“METODE PENGENDALIAN

(STOCK OPNAME DAN CYCLE COUNTING)”

Disusun dalam rangka memenuhi tugas mata kuliah

Manajemen Logistik Obat, Alat, dan Fasilitas Kesehatan

Kelompok 2

1. Tri Wahyuningsih 101711123005

2. Ega Welly Agustin 101711123022
3. Sinta Amalia Kusuma 101711123048

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS AIRLANGGA
SURABAYA
2018
 KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena

berkat rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas
Manajemen Logistik Obat, Alat, dan Fasilitas Kesehatan ini dengan tepat
waktu.Topik yang kami bahas kali ini yaitu, Metode Pengendalian (Stock
Opname).
Adapun maksud dan tujuan kami dalam menyelesaikan tugas ini adalah
untuk menambah pengetahuan kami mengenai materi tersebut. Tak lupa kami
ucapkan terima kasih kepada dosen pembimbing kami, drg.TitoYustiawan M.Kes
dan Dr. Djazuli Chalidyanto, SKM, M.ARS atas bimbingan beliau hingga kami
dapat menyelesaikan tugas ini.Tentunya ada hal-hal yang ingin kami berikan
kepada masyarakat dari hasil analisa jurnal ini. Karena itu kami berharap semoga
tugas ini dapat menjadi sesuatu yang berguna bagi kita bersama.
Semoga tugas yang kami buat ini dapat membuat kita mencapai kehidupan
yang lebih baik lagi. Kami menyadari bahwa tugas yang kami selesaikan ini
masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan
saran dari semua kalangan yang bersifat membangun guna kesempurnaan tugas
kami selanjutnya.
Akhir kata, kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
berperan serta dalam penyusunan tugas ini dari awal sampai akhir. Serta kami
berharap agar tugas ini dapat bermanfaat bagi semua kalangan.

Surabaya, Oktober 2018

Tim Penyusun

Kelompok 2
 DAFTAR ISI

COVER
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI .............................................................................................................3

BAB 1 PENGENDALIAN PERSEDIAAN

A. Pengertian Pengendalian Persediaan............................................................4
B. Tujuan Pengendalian Persediaan .................................................................5
C. Cara Pengendalian ......................................................................................6
D. Stock Record ................................................................................................6
E. Faktor Penyebab Inakurasi Stock Record ...................................................7
F. Akurasi Pencatatan Persediaan dengan Teknologi Informasi .....................8
1. Stores Computing ....................................................................................8
2. Bar Coding ..............................................................................................9
3. Portable Terminals .................................................................................10

BAB 2 STOCK OPNAME

A. Pengertian Stock Opname ............................................................................11
B. Tujuan Stock Opname .................................................................................12
C. Manfaat Stock Opname ...............................................................................12
D. Hal-hal yang Harus Diperhatikan Terkait Pelaksanaan Stock Opname .......13
E. Waktu Pelaksanaan …… .............................................................................14
F. Metode Cycle counting ...............................................................................14
G. Tahapan Penghitungan Fisik Persediaan ....................................................17
H. Contoh Aplikasi Laporan Stock Opname dengan Microsoft Excel ............18

BAB 3 KESIMPULAN........................................................................................ 20

DAFTAR PUSTAKA

3
 BAB 1
PENGENDALIAN PERSEDIAAN

A. Pengertian Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan sangat diperlukan dalam suatu perusahaan
untuk mengendalikan stok barang yang ada digudang. Untuk mencapai
manajerial yang baik maka diperlukan pula pengendalian persediaan barang
yang baik pula. Untuk mengetahui lebih jelasnya kita sebaiknya memahami
terlebih dahulu pengertian dari pengendalian, persediaan dan pengendalian
persediaan.
Pengendalian adalah usaha sistematis manajemen untuk mencapai suatu
tujuan.Aktivitas dimonitor terus menerus untuk memastikan bahwa hasilnya
berada pada batasan yang diinginkan (Carter, 2004).
Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan
penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai.Pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai dapat dilakukan oleh Instalasi Farmasi harus bersama
dengan Tim Farmasi dan Terapi (TFT) di Rumah Sakit (Permenkes No.58
Tahun 2014).
Menurut kelompok kami bahwa pengendalian adalah manajemen yang
sistematis terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan suatu barang
untuk mencapai tujuan.
Pengertian persediaan menurut Chase, Aquilano, Jacobs. (2009), yaitu :
“Inventory is the stock of any item or resources used in on organization. An
inventory system is the set of police and control that monitors levels of
inventory and determines what levels should be, maintained, when stock
should be replenished and how large orders should be.”
Menurut Stice dan Skousen (2009 : 571), ”Persediaan adalah istilah yang
diberikan untuk aktiva yang akan dijual dalam kegiatan normal persahaan
atau aktiva yang dimasukkan secara langsung atau tidak langsung kedalam
barang yang akan diproduksi dan kemudian dijual”.

