MAKALAH

FARMASI RUMAH SAKIT

( DRUG MANAGEMENT FOR HEALTH
FACILITIES )
Dosen : Dra. Aziza Nuraini P., MM., Apt.

Disusun oleh:
Kelompok 4

1. Konita Wulandari (20340191)

2. Luciana Cindy Maharani (20340193)
3. Hilda Jesika Limbong (20340188)
4. Romandani (20340151)
5. Meiman Hidayat (20340195)

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
INSTITUT SAINS DAN TEKNOLOGI NASIONAL
JAKARTA
2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur yang dalam kami penulis ucapkan ke hadirat Tuhan Yang
Maha Esa karena berkat rahmat-Nya makalah ini dapat penulis selesaikan sesuai
dengan waktu yang telah di tentukan. Dalam makalah ini, penulis membahas
mengenai “DRUG MANAGEMENT FOR HEALTH FACILITIES”.
Makalah ini dibuat dalam rangka memperdalam pemahaman
mengenai pengertian, tujuan, pengelolaan, kelebihan dan kekurangan
harapan bahwa mahasiswa lebih memahami dan mengenal materi tersebut.
Makalah ini juga dibuat untuk memenuhi tugas kelompok penulis dalam
Mata Kuliah Farmasi Rumah Sakit.
Menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh
karena itu kami sebagai penulis mengharapkan kritik dan saran yang
bersifat membangun untuk menyempurnakan makalah ini. Akhir kata
kami penulis ucapkan terima kasih dan semoga makalah ini bermanfaat.

Jakarta, April 2020

Penulis

2
 DAFTAR ISI

HALAMAN DEPAN..............................................................................................1

KATA PENGANTAR............................................................................................2

DAFTAR ISI...........................................................................................................3

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang..............................................................................................4

1.2 Tujuan...........................................................................................................5

1.3 Rumusan Masalah.........................................................................................5

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Mengelola Obat-obatan di Fasilitas Kesehatan.............................................6

2.2 Mengelola Area Penyimpanan......................................................................9

2.3 Pengendalian Persediaan dalam Fasilitas Kesehatan..................................21

2.4 Mendistribusikan Stok dari Gudang............................................................27

2.5 Pelatihan Staf..............................................................................................32

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan.................................................................................................37

3.2 Pedoman Penilaian………………………………………………………..41

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................38

3
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Rumah Sakit merupakan salah satu sarana fasilitas kesehatan yang berfungsi
menyelenggarakan pengobatan dan pemulihan, peningkatan, serta pemeliharaan
kesehatan. Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat
dengan karakteristik yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan
kesehatan, kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang
harus mampu meningkatkan pelayanan kesehatan bermutu dan terjangkau oleh
masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang tinggi. Salah satu kegiatan yang
ada di Rumah Sakit untuk menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu adalah
pelayanan farmasi.

Standar pelayanan Rumah Sakit, menyebutkan bahwa pelayanan farmasi

rumah sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan
rumah sakit yang berorientasi kepada pelayanan pasien, pengelolaan, pengadaan
obat yang bermutu, termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi
semua lapisan masyarakat.

Pengelolaan persediaan farmasi di tingkat fasilitas secara langsung

mempengaruhi kualitas perawatan kesehatan. Pengelolaan obat termasuk proses
penyimpanan haruslah efektif dan efisien. Proses pengelolaan dapat terjadi dengan
baik bila dilaksanakan dengan dukungan kemampuan menggunakan sumber daya
yang tersedia dalam suatu sistem, dan tanpa manajemen dari seorang kepala IFRS
maka semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit.

Manajemen pengelolaan obat merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai

dari perencanaan sebagai tahap awal yang penting dan menentukan, karena
perencanaan kebutuhan obat akan mempengaruhi pengadaan, pendistribusian dan
penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan. Apabila perencanaan buruk maka
akan mengakibatkan kekacauan dalam siklus manajemen secara keseluruhan,
yang menimbulkan dampak seperti pemborosan, tidak tersedianya obat, tidak
tersalurnya obat, obat rusak, dan lain sebagainya.

4
1.2. Rumusan Masalah
1. Bagaimana managemen persediaan obat di fasilitas kesehatan?
2. Bagaimana proses pemesanan dan penerimaan persediaan obat di
fasilitas kesehatan?
3. Bagaimana cara penyimpanan obat di fasilitas kesehatan?
4. Apa keuntungan dari managemen persediaan obat di fasilitas kesehatan
jika dilakukan dengan cara yang benar?
1.3. Tujuan
1. Mengetahui dan memahami managemen persediaan obat di fasilitas
kesehatan.
2. Mengetahui dan memahami proses pemesanan dan penerimaan
persediaan obat di fasilitas kesehatan.
3. Mengetahui cara penyimpanan obat di fasilitas kesehatan.
4. Mengetahui keuntungan dari managemen persediaan obat di fasilitas
kesehatan jika dilakukan dengan cara yang benar.

5
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengelolaan Obat-obatan di Fasilitas Kesehatan

Manajemen persediaan obat di tingkat fasilitas secara langsung

mempengaruhi kualitas perawatan kesehatan. Jika obat-obatan secara konsisten
tidak tersedia, pasien akan menderita dan staf kehilangan motivasi. Hilangnya
kepercayaan pasien dan staf pada system kesehatan sehingga akan berdampak
pada menurunnya kehadiran pasien. Manajemen persediaan obat yang tetap akan
mendorong perawatan yang efektif, menginspirasi kepercayaan diri di fasilitas
kesehatan, dan memberikan kontribusi terhadap kepuasan kerja dan harga diri di
antara staf. Setiap fasilitas kesehatan, berapapun tinggi atau rendah, perlu
menyimpan dan mengelola persediaan obat. Harus ada sistem untuk memastikan :

 penyimpanan yang aman;

 penyimpanan dalam kondisi lingkungan yang baik;
 pencatatan yang akurat;
 penataan kembali yang efektif;
 rotasi stok efektif dan pemantauan kedaluarsa
 pencegahan kebakaran dan pencurian yang efektif.
Tenaga kesehatan dan manajer sering percaya bahwa pengendalian
persediaan hanya mungkin jika sumber daya berlimpah. Pengendalian persediaan
adalah suatu kegiatan pengelolaan yang dilakukan oleh staf khusus. Staf khusus
akan menjalankan pengendaliaan persediaan yang baik sehingga pemembuatan
pemesanan dan manajemen obat akan lebih mudah.
Program obat esensial merupakan obat dengan prioritas tinggi pada yang
harus dikontrol persediaannya untuk memastikan pasokan obat esensial, vaksin,
dan barang lainnya tersedia di fasilitas kesehatan. Untuk mencapai tujuan ini, staf
perlu dilatih dalam prosedur pengendaliaan persediaan, penyimpanan, dan
pemesanan inventor. Pilihan metode pengendaliaan persediaan yang tepat
bervariasi sesuai dengan jenis fasilitas, skala operasi, dan kemampuan staf.
Managemen persediaan obat pada fasilitas kesehatan, yaitu :

6
 1. Menyiapkan pesanan yang efektif

2. Menjaga tingkat persediaan pengaman yang memadai dalam batas

anggaran

3. Menyimpan catatan sesuai dengan persyaratan lokal

4. Menyesuaikan tingkat persediaan untuk melupakan tren morbiditas baru

dan perubahan terbaru dari standar pengobatan

5. Menyediakan penyimpanan yang sesuai, aman, dan terjamin serta

mencegah obat kadaluwarsa.

Fasilitas pengelolaan persediaan obat akan dapat langsung mempengaruhi

kualitas pelayanan kesehatan, jika obat dalam jangka waktu tertentu tidak tersedia
maka pasien tidak mendapatkan obat dan para pegawai atau tenaga kesehatan
akan kehilangan kepercayaan dari pasien. Termasuk orang – orang yang datang
akan kehilangan kepercayaan terhadap pelayanan fasilitas kesehatan serta
memberikan kontribusi untuk kepuasan dalam bekerja dan kepercayaan anatara
tenaga kesehatan.
Tenaga kesehatan dan pihak pengelola meyakini pengendalian persediaan
dapat terkontrol baik jika sumber daya terpenuhi. Inventaris mengontrol
pengelolaan dan persediaan sumber daya yang tersedia, “sumber daya terpenuhi”
jika dalam pengendalian persediaan dilakukan secara efektif sehingga dapat
diimplemenatasikan. Pengendalian persediaan barang memiliki banyak manfaat
pada fasilitas kesehatan, pasien dapat menerima obat dengan cepat dan adanya
kekurangan persediaan dapat dihindari bahkan ketika adanya penundaan
pengiriman.
Pengendalian biaya untuk persediaan
Persediaan fasilitas kesehatan baru mencapai 25-50% dari total anggaran
tahunan. Jika modal dikelola dengan baik maka biaya yang digunakan akan
seimbang dengan penggunaannya. Sebuah sistem pengendalian persediaan yang
efisien. Persediaan yang tidak terkontrol dapat menyebabkan pembengkakan
biaya atau peningkatan biaya untuk pemegang saham (pemberi modal).

