MANAJEMEN LOGISTIK OBAT, ALAT DAN FASILITAS KESEHATAN

“Metode Pengendalian (Stock Counting dan Stock Opname)”

Disusun Oleh:

Kelompok 6

1. Firda Nadia Roshandi 101511133065

2. Alief Dyaningayu Savitri 101511133073
3. Dewi Roudhotul Hasanah 101511133168
4. Nur Syarifah Wardani 101511133200

ADMINISTRASI KEBIJAKAN KESEHATAN

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS AIRLANGGA
2018
 DAFTAR ISI

Halaman Judul ....................................................................................................... i

Daftar Isi ................................................................................................................ ii
BAB I Pendahuluan .............................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah.......................................................................................... 1
1.3 Tujuan .............................................................................................................. 2
BAB II Pengendalian Persediaan ........................................................................ 3
2.1 Definisi Persediaan .......................................................................................... 3
2.2 Fungsi Persediaan ........................................................................................... 4
2.3 Perbedaan Inventory, Stock, dan Goods ........................................................ 4
2.4 Definisi Pengendalian Persediaan .................................................................. 5
2.5 Prinsip Pengendalian Persediaan .................................................................. 6
2.6 Persyaratan Pengendalian Persediaan .......................................................... 7
BAB III Stock Counting dan Stock Opname........................................................ 8
3.1 Stock Counting ................................................................................................. 8
3.2 Stock Opname................................................................................................. 11
3.2.1 Definisi Stock Opname................................................................................ 11
3.2.2 Manfaat Stock Opname .............................................................................. 12
3.2.3 Langkah Melaksanakan Kegiatan Stock Opname................................... 13
3.2.4 Metode Stock Opname ................................................................................ 15
BAB IV Kerangka Konseptual dan Operasional ............................................. 17
4.1 Kerangka Konseptual ................................................................................... 17
4.2 Kerangka Operasional .................................................................................. 17
BAB V Simulasi Pelaporan Stock Opname pada Ms Excel ............................. 20
5.1 Langkah Pelaporan Stock Opname .............................................................. 20
5.2 Sistem Periodik .............................................................................................. 23
BAB VI Penutup.................................................................................................. 27
6.1 Conclusion ...................................................................................................... 27
Daftar Pustaka ..................................................................................................... 28

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Persediaan (inventory) adalah segala sesuatu/sumber-sumber daya
organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan
permintaan dari sekumpulan produk phisikal pada berbagai tahap proses
transformasi dari bahan mentah ke barang dalam proses, dan kemudian
barang jadi ( Handoko, 1997: hal 333)
Persediaan merupakan salah satu aset yang paling mahal di banyak
perusahaan, mencerminkan sebanyak 40% dari total modal yang
diinvestasikan. Sehingga perusahaan penting dan wajib memiliki manajemen
persediaan yang baik. Namun di sisi lain, suatu perusahaan dapat mengurangi
biaya dengan cara menurunkan tingkat persediaan di tangan. Konsumen akan
merasa tidak puas bila suatu produk perusahaan stoknya habis. Oleh karena
itu, perusahaan harus mencapai keseimbangan antara investasi persediaan dan
tingkat pelayanan konsumen.
Semua perusahaan atau organisasi mempunyai beberapa jenis sistem
perencanaan dan pengendalian persediaan. Dalam hal produk-produk fisik,
organisasi harus menentukan apakah akan membeli atau membuat sendiri
produk mereka. Setelah hal ini ditetapkan, langkah berikutnya adalah
meramalkan permintaan. Kemudian manajer operasi menetapkan persediaan
yang diperlukan untuk melayani permintaan tersebut. Oleh sebab itu, dalam
makalah ini akan dibahas mengenai metode pengendalian yakni stock
counting dan stock opname, dimana metode ini penting dalam pelaksanaan
manajemen logistik, alat, obat dan fasilitas di bidang kesehatan.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa definisi, fungsi, prinsip, dan persyaratan dalam pengendalian
persediaan (inventory control)?
2. Apa definisi, prinsip, manfaat, dan metode dalam cycle counting?

1
 3. Apa definisi, tujuan, manfaat dan prinsip dalam stock opname dan stock
counting?
4. Bagaimana aplikasi dari metode pengendalian stock opname dan stock
counting?