4
 Menurut kelompok kami bahwa persediaan merupakan suatu istilah yang
menunjukan segala sesuatu dari sumber daya yang ada dalam suatu proses
yang bertujuan untuk mengantisipasi terhadap segala kemungkinan yang
terjadi baik karena adanya permintaan maupun ada masalah lain.
Sedangkan definisi pengendalian persediaan menurut Everett, E. Adam,
Jr., Ebert, Ronald J(1995), yaitu : “Inventory control is the technique of
maintaining stockkeeping at desired level. In manufacturing, since the focus
is on a physical product, emphasis is on material control.”
Jadi menurut kelompok kami dapat disimpulkan bahwa pengendalian
persediaan adalah suatu teknik yang sistematis untuk mengatur dan menjaga
persediaan barang (jenis dan jumlah) agar tetap berada pada tingkat yang
diinginkan, sehingga dapat melindungi kelancaran produksi, memenuhi
permintaan konsumen, serta mengambil keuntungan dari kebutuhan-
kebutuhan pembelanjaan perusahaan dan dapat meminimumkan total biaya
operasional perusahaan.

B. Tujuan Pengendalian Persediaan

Tujuan pengendalian persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai adalah untuk:
1. Penggunaan Obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit;
2. Penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi;
3. Memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, dan kehilangan serta
pengembalian pesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai (Permenkes No.58 Tahun 2014).
Selain itu, tujuan dari inventory management yang baik adalah untuk
menjaga suplai yang tetap untuk unit pelayanan dan pasien serta pada saat
yang bersamaan meminimalisasi holding cost dan mengelola pembelian
(WHO, 2012).

5
C. Cara Pengendalian Persediaan
Menurut Permenkes No. 58 tahun 2014, cara untuk mengendalikan
persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
adalah:
1. Melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow
moving);
2. Melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga
bulan berturut-turut (death stock);
3. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.

D. Stock Record
Stock record merupakan data inti pada sistem inventory management.
Stock record tersebut merupakan sumber informasi primer yang digunakan
pada berbagai kegiatan (seperti penghitungan kebutuhan, re-order). Sehingga
ketidak-akuratan atau inakurasi pencatatan akan menghasilkan forecast
kebutuhan yang tidak akurat (dan dapat mengakibatkan stockout dan
stagnant). Sebelum membahas lebih jauh mengenai inakurasi pada stock
record, berikut ada macam-macam stock record yang biasa dipakai dalam
persediaan farmasi.
Manual stock record yang sering digunakan adalah sebagai berikut (WHO,
2012):
1. Vertical file card: merupakan kartu data yang disimpan secara vertikal
dengan pengurutan alfabet atau numerik di kotak atau laci penyimpanan.
2. Sistem ‘Kardex’: Kartu data disimpan pada laci dengan nama dan nomor
stok pada sisi yang terlihat, yang digunakan sebagai indeks.
3. Bin Cards: merupakan kartu data yang secara fisik disimpan bersamaan
dengan stok. Sistem ini membuat monitoring menjadi lebih mudah, dapat
berperan sebagai pengingat/ reminder dalam penyimpanan stok.

6
 G
a
m
b
a
r

1
.
2
.
T
abel dalam Bin Cards, Sumber: Google Images

4. Sistem ‘Ledger’: Arsip atau pencatatan disimpan pada buku besar (ledger)

E. Faktor Penyebab Inakurasi Stock Record

Inakurasi pada stock record merupakan adanya perbedaan dari pencatatan
persediaan dengan kondisi fisik pada barang yang sebenarnya. Beberapa
faktor yang dapat menjadi penyebab dari inakurasi stock record (WHO,
2012):
1. Volume barang yang tinggi serta berulang-ulang masuk penyimpanan
akan berpotensi tinggi menimbulkan pencatatan yang salah
2. Nama obat dan deskripsi yang mirip. Dosis yang berbeda pada nama
barang yang sama dapat membuat petugas pencatatan kebingungan
3. Tanda terima / struk yang berjumlah lebih dari satu akan menyebabkan
duplikasi pencatatan yang ditulis oleh petugas yang berbeda
4. Stok yang sudah rusak mungkin sudah dimusnahkan, tetapi tidak tertulis
dalam stock record
5. Pencurian terhadap stok
6. Penghitungan stok secara fisik sangat jarang atau bahkan tidak pernah
dilakukan. Atau bisa juga stock report tidak dicocokkan / disesuaikan
setelah dilakukan penghitungan stok fisik
7. Penataan barang yang tidak sistematis dan tidak rapi akan membuat
proses penghitungan fisik dan pencocokan dengan stock record menjadi