7
Distribusi

• Catatan persediaan yang kurang baik dan kurangnya keamanan

memudahkan terjadi pencurian.
• Perubahan pada ketentuan peresepan atau kebiasaan membuat obat tidak
terpakai. Tanpa pengendalian persediaan yang baik, perubahan tersebut
dapat mengakibatkan pemborosan yang berlebihan.
Tempat Penyimpanan dan Penyimpanan Persediaan

Obat-obat dan perlengkapan medis dapat disimpan pada suhu kamar yang
tidak terkendali. Jika produk tidak memiliki petunjuk khusus, kondisi
penyimpanan normal dapat dipakai. Ini menunjukan penyimpanan dalam keadaan
kering, bersih, tempat berventilasi pada suhu 15-25oC atau tergantung pada
kondisi iklim yang mencapai 30oC. Penyimpanan produk membutuhkan
lingkungan yang terkendali. Masa penyimpanan produk yang digunakan
kemungkinan dapat berkurang jika kelembaban tidak diatur atau suhu ruangan
yang terlalu panas.

Pengendalian stok dan Pemantauan Kadaluarsa

First-in first-out (FIFO) aturan memastikan pemutaran persediaan dan
mencegah pemborosan dengan melihat waktu kadaluarsa dengan memastikan
persediaan baru yang memiliki tanggal kadaluarsa lebih lama. Persediaan baru
harus ditempatkan di bagian belakang rak (atau, jika hal ini tidak mungkin,
lakukan ke sisi kiri). Persediaan harus dikeluarkan hanya dari depan atau dari sisi
kanan. Tanggal kadaluarsa obat harus diperiksa pada saat penerimaan. Dalam
sistem daluarsa-pertama/ pertama keluar (FEFO), persedian dengan tanggal
daluarsa terlama harus ditempatkan jauh ke belakang (atau ferthest ke kiri), sistem
ini harus digunakan ketika baru menerima persediaan sebelum persediaan
mengalami batas kadaluarsa.
Penyiapan Stok
Pengaturan persedian yang sistematis akan menghemat waktu pemesanan
produk atau penempatan dan mencegah kehilangan persediaan. Sistem yang
paling sering digunakan di fasilitas kesehatan yaitu pengelompokkan berdasarkan

8
kategori terapi, indikasi klinis atau bentuk sediaan dengan produk yang disusun
menurut abjad dalam kategori tersebut.
Catatan Penyimpanan dan Pemesanan Stok
Menguraikan prinsip manajemen persediaan, yang mana sama dengan
fasilitas kesehatan yang sederhana dan di tempat fasilitas yang lebih besar.
Aplikasinya mungkin akan berbeda tetapi metode yang mendasarinya tetap sama.
Catatan Penyimpanan
Hal yang paling penting adalah kartu persediaan (stok) karena mencatat
bagiin – bagian yang diperlukan. Pencatatan kartu stok minimal harus
mencantumkan satuan sediaan farmasi (misalnya, 500-tablet/wadah, tablet, atau
ml), dan tanggal daluarsa atau jika masih dapat digunakan. Kolom dan baris untuk
mencatat penerimaan dan mengeluarkan persediaan harus terlihat jelas di bawah
standar informasi. Selain itu kartu stok disimpan disebelah lemari atau rak produk,
memungkinkan ada pembukuan untuk stok obat dengan memperhatikan salinan
catatan dari setiap transaksi.
Pemesanan stok
Sebagian besar fasilitas kesehatan menggunakan sistem pergantian saat
melakukan pemesanan obat. Pekerja harus memahami tingkat penilaian dimana
masing – masing produk yang digunakan serta memiliki pemahaman yang jelas
tentang konsep keamanan obat. Berbagai metode perhitungan jumlah pesanan
dilakukan, tapi semua didasarkan pada penggunaan bulanan. Penggunaan bulanan
dapat ditentukan dari kartu stok atau dari tanda penerimaan stok bulanan.
Penerimaan Stok
Harus ada prosedur yang jelas untuk penerimaan stok. Jika barang tidak
diperiksa di tempat pada saat datangnya barang, akan terjadi kekacauan. Pekerja
yang bersangkutan harus bertanggung jawab, apakah dia melakukannya sendiri
atau dengan petugas lainnya.
Fasilitas Kesehatan dengan kapasitas yang sederhana
Fasilitas lebih sederhana memungkinkan tidak memiliki apotek yang
terpisah pada (rawat jalan dan rawat inap), akan tetapi semua itu harus memiliki
gudang penyimpanan obat, lemari obat, penyerahan obat dan tempat pengobatan.

9
 Pengelolaan persediaan (seringkali dalam wadah tunggal) obat yang pada
umumnya harus disimpan di tempat perawatan. Obat oral disimpan dalam
keranjang troli atau lemari terkunci. Persediaan obat suntik dengan jumlah sedikit
umumnya harus disimpan dalam sebuah nampan di ruang perawatan. Biasanya
terdapat tempat yang terpisah untuk membersihkan dan mengganti perban luka.
Dimana memungkinkan terdapat jarak dari produk dalam keranjang troli dan
lemari harus dalam keadaan terkunci. Penyediaan persediaan diisi kembali dari
gudang setiap hari. Pastikan wadah persediaan dalam keadaan tetutup rapat
terkecuali wadah dibuka ketika akan digunakan, untuk menghindari adanya
kerusakan dan kehilangan efektifitasnya.
Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Pergerakan dan pengendalian persedian yang lebih menyeluruh di fasilitas
kesehatan yang lebih besar dimana tersedianya pembedahan dan persalinan,
persediaan dengan gudang yang terpisah mungkin akan dibutuhkan. Farmasi
rumah sakit harus harus bertanggung jawab dalam penyetokan ulang di semua
tempat penyimpanan obat dan dapat memberikannya untuk pasien rawat inap dan
pasien rawat jalan. Banyaknya resep dari rawat jalan memungkinkan apotik rawat
jalan dapat terpisah dari apotik utama.
Farmasi rumah sakit memilki pekerja yang bertugas untuk menyerahkan
obat pada pasien rawat inap dan memutuskan pemberhentian kepada pasien yang
telah selasai pengobatannya, untuk pasien rawat jalan, bangsal, instalasi dan
nampan obat emergency. Sebuah “daftar obat” harus disusun setiap hari, untuk
perlengkapan dari gudang setiap harinya & memiliki waktu cukup untuk istirahat
Tujuan pengendalian persediaan di tingkat fasilitas kesehatan adalah untuk:
 Mencatat penerimaan dan pengeluaran modal;
 Menjaga persediaan yang cukup untuk bertahan antara pengiriman;
 Pertahankan persediaan dengan biaya serendah mungkin, dan dalam batas
anggaran menyediakan penyimpanan yang tepat, aman, dan aman;
 Mencegah kadaluwarsa obat-obatan;
 Menyediakan penyimpanan yang sesuai.
1. Manfaat dari sistem pengendalian persediaan yang baik di tingkat
fasilitas kesehatan

10
 Menjaga persediaan yang cukup memiliki banyak manfaat di fasilitas
kesehatan. Manfaat bagi pasien yaitu pasien segera menerima obat-obatan, dan
persediaan tetap terjaga walaupun mengalami penundaan pengiriman dari
distributor. Persediaan dapat diisi kembali sesuai dengan waktu penerimaan sesuai
berdasarkan waktu perencanaan. Sistem pengendaliaan persediaan yang baik
apabila dijalankan di suatu fasilitas kesehatan maka akan memastikan
pertanggungjawaban untuk persediaan yang ada.
2. Masalah yang timbul dari pengendalian persediaan yang buruk
Ketika pengendalian persediaan buruk maka akan terjadi masalah. Kondisi
pasien akan memburuk akibat keterlambatan pengobatan yang diberikan, seorang
pasien bahkan terancam dapat meninggal jika obatnya tidak tersedia. Jika obat-
obatan tidak tersedia di fasilitas pedesaan, pasien harus menempuh perjalanan
yang jauh dan mahal untuk mendapatkan pengobatan. Jika ketersediaan di tingkat
menengah lebih baik daripada di tingkat dasar, masyarakat akan kehilangan
kepercayaan pada perawatan Kesehatan dasar dan mencari perawatan rumah sakit.
Jika obat sudah tidak ada lagi, alternatif lain yaitu peresepan yang tidak sesuai
akan dilakukan. Saat obat diresepkan yang terjadi stok sering habis dan mahal
sehingga akan terjadi pemesanan emergency namun memerlukan biaya yang lebih
mahal dan kurang efektif.
Staf biasanya menolak penerapan sistem pengendalian persediaan karena
kurangnya waktu untuk mencatat atau perasaan bahwa "ini bukan pekerjaan saya".
Kurangnya pelatihan yang sesuai juga dapat berpengaruh terhadap sistem baru
yang akan dijalankan. Pasien juga perlu memahami waktu yang dihabiskan staf
perawatan kesehatan untuk menyimpan catatan dan memastikan bahwa obat-
obatan mereka akan tersedia selama kunjungan berikutnya.
3. Biaya penyimpanan stok
Sediaan farmasi dan kesehatan lainnya dapat mencapai 25% – 50% dari
total anggaran tahunan fasilitas kesehatan. Namun, jika persediaan dikelola
dengan baik, pengeluaran di waktu yang akan datang dapat sesuai dengan
penggunaan. Sistem pengendalian persediaan yang efisien dapat menghemat
biaya. Pengendaliaan persediaan yang buruk menyebabkan pemborosan atau
peningkatan biaya untuk menyimpan stok yaitu :

11
  Penimbunan barang-barang tertentu secara berlebihan dapat menghabiskan
sebagian besar anggaran farmasi, meninggalkan dana yang tidak cukup
untuk obat-obatan penting lainnya, seperti obat penyelamatan jiwa.
 Obat-obatan yang terlalu banyak menumpuk seringkali kedaluwarsa;
misalnya, beberapa obat antiretroviral (ARV) hanya memiliki masa
simpan enam bulan.
 Kondisi penyimpanan yang buruk dapat menyebabkan stok rusak
(misalnya, pembalut mungkin basah oleh kebocoran di atap, atau obat-
obatan yang disuntikkan dapat kehilangan potensi jika gudang terlalu
panas).
 Catatan stok yang buruk dan keamanan yang buruk membuat pencurian
lebih mudah.
 Perubahan dalam kebijakan atau praktik peresepan dapat membuat obat
menjadi usang. Tanpa pengendaliaan persediaan yang baik, perubahan
tersebut dapat mengakibatkan pemborosan yang berlebihan.