1.3 Tujuan
1. Mengetahui dan memahami definisi, fungsi, prinsip, dan persyaratan
dalam pengendalian persediaan (inventory control)
2. Mengetahui dan memahami definisi, prinsip, manfaat, dan metode dalam
cycle counting
3. Mengetahui dan memahami definisi, tujuan, manfaat dan prinsip dalam
stock opname dan stock counting
4. Mengaplikasi dari metode pengendalian stock opname dan stock counting

2
 BAB II
PENGENDALIAN PERSEDIAAN

2.1 Definisi Persediaan

Persediaan (inventory), dalam konteks produksi, dapat diartikan
sebagai sumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur
ini belum digunakan karena menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud
dengan proses lebih lanjut disini dapat berupa kegiatan produksi seperti
dijumpai pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran seperti dijumpai pada
sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti pada sistem rumah
tangga. Keberadaan persediaan atau sumber daya menganggur ini dalam
suatu sistem mempunyai suatu tujuan tertentu. Alasan utamanya adalah
karena sumber daya tertentu tidak bisa didatangkan ketika sumber daya
tersebut dibutuhkan. Sehingga, untuk menjamin tersedianya sumber daya
tersebut perlu adanya persediaan yang siap digunakan ketika dibutuhkan.
Menurut Jacob dan Chase (2013), “Inventory is the stock of any item
or resource used in an organization”. Kemudian menurut Ravi (2009)
menyatakan bahwa “The inventory may be defined as the physical stock of
good, units or economic resources that are stored or reserved for smooth,
efficient and effective functioning of business.”
Sedangkan dalam buku Material Management: An Integrated System
Approach, Prem Vrat mendefinisikan persediaan bahwa “in the generally
understood term, inventory means a physical stock of goods kept in store to
meet the anticipated demand. However, from materials management
perspective, an apt definition of inventory is “a usable but idle resource
having some economic value.”
Dari semua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa persediaan
(inventory) merupakan stok segala jenis barang dalam bentuk fisik yang
dikelola oleh suatu perusahaan, yang akan dijual atau dijadikan sebagai bahan
dalam proses produksi untuk memenuhi permintaan di masa yang akan
datang.

3
2.2 Fungsi Persediaan
Menurut Operations Interest Group, IIM Lucknow (2013), persediaan
memiliki beberapa fungsi, yaitu sebagai berikut:
a. Anticipation Inventory
Persediaan yang disimpan di gudang di setiap lokasi untuk
melayani permintaan yang diproyeksikan dalam rencana permintaan
organisasi. Rencana permintaan termasuk didalamnya adalah antisipasi
terhadap tinggi rendahnya karena promosi atau perubahan permintaan
musiman.
Persediaan dapat timbul mengantisipasi terjadinya penuruan
persediaan (supply) dan kenaikan permintaan (demand) atau kenaikan
harga. Untuk menjaga kontinuitas pengiriman produk ke konsumen, suatu
perusahan dapat memelihara persediaan dalam rangka liburan tenaga kerja
atau antisipasi terjadinya pemogokan tenaga kerja.
b. Fluctuation Inventory
Persediaan fluktuasi digunakan untuk memisahkan perusahaan dari
fluktuasi permintaan dan memberikan saham barang yang akan
memberikan pilihan bagi pelanggan. Dalam hal proses produksi,
persediaan fluktuasi merupakan persediaan tambahan yang disimpan untuk
perlindungan terhadap kesalahan perkiraan dan perubahan jangka pendek
dalam backlog.
c. Decoupling Inventory
Persediaan ini digunakan untuk memisahkan berbagai bagian dari
proses produksi dan memungkinkan fungsi supply dan fungsi permintaan
untuk beroperasi pada tingkat independensi yang berbeda. Persediaan ini
menyelamatkan lini produksi dari delay jika ada kekurangan di proses
awal.
d. Hedge Inventory
Persediaan ini digunakan untuk membatasi nilai risiko inflasi dan
perubahan kenaikan harga karena faktor-faktor seperti bencana,
pemogokan buruh, politik dan peristiwa ekonomi.

4
 e. Lot-size Inventory
Persediaan ini dibeli untuk mengambil keuntungan dari kuantitas
diskon yang ditawarkan untuk jumlah yang lebih besar. Persediaan muncul
karena ada persyaratan ekonomis untuk penyediaan (replishment) kembali.
Penyediaan dalam lot yang besar atau dengan kecepatan sedikit lebih cepat
dari permintaan akan lebih ekonomis. Faktor penentu persyaratan
ekonomis antara lain biaya setup, biaya persiapan produksi atau pembelian
dan biaya transport.

2.3 Perbedaan inventory, stock, dan goods

Perbedaan inventory, stock, maupun goods tertera dalam tabel berikut

Inventory Stock Goods

Catatan obat apa saja Jumlah real obat yang Jumlah real barang-
(jenis) yang dimiliki dimiliki perusahaan barang penunjang
oleh suatu perusahaan proses produksi di
perusahaan

2.4 Definisi Pengendalian Persediaan

Sistem pengendalian persediaan (inventory control) merupakan suatu
sistem untuk mengetahui stock opname persediaan barang pada suatu tempat.
Pengendalian persediaan (inventory control) adalah proses yang digunakan
untuk memaksimalkan penggunaan perusahaan persediaan. Tujuan dari
pengendalian persediaan adalah untuk menghasilkan keuntungan maksimum
dari sedikitnya jumlah investasi persediaan tanpa mengganggu atas tingkat
kepuasan pelanggan. Mengingat dampak pada pelanggan dan keuntungan,
pengendalian persediaan adalah salah satu perhatian utama dari bisnis yang
memiliki investasi persediaan yang besar, seperti pengecerdan distributor.
Inventory Control refers to the process of managing the ordering,
storage and use of stocks efficiently. Good stock control is built on 4 pillars,
such as : What I have in stock?Where the stock is located? How much stock
I need? When to replenish? (Spring Singapore, 2013)