7
 susah. Terutama untuk barang yang sama yang disimpan di tempat yang
berbeda
8. Petugas tidak digaji dengan baik, tidak dilatih dan tidak ada motivasi
dalam bekerja

F. Akurasi Pencatatan Persediaan dengan Teknologi Informasi

Saat ini, ada banyak metode atau alat untuk meningkatkan akurasi dari
pencatatan atau stock record. Dan dengan pengembangan secara
berkelanjutan akan dapat membuat pengelolaan stock record yang akurat
menjadi lebih mudah. Berikut ini ada beberapa teknologi informasi yang
dapat membantu dalam pengelolaan stock record (Wild, 2004).
1. Stores Computing
Komputasi persediaan termasuk cara yang baik. Cara ini sangat
bermanfaat karena dapat Menghasilkan catatan yang akurat, tetapi jika
terjadi kesalahan dalam memasukkan data, maka data ini tidak bisa lagi
digunakan. Agar data tersebut akurat dan bisa digunakan maka harus
mengikuti prosedur berikut:
a. Menginput semua transaksi yang sedang berlangsung dengan
menggunakan komputer
b. Memperbarui catatan sesegera mungkin
c. Perhitungan dilakukan oleh komputer, tidak dilakukan oleh manusia
d. Pilihan data sudah tercantum lengkap dikomputer, sehingga tidak
perlu memasukkan kode item atau informasi lainnya
e. Segala informasi dan ketidakakuratan akan teridentifikasi secara
otomatis.
Jika dokumen (paperwork) dapat dihindari, maka ketidakakuratan
juga dapat dihindari. Dokumen ini hanya diperlukan dalam proses
kontrol yang memerlukan tanda tangan, untuk label identitas atau daftar
barang.

8
2. Bar Coding
Komputer memiliki kekurangan yaitu tidak bisa membaca apa yang
mereka tulis. Bar Code dapat digunakan untuk mengatasi hal tersebut.
Beberapa keunggulan penggunaan bar coding adalah:
a. Speed of transaction
Bar coding dapat memproses transaksi besar dengan cepat sehingga
memungkinkan mencapai situasi ideal. Penurunan jumlah stok
segera tercatat saat terjadi transaksi, ini berarti bahwa stock record
benar-benar sama dengan bin card sepanjang waktu, sehingga
siapapun yang memeriksa kuantitas setiap saat dapat melakukan
koreksi dengan cepat dan tepat jika ada perbedaan.
b. Accuracy
Stock control dan manajemen informasi yang dihasilkan juga akurat,
otomatis dan segera. Bar coding dapat menjadi solusi terbaik dalam
masalah keakuratan stock, karena input dan output data jauh lebih
tepat.
Meskipun ada beberapa keunggulan, sistem bar code berpotensi untuk
terjadi error, hal ini muncul karena:
a. Pembuatan bar code (kode yang salah atau label yang diletakkan pada
item yang salah)
b. Membaca bar code (kemungkinan terjadi kode terbaca dua kali, atau
salah membaca item)
c. Melakukan scan item dua kali. Jika ini diduga sebagai masalah, sistem
dapat diatur sedemikian rupa sehingga dapat mengulang input dan
menggunakan sebuah konfirmasi beserta key input.
d. Kode tidak terbaca (karena label menjadi rusak oleh air, kotoran,
minyak, dan lain sebagainya)
e. Waktu terlewat sehingga tidak terbaca
Waktu telah dibahas sebagai masalah utama dalam akurasi catatan,
dan bar coding memiliki potensi untuk segera update sistem.