2.2. Mengelola Area Penyimpanan

Pengendalian persediaan yang baik membutuhkan pemikiran yang cermat

tentang dimensi dan desain ruang penyimpanan, kondisi yang tepat untuk
penyimpanan berbagai jenis persediaan, dan pentingnya rotasi persediaan dan
pengaturan persediaan yang sistematis, serta perhatian pada kebersihan, tindakan
pencegahan kebakaran, dan keamanan di dalam gudang (lihat Gambar 1).

1. Dimensi dan desain penyimpanan

Penyimpanan harus ditempatkan di rak yang kering dan tahan cuaca. Stok
harus diatur dan mudah diakses di rak berkualitas baik dalam jumlah yang
memadai (sebagian besar barang di fasilitas kesehatan dapat disimpan di rak).
Peralatan ruang dan rantai dingin harus disediakan untuk pendinginan vaksin dan
barang lainnya. Tingkat suhu dan kelembaban harus dikontrol dalam batas yang
sesuai, dan ruangan harus berventilasi baik. Obat-obatan dan persediaan medis
harus dipisahkan dari makanan, dan barang non-medis lainnya. Bangunan harus
aman secara fisik.

12
a. Ukuran
Inovasi produk dan kemasan, serta ketakutan akan infeksi yang ditularkan
melalui darah, seperti HIV dan hepatitis B, telah meningkatkan penggunaan
peralatan medis sekali pakai. Barang-barang ini membutuhkan lebih banyak ruang
penyimpanan. Selain itu, inisiatif pendanaan global yang besar, terutama untuk
HIV / AIDS, tuberkulosis, dan malaria, telah meningkatkan volume obat-obatan
yang harus ditangani oleh fasilitas tersebut. Misalnya, kit pengobatan, seperti
yang digunakan untuk tuberkulosis, dan paket blister terapi kombinasi berbasis
artemisinin membutuhkan lebih banyak ruang daripada botol besar tablet.
Perancang fasilitas baru sering kali tidak memperhatikan persyaratan
penyimpanan, dan fasilitas lama sering kali sangat kekurangan ruang, dengan
persediaan yang disimpan di koridor akan memblokir area kerja. Rak yang bisa
disesuaikan dan peralatan penanganan sering kali kurang. Fasilitas kesehatan
perlu mewaspadai kemungkinan peningkatan kebutuhan ruang karena peningkatan
skala program kesehatan masyarakat dan rencana yang sesuai.
Ukuran gudang rumah sakit lebih sulit karena bervariasi dengan cakupan
layanan yang ditawarkan dan pengaturan layanan. Tingkat stok dan waktu tunggu
juga perlu dipertimbangkan dalam estimasi. Namun, aturan umumnya adalah
bahwa 1 meter persegi per tempat tidur rumah sakit dapat digunakan untuk
perencanaan awal dan penetapan biaya, dengan asumsi bahwa persediaan diterima
setiap bulan.
b. Area penerimaan obat
Area terlindung cuaca yang ditujukan untuk menerima persediaan harus
dekat dengan area penyimpanan dan sebaiknya dihubungkan dengan jalan
tertutup. Departemen apotek atau gudang medis di rumah sakit mungkin memiliki
ruang pengiriman sendiri, yang sering kali dinaikkan di atas permukaan tanah
untuk memfasilitasi pembongkaran dari van pengiriman besar. Fasilitas yang lebih
sederhana memiliki satu ruang penerima yang menyediakan akses ke ambulans
dan truk pengiriman yang sedikit. Menunjuk satu area dari gudang sebenarnya
sebagai area penerima mungkin diperlukan, jika tidak ada ruang untuk rongga
penerima yang terpisah.
2. Penyimpanan Persediaan

13
 Sebagian besar persediaan farmasi dan medis dapat disimpan pada suhu
ruangan yang tidak terkontrol. Jika produk tidak memiliki instruksi khusus,
kondisi penyimpanan normal berlaku. Kondisi ini berarti penyimpanan di tempat
yang kering, bersih, berventilasi baik pada suhu +15 hingga +25 °C atau
tergantung pada kondisi iklim, hingga +30 °C.
Obat yang kurang stabil harus disimpan dalam kondisi tertentu untuk
menjaga keefektifannya dan mencegah kontaminasi. Instruksi penyimpanan
khusus untuk produk. Merek yang berbeda dari obat generik yang sama mungkin
memiliki persyaratan penyimpanan yang berbeda karena kemasan atau
formulasinya sedikit berbeda. Rekomendasi pabrikan harus diikuti. Tanggal
kedaluwarsa yang diberikan oleh pabrikan mengasumsikan bahwa produk
disimpan dalam kondisi ideal. Kategori obat berikut memerlukan fasilitas
penyimpanan khusus:
 Produk yang harus dibekukan (biasanya vaksin dan serum)
 Produk yang sensitif terhadap panas yang membutuhkan pendinginan
 Produk yang masa simpannya berkurang pada suhu ruangan yang tidak
terkontrol dan membutuhkan ventilasi atau AC
 Produk yang mudah terbakar yang membutuhkan bangunan terpisah dan
tahan api
 Produk yang rentan terhadap pencurian atau penyalahgunaan harus
disimpan pada lemari khusus
Kategori Obat - Obatan berikut ini memerlukan fasilitas penyimpanan
khusus

Umur simpan yang dapat digunakan dari produk berikut dapat berkurang
jika disimpan pada kelembaban yang tidak terkontrol atau pada suhu kamar di
iklim panas:

 Beberapa produk suntik (misalnya, adrenalin). Kebanyakan sediaan suntik

kurang stabil dibandingkan bentuk oral padat (tablet dan kapsul). Sediaan
injeksi dalam larutan sangat tidak stabil, sedangkan sediaan bubuk kering
beku (untuk rekonstitusi) kurang terdegradasi. Banyak suntikan
membutuhkan perlindungan dari cahaya maupun panas.

14
  Beberapa suspensi, seperti Stavudin ARV, yang memiliki umur simpan
lebih pendek daripada bentuk kapsul.
 Cairan intravena (terutama jika dibeli dalam wadah plastik).
 Beberapa supositoria, pessaries, krim, dan salep. Produk ini dapat meleleh
pada suhu lebih dari 30°C. Jika benar-benar meleleh, sebaiknya tidak
digunakan karena bahan aktif dalam formula mungkin tidak terdistribusi
secara merata.
 Film sinar-X dan bahan kimia. Produsen biasanya merekomendasikan
penyimpanan film sinar-X pada maksimum 21°C. Paket yang terbuka juga
dipengaruhi oleh kelembapan. Kisaran kelembaban 30 hingga 50 persen
disarankan. Film sinar-X harus ditangani dengan hati-hati untuk
menghindari noda, kusut, tekuk, dan gesekan.
 Produk yang mengandung karet, lateks, selulosa, atau beberapa plastik.
Kondom, perangkat medis sekali pakai yang paling steril, dan produk bedah
seperti jarum suntik, jarum, dan kateter membutuhkan perlindungan dari
kelembapan yang berlebihan, dingin, dan cahaya yang kuat. Salah satu dari
kondisi ini dapat membuat produk rapuh, bernoda, berbau busuk, dan tidak
dapat digunakan. Sterilitas tidak dapat dijamin jika kemasan rusak.

Di iklim panas, barang-barang ini harus disimpan di tempat yang paling

dingin, lebih disukai dengan AC atau kipas sirkulasi udara. Dalam penyusunan
daftar obat esensial perlu diperhatikan stabilitas obat dan jenis sarana
penyimpanan yang tersedia.

a. Barang yang membutuhkan Lemari es atau pendingin

Vaksin, produk darah, dan beberapa obat lain kehilangan keampuhannya
jika disimpan, meski sebentar, pada suhu di luar kisaran yang disarankan. Untuk
produk tersebut, rantai dingin harus dijaga di setiap tahap.
Semua peralatan rantai dingin harus memenuhi standar WHO. Lemari es
dan freezer bagian atas adalah pilihan yang paling tepat. Lemari es listrik dari
jenis lapisan es memiliki karakteristik "penahan" yang baik saat listrik mati. Jenis
bukaan depan harus digunakan hanya di tempat yang pasokan listrik atau bahan
bakar benar-benar dapat diandalkan.