5
 Sistem inventory control sudah banyak digunakan atau dikembangkan
pada suatu tempat dengan berbagai macam teknologi dan sistem. Salah
instansi pemerintah yaitu Balai Laboratorium kesehatan DIY yang dalam
kegiatannya adalah pengendalian stock opname persediaan Barang Habis
Pakai (BHP) di gudang. Dalam Sistem pengelolaan data inventory di Balai
Laboratorium Kesehatan DIY terdapat beberapa masalah, yaitu adanya
kesulitan dalam mengetahui informasi permintaan, penerimaan, pemakaian,
dan stok barang habis pakai (BHP) . Hal ini disebabkan data belum tersimpan
dalam file yang baik dan pengelolaan data persediaan BHP masih dilakukan
secara manual (kartu persediaan barang), dalam proses inventori gudang
menjadi single user dalam melakukan stock opname persediaan BHP tidak
dapat digunakan untuk multiusers sehingga bagian pelayanan dan Kepala
BLK tidak dapat langsung bisa mengakses laporan stock opname BHP.
Permasalahan seperti ini memerlukan sebuah sistem yang terkomputerisasi
dan berbasis web. Maka dalam penelitian ini akan dibangun sebuah Aplikasi
Inventory Control Stock Opname Barang Habis Pakai (BHP) di Balai
Laboratorium Kesehatan DIY, dengan menggunakan pemograman web yang
akan membantu dalam proses pengolahan data secara tersistem.
Dengan demikian, dari beberapa pengertian dapat disimpulkan bahwa
pengendalian persediaan adalah penentuan kebijakan pemesanan, kapan
bahan itu dipesan dan berapa banyak bahan dipesan untuk memenuhi
kebutuhan konsumen atau pengguna.

2.5 Prinsip Pengendalian Persediaan

Prinsip-prinsip pengendalian internal untuk persediaan meliputi:
a. Pemisahan tugas, yaitu perhitungan persediaan dilakukan oleh karyawan
yang bukan bertugas mengawasi persediaan.
b. Penyelenggaraan pertanggung jawaban, yaitu masing-masing bagian
dalam pengelolaan persediaan wajib menggunakan otoritas yang otentik.
c. Verifikasi internal yang independen, yaitu perhitungan ulang persediaan
oleh petugas yang lain dan pemberian tanda terhadap item barang
persediaan.

6
 d. Prosedur dokumentasi, yaitu penandaan barang dengan dokumen yang
sudah dinomori sebelumnya.
Sedangkan dalam perhitungan persediaan harus memperhatikan prinsip
sebagai berikut:
a. Pada waktu pelaksanaan stock opname, tidak boleh ada barang keluar
atau masuk (freezing)
b. Penghitungan harus dilakukan oleh pihak independen (pihak yang tidak
berkaitan dengan barang yang akan dihitung).
c. Jika diperlukan akurasi yang tinggi, sebaiknya satu jenis barang dihitung
oleh dua orang atau kelompok yang berbeda dalam waktu yang tidak
bersamaan.
d. Tidak hanya menghitung jumlah, namun melihat kulitas barang sesuai
standar yang ada.

2.6 Persyaratan Pengendalian Persediaan

Dalam pelaksanaan pengendalian persediaan terdapat beberapa
persyaratan yang harus dipenuhi, yakni sebagai berikut:
a. Terdapat gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat
bahan atau barang yang tetap dan identifikasi bahan atau barang tertentu.
b. Sentralisasi kekuasaan dan tanggung jawab pada satu orang dapat
dipercaya terutama penjaga gudang.
c. Suatu system pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan atau
barang.
d. Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang
e. Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan jumlah yang dipesan
yang dibagikan atau dikeluarkan dan yang tersedia dalam gudang
f. Pemeriksaan fisik bahan atau barang yang ada dalam persediaan secara
langsung.