9
 f. Kesalahan sistem
Selama pelaksanaan sistem bar code ada potensi kesalahan sistem,
tetapi ini harus diminimalisir.
3. Portable Terminals
Untuk mencapai persyaratan dasar akurasi, catatan harus turun pada
saat tanggal yang sama seperti proses fisik dilakukan (menerima,
memilih, pengiriman dll.). Pencatatan secara cepat dapat dilakukan
menggunakan mobile terminal pada saat transaksi itu berlangsung.Mobile
terminal memungkinkan untuk membuat bagian penyimpanan beroperasi
dengan efektif dengan menyimpan seluruh catatan stok dalam alat
tersebut.Penggunaan terminal mobile memberikan keuntungan antara
lain:
a. Saldo stok dapat diperiksa dan catatan up-to-date
b. Prioritas pesanan dapat dimasukkan dalam urutan
c. Koreksi dan pertanyaan dapat masuk langsung ke sistem
d. Stok rendah dan kekurangan dapat segera dicatat dari stok fisik
e. Informasi dapat segera diberikan untuk seluruh pengguna sistem
(penjualan, kualitas, teknis dll.)
f. Tidak ada dokumen pengolahan dan pengajuan yang diperlukan
setelah transaksi
g. Otomatis analisis dan penilaian stok dilakukan tanpa pekerjaan
tambahan.
Dengan proses automatisasi atau komputerisasi, dapat menurunkan
potensi masalah yang berkaitan dengan inakurasi data. Tetapi dalam
implementasinya masih membutuhkan biaya yang tinggi dan tidak dapat
mengatasi semua masalah. Selain itu, dengan pelatihan pada staf logistik
di pelayanan kesehatan serta keterlibatan supervisi juga akan
menurunkan potensi kesalahan dalam pencatatan.

10
 BAB II
STOCK OPNAME

A. Pengertian Stock Opname

Data yang berasal dari pencatatan atau stock records, biasanya berbeda
dengan kondisi sebenarnya (kondisi fisik) stok tersebut. Ada yang
dikarenakan oleh petugas yang lupa pencatatan pada saat ada perpindahan
stok, atau dikarenakan stok yang tersimpan ditempat yang berbeda, dan ada
banyak situasi lain yang dapat terjadi. Padahal, untuk menjaga proses
manajemen logistik, obat dan fasilitas kesehatan berjalan secara baik,
dibutuhkan stock records yang akurat dan dapat dipercaya.
Salah satu cara untuk memastikan akurasi dari pencatatan persediaan,
dibutuhkan penghitungan pada persediaan secara berkala dan
membandingkannya dengan pencatatan yang ada. Metode tersebut dapat juga
disebut stock opname.
Stock Opname menurut Peraturan Kepala Badan Pengawasan Obat dan
Makanan RI No. 40 Tahun 2013, adalah mendata keseluruhan mutasi
persediaan Prekursor Farmasi dengan mencocokkan antara data stok secara
manual maupun elektronik dengan bukti fisik.
Sedangkan Jacobs dkk pada tahun 2011 mendefinisikan dengan istilah
yang berbeda: ‘Cycle counting is a physical inventory-taking technique in
which inventory is counted frequently rather than once or twice a year’.
Selain itu, Mohana Rao pada tahun 2012 menjelaskan definisi mengenai
stock-taking: ‘Stock Taking means item by item physical verification of
inventory. Physical check of stock of inventory and comparing with stock
records are the processes involved in stock-taking’.
Dari tiga sumber diatas, dapat disimpulkan bahwa stock opname adalah
menghitung stock yang terdapat di gudang penyimpanan persediaan
kemudian mencocokannya pada pencatatan atau stock record. Selain itu,
stock opname dapat juga disebut cycle counting, stock taking atau inventory
taking. Hanya saja cyle counting merupakan sebua proses perhitungan sengan

11
 mengambil sampel item di sejumlah area di dalam gudang tanpa harus
menghitung keseluruhan item di gudang.
Stock opname merupakan salah satu cara pengendalian internal terhadap
persediaan yang biasanya sering diterapkan oleh organisasi yang memiliki
persediaan dengan jumlah cukup banyak.

B. Tujuan Stock Opname

Menurut Instruksi Menteri Pekerjaan Umum No. 05/IN/M/2011, Tujuan
melakukan stock opname adalah untuk menguji kesesuaian antara pembukuan
barang persediaan dengan kuantitas dan kualitas fisik yang dilaksanakan
dalam rangka akuntabilitas penatausahaan barang persediaan.
Dari pernyataan diatas, kita dapat mengetahui bahwa stock opname
bertujuan untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan, yang mana
merupakan salah satu fungsi sistem pengendalian. Dengan diadakannva stock
opname maka akan diketahui apakah catatan dalam pembukuan stok
persediaan benar atau tidak. Jika ternyata ada selisih antara penghitungan
fisik dengan catatan pada pembukuan, kemungkinan ada transaksi yang
belum tercatat, atau bahkan ada kecurangan yang berkaitan dengan
persediaan. Selain itu juga untuk mengetahui arus masuk dan keluar barang,
mengetahui barang yang hilang atau belum tercatat selama proses transaksi
dalam satu periode tersebut, serta mengetahui kondisi persediaan barangjadi
secara riil.