15
 Memiliki rencana sebelum lemari es rusak sangat penting. Fasilitas
kesehatan pedesaan seringkali sangat sederhana dan terisolasi sehingga tidak ada
sumber pendingin lain yang tersedia. Fasilitas yang lebih besar seringkali
memiliki lebih dari satu lemari es dan dapat menggunakan lemari es lain untuk
menyimpan vaksin dalam waktu singkat. Sebagai alternatif, pengaturan dapat
dibuat untuk memindahkan isinya ke lemari es pribadi di tempat lain di komunitas
atau untuk mendapatkan pasokan kantong es secara teratur.
Pemantauan dan pemeliharaan rutin juga penting dilakukan, serta penataan
sistem perbaikan yang efektif. Suhu di setiap peralatan harus dipantau dan dicatat
setidaknya sekali sehari. Setiap kerusakan juga harus dicatat, termasuk periode di
mana obat-obatan tersebut terpapar suhu yang tidak terkendali. Obat-obatan
kemudian disimpan atau dibuang, tergantung pada pedoman program atau nasehat
pabrikan. Kartu atau perangkat monitor yang terdapat pada lemari pendingin akan
memudahkan staff dalam pengecekan suhu.
Suhu yang terlalu tinggi dapat merusak beberapa obat-obatan seperti
kontrasepsi suntik, ergometrine, insulin, adrenalin, dan DPT, DT, TT, dan vaksin
hepatitis B. Toksoid beku dapat dideteksi dengan "uji gerak" (jika isinya
menggumpal atau gagal untuk disuspensi kembali setelah diguncang kuat). Bukti
dari Eropa Timur menunjukkan bahwa vaksin dapat membeku di dalam lemari es
selama berbulan-bulan pada musim dingin ketika tidak ada suhu pemanas di
dalam gedung. Lemari es yang dilengkapi sirkuit pemanas tersedia untuk
mengatasi masalah ini. Kehilangan potensi dalam injeksi ergometrine sering
ditemukan dalam studi lapangan, dan juga dapat dideteksi secara visual. Jika
solusinya memiliki kurang dari 90 persen konten yang dinyatakan dan harus
dibuang.
Waktu singkat pada suhu kamar (selama transportasi atau distribusi lokal,
misalnya) dapat diterima untuk banyak produk (seperti ergometrin dan insulin),
paparan tersebut dapat mengurangi umur simpan. Barang lain, seperti vaksin,
harus selalu diangkut dalam kotak dingin.
b. Obat-obatan yang dikendalikan
Narkotika (misalnya suntikan pethidine, sediaan morfin) dan obat-obatan
spesifik lainnya yang dapat disalahgunakan diatur oleh peraturan dan perundang-

16
undangan khusus yang mengatur impor, ekspor, produksi, suplai, kepemilikan,
resep, penyimpanan catatan, & penyimpanan dokumen.
Langkah-langkah keamanan berikut disarankan di apotek dan di setiap
tingkat pengguna:
 Lemari kecil yang diperkuat dan dikunci ganda yang dilengkapi dengan
lampu (sebaiknya dengan bohlam merah) yang menyala saat pintu dibuka
 Rincian pencatatan register khusus dari setiap tanda terima atau terbitan
dengan dua tanda tangan di "serah terima"
 Audit independen (oleh supervisor dan inspektur farmasi nasional).
c. Barang-barang yang harus dikontrol
Beberapa barang yang tidak terkontrol sangat rentan terhadap pencurian,
atau penyalahgunaan. Obat tersebut termasuk obat yang mahal (simetidin,
prazikuantel, ARV); antibiotik tertentu; psikotropika; peralatan seperti gunting,
pisau cukur, dan jarum suntik; dan serba-serbi, seperti gulungan kapas. Barang-
barang seperti itu harus disimpan di tempat yang terpisah, terkunci atau lemari,
atau di tempat yang dapat diawasi.
Barang-barang ini membutuhkan pencatatan yang lebih ketat dan
pengambilan stok yang lebih sering daripada barang-barang lainnya. Audit
periodik mencatat penggunaan (register rawat jalan, catatan resep, atau catatan
stok ruangan) untuk mengungkap pencurian atau penyalahgunaan.
d. Mudah terbakar dan berkarat
Cairan mudah terbakar yang biasa ditemukan di fasilitas kesehatan terbagi
dalam tiga kategori, menurut klasifikasi bahaya Perserikatan Bangsa-bangsa :
 Titik nyala -18 ° C (misalnya, aseton, anestesi eter).
 Titik nyala -18 hingga + 23 ° C (seperti alkohol sebelum pengenceran)
 Titik nyala +23 hingga + 61 ° C (misalnya, minyak tanah)
Persediaan bahan-bahan yang mudah terbakar dalam jumlah besar
membutuhkan gudang luar ruang terpisah yang terletak jauh dari gedung dan jalur
utama. Bahkan stok sederhana dari kategori-1 yang mudah terbakar harus
disimpan di bangunan tambahan yang dirancang khusus (AHRTAG 1994).
Peralatan pemadam kebakaran harus tersedia di ruangan.

17
 Stok sedikit yang mudah terbakar dapat disimpan dalam lemari baja di
tempat yang berventilasi baik, jauh dari nyala api terbuka dan peralatan listrik.
Lemari harus diberi tanda "cairan yang sangat mudah terbakar" dan diberi simbol
bahaya. Rak kabinet harus dirancang untuk menampung tumpahan.
Zat korosif atau oksidan (seperti asam triklorasetat, asam asetat glasial,
larutan amonia pekat, perak nitrat, natrium nitrit, dan pelet natrium hidroksida)
harus disimpan jauh dari bahan yang mudah terbakar, idealnya dalam lemari baja
terpisah. Sarung tangan pelindung tipe industri yang sesuai harus digunakan saat
menangani bahan-bahan ini.
3. Rotasi stok dan pemantauan kadaluwarsa
Aturan kadaluwarsa first expired first out (FEFO) memastikan rotasi stok
dan mencegah pemborosan karena kadaluwarsa. Dalam sistem ini, stok dengan
umur terpanjang harus ditempatkan paling jauh ke belakang (atau, jika rak
membuat penempatan seperti itu tidak mungkin, paling jauh ke kiri). Stok harus
dikeluarkan hanya dari depan atau dari sisi kanan. Tanggal kedaluwarsa obat
harus diperiksa pada saat diterima dan dicatat dalam catatan stok. Stok yang
hampir kadaluwarsa tidak boleh diterima kecuali dapat digunakan sebelum
kadaluwarsa. Fasilitas harus memantau tanggal kadaluwarsa secara teratur, dan
obat kadaluwarsa harus segera dikeluarkan dari stok. Pemusnahan obat kadaluarsa
harus dihancurkan dengan prosedur yang ada sesuai dengan perundang-undangan.
Harus ada prosedur yang disepakati untuk pembuangan yang melindungi
kesehatan masyarakat.
Para profesional kesehatan terkadang harus memutuskan apakah akan
menggunakan pengobatan yang kadaluwarsa sebelum menunda pengobatan.
Obatnya mungkin masih bisa digunakan dan bisa menyelamatkan nyawa, tapi
obat yang kadaluwarsa sebenarnya dapat membahayakan kesehatan pasien yang
berujung pada kematian. Keputusan tersebut memiliki konsekuensi etika dan
hukum. Satu-satunya prosedur legal untuk menggunakan obat kadaluwarsa adalah
dengan mengujinya, mengirimkan hasil tes ke produsen, dan meminta produsen
memperpanjang tanggal kadaluwarsa.
Tidak ada jaminan keefektifan obat setelah tanggal kadaluwarsa. Dalam
keadaan luar biasa, ketika obat kadaluwarsa mungkin harus digunakan, apoteker

18
yang berpengalaman dalam penjaminan mutu harus dilibatkan dan dokter harus
diberitahu. Obat biasanya kedaluwarsa karena telah dipesan berlebihan atau aturan
FEFO belum dijalankan. Di gudang yang dikelola dengan baik di mana pesanan
dilakukan secara teratur dan stok dirotasi, pemborosan yang disebabkan oleh
kedaluwarsa tidak boleh terjadi. Jika ya, supervisor harus mencari tahu alasannya
dan mengambil tindakan korektif.
Produk yang kadaluwarsa atau rusak harus dibuang mengikuti prosedur
standar tertulis yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan negara terkait
dengan limbah berbahaya.
4. Pengaturan Stok atau Penyimpanan
Mengatur stok secara sistematis dapat menghemat waktu saat pemesanan
atau mencari barang dan mencegah stok hilang. Sistem yang paling sering
digunakan di fasilitas kesehatan adalah penyimpanan menurut kategori terapeutik,
indikasi klinis, atau bentuk sediaan, dengan produk disusun menurut abjad dalam
kategori tersebut.
Ruang perawatan dan kereta troli obat harus menyimpan obat-obatan
menurut kelas terapeutik (misalnya, antibiotik, antiasthmatics, atau antipertensi)
atau secara konsisten mengikuti klasifikasi lain yang disetujui.
Cairan untuk penggunaan oral harus disimpan terpisah dari penyimanan
cairan luar. Produk untuk penggunaan luar sering kali mengandung racun. Jika
disimpan dengan obat-obatan untuk penggunaan oral, mereka mungkin tertelan
secara tidak sengaja, yang bisa berakibat fatal. Untuk menghindari risiko, berikut
langkah-langkah pelabelan yang dapat dilaksanakan :
 Produk penggunaan luar harus diberi label yang sesuai sesuai perundang-
undangan. Label peringatan dengan warna merah direkomendasikan.
 Semua obat dalam harus diberi label sesuai dengan persyaratan nasional
atau lokal.
5. Pembersihan
Gudang yang bersih dan rapi lebih mudah dikelola daripada gudang yang
kotor, tidak rapi, dan penuh sampah. Jadwal pembersihan dengan penunjukan
tanggung jawab staf yang jelas harus ditetapkan.
6. Pencegahan kebakaran