7
 BAB III
STOCK COUNTING & STOCK OPNAME

Stock counting dan stock opname adalah metode yang dapat digunakan
dalam pengendalian persediaan barang. Berikut adalah penjelasan masing –
masing.
3.1 Stock Counting
Stock counting adalah kegiatan yang dilakukan untuk menghitung dan
memeriksa jumlah barang yang tersedia di ruang penyimpanan untuk
memastikan kondisi barang yang akan dijual. Stock counting memungkinkan
perusahaan untuk memastikan bahwa stock benar – benar tercatat dan sama
seperti yang ada dalam data. Stock counting merupakan alat utama untuk
memastikan bahwa persediaan suatu perusahaan atau toko tetap akurat. Dalam
stock counting terdapat istilah cycle counting, berikut adalah penjelasan
mengenai cycle counting.
Cycle counting adalah memverifikasi barang yang terdapat dalam tempat
penyimpanan dengan sutau siklus yang terjadwal, dilakukan lebih dari sekali
dalam satu tahun. Penghitungan barang yang terdapat di ruang penyimpanan
dihitung selama beberapa hari sekali atau beberapa minggu sekali. Barang –
barang yang dihitung secara berkala adalah barang yang memiliki nilai tinggi
atau barang yang lebih cepat keluar masuk dari tempat penyimpanan. Cycle
counting tidak memerlukan system yang rumit dan tidak mengganggu
aktivitas produksi. Staf internal dapat melakukan kegiatan cycle counting,
karena pada cycle counting barang – barang dihitung periodenya setiap hari,
beberapa hari dan atau setiap minggu.
Prinsip cycle counting adalah :
1. Memverifikasi barang yang ada di ruang penyimpanan,
2. Menghitung barang yang ada di ruang penyimpanan,
3. Proses verifikasi dan penghitungan dilakukan secara terjadwal,
4. Proses verifikasi dan penghitungan dapat dilakukan lebih dari satu kali
dalam satu tahun.

8
Metode yang dapat diterapkan dalam cycle counting yakni :
1. Ramdom sample cycle counting
Data barang – barang yang ada di ruang penyimpanan dihitung dengan
metode random sampling dan kemudian digeneralisasikan. Sampel
digeneralisasikan menggunakan teknik constant population, dan
disiminishing population.
Prinsip : Tidak ditentukan barang apa saja yang dihitung, penentuan
barang yang akan dihitng dilakukan secara acak, tidak ada ketentuan
waktu yang pasti untuk menghitung jumlah barang yang ada di ruang
penyimpanan.
2. ABC cycle counting
Penghitungan barang yang ada di ruang penyimpanan dengan metode
ABC cycle counting dilakukan dengan membagi barang menggunakan
prinsip Analisis Pareto. Analisis Pareto mengelompokkan barang menjadi
3 kategori yaitu kategori A, B, dan C. Kategori barang didasarkan pada
harga barang, frekuensi penggunaan barang, lead-time, atau kriteria lain
yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Kategori A lebih sering dihitung
daripada kelas B, dan kategori kelas B, lebih sering dihitung daripada
kelas C. Pada umumnya barang kategori kelas A dihitung 4 kali dalam 1
tahun, kategori B 2 kali dalam 1 tahun, dan kategori C 1 kali dalam 1
tahun.
Prinsip : Digunakan untuk perusahaan yang memiliki lebih dari 1 ruang
penyimpanan dan memiliki barang yang banyak.
3. Process control cycle counting
Penghitungan barang yang ada di gudang dengan metode Process control
cycle counting dilakukan hanya didasarkan pada barang yang mudah
dihitung.
Prinsip : Fokus pada barang – barang yang terlibat dalam proses
pembuatan produk suratu perusahaan.
4. Opportunity based cycle counting
Penghitungan barang yang ada di gudang dengan metode Opportunity
based cycle counting dijadwalkan jika terjadi kondisi barang tertentu akan

9
 diorder kembali, terdapat barang yang mengalami masalah tertentu, dan
atau ketika barang akan dimuat atau dipindahkan ke tempat yang lain.
Prinsip : Harus mengetahui jadwal pemesanan barang yang akan di order
kembali, atau jawdal pemindahan barangke tempat penyimpanan yang
lain.
5. Location based cycle counting
Metode location based cycle counting mirip dengan process control cycle
counting, namun pada metode ini tidak ada pencatatan hasil penghitungan
dan tidak ada kebijakan khusus dalam metode ini sehingga jika ingin
menggunakan metode ini perusahaan harus mengombinasikan dengan
metode yang lainnya.
Prinsip : Barang yang dihitung berdasarkan letak atau lokasi barang
tersebut, contohnya adalah lokasi berdasarkan arah mata angina yaitu
barang yang ada di sebelah Timur, Barat, Selatan, atau Utara.
6. Transaction based cycle counting
Penghitungan barang yang ada di ruang penyimpanan dengan metode
transaction based cycle counting adalah menghitung barang yang
dijadwalkan atau dilakukan setiap adanya transaksi baik antara supplier
dengan organisasi atau organisasi dengan konsumen, kemudian dari data
transaksi dibandingkan dengan jumlah yang ada di ruang penyimpanan.
Prinsip : Membeli  mencatat (dengan system/tertulis tangan) 
menghitung. Data transaksi dibandingkan dengan jumlah yang ada di
ruang penyimpanan.

Adapun langkah yang dapat dilakukan dalam cycle counting secara

umum adalah sebagai berikut :
1. Melengkapi data pada semua transaksi inventaris, sehingga data selalu
terbaharui.
2. Mencetak laporan data yang akan digunakan dalam cycle counting, data
harus lengkap berisi dengan menyatakan lokasi barang yang akan dihitung,
dan informasikan ke staf gudang.