C. Manfaat Stock Opname

Dengan dilakukan stock opname, kita bisa mengambil beberapa manfaat
sebagai berikut:
1. Bisa membandingkan nilai persediaan tahun ini dengan tahun
sebelumnya- sebelumnya, apakah naik ataukah turun sehingga kita bisa
mengetahui perkembangan usaha.
2. Mengetahui jumlah persediaan sehingga dapat diketahui perkiraan
persediaan tersebut akan habis dan melakukan forecasting.

12
 3. Untuk mencocokkan data dan menghitung apakah ada barang kita yang
hilang. Dengan catatan kita sudah mempunyai sistem komputerisasi yang
baik
D. Hal-hal yang Harus Diperhatikan Terkait Pelaksanaan Stock Opname
Dari Peraturan Kepala BPOM RI No.40 tahun 2013, kita dapat mengambil
beberapa poin untuk diperhatikan dalam pelaksanaan stock opname:
1. Melakukan pencatatan dan investigasi apabila terdapat selisih stok saat
stock opname untuk mendapat akar permasalahan dan dilakukan tindakan
perbaikan & pencegahan serta dilaporkan ke Badan POM.
Wajib untuk dilakukan investigasi dan menuntaskan masalah yang
ada pada saat stock opname berlangsung tanpa menunda penyelesaian
masalahnya. Selain itu pentingnya pembuatan cacatan atau berita acara
stock opname sangat penting sebagai bahan evaluasi.
Berikut ini merupakan contoh pencatatan sekaligus pelaporan hasil stock
opname

Gambar 2.4. Contoh form pelaporan hasil stock opname

Sumber: Peraturan Kepala BPOM No. 40 tahun 2013

2. Membatasi akses personil ke gudang untuk menghindari personil yang

tidak berkepentingan.
Pelaksanaan stock opname harus dilakukan dengan meminimalisir
kesalahan sekecil mungkin. Sebaiknya, staf yang melakukan penghitungan
stok tidak boleh juga memberikan perlakuan terhadap perbedaan stok yang
ditemukan. Sistem yang menugaskan staf yang berbeda pada masing-
masing kegiatan tersebut akan membantu menjaga integritas proses stock

13
 opname (WHO, 2012). Selain itu juga, untuk memastikan orang yang
melakukan stock opname terbebas dari kepentingan pribadi.
Waktu terbaik untuk melakukan stock opname adalah disaat tidak
ada aktifitas pada gudang penyimpanan. Dapat di waktu weekend atau
pada shift malam (Chase dkk, 2006). Sehingga tidak ada perpindahan
barang masuk ataupun keluar.

E. Waktu Pelaksanaan
Dalam melakukan perhitungan persediaan waktu yang tepat adalah saat
persediaan berada pada tingkat terendah dan akan dilakukannya pemesanan
ulang. Pada saat persediaan berada pada tingkat terendah, akan lebih mudah
untuk dilakukan perhitungan dengan waktu yang cepat, dan juga akan
meminimalkan untuk terjadinya kesalahan.
Berikut adalah beberapa panduan mengenai kapan hitungan siklus harus
dilakukan:Stock opname biasanya dilakukan setiap akhir periode yaitu setiap
akhir tahun, triwulan (tiga bulan), kuartal (4bulan) bahkan setiap akhir bulan,
tergantung dari kebijakan perusahaan. Tetapi bagi perusahaan yang memiliki
sistem pengendalian intern lebih tertata biasanya kegiatan ini dilkukan setiap
tiga atau empat bulan.
Kegiatan ini cukup menyita waktu karena petugas yang melakukan
kegiatan stock opname akan benar-benar memeriksa secara langsung keadaan
serta kondisi persediaan barang dagang perusahaan. Maka dari itu perusahaan
harus mengatur waktu secara efisien ketika ingin melakukan stock
opname.Namun dalam hal ini perhitungan perusahaan sudah semakin
dimudahkan dengan tekhnologi yaitu menggunakan barcode, sebagian besar
perusahaan menggunakan barcode karena diyakini dapat dengan mudah dan
akurat membantu perusahaan untuk mengurangi kesalahan pencatatan dan
perhitungan barang.