19
 Tindakan pencegahan kebakaran harus mencakup aturan larangan merokok
yang ketat, pembuangan bahan limbah yang mudah terbakar secara hati-hati, dan
penanganan yang cermat terhadap bahan yang mudah terbakar. Peralatan
pemadam kebakaran harus diperiksa dan dipelihara secara teratur, dan anggota
staf harus dilatih dengan latihan kebakaran.
7. Keamanan
Untuk memastikan keamanan yang baik maka diperlukan staff khusus untuk
mengecek sekala berkala produk yang tersedia dan diperlukannya kamera CCTV
akan memudahkan penelusuran jika terjadi pencurian.

2.3 Pengendalian Persediaan dalam Fasilitas Kesehatan

Setiap fasilitas membutuhkan sistem manajemen persediaan dan prosedur
tertulis untuk menangani pemesanan persediaan, penerimaan dan penyimpanan
stok, pencatatan dan perhitungan untuk stok. Di fasilitas yang lebih besar,
persyaratan manajemen persediaan lebih besar. Di rumah sakit besar, persediaan
biasanya dikelola oleh apoteker atau staf khusus lainnya. Di fasilitas yang lebih
sederhana, seperti pusat kesehatan masyarakat, kegiatan cenderung terintegrasi,
dan satu orang dapat memiliki banyak tanggung jawab. Bahkan di fasilitas
sederhana, bagaimanapun persediaan makanan dan linen harus dipisahkan dari
persediaan medis untuk menjaga standar kebersihan dan untuk memungkinkan
staf non-profesional mengakses makanan dan linen dengan mudah.

1. Menyimpan catatan dan memesan stok

20
 Menguraikan prinsip-prinsip manajemen persediaan, yang sama-sama
relevan untuk fasilitas kesehatan sederhana dan gedung besar. Penerapannya
mungkin berbeda, tetapi metode dasarnya sama.
a. Menyimpan catatan
Catatan terpenting adalah kartu stok atau buku besar. Minimal, harus
tersedia ruang untuk deskripsi item dan nomor stoknya, unit pengeluaran
(misalnya, toples 500 tablet, tablet, atau ml), dan tanggal kedaluwarsa. Kolom dan
baris yang sesuai untuk dokumen tanda terima dan masalah stok akan muncul di
bawah informasi. Selain kartu stok yang disimpan di sebelah barang-barang di
rak, mungkin ada buku besar stok atau buku stok, yang utama menyimpan catatan
duplikasi dari transaksi lainnya.
b. Pemesanan Stok
Sebagian besar fasilitas kesehatan menggunakan sistem permintaan untuk
memesan persediaan. Staf harus menilai tingkat penggunaan masing-masing item
dan memiliki pemahaman yang jelas tentang konsep keamanan stok. Ada berbagai
metode untuk menghitung jumlah pesanan, tetapi semuanya didasarkan pada
konsumsi bulanan. Konsumsi bulanan dapat ditentukan dari kartu stok atau dari
cek stok bulanan. Berbagai cara untuk menghitung persediaan pengaman dan
kuantitas pesanan. Salah satu sistem pemesanan sederhana untuk penggunaan
fasilitas kesehatan adalah sistem imprest atau "topping up" ke tingkat persediaan.
Sistem ini sangat cocok untuk ruangan rumah sakit dan fasilitas kesehatan
sederhana yang sering menerima persediaan. Dalam sistem imprest, tidak ada
catatan stok berjalan yang disimpan. Satu-satunya dokumen kontrol stok adalah
lembar pracetak yang menjelaskan setiap item dan memberikan nomor stok, dan
tingkat stok maksimum yang direkomendasikan untuk item tersebut. Jumlah yang
dipesan adalah selisih antara stok yang ada dengan perhitungan persediaan. Sistem
efektif lainnya adalah memesan berdasarkan konsumsi dibandingkan tingkat
persediaan maksimum, yang dicirikan oleh pendekatan yang digunakan di
Provinsi bagian timur di Afrika Selatan (lihat kotak 1).
Gambar 1 Menghitung berapa banyak stok yang akan dipesan
menggunakan pendekatan stok maksimum

21
 Setelah jumlah pesanan dihitung, pesanan dikirim ke gudang. Fasilitas dan
gudang harus selalu menyimpan surat permintaan. Formulir tersebut harus
dibandingkan dengan kartu stok untuk memantau konsumsi dan mencegah
pemesanan berlebihan.
c. Menerima stok
Prosedur yang jelas untuk menerima stok harus ada. Jika barang tidak
masuk ke penyimpanan pada saat penyimpanan maka terjadi masalah. Orang yang
melakukan harus bertanggung jawab, baik dia sendiri yang melakukan tugas itu
atau tidak. Semua pengiriman harus diterima secara resmi, baik yang tiba di dalam

22
atau di luar jam kerja normal. Jumlah paket yang dikirimkan harus dicatat dalam
register dan ditandatangani oleh penerima dan pengirim barang.
d. Membongkar dan Memeriksa stok
Persediaan harus dibongkar dan diperiksa di sebelah area penyimpanan,
yang juga dapat digunakan untuk mengumpulkan stok untuk didistribusikan.
Kegiatan ini harus dilakukan oleh dua orang sebagai saksi seandainya persediaan
terjadi kerusakan atau berbeda jenis atau jumlahnya dari yang dipesan (atau dari
yang tertera di daftar kemasan). Persediaan harus diperiksa sendiri-sendiri dengan
menggunakan daftar periksa dan tanda terima dicatat pada dokumen persediaan
(daftar pengepakan atau formulir permintaan yang dikembalikan). Salinan
formulir permintaan asli harus selalu dibandingkan dengan dokumen dari fasilitas
kesehatan untuk mencegah perselisihan di kemudian hari. Gudang yang
menerbitkan harus diberi tahu jika ada ketidaksesuaian (menggunakan formulir
seperti di Gambar 2), yaitu;
• Kotak atau karton tidak ada
• Buka kotak atau karton
• Item yang hilang
• Jumlah berbeda dari yang ditunjukkan pada daftar kemasan
• Barang yang salah (item tidak dipesan)
• Barang yang rusak, pecah, atau berkualitas buruk
Anggota staf harus melihat pemeriksaan tidak hanya sebagai sistem
penghitungan unit yang dikirim tetapi sebagai sistem jaminan kualitas. Proses ini
mencakup pemeriksaan visual kemasan label (nama obat yang disetujui,
kekuatannya, instruksi penyimpanan khusus, tanggal kedaluwarsa). Tanggal
kedaluwarsa hasus diperiksa untuk memastikan bahwa ada sisa umur simpan yang
memadai.
Kemasan merupakan faktor penting dalam menjaga kualitas obat-obatan dan
perbekalan lainnya dengan pertimbangan stabilitas. Kemasan yang baik
melindungi produk dari cahaya dan udara. Kemasan harus dilepas hanya setelah
mempertimbangkan efeknya terhadap kualitas farmasi dengan cermat.

23
 Akhirnya, dokumen pengiriman harus ditandatangani dan diajukan sebagai
referensi, biasanya harus disimpan minimal selama dua tahun (atau waktu yang
ditentukan dalam peraturan).

Gambar 2 Tips untuk mengelola stok di gudang farmasi

Keamanan Ada lemari tidak dapat

dikunci? Kemudian lakukan:
Amankan gudang
pengamanan dengan jerat
penyimpanan obat:
kawat, memasang palang dan
 pintu ganda atau kunci
gembok.
ganda pintu masuk
 palang pencuri di jendela
Gunakan tindakan pencegahan
ekstra untuk "barang-barang
yang menarik”

Penyimpanan missal Tidak ada palet?

Kemudian lakukan :
Simpan massal dari lantai
membangun bingkai kayu
Memberikan sirkulasi udara
Batasi ketinggian tumpukan
untuk mencegah penghancuran

Pengaturan Tidak ada rak? Kemudian

lakukan : memasang papan
Menyediakan rak yang cukup
dengan batu bata atau peti,
Gunakan sistem untuk
gunakan karton yang kuat,
pengaturan: dengan urutan
dan wadah kosong lainnya.
kategori alfabetis dengan
nama umum
Waspada terhadap
pembusukan: barang ringan
lebih tinggi, cairan berat,
rapuh

24
Atur rapi dan label rak untuk
setiap item
Akuntabilitas
Tidak ada kartu stok?
Membatasi akses dan sering
Kemudian lakukan : buat
memeriksa stok
sendiri dan gunakan buku
Mempertahankan kartu stok
jauh setiap barang jika
mungkin
 simpan kartu stok di
samping barang,
 kencangkan kartu stok ke
rak

Rotasi persediaan Bagaimana dengan barang

Saat menerima, tempatkan tanpa tanggal kadaluarsa?

wadah yang sesuai dengan Gunakan FIFO

tanggal kedaluwarsa
 tanggal kedaluwarsa nanti
 kedaluwarsa sebelumnya di
depan.
Saat pengambilan obat
 bawa wadah dengan tanggal
kedaluwarsa paling awal.