10
 3. Membandingkan lokasi, deskripsi, dan jumlah yang tercantum dalam
laporan dengan apa yang ada di rak, dan sebaliknya.
4. Menyelidiki semua perbedaan yang ditemukan dan diskusikan dengan
manajer gudang, dan kemudian mentukan apakah ada pola kesalahan yang
mungkin memerlukan tindakan lebih lanjut.
5. Jika memerlukan tindakan lebih lanjut, maka harus mengubah prosedur
pelatihan kepegawaian, atau apa pun yang diperlukan untuk
menghilangkan kesalahan.
6. Melakukan audit inventaris secara berkala dan menghitung persentase
akurasi inventaris

3.2 Stock Opname

3.2.1 Definisi Stock Opname
Istilah stock opname juga biasa disebut dengan stock taking atau
inventory taking. Menurut Integrated Management Global Slolution,
Stock-taking or inventory checking is the physical verification of the
quantities and condition of items held in your inventory or warehouse,
provides your business with an accurate idea of the number of stock
items that it owns. Artinya stock taking atau inventory checking adalah
pemeriksaan fisik terhadap kuantitas dan kondisi barang yang ada di
dalam gudang, metode stock taking atau inventory checking dapat
memberikan informasi yang akurat terhadap stok barang yang dimiliki
oleh perusahaan.
Sedangkan meurut Momentum Software Solution, stock taking or
inventory checking is the process of counting, weighing or otherwise
calculating all items in stock and recording the results. Artinya stock
taking atau inventory checking adalah proses pengitungan, menimbang
atau menghitung semua stok barang dan mencatat hasil pengitungannya.
Dari kedua pengertian di atas, stock opname dapat diartikan
sebagai proses penghitungan kembali persediaan barang meliputi proses
menghitung jumlah sekaligus mengontrol kualitas barang yang ada di
gudang dan kemudian menyesuaikannya dengan catatan yang ada.

11
 Stock opname adalah metode pengendalian barang persediaan
dengan menghitung stok yang dimiliki dan mencatat hasilnya ke dalam
sebuah laporan, laporan tersebut berisi jumlah baran beserta nilainya
kemudian disesuaikan dengan catatan riil yang dimiliki. Banyak
perusahaan yang melakukan metode stock opname setahun sekali hal ini
dilakukan karena kemungkinan stok yang dimiliki oleh perusahaan
tersebut tidak banyak berubah. Kemungkinan lain adalah mereka berfikir
bahwa proses stock taking membutuhkan waktu yang lama, padahal jika
stock opname dilakukan dengan menggunakan bantuan computer akan
mempercepat pengerjaan.
Prinsip Stock Opname
1. Kegiatan melihat kuantitas dan kualitas barang yang ada di ruang
penyimpanan,
2. Kegiatan merekam kuantitas dan kualitas barang yang ada di ruang
penyimpanan,
3. Kegiatan mencatat kuantitas dan kualitas barang yang ada di ruang
penyimpanan,
4. Kegiatan dilakukan secara sederhana dan lebih cepat jika dibandingkan
dengan stock counting.

3.2.2 Manfaat Stock Opname

Penghitungan jumlah stok barang yang ada di ruang penyimpanan
merupakan hal yang penting dilakukan bagi sebuah perusahaan.
Penerapan stock opname dalam sebuah perusahaan memiliki manfaat
tersendiri diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Memberikan informasi akurat mengenai stok fisik (barang riil) yang
dimiliki. Dari informasi tersebut dapat diketahui mana barang yang
terjual dan mana barang yang tidak terjual.
2. Membandingkan stok fisik yang dimiliki dengan stok yang tertera di
laporan. Dari stok fisik dan laporan yang ada dapat mengetahui
adanya perbedaan diantara keduanya. Mengetahui apakah
perbedannya tergolong signifikan atau tidak.

12
 3. Mengetahui masalah yang ada dalam tempat penyimpanan barang
dan menemukan solusi untuk masalah tersebut. Dalam tempat
penyimpanan tidak memungkinkan terjadi masalah, masalah yang
terjadi bisa seperti pencurian dan kelayakan ruang penyimpanan
yang kurang memadai, misalnya terjadi kebocoran dalam ruang
peyimpaan tentu akan merugikan stock barang, tertama barang yang
mudah rusak jika terkena air.
4. Mengetahui kapasitas ruang peyimpanan. Dengan mengetahui
kapasitas ruang penyimpanan maka dapat menyesuaikan dengan
barang yang akan di beli untuk tambahan persediaan.
5. Mengetahui laba kotor, mengurangi kerugian, dan mengurangi
pemborosan.
6. Untuk perusahaan manufaktur dapat bermanfaat untuk mengtahui
persediaan bahan baku, barang setengah jadi, dan bahan jadi
sehingga jika persediaan bahan baku cukup maka tidak akan
menganggu proses produksi.
3.2.3 Langkah Melaksanakan Kegiatan Stock Opname
Robert Nathan memberikan langkah – langkah yang dapat
dipersiapkan dalam kegiatan stock opname diantaranya :
1. Perencanaan
Sebelum memulai kegiatan stock opname, penting bagi pimpinan
untuk memahami dengan benar mengenai sumber daya dan waktu
yang akan diperlukan, sehingga dapat meminimalisir kemungkinan
kendala yang terjadi ketika proses stock opname. Stock opname
harus dilakukan di waktu yang tepat, sebagian besar perusahaan
menerapkan stock opname diluar jam kerja. Persiapkan peralatan
yang menjunjang aktivitas stock opname seperti stocksheet, bolpoin,
dan kalkulator.
2. Pengorganisasian sumber daya
Sumber daya dalam melaksanakan kegiatan stock opname bisa
berasal dari eksternal yang berpengalaman dan bisa juga dari
internal perusahaan. Keterlibatkan staf internal perusahaan dalam