F. Metode Cycle Counting

Dalam melakukan cycle counting terdapat dua kesimpulan yang akan
ditemukan. Kesimpulan utama adalah keakuratan item dalam hitungan dapat
digunakan untuk menentukan keakuratan barang di gudang secara

14
keseluruhan. Kesimpulan lain adalah bahwa jika ditemukan kesalahan dalam
hitungan maka kesalahan tersebut dapat diharapkan terjadi pada item lain di
gudang. Ada sejumlah jenis penghitungan siklus yang bisa digunakan
(Wijffels, 2016):
1. Control Group
Perusahaan memulai melakukan penghitungan dengan
menggunakan kelompok kontrol untuk menguji bahwa metode yang
mereka gunakan untuk menghitung barang akan memberikan hasil
terbaik. Prosesnya biasanya berfokus pada sekelompok kecil barang yang
dihitung berkali-kali dalam waktu singkat. Proses perhitungan berulang
ini akan menunjukkan adanya kesalahan dalam perhitungan yang
kemudian dapat dikoreksi.
2. Random Sample
Apabila sejumlah item yang akan dihitung dipilih secara acak,
proses ini dikenal sebagai penghitungan siklus sampel secara acak.
Ketika sebuah gudang perusahaan memiliki sejumlah besar barang
serupa, mereka dapat secara acak memilih sejumlah item yang akan
dihitung. Perhitungannya bisa dilakukan setiap hari atau hari kerja
sehingga sebagian besar barang di gudang dihitung dalam jangka waktu
yang wajar. (Wijffels, 2016)
3. Location based Cycle Counting
Perhitungan dengan menggunakan zona produk yang akan
dihitung, Perhitungan siklus berbasis lokasi sangat mirip dengan
penghitungan siklus pengendalian proses. Sebuah area sampel dipilih dan
setiap item di area tersebut harus dihitung. Kerugian dari metode ini
adalah karakteristik item tidak digunakan untuk membentuk sampel.
Sampel dibentuk oleh lokasi. Lokasi mungkin tidak relevan sehubungan
dengan kebutuhan fungsi produksi atau distribusi.
4. Metode ABC
Metode ABC dapat diaplikasikan dalam pelaksanaan stock
opname.Metode ABC merupakan sebuah pengklasifikasian yang
mengelompokkan barang berdasarkan pergerakannya (WHO, 2012).
Untuk melakukan stock opname, dari pengelompokan ini kita dapat

15
menggunakan metode ini untuk menentukan berapa jumlah perbedaan
(discrepancies) yang dapat ditoleransi atau dimaklumi serta menentukan
frekuensi pengecekan fisik barang, karena barang fast moving akan
terjadi transaksi yang lebih sering sehingga dimungkinkan untuk
memiliki error atau kesalahan lebih banyak. (Wild, 2004).
a. Penentuan Toleransi
Saat melakukan penghitungan jumlah stok, ada istilah margin of
error, atau batas kesalahan yang merupakan toleransi dari perbedaan
penghitungan jumlah stok.Batas toleransi dapat berupa jumlah absolut
atau berupa persentase dari jumlah keseluruhan stok (Wild, 2004).
Dengan metode ABC, kita dapat menentukan batas toleransi
dengan klasifikasi:
A: fast movement stock, sehingga eror yang ditoleransi seminimal
mungkin
B: slow movement stock, sehingga eror yang ditoleransi dalam jumlah
yang kecil
C: stagnant stock, toleransi ditentukan dalam jumlah yang masuk akal
Menurut Wild pada tahun 2004 mengatakan batas yang ditoleransi
untuk klasifikasi A sebesar 1%, B sebesar 2% dan C sebesar 5%.
Sementara itu, menurut Jacobs dkk pada tahun 2011 batas toleransi
untuk barang A sebesar ±0.2%, B sebesar ±1% dan C sebesar ±5%.
Terlepas dari dua sumber diatas, penentuan toleransi perbedaan
jumlah barang juga merupakan kebijakan manajemen yang
berwenang. Ada baiknya batas toleransi perbedaan yaitu 1% untuk
semua barang, karena apabila sampai pada 5% akan dirasa dapat
menyebabkan pengendalian yg lemah.
b. Frekuensi Pengecekan Jumlah Fisik Barang
Metode ABC juga dapat untuk menentukan frekuensi atau
seberapa sering kita melakukan stock opname pada persediaan kita.
Barang dengan klasifikasi A pastinya akan lebih sering dilakukan
stock opname dibandingkan dengan klasifikasi lainnya karena
pergerakan barang yang sangat cepat akan menyebabkan tingginya

16
 resiko kesalahan dalam penyimpanan serta penulisan kedalam stock
record.Contoh klasifikasi yang dikemukakan oleh Wild, 2004:
1. Klasifikasi A, frekuensi penghitungan sebanyak 3 kali dalam
setahun atau stock opname dilakukan 4 bulan sekali.
2. Klasifikasi B, frekuensi penghitungan sebanyak 2 kali dalam
setahun atau dilakukan 6 bulan sekali.
3. Klasifikasi C, frekuensi penghitungan sebanyak 1 kali dalam
setahun. Dalam buku WHO pada tahun 2012 mengatakan bahwa
dalam hal ini, barang tipe C dapat diklasifikasikan kembali
sebagai tipe D untuk dead stock)
4. Klasifikasi D, frekuensi penghitungan dapat dilakukan 3 tahun
sekali.
Dalam pengaplikasiannya, banyak manajemen dalam
pelayanan kesehatan yang tidak sesuai dengan sumber diatas.
Akan tetapi, pada dasarnya, semakin sering pihak manajemen
melakukan stock opname, itu akan lebih baik karena tentunya
akan meningkatkan akurasi dari stock record dan pengelolaan
persediaan itu sendiri.