2.4 Mendistribusikan Stok dari gudang

Obat-obatan dan perlengkapan perlu dipindahkan dari gudang fasilitas ke
tempat-tempat seperti area rawat inap, bangsal, atau fasilitas rawat jalan.
a. Rumah Sakit Kecil

25
 Rumah sakit sederhana mungkin tidak memiliki apotek yang terpisah, tetapi
harus memiliki gudang obat. Persediaan obat-obatan umum (seringkali dalam satu
wadah) harus disimpan di area perawatan. Obat oral harus disimpan di troli atau
lemari yang dapat dikunci. Stok sederhana obat suntik umumnya harus disimpan
di atas nampan di ruang perawatan. Biasanya ada area terpisah untuk
membersihkan dan membalut luka, di mana sejumlah barang yang sesuai harus
disimpan di troli dan di lemari yang dapat dikunci. Stok kerja ini diisi ulang dari
gudang setiap hari. Wadah stok kerja harus tetap tertutup kecuali jika benar-benar
digunakan, untuk menghindari kerusakan dan hilangnya nilai terapeutik.
b. Departemen Farmasi Rumah Sakit
Perpindahan dan kontrol stok lebih kompleks di rumah sakit yang lebih
besar di mana terdapat ruang perawatan medis, bedah, dan ruang rawat jalan.
Setiap ruangan hendaknya memiliki daftar stoknya sendiri untuk memudahkan
pengendalian dan penyalahgunaan, dan lokasi penyimpanan gudang diharuskan
terpisah. Apotek rumah sakit harus bertanggung jawab untuk mengisi kembali
semua area penyimpanan obat dan juga dapat memberikan kepada pasien rawat
inap dan pasien rawat jalan.
Seiring dengan meningkatnya program HIV / AIDS, satu pilihan untuk
rumah sakit yang menawarkan terapi antiretroviral adalah merujuk pasien yang
sudah mapan ke fasilitas setempat untuk mendapatkan pengobatan yang
mengurangi waktu dan biaya perjalanan bagi pasien.
Apoteker rumah sakit memiliki persediaan yang harus disalurkan kepada
pasien rawat inap, setelah dikeluarkan ke pasien rawat jalan, keruangan,
departemen, dan bagian emergency.

Gambar 3 Laporan Perbedaan

26
Studi Negara 1

27
 Memperbaiki pengobatan untuk kondisi kronis dengan sistem rujukan
terkomputerisasi di Afrika Selatan
Rumah Sakit Cecilia Makiwane terletak di Mdantsane, Provinsi Cape
bagian timur, salah satu kota terbesar di Afrika Selatan. Rumah sakit itu
dilaksanakan secara nasional. Rencana Komprehensif untuk Pengobatan dan
Perawatan HIV dan AIDS pada bulan Oktober 2004, dan setahun kemudian, lebih
dari 800 pasien telah terdaftar pada terapi antiretroviral (ART). Semua pasien
mengambil obat mereka secara teratur di rumah sakit; setelah pasien distabilkan
dan pasien menunjukkan kemampuannya untuk mematuhi pengobatan, dokter
meresepkan pengulangan pengobatan untuk lima bulan. Namun, seringnya
perjalanan ke rumah sakit bisa menjadi uang Afrika beban. Dalam beberapa kasus,
pasien dapat membayar sebanyak 120 untuk Selatan (dolar 19 AS) untuk
transportasi yang sudah berpenghasilan rendah dan mengambil obat mereka.
Biaya ini membebani pasien. Selain itu, pasien ini dapat memengaruhi kepatuhan
pengobatan. pelayanan farmasi, di mana staf juga membebani rumah sakit secara
berlebihan bekerja sama kasus baru atau rumit setiap hari.
Untuk memaksimalkan akses pasien ke ART, Program Ilmu Manajemen
untuk Kesehatan Rasional Manajemen Farmasi Plus (RPMPlus) melihat
pendekatan inovatif untuk mengeluarkan resep berulang untuk pasien yang sudah
mapan. Hasilnya adalah program terkomputerisasi yang terintegrasi penuh,
RxSolution, yang dirancang untuk mendukung aktivitas perawatan farmasi di
tingkat fasilitas. RxSolution mencakup modul rujukan yang mengoptimalkan
pengeluaran obat-obatan kronis dengan mengalihkan perawatan ART ke fasilitas
perawatan kesehatan primer di komunitas lokal.
Bekerja sama dengan tim farmasi provinsi, staf RPM Plus mengunjungi
semua klinik rujukan masyarakat untuk memastikan bahwa kondisi dan fasilitas
yang diperlukan untuk memberikan obat yang berkualitas tinggi dan aman
tersedia.
Seperti yang dikatakan salah satu perawat klinik, "Kami juga harus
memastikan bahwa tidak ada satu klien pun yang melewatkan satu dosis karena
hal itu akan memengaruhi hasil pengobatan."

28
 Setelah menerima pelatihan tentang sistem komputer, staf farmasi Rumah
Sakit CeciliaMakiwane mencatat detail pasien di database RxSolution. Karena
pasien ART yang stabil direkrut ke dalam program, mereka diberi kartu janji temu
dengan tanggal kunjungan berikutnya dan diberitahu di klinik rujukan mana untuk
mengambil obat mereka. Dengan menggunakan RxSolution, anggota staf rumah
sakit mengelompokkan semua resep berdasarkan klinik rujukan dan membuat
daftar pilihan resep, satu set label obat dan alamat, dan daftar periksa
pertanggungjawaban pasien. Resep diperiksa, dikemas dalam karton, disegel,
dikelompokkan sesuai dengan klinik rujukan, dan dikirim melalui kurir.
Di klinik rujukan, perawat menandatangani daftar distribusi, yang
dikembalikan ke rumah sakit. Selama kunjungan pasien yang dijadwalkan,
perawat meninjau kemajuan dan memberikan obat kepada pasien, dengan perawat
dan pasien menandatangani bahwa interaksi ini telah terjadi. Daftar tersebut
kemudian dikembalikan ke rumah sakit bersama dengan obat yang tidak
tertangani. Staf rumah sakit menggunakan informasi ini untuk memantau
kepatuhan pasien di setiap klinik rujukan. Selama kunjungan terakhir di klinik
rujukan, pasien diingatkan tentang penilaian klinis berikutnya di rumah sakit.
Merujuk pasien dari rumah sakit ke fasilitas perawatan kesehatan primer
selalu menjadi tantangan. Meskipun sistem RxSolution dikembangkan untuk
mendukung pasien yang memakai ART, sistem ini telah berhasil diperluas ke
kondisi kronis lainnya, dengan demikian memperkuat pemberian layanan
kesehatan yang berkualitas ke semua tingkatan. Tanggung jawab ini harus berada
pada sejumlah individu secara bergilir.
c. Pengemasan kembali
Untuk menghemat waktu di rumah sakit dengan jumlah pasien dan resep
yang tinggi dapat dilakukan pengemasan obat kembali (repackaging). Pengemasan
ini dapat dilakukan disaat waktu luang. Pengemasan kembali dilakukan untuk
sediaan farmasi yang tidak dijual diluar rumah sakit dan dibuat dengan tujuan
untuk penghematan biaya pasien. Pertimbangan penting saat pengemasan kembali
adalah:
• Gunakan wadah yang sesuai untuk menjaga kualitas sediaan farmasi.
• Hindari kontaminasi atau pencampuran batch obat yang berbeda.