13
 kegiatan stock opname akan bermanfaat untuk pekerja karena
mereka akan mendapatkan pemahaman tentang pentingnya
manajemen stok. Jika melibatkan staff internal maka harus selalu
menunjuk seorang supervisor untuk setiap bagian dan memastikan
semua staf sepenuhnya memahami bagaimana stok akan dihitung.
Sebagai contoh, penerapan stock opname dimulai dengan
menghitung dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan ruang stok,
untuk menghindari duplikasi hitungan. Juga hal yang perlu
diinstruksikan adalah bahwa kebisingan dan percakapan sebisa
mungkin diminimalkan selama kegiatan stock opname, karena suara
dari percakapan, ponsel, musik, atau radio dapat menyebabkan
kesalahan dalam hitungan.
3. Memahami apa saja yang perlu dihitung
Sebelum memulai kegiatan stock opname, harus mengidentifikasi
semua stok yang dimiliki oleh perusahaan. Stok yang dipesan
pelanggan, tetapi belum dikirim dan stok yang diterima dari
pemasok tetapi belum tercatat dalam sistem harus diisolasi dan
dikecualikan dari stock opname. Semua ruang penyimpanan harus
ditata dengan rapi dan teratur agar mudah diakses. Tim kegiatan
stock opname juga harus mengerti akan persyaratan untuk
mengidentifikasi persediaan barang rusak atau sudah kadaluwarsa.
Barang-barang tersebut dipisah sehingga dapat dinilai dengan harga
diskon atau dihapus dari jumlah stok sepenuhnya.
4. Nilai stock yang dimiliki secara teliti
Setelah menghitung dan memverifikasi tingkat stok perusahaan,
penting untuk meninjau daftar harga untuk memastikan bahwa
perusahaan memiliki harga terkini untuk stock opname. Aspek lain
yang harus dipertimbangkan ketika menilai stok yang dimiliki
adalah untuk mengidentifikasi lebih rendah dari biaya barang atau
harga jual sebenarnya dari barang tersebut.
5. Mengetahui hasil akhir stock opname

14
 Setelah stok perusahaan dihitung dan diberi harga dengan benar
perusahaan perlu meninjau hasil inventarisasi untuk
mengidentifikasi dimana perbaikan dalam manajemen stok dapat
dilakukan. Stock opname berkala juga akan membantu perusahaan
dalam menyederhanakan prosedur gudang dan memungkinkan
perusahaan menangani masalah saham dengan cara yang lebih
efisien dan efektif.
3.2.4 Metode Stock Opname
Pada dasarnya, stock opname dilakukan tergantung kebutuhan dan
kebijakan perusahaan masing – masing. Ada perusahaan yang
melaksanakan stock opname stiap akhir tahun dan ada juga yang
melaksanakan stock opname setiap akhir bulan. Untuk menentukan
periode yang tepat dalam melaksanakan stock opname disesuaikan
dengan tingkat kepentingan dan kemampuan perusahaan dalam
melakukannya. Hal yang diperhatikan adalah sumber daya manusia yang
tersedia dan waktu yang dimiliki perusahaan tersebut. Selama kegiatan
stock opname tidak mengganggu aktivitas perusahaan dan perusahaan
memiliki sumber daya manusia yang memadai maka tidak masalah jika
perusaahn ingin melaksanakan stock opname di setiap bulannya.
Perusahaan yang menerapkan kegiatan stock opname di stiap bulan rata –
rata bertujuan agar perbedaan stok fisik yang ada di ruang peyimpanan
dan yang tercatat dalam laporan dapat segera diketahui dan dicari tahu
penyebabnya.
Dalam menerapkan kegiatan stock opname atau stock taking,
terdapat beberapa tipe yang dapat digunakan diantaranya :
1. Periodic stock taking
Metode periodic stock taking adalah penghitungan jumlah barang
yang tersedia di ruang penyimpanan dan menyesuaikannya dengan
laporan pembukuan yang dilakukan secara terjadwal.
Prinsip : Dilakukan secara periodik, terus menerus secara sistematis.
2. Annual stock taking