G. Tahapan Penghitungan Fisik Persediaan

Ada beberapa tahapan yang dapat diimplementasikan untuk pelaksanaan
stock opname yang dikemukakan oleh Wild pada tahun 2004:
Lakukan penghitungan secara fisik. Metode yang dapat dilakukan untuk
penghitungan fisik adalah:
a. Penghitungan langsung semua barang persediaan
b. Weight counting atau penghitungan berat. Dengan timbangan yang
sudah terkalibrasi, dapat memberikan hasil penghitungan yang akurat.
c. Penggunaan alat penghitungan.
d. Batching in standard quantities, setiap satuan barang dikumpulkan dan
diberi nomor/ batch. Nomor batch tersebut yang dihitung, bukan
satuan barangnya.

17
 e. Dengan penyusunan. Jika barang ditata menggunakan pola, biasanya
semua dalam kondisi yang sama.
f. Consistent stocking, sehingga akan ada jumlah barang yang sama pada
masing-masing tumpukan atau deret.
1. Setelah itu, besarnya ketidakcocokan dapat dilihat dari persentase jumlah

𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑑𝑎 𝑝𝑒𝑛𝑐𝑎𝑡𝑎𝑡𝑎𝑛 − 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑓𝑖𝑠𝑖𝑘

% 𝑝𝑒𝑟𝑏𝑒𝑑𝑎𝑎𝑛 = 𝑥 100%
𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑑𝑎 𝑝𝑒𝑛𝑐𝑎𝑡𝑎𝑡𝑎𝑛

2. Untuk mendukung besaran ketidakcocokan, ada batas nilai perbedaan

(limit on value discrepancy) setiap item barang.

𝑛𝑖𝑙𝑎𝑖 𝑝𝑒𝑟𝑏𝑒𝑑𝑎𝑎𝑛 = 𝑢𝑛𝑖𝑡 𝑠𝑡𝑜𝑐𝑘 𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒 𝑥 (𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑑𝑎 𝑝𝑒𝑛𝑐𝑎𝑡𝑎𝑡𝑎𝑛 − 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑓𝑖𝑠𝑖𝑘)

Apabila nilai perbedaan ini lebih besar dari yang disepakati oleh akuntan,
maka itu dianggap sebagai masalah.

Stock opname dilakukan bukan hanya untuk dicari dimana barang

seharusnya berada dan bagaimana pencatatan itu dilakukan, tetapi juga untuk
mencari tahu mengapa masalah-masalah ini bisa terjadi. Sehingga untuk
menelaahnya dapat dilakukan dengan pendekatan sistem.

H. Contoh Aplikasi Laporan Stock Opname dengan Microsoft Excel

Membuat laporanStock Opnameseperti ini ada baiknya dilakukan secara
komputerisasi untuk mempermudah pekerjaan dan mengurangi terjadinya
kesalahan dalam pencatatan. Dalam makalah ini akan dijelaskan mengenai
pembuatan laporan Stock Opnamemenggunakan software komputer Microsoft
Excel.
1. Buka aplikasi Microsoft Excelkemudian langkah pertama adalah
membuat format laporan seperti gambar di bawah, isikan NAMA
PERUSAHAAN, NAMA LAPORAN dan PERIODE LAPORAN.
Kemudian buatlah kolom dan isikan format data seperti di gambar mulai
dari NO, KODE BARANG hingga terakhir KETERANGAN.