29
 • Beri label wadah dengan tepat dan tetapkan tanggal Beyond Use Date
(BUD) yang baru.
d. Memasok pasien rawat inap
Sebagaimana dibahas dalam Bab 45, tiga teknik dasar yang ada untuk
distribusi farmasi rumah sakit untuk pasien rawat inap: banyaknya stok ruangan,
pesanan obat individu, dan distribusi dosis unit. Sistem stok distribusi ruangan
masih digunakan di banyak negara. Sistem imprest atau topping-up adalah metode
umum untuk memasok ruangan dengan banyaknya stok. kontainer kosong
dikembalikan untuk diisi ulang (file Metode "full-for-empty") pada interval
mingguan atau dua kali seminggu. Setiap ruangan harus memiliki kotak yang
dapat dikunci oleh staf apotek dan ruangan. Prosedur keamanan yang lebih ketat
harus diterapkan untuk antibiotik, “item yang menarik”, dan obat-obatan
narkotika. Dalam sistem persediaan ruangan, apotek harus menyediakan jadwal
yang menunjukkan pada hari apa setiap ruangan atau departemen akan disuplai
dan menentukan kategori persediaan. Apotek, gudang, dan staf penerus harus
memutuskan bersama tentang jenis dan jumlah obat yang diperlukan, dan anggota
staf farmasi harus memantau penyimpanan stok lingkungan dan pencatatan.
e. Troli Emergency
Pilihan obat dan perlengkapan untuk keadaan emergency harus
ditempatkan di bangsal dan departemen rawat jalan. Isinya harus dicatat dalam
daftar dan diperiksa secara teratur. Setiap kali suatu barang digunakan, barang
tersebut harus segera distok kembali. Troli emergency tidak boleh digunakan
untuk persediaan rutin. Kotak 2 adalah contoh Troli obat emergency di sebuah pos
kesehatan di Timor-Leste.
f. Memasok Tenaga Kesehatan Berbasis Komunitas
Komunitas Tenaga kesehatan biasanya memiliki pilihan barang yang sangat
terbatas. Sistem topping-up dapat digunakan untuk mengisi kembali persediaan
selama kebutuhan sederhana dan pusat kesehatan tersedia dengan andal. Interval
suplai tiap bulan biasanya cukup.
g. Suplai Obat Bagi Tenaga Rumah Sakit
Keluarga biasanya menjadi sumber perawatan jangka panjang untuk kondisi
kronis seperti HIV / AIDS dan tuberkulosis. Perlengkapan perawatan rumahan

30
dapat diberikan kepada pekerja komunitas kesehatan untuk dibagikan kepada
perawat. Perlengkapan harus dirancang sesuai dengan kondisi individu, tetapi
minimal harus mengandung obat-obatan esensial yang sesuai, seperti pereda nyeri
dan antidiare, serta perlengkapan seperti sarung tangan, sabun , dan desinfektan.
Informasi perawatan dasar yang ditulis dalam bahasa lokal dan menggunakan
diagram dan gambar harus disertakan.

2.5 Pelatihan Staf

Staf yang menangani persediaan harus dilatih dalam mata pelajaran berikut:

• Menyiapkan ruang penyimpanan dan praktik penyimpanan yang baik;

• Penggunaan formulir kontrol stok, termasuk daftar permintaan, catatan

stok, dan resep;

• Prosedur rantai dingin, termasuk penggunaan dan pemeliharaan lemari

es;

• Kontrol keamanan dan pencurian.

Manajemen program pelatihan yang tepat untuk staf sistem pasokan. Seri
pelatihan Pasokan Obat Pengantar tersedia dari Ilmu Manajemen untuk Kesehatan
untuk digunakan dalam program pelatihan; volume 3 dalam seri ini terutama
berkaitan dengan aspek manajemen persediaan (MSH 1992).
Kotak 2
Obat Untuk Troli Obat Emergency di Pos Kesehatan
• Serbuk ampisilin untuk injeksi, 1 g (sebagai garam natrium) dalam vial
• Injeksi atropin, 1mg (sulfat) dalam ampul 1mL
• Injeksi kalsium glukonat, 100mg / mL dalam 10mL ampul
• Arang, bubuk aktif untuk suspensi oral, botol, 50 g
• Serbuk kloramfenikol untuk injeksi, 1 g (natrium suksinat) dalam vial
• Injeksi diazepam, 5mg / mL dalam ampul 2 mL (intravena atau rektal)
• injeksi epinefrin / adrenalin, 1mg (sebagai hidroklorida atau hidrogen
tartrat) dalam ampul 1mL
• injeksi ergometrine, 200 μg (hydrogen maleat) dalam ampul 1mL
• injeksi gentamisin, 40mg (sebagai sulfat) / mL dalam larutan injeksi glukosa

31
 • botol 2 mL, 5% dalam kantong 1 L
• larutan injeksi glukosa, 50% hipertonik
• Bubuk hidrokortison untuk injeksi, 100mg (sebagai natrium suksinat) dalam
botol
• Injeksi Phytomenadione (vitamin K1), 10mg/mL dalam ampul 1mL
(dewasa)
• Injeksi promethazine, 25mg (sebagai hidroklorida) / mL dalam ampul 2mL
• Injeksi magnesium sulfat, 500mg / mL dalam ampul 10mL untuk digunakan
pada eklamsia dan preeklamsia berat dan bukan untuk gangguan kejang
lainnya; tersedia untuk bidan terlatih
• Bubuk magnesium sulfat
• nifedipine mencetak tablet, 10mg
• Injeksi kina, 300mg (sebagai dihidroklorida) / mL dalam ampul 2mL
• Injeksi salbutamol, 50 μg (sebagai sulfat) / mL dalam ampul 5mL
• Natrium laktat, larutan injeksi larutan majemuk, kantong 1 L.

2.7 Pedoman Penilaian

1. Apakah ada sistem inventaris di fasilitas Kesehatan (rumah sakit)?
Iya ada, karena setiap fasilitas Kesehatan membutuhkan system manajemen
inventaris dan prosedur tertulis untuk menangani :
 Pemesanan persediaan

 Penerimaan

 Penyimpanan stok

 Pencatatan

 Perhitungan stok

2. Apakah pencatatan kartu stok digunakan saat obat masuk ataupun keluar
dari ruang penyimpanan?

Iya, karena pada saat menerima stok harus sesuai dengan prosuder yang jelas.

 Jika barang tidak diperiksa pada saat obat datang akan terjadi kekacauan

32
  Semua pengiriman harus diterima secara resmi

 Jumlah paket yang dikirim harus dicatat dalam register & ditanda tangani
oleh orang yang menerima dan yang mengirimkan barang.

3. Apakah obat disusun ulang sesuai dengan sistem berbasis konsumsi?

 Setiap item dipesan jika stok di gudang sudah berkurang dari tingkatan
pemesanan ulang (yang ditetapkan pada konsumsi bulan-bulan berikutnya)

 Jumlah yang dipesan sama dengan tingkat pemesanan ulang (konsumsi

bulan).

4. Apakah tingkat keamanan obat berdasarkan frekuensi penggunaannya?

Akses ke area penyimpanan harus dibatasi untuk alasan keamanan.

 Semua staf yang menangani persediaan harus bertanggung jawab atas

tindakan mereka

 Satu atau dua orang yang dapat dipercaya harus bertanggung jawab untuk
menyimpan kunci & salah satu siap siaga berada di tempat tersebut

 Semua jendela gudang harus dipalang untuk menghindari pencurian &

pintu kunci dilengkapi dengan kunci keamanan ganda.

5. Kenapa harus menggunakan kartu stok dan buku besar setiap tahun?

Karena untuk menghindari masalah akibat manajemen persediaan yang buruk.

Ketika suatu obat kehabisan stok akan terjadi masalah. Kondisi pasien dapat
memburuk karena keterlambatan dalam perawatan. Pasien juga dimungkinkan
harus melakukan perjalanan panjang dan mahal untuk mendapatkan perawatan.
Masyarakat akan kehilangan kepercayaan terhadap perawatan kesehatan
puskesdes.

33
6. Apakah jumlah catatan di kartu stok harus sesuai dengan jumlah fisik
obat?

Iya, jika jumlah catatan di kartu stok tidak sesuai dengan jumlah fisik obat, maka
kontrol persediaan yang buruk dapat menyebabkan pemborosan atau peningkatan
biaya untuk menyimpan stok

 Pengawasan berlebihan dan barang terlalu banyak dapat menimbun item

obat tertentu yang dapat menghabiskan anggaran obat dan dana tidak
mencukupi untuk obat-obatan penting lainnya

 Obat-obat yang berlebihan sering menimbulkan kadaluarsa

 Kondisi penyimpanan yang buruk dapat menyebabkan stok rusak

(misalnya pembalutan mungkin direndam oleh atap yang bocor atau obat
suntik dapat kehilangan potensi jika ruang penyimpanan terlalu panas)

 Catatan persediaan yang buruk membuat pencurian lebih mudah.

 Perubahan dalam meresepkan kebijakan atau praktik dapat membuat obat

menjadi usang. Tanpa manajemen kontrol yang baik, perubahan tersebut
dapat mengakibatkan pemborosan yang berlebihan.

7. Apakah staff harus bertanggung jawab dalam proses pemesanan,

penyiapan dan pendistribusian secara langsung dibagian manajemen
persediaan?

Iya, staff yang menangani persediaan harus dilatih dalam ilmu manajemen
persediaan mencakup materi berikut :

 Menyiapkan ruang penyimpanan dan praktek penyimpanan yang baik

 Penggunaan formulir kontrol stok termasuk : daftar permintaan, catatan

stok dan resep

34
  Harus ada pendingin seperti lemari es untuk menyimpan obat agar
mutunya tetap bagus

 Kontrol Kemanan dan pencegahan pencurian

Jadi harus bertanggung jawab pada hal diatas.

8. Apakah prosedur manajemen inventaris disediakan di fasilitas kesehatan?

Iya, setiap fasilitas kesehatan membutuhkan sistem manajemen inventaris dan

prosedur tertulis untuk menangani pemesanan persediaan, penerimaan dan
penyimpanan stok, dan pencatatan dan penghitungan stok.

 Dalam fasilitas yang lebih besar, persyaratan manajemen persediaan lebih

besar.

 Di rumah sakit besar, persediaan biasanya dikelola oleh apoteker atau staff
khusus lainnya. Mungkin ada fasilitas terpisah untuk berbagai kegiatan
dan jenis stok.

 Di fasilitas yang lebih sederhana, seperti pusat kesehatan, kegiatan

cenderung terintegrasi dan satu orang mungkin memiliki banyak tanggung
jawab.