15
 Metode annual stock taking adalah penghitungan jumlah barang
yang tersedia di ruang penyimpanan dan menyesuaikannya dengan
laporan pembukuan yang dilakukan dalam satu tahun sekali,
dilaksanakan pada bulan terakhir tahun keuangan. Annual stock
taking memungkinkan memerlukan waktu yang lebih lama.
Prinsip : Dilakukan secara tahunan, satu tahun sekali.
3. Stock out validation
Metode stock out validation adalah penghitungan jumlah barang
yang tersedia di ruang penyimpanan dan menyesuaikannya dengan
laporan pembukuan yang dilakukan ketika jumlah persediaan dalam
kondisi yang membahayakan persediaan atau sudah tergolong
rendah.
Prinsip : Dilakukan setiap persediaan sudah dalam kondisi kritis
atau stok yang tersedia sudah menipis.
4. Continous perpetual stock taking
Metode continuous perpetual stock taking adalah penghitungan
jumlah barang yang tersedia di ruang penyimpanan dan
menyesuaikannya dengan laporan pembukuan yang dilakukan terus
menerus setiap tahun yan dilaksanakan di beberapa titik yang
berbeda.
Prinsip : Dilakukan terus menerus di titik yang berbeda – beda.
5. Spot checks
Metode spot checks adalah penghitungan jumlah barang yang
tersedia di ruang penyimpanan dan menyesuaikannya dengan
laporan pembukuan yang dilakukan secara terjadwal atau acak
berdasarkan hasil penjualan. Metode ini untuk memastikan tidak
ada perbedaan antara data yang ada dalam laporan pembukuan
dengan apa yang sebenarnya ada.
Prinsip : Dapat dilakukan secara acak atau secara terjadwal
tergantung dari kebijakan yang diambil oleh perusahaan.

16
 BAB IV
KERANGKA KONSEPTUAL DAN OPERASIONAL

4.1 Kerangka Konseptual

Konsep adalah abstraksi atau gambaran yang dibangun dengan

menggeneralisasi suatu pengertian. Kerangka konsep merupakan bagan yang
menggambarkan hubungan antar variabel yang akan diteliti. Pada prosedur
pelaporan stock opname dan stock counting, variabel yang digunakan adalah
harga pokok, harga jual satuan, persediaan awal, penjualan, barang masuk,
persediaan akhir (persediaan dalam pencatatan), persediaan di gudang, dan
selisih jumlah barang. Berikut adalah kerangka konspetual pada stock opname
dan stock counting.

Harga Jual
Harga Pokok Persediaan Awal
Satuan

Penjualan Barang Masuk Persediaan Akhir

Persediaan di Selisih Jumlah

Gudang Barang

Kerangka konseptual

4.2 Kerangka Operasional

Operasional adalah seperangkat instruksi yang lengkap untuk

menetapkan apa yang diukur dan cara mengukur variabel. Kerangka
operasional adalah kerangka yang menggambarkan tentang urutan langkah

17
dalam melaksanakan penelitian. Dalam prosedur pelaporan stock opname dan
stock counting, kerangka operasional merupakan urutan langkah dalam
melakukan persiapan, pelaksanaan, hingga pelaporan stock opname dan stock
counting. Berikut ini merupakan gambaran Kerangka Operasional prosedur
pelaporan stock opname dan stock counting:

Persiapan
Pembagian lokasi stock
• menghentikan opnamedan stock persiapan dokumen
seluruh counting
pergerakan
barang

membandingkan stock
membuat laporan stock
Pelaksanaan opname dan stock
opname dan stock
perhitungan fisik counting dengan
counting
pembukuan/sistem

Melaporkan hasil stock

opname dan stock
counting

Tahapan pelaporan stock opname dan stock counting dimulai dari

persiapan yaitu, dengan menghentikan seluruh pergerakan barang, dalam hal
ini seperti memberitahukan kepada supplier supaya tidak mengirimkan
barang. Dan kepada customer supaya tidak mengadakan transaksi atau
pergerakan barang. Kemudian pembagian lokasi stock opname dan stock
counting apabila memiliki lebih dari satu penyimpanan barang atau jumlah
barang sangat banyak. Maka, stock opname dan stock counting harus
dilakukan oleh beberapa orang. Mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan
dalam dalam pelaporan yaitu, kartu barang/persediaan, bukti barang masuk,
bukti barang keluar, bukti keluar masuk barang, dan kartu count tag (Kartu
ini akan menyediakan informasi tentang nama barang, tipe barang lokasi
barang dan lokasi kosong untuk jumlah, jenis kemasan satuan, tanda tangan
orang gudang non gudang dan auditor). Kemudian, pelaksanaan perhitungan
fisik harus dilakukan dengan cermat dan teliti sehingga tidak terjadi

18
kesalahan. Setelah melakukan pehitungan fisik yaitu membandingkan data
stock opname dan stock counting antara sistem pencatatan dalam pembukuan
dengan persediaan yang tersedia.