18
2. Input data persedian mulai dari No sampai Harga Jual secara manual
seperti contoh di gambar.
3. Input data persediaan awal yang sudah dikelompokkan berdasarkan
kelompok masing-masing (misalnya berdasarkan klasifikasi ABC)
masukkan rumus (=G10*E10) pada kolom NILAI dan rumus
[=SUM(H10:H14)] pada kolom, untuk angka jumlah di tulis secara
manual.
4. Input data penjualan untuk kolom JML ditulis manual dan pada kolom
NILAI Masukkan rumus (=I10*F10), untuk kolom total caranya sama
dengan yang di atas.
5. Input data barang masuk caranya sama dengan no 3.
6. Input data persediaan akhir yang nantinya akan di jadikan data untuk
mencocokkan nilai buku persediaan dengan nilai fisik persediaan yang
ada digudang (Nilai sesungguhnya ), untuk semua rumus jumlah caranya
sama dengan no 3 menggunakan formula (sum).
7. Input data persediaan yang tersedia digudang (Nilai Fisik), angka JML
ditulis manual sesuai dengan jumlah barang yang ada digudang.
8. Setelah semua data telah terimput maka selanjutnya adalah pencocokan
data yaitu dengan mencocokkan Nilai buku persediaan dengan Nilai fisik
digudang. Apabila hasil dari selisih menunjukkan minus (-) maka disebut
selisih kurang dan sebaliknya apabila menunjukkan hasil (+) maka
disebut selisih lebih, Ada beberapa faktor terjadinya selisih kurang/lebih
bisa jadi barang hilang atau rusak. Perhatikan gambar dibawah.
9. Setelah melakukan pencocokan dan ditemukan selisih lebih/kurang maka
dikolom keterangan ditulis keterangan berdasarkan keadaan barang
tersebut, jika minus (-)/selisih kurang dikarenakan barang tersebut rusak
maka pada kolom keterangan ditulis rusak begitupun dengan selisih lebih
yang kemungkinan di karenakan kesalahan pencatatan maka di kolom
keterangan di tulis salah catat. Perhatikan gambar yang diblok merah.

19
 BAB III
KESIMPULAN

Stock opname adalah menghitung stock yang kita punya di gudang

penyimpanan persediaan dan mencocokannya pada pencatatan atau stock record.
Dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 05/IN/M/2011, Tujuan
melakukan stock opname adalah untuk menguji kesesuaian antara pembukuan
barang persediaan dengan kuantitas dan kualitas fisik yang dilaksanakan dalam
rangka akuntabilitas penatausahaan barang persediaan.
Untuk mempermudah pelaksanaan stock opname, kita dapat menggunakan
metode ABC.Dengan menggunakan metode ini, kita dapat untuk menentukan
frekuensi atau seberapa sering kita melakukan stock opname pada persediaan kita.
Barang dengan klasifikasi A pastinya akan lebih sering dilakukan stock opname
dibandingkan dengan klasifikasi lainnya karena pergerakan barang yang sangat
cepat.
Pada kegiatan stock opname,stock record merupakansumber informasi primer
yang digunakan pada berbagai kegiatan (seperti penghitungan kebutuhan, re-
order). Sehingga ketidak-akuratan atau inakurasi pencatatan akan menghasilkan
forecast kebutuhan yang tidak akurat (dapat mengakibatkan stockout dan
stagnant). Stock record merupakan alat penting yang harus ada dalam
pelaksanakan stock opname. Ada 2 cara yang digunakan dalammelakukan Stock
record yakni dengan cara manual dan stores computing .

20
 DAFTAR PUSTAKA

Carter. William K. 2006. Akuntansi Biaya (Cost Accounting). Jakarta: Penerbit

Salemba Empat.

Chase, Richard B., F Robert Jacobs dan Nicholas J Aquilano. 2006. Operations
Management for Competitive Advantage (11thed.). USA: McGraw
Hill/Irwin.

Horngren, 2007, Akuntansi Jilid 1 (Terjemahan) Edisi ke 7. Erlangga, Jakarta.

Jacobs, F R., W L Berry., D C Whybark., dan T E Vollmann. 2011.

Manufacturing Planning and Control for Supply Chain Management
(6thed.). New York: McGraw-Hill.

Intruksi Menteri Pekerjaan Umum Nomor: 05/IN/M/2011 tentang Pengamanan

dan Penatausahaan Barang Persediaan di Lingkungan Kementerian
Pekerjaan Umum. Jakarta.

Peraturan Kepala Badan Pengawasan Obat dan Makanan Republik Indonesia

Nomor 40 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Prekursor Farmasi
dan Obat Mengandung Prekursor Farmasi.

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan

Farmasi Rumah Sakit.

Rao, P Mohana. 2012. Fundamentals of Accounting for CPT. New Delhi: PHI
Learning Private Limited.

Richards, Gwynne dan Susan Grinsted. 2016. The Logistics and Supply Chain
Toolkit (2nded.). United Kingdom: Kogan Page Limited.

WHO. 2012. Inventory Management. Cambridge: Management Sciences for

Health.

Wijffels,Luc,et.al.2016. An enhanced cycle counting approach utilising historical

inventory data. Institute for Manufacturing, University
ofCambridge,InternationalFederation of Automatic Control, Hosting by
Elsevier 49-12 (2016) 1347–1352

21