 Bahkan di fasilitas sederhana, persediaan makanan dan linen harus

dipisahkan dari persediaan medis untuk menjaga standar kebersihan dan
untuk memudahkan staf nonprofesional akses mudah ketempat persediaan
makanan dan linen.

9. Apakah tempat penyimpanan barang sudah diukur sesuai dengan

ketentuan?

Iya, karena kontrol penyimpanan yang baik membutuhkan pemikiran yang matang
tentang :

 Dimensi dan desain ruang penyimpanan

35
  Kondisi yang sesuai untuk penyimpanan berbagai jenis persediaan

 Pentingnya pengaturan stok yang sistematis

 Memperhatikan kebersihan, pencegahan kebakaran, dan keamanan di

dalam gudang.

10. a. Apakah ada tempat penerimaan?

Ada, area penerimaan obat (receiving bay). Area yang terlindung dari cuaca yang
dirancang untuk menerima persediaan harus dekat dengan area penyimpanan yang
dihubungkan dengan jalan yang tertutup.

•Departemen farmasi atau gudang obat di rumah sakit mungkin memiliki ruang
pengiriman sendiri, yang sering diangkat di atas permukaan tanah untuk
memudahkan pembongkaran dari pengiriman besar.

•Fasilitas yang lebih sederhana memiliki area penerima tunggal yang

menyediakan akses ke ambulance dan truk pengiriman sedikit. Mungkin perlu
untuk menunjuk satu area dari ruang penyimpanan yang sebenarnya sebagai area
penerima, jika tidak ada ruang untuk tempat penerima terpisah.

b. Apakah ada tempat untuk mengeluarkan barang?

Ya, obat perlu dipindahkan dari gudang ke tempat-tempat di mana obat

digunakan, seperti daerah perawatan, bangsal, atau fasilitas rawat jalan.
prosedurnya serupa, berapa pun ukuran fasilitasnya.

11. Apakah ada laporan berbeda?

Laporan ini pernah digunakan tahun lalu bahkan sekelompok ahli membahas
masalah ini pada tahun 1988 (WHO 1988). Mereka menyimpulkan bahwa tidak
ada jaminan efektivitas obat setelah tanggal kedaluarsa. Mereka mencatat bahwa
dalam keadaan luar biasa, ketika obat kadaluarsa mungkin harus digunakan,

36
sangat penting untuk melibatkan seorang apoteker yang berpengalaman dalam
jaminan kualitas dan untuk memberi tahu dokter.

12. Apakah penyimpanan persediaan di gudang harus memiliki

penyimpanan bersih, ventilasi sesuai dan pengaturan suhu?

Iya, karena sebagian besar obat-obatan dan persediaan medis disimpan pada suhu
kamar yang terkendali. Jika produk tidak memiliki penunjuk khusus, kondisi
penyimpanan normal berlaku. Ini berarti penyimpanan di tempat yang kering,
bersih, berventilasi baik pada suhu +15 derajat celcius hingga + 25 derajat celcius
atau tergantung pada kondisi iklim, hingga + 30 derajat celcius.

13. a. Apakah ada kulkas atau tempat pendingin?

Ada, karena semua rantai dingin peralatan harus memenuhi Standar Organisasi
Kesehatan Dunia.

Lemari es dan freezer adalah pilihan yang paling tepat. kulkas listrik dari jenis es
berlapis memiliki karakteristik yang baik dalam hal penyimpanan obat.

b. Apakah suhu selalu dicatat?

Iya, untuk melakukan pemantauan dan pemeliharaan rutin dan untuk mengatur
sistem perbaikan yang efektif.

 Suhu di setiap alat harus dipantau dan dicatat secara rutin setidaknya sekali
sehari.

 Setiap penurunan juga harus dicatat, tergantung pada pedoman program

atau saran produsen.

 Kartu memantau rak dingin dan perangkat di dalam atau di paket yang
berubah warna atau staff lain waspada terhadap potensi kerusakan
membantu dalam pemantauan.

37
14. Ketika persediaan obat dating, apakah obat disimpan berdasarkan FEFO
dan FIFO?

Iya.

 Aturan pertama-masuk / keluar-pertama (FIFO) memastikan perputaran dan

penyimpanan stok, dengan anggapan stock dengan tanggal expired
terdahulu dibandingkan stock yang expirednya masih lama.

 Stok baru harus diletakkan di belakang rak (atau, jika tidak memungkinkan,
di sisi kiri). Stok harus dikeluarkan hanya dari depan atau dari sisi kanan.
Tanggal kedaluwarsa obat harus diperiksa pada saat penerimaan.

 Dalam sistem first-expiry first-out (FEFO), stok dengan umur terpanjang

harus ditempatkan paling jauh ke belakang (atau terjauh ke kiri); sistem ini
harus digunakan ketika stok yang baru diterima berakhir sebelum stok lama.

15. Selama setahun terakhir, apakah obat kadaluarsa digunakan?

Tidak ada, karena tanggal kedaluarsa harus dicatat pada catatan stok pada saat
diterima.

 Stok mendekati kadaluarsa tidak boleh diterima kecuali dapat digunakan

sebelum kadaluarsa.

 Fasilitas harus secara teratur memonitor tanggal kedaluarsa, dan obat

kadaluarsa harus segera dihapus dari stok. Dalam kebanyakan kasus,
mereka harus dihancurkan.

 Harus ada prosedur yang disepakati untuk pembuangan yang melindungi

kesehatan masyarakat. Catatan tertulis diperlukan, dan di beberapa negara
diperlukan keputusan komite.

 Sekelompok ahli membahas masalah ini pada tahun 1988 (WHO 1988).
Mereka menyimpulkan bahwa tidak ada jaminan efektivitas obat setelah

38
 tanggal kedaluarsa. Mereka mencatat bahwa dalam keadaan luar biasa,
ketika obat kadaluarsa mungkin harus digunakan, sangat penting untuk
melibatkan seorang apoteker yang berpengalaman dalam jaminan kualitas
dan untuk memberi tahu dokter.

16. Apakah sekarang ada stok obat kadaluarsa?

Tidak ada, karena dalam kebanyakan kasus, obat kadaluarsa harus dihancuran.

Harus ada prosedur yang disepakati untuk pembuangan yang melindungi keadaan
masyarakat.

17. Apakah obat berbentuk cairan oral terpisah dengan obat luar berbentuk
cairan?

Iya, karena cairan untuk penggunaan oral harus disimpan terpisah dari yang untuk
penggunaan luar di seluruh rantai pasokan, tetapi khususnya di area pengolahan.

Produk untuk penggunaan luar seringkali racun. Jika disimpan dengan obat-
obatan untuk penggunaan oral, mereka dapat sengaja tertelan, yang bisa berakibat
fatal.

39
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

1. Managemen persediaan obat pada fasilitas kesehatan, yaitu :

 Menyiapkan pesanan yang efektif,

 Menjaga tingkat persediaan pengaman yang memadai dalam batas

anggaran,

 Menyimpan catatan sesuai dengan persyaratan lokal, dan

 Menyesuaikan tingkat persediaan untuk melupakan tren morbiditas baru

dan perubahan terbaru dari standar pengobatan.

 Menyediakan penyimpanan yang sesuai, aman, dan terjamin serta

mencegah obat kadaluwarsa

2. Proses pemesanan sampai penerimaan stock :

Pemesanan Stock
Menggunakan metode perhitungan jumlah pesanan dilakukan, tapi semua
didasarkan pada penggunaan bulanan. Penggunaan bulanan dapat ditentukan dari
kartu stok atau dari tanda penerimaan stok bulanan.
Penerimaan Stcok
Menggunakan prosedur/protap yang jelas sesuai dengan instusi terkait
masing masing, supaya menghindari kesalahan dari para staf yang bekerja.

3. Tempat Penyimpanan dan Penyimpanan Persediaan

Obat-obat dan perlengkapan medis dapat disimpan pada suhu kamar yang tidak
terkendali. Jika produk tidak memiliki petunjuk khusus, kondisi penyimpanan
normal dapat dipakai. Ini menunjukan penyimpanan dalam keadaan kering,
bersih, tempat berventilasi pada suhu 15-25oC atau tergantung pada kondisi iklim

40
yang mencapai 30oC. Penyimpanan produk membutuhkan lingkungan yang
terkendali. Masa penyimpanan produk yang digunakan kemungkinan dapat
berkurang jika kelembaban tidak diatur atau suhu ruangan yang terlalu panas.

4. Keuntungan dari sistem pengendalian persediaan obat jika dilakukan dengan

cara yang benar antara lain, manfaat bagi pasien yaitu pasien segera menerima
obat-obatan, dan persediaan tetap terjaga walaupun mengalami penundaan
pengiriman dari distributor. Persediaan dapat diisi kembali sesuai dengan waktu
penerimaan sesuai berdasarkan waktu perencanaan. Sistem pengendaliaan
persediaan yang dilakukan dengan cara benar jika dijalankan di suatu fasilitas
kesehatan maka akan memastikan pertanggungjawaban untuk persediaan yang
ada.

41
 DAFTAR PUSTAKA

WHO, 2012. Managing drug supply Chapter 46. Kumarin Press. Hal 900-914.

42