19
 BAB V
SIMULASI PELAPORAN STOCK OPNAME
PADA Ms. EXCEL

5.1 Langkah Pelaporan Stock Opname

Setelah dilakukan persiapan dan pelaksanaan, kemudian pelaporannya

dapat menggunakan microsoft excel dengan langkah sebagai berikut :

1. Buatlah format seperti berikut :

2. Input data mulai dari Nomor sampai harga jual satuan :

3. Input data persediaan awal dan total jumlah serta nilainya.

20
4. Input data penjualan dan total jumlah serta nilainya

5. Input data barang masuk

6. Input data persediaan akhir

21
7. Input data kesediaan di gudang kera

8. Setelah semua data telah terimput maka selanjutnya adalah pencocokan

data yaitu dengan mencocokkan Nilai buku persediaan dengan Nilai fisik
digudang. Apabila hasil dari selisih menunjukkan minus (-) maka disebut
selisih kurang dan sebaliknya apabila menunjukkan hasil (+) maka
disebut selisih lebih, Ada beberapa faktor terjadinya selisih kurang/lebih
bisa jadi barang hilang atau rusak. Perhatikan gambar dibawah.

22
 9. Setelah melakukan pencocokan dan ditemukan selisih lebih/kurang maka
dikolom keterangan ditulis keterangan berdasarkan keadaan barang
tersebut, jika minus (-)/selisih kurang dikarenakan barang tersebut rusak
maka pada kolom keterangan ditulis rusak begitupun dengan selisih lebih
yang kemungkinan di karenakan kesalahan pencatatan maka di kolom
keterangan di tulis salah catat.

5.2 Sistem Periodik

Jika perusahaan menerapkan sistim periodik, nilai saldo akhir

persediaan di Neraca ditentukan dengan cara melakukan penghitungan fisik
persediaan yang lumrah dikenal dengan istilah “stok opname”.

1. Menghitung selisih persediaan dengan menggunakan rumus = B16 – B15

atau persediaan akhir gudang dikurangi dengan persediaan akhir
komputer.

23
2. Menentukan status persediaan, apakah persediaan akhir gudang sama
dengan persediaan akhir komputer. Menggunakan rumus:
=IF(B17=0;”TRUE”;IF(B17>0;”FALSE”;IF(B17<0;”FALSE”)))
atau Jika selisih persediaan (B17) sama dengan 0 maka mendapatkan
kategori “TRUE”, namun jika selisih persediaan (B17) lebih besar 0
maka mendapatkan kategori “FALSE”, dan jika selisih persediaan (B17)
lebih kecil 0 maka mendapatkan kategori “FALSE”.

24
3. Menentukan status persediaan berdasarkan SS (SafetyStock), apakah
persediaan akhir gudang dengan safety stock dikatakan aman atau
warning. Menggunakan rumus:
=IF(C16<50%*$B$6;”WARNING”;IF(C16>=50%*B$6$;”AMAN”))
atau Jika persediaan akhir gudang kurang dari 50% dikali dengan safety
stock maka mendapatkan kategori “WARNING”, namun jika persediaan
akhir gudang lebih dari sama dengan 50% dikali dengan safety stock
maka mendapatkan kategori “AMAN”.

25
26
 BAB VI
PENUTUP

6.1 Conclusion

Inventory is the stock of any item or resource used in an organization.

Inventory Control refers to the process of managing the ordering, storage
and use of stocks efficiently. Stock counting is an activity that is done to check
the amount of goods available on the storage space to ensure the condition of
the items to be sold. Cycle counting is to verify the goods contained in a
storage area with an scheduled cycle, carried out more than once in a year.
Cycle counting has some method that is ramdom sample cycle counting, ABC
cycle counting, process control cycle counting, opportunity based cycle
counting, and Location based cycle counting.
Stock taking or inventory checking is the process of counting, weighing or
otherwise calculating all items in stock and recording the results. Inventory
control has a broader meaning, not just comparing notes with the state
inventory in the warehouse, but also saw firsthand to see stocks accurately.

27
 DAFTAR PUSTAKA

Improving Business Performance. Stock Taking. [Online].

http://www.imsolutions.info/wp-content/uploads/2015/06/Brochure-Stock-
Take-ST260215-v1.pdf [Diakses pada 4 April 2018].
Momentum Software Solution. Momentum Software Solution Stocktake
Procedure. [Online].
http://www.momentumsoftwaresolutions.com.au/sites/default/files/Sugges
ted%20Stocktaking%20Procedure%20Overview_0.pdf [Diakses pada 4
April 2018].
Peter, Robbert. 2014. 5 Steps to To A Successful Stocktake. [Online].
http://www.robertsnathan.com/5-steps-successful-stocktake/ [Diakses pada
4 April 2018].
Rosetti, Manuel D, dkk. Inventory Cycle Counting – A review. USA : Department
of Industrial Engineering University of Arkansas.
Spruce, Hannah. 2017. The Importance of Stocktaking in Hospitality : Guide for
Managers. [Online].
https://www.highspeedtraining.co.uk/hub/importance-of-stocktaking/ [
Diakses pada 4 April 2018].

28