MANAJEMEN APOTEK &TOKO OBAT

Dosen Pengampu:
Erniza Pratiwi, M. Farm, Apt

Anggota Kelompok:
Maifita Roza
Nova Fitri Engglina
Pijuan Gurning
Rahma Lini
 Manajemen

Manajemen berasal dari kata management artinya

mengurus atau tata laksana.

Manajemen adalah cara mengatur, membimbing

dan memimpin semua orang yang menjadi
bawahannya agar usaha yang sedang dikerjakan
dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya.
 Apotek
Suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan
kefarmasian penyaluran perbekalan farmasi kepada masyarakat.

Toko obat
Suatu tempat
Manajemen apotek adalah proses pengelolaan
setiap elemen yang ada diapotek sesuai
dengan keadaan dan sumber daya apotek agar
mampu berjalan secara efisien

Manajemen toko obat adalah proses

pengelolaan setiap elemen yang ada ditoko
obat sesuai dengan keadaan dan sumber daya
toko obat agar mampu berjalan secara efisien
 4. Manajemen
3. Manajemen
Persediaan
penjualan
barang

2. Manajemen 5. Manajemen
pembelian pemasaran

1. Manajemen Tipe 6. Manajemen

keuangan Manajemen khusus
Manajemen Manajemen
keuangan pembelian
meliputi pengelolaan
defekta, pengelolaan
berkaitan dengan
vendor, pemilihan item
pengelolaan keuangan,
barang yang harus
keluar masuknya uang,
dibeli dengan
penerimaan,
memperhatikan FIFO
pengeluaran, dan
dan FEFO, kinetika arus
perhitungan farmako
barang, serta pola
ekonominya.
epidemiologi
masyarakat.
Manajemen Manajemen
penjualan persediaan barang

pengelolaan gudang,
persediaan bahan
racikan, kinetika aarus
pengelolaan penjualan
barang. Manajemen
tunai, kredit,
persediaan barang
kontraktor.
berhubungan langsung
dengan manajemen
pembelian.
Manajemen Manajemen
pemasaran khusus
manajemen khas yang
pengelolaan dan teknik diterapkan apotek sesuai
pemasaran untuk meraih dengan kekhasannya,
pelanggan sebanyak- contohnya pengelolaan
banyaknya. Manajemen untuk apotek yang
pemasaran ini tampak dilengkapi dengan
padaapotek modern, tetapi laboratorium klinik, apotek
jarang diterapkan pada dengan swalayan, dan
apotek-apotek apotek yang bekerjasama
konvensional. dengan balai pengobatan,
dan lain-lain.
Manajemen Toko Obat
Pendirian Toko Obat harus memenuhi standar
dan persyaratan, meliputi:

a. Lokasi b. Bangunan
Bangunan Toko Obat harus
memiliki fungsi keamanan,
kenyamanan, dan kemudahan
dalam pemberian pelayanan
Lokasi pendirian toko obat kepada masyarakat.
harus memenuhi rencana
tata ruang wilayah
kabupaten/kota setempat.
Bangunan Toko Obat harus
bersifat permanen.
 c. sarana,
prasarana, dan d. Ketenagaan
peralatan
Sarana
Setiap Toko Obat wajib memiliki
• Toko Obat harus memiliki seorang Tenaga Teknis
sarana ruang yang Kefarmasian sebagai
berfungsi: penanggungjawab.
• penyerahan obat
bebas terbatas dan
obat bebas; Tenaga Teknis Kefarmasian wajib
• penyimpanan obat memiliki Surat Tanda Registrasi
bebas terbatas dan Tenaga Teknis Kefarmasian dan
obat bebas; dan Surat Izin Praktik Tenaga Teknis
Kefarmasian sesuai dengan
• arsip ketentuan peraturan perundang-
undangan.
 Pengadaan
Pengadaan Obat Bebas Terbatas dan Obat
Bebas di Toko Obat hanya dapat melalui
pedagang besar farmasi dan industri farmasi.

Pengadaan berdasarkan surat pesanan yang

ditandatangani oleh TTK dengan
mencantumkan nomor SIPTTK
 Penerimaan
Penerimaan Obat Bebas Terbatas
dan Obat Bebas di Toko Obat
harus menjamin kesesuaian jenis
spesifikasi, jumlah, kualitas, dan
waktu kedaluwarsa.
 Penyimpanan
Obat Bebas Terbatas dan Obat Bebas dapat disimpan pada
lemari, rak atau etalase yang mudah terlihat oleh masyarakat.

Penyimpanan Obat Bebas Terbatas dan Obat Bebas tidak

boleh dicampur dengan barang-barang lain.

Obat Bebas Terbatas dan Obat Bebas harus disimpan dalam

wadah asli dari pabrik.

Penyimpanan harus sesuai dengan kondisi yang dipersyaratkan

pada kemasan obat.
 Penyerahan
Penyerahan Obat Bebas Terbatas dan
Obat Bebas kepada masyarakat dilakukan
dalam kemasan terkecil dari pabrik.

Dalam penyerahan Obat Bebas Terbatas dan Obat Bebas kepada

masyarakat, TTK dilarang untuk:
• a. menerima dan/atau melayani resep dokter;
• b. meracik obat dan/atau mengemas kembali obat; dan/atau
• c. melakukan kegiatan distribusi/penyaluran obat
 Pemusnahan
Pemusnahan Obat Bebas
Terbatas dan Obat Bebas
dilakukan sesuia dengan
ketentuan peraturn perundang-
undangan.
Manajemen Apotek
 3. Sediaan
2. Sarana farmasi dan
Prasarana perbekalan
kesehatan lain

1.
Pengelolaan 4.
Sumber Daya Administrasi
Manusia, Pengelolaan
Sumber
daya
1. Sumber Daya Manusia
• Apotek harus dikelola oleh seorang apoteker
yang profesional. Dalam pengelolaan apotek,
apoteker senantiasa harus memiliki
kemampuