan kemudian untuk mengelompokkan item yang terbaik
yang dipesan tiap bulan, tiap 3 bulan, tiap tahun dan seterusnya.

8
EOI =

Dimana:

Co: Cost per Order (sekali Pesan)

Cm: Cost of main tenance dari persediaan dalam setahun

S: Jumlah permintaan setahun

U: Cost per unit

Intinya adalah EOI merupakan waktu pemesananyang menguntungkan secara

ekonomis. Dimana pada waktu ini tidak menyebabkan stok kosong tidak tersedia
saat dibutuhkan(stock out)maupun stok menumpuk(over stock).

2.4.3 Metode VEN

Metode VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada
dampak tiap jenis obat terhadap kesehatan. Semua jenis obat yang direncanakan
dikelompokan kedalam tiga kategori yakni :

1. Vital (V)
Vital adalah kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital), yang termasuk
dalam kelompok ini antara lain :
a. obat penyelamat (life saving drug)
b. obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok dan
c. obat-obatan untuk mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar.

Contoh obat yang termasuk jenis obat Vital adalah adrenalin, antitoksin,
insulin, obat jantung,

2. Esensial (E)
Esensial bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk
menyembuhkan penyakit, atau mengurangi penderitaan pasien.

Contoh obat yang termasuk jenis obat Essensial adalah :

a. Antibiotic

9
 b. obat gastrointestina
c. NSAID dan lain lain.
3. Non-esensial (N)
Non-esensial meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakanuntuk
penyakit yang sembuh sendiri (self limiting disease), perbekalanfarmasi yang
diragukan manfaatnya, perbekalan farmasi yang mahal namun tidak
mempunyai kelebihan manfaat dibanding perbekalan farmasi lainnya. Contoh
obat yang termasuk jenis obat Non-essensial adalah :
a. Vitamin
b. suplemen dan lain-lain.

Penggolongan Obat Sistem VEN dapat digunakan:

1. Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia.

2. Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok vital
agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat
3. Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan terlebih dahulu kriteria
penentuan VEN.

Dalam penentuan kriteria perlu mempertimbangkan kebutuhan masing-masing

spesialisasi. Langkah-langkah menentukan VEN :

1. Menyusun kriteria menentukan VEN

2. Menyediakan data pola penyakit
3. Standar pengobatan

2.4.4 Metode PUT (Prioritas, Utama, Tambahan)

PUT digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana
anggaran yang ada tidak sesuai dengan kebutuhan dengan cara menggabungan
analisa ABC dan VEN yang akan diklasifikasikan menjadi obat-obat yang
prioritas (AV, BV, CV), utama (AE, BE, CE), dan tambahan (AN, BN, CN)
.Ketentuan prioritasa Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas utama
untuk dikurangi atau dihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang,
maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan obat NA selanjutnya.
Literatur lain mengatakan :

10
 a. Buang kategori N terutama NA
b. Seleksi E yang termasuk slow atau fast moving.
c. Ubah obat bermerek menjadi generic
d. Ubah obat bermerk dengan merk lain yang lebih murah
e. Komunikasikan dengan dokter dan direktur

Selanjutnya dapat diketahui kategori PUT dengan mudah berdasarkan tabel

berikut:

Kategori PUT meliputi:

a. Prioritas
harus diadakan tanpa memperdulikan sumber anggaran. Pada analisis
ABC-VEN termasuk dalam kelompok AV, BV dan CV (kategori vital
A,vital B,vital C).
b. Utama
Dialokasikan pengadaannya dari sumber dana tertentu. Pada analisis ABC-
VEN termasuk dalam kelompok AE, BE, CE (kategori essensial
A,essensial B,essensial C).
c. Tambahan
Dialokasikan pengadaannya setelah obat prioritas dan utama terpenuhi.
Pada analisis ABC-VEN dalam kelompok AN, BN dan CN (kategori non
essensial A, non essensial B, non essensial C).

2.4.5 Metode Just In Time (JIT)

Konsep Just In Time ini dikembangkan oleh Taichi Ohno dan kawan-
kawannya di Toyota Motor Company jepang dan mulai berkembang di tahun
1978.

11
Beberapa hal penting dalam konsep JIT ini adalah :

1. Semua material adalah bagian aktif dari sistem produksi dan tidak boleh
menimbulkan masalah yang menyebabkan timbulnya persediaan
2. Persediaan seminim mungkin (sesuai Kebut saja) untuk menjaga
kelangsungan produksi, dan harus tersedia dalam jumlah, waktu, serta
kualitas yang tepat dan Dalam jumlah & mutu yang tepat
3. Diminimumkannya variabelitas (masalah)
• kesalahan pemasok
• kesalahan design
• kesalahan operator
• kesalahan menerjemahkan keinginan konsumen
4. Persediaan adalah ‘WASTE’ / Pemborosan

Manfaat Just In Time :

1. Berkurangnya persediaan
 Biaya “ berkurang’
 Investasi pada persediaan
2. Meningkatnya pengendalian mutu
 Pemasok lebih komitmen

Ciri-ciri JIT :

1. Pemindahan material dengan Pull Method (sesuai permintaan bagian

berikutnya, bukan atas dasar peramalan)
2. Kualitas produk per bagian harus bagus
3. Jumlah pemesanan harus rendah
4. Beban kerja setiap bagian harus sama
5. Komponen dan metode kerja harus standar
6. Hubungan dengan pemasok harus baik
7. SDM harus fleksibel
8. Produksi berfokus pada aliran produk
9. Penggunaan otomasi produksi
10. Perawatan dilakukan secara preventif

12
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
1. Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan
tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program
yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/kekosongan obat diunit-unit pelayanan.
2. Tujuan pengendalian:
a. Penggunaan obat sesuai dengan formularium rumah sakit
b. Penggunaan obat dengan diagnosis dan terapi
c. Memastikan persediaan efektif dan efisien
3. Cara-cara pengendalian :
a. slow moving
b. death stock
c. Stok opname

4. Metode-metode pengendalian :

a. metode ABC
b. metode EOQ dan EOI
c. metode VEN
d. metode PUT
e. metode JIT

13
 DAFTAR PUSTAKA

• Arman, F., Lesilolo, M.S., dkk, 2008, Pedoman Pengelolaan Perbekalan

Farmasi di Rumah Sakit, Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta

• Abert, C., Banneberg, W., Bates, J., Battersby, A., Beracochea, E., 2012,
Managing Access to Medicines and Health Technologies, Management
Science for Health Inc.,

• Pradhana, D., 2013, Procurement, Bahan Ajar, Program Studi Profesi

Apoteker Universitas Islam Indonesia.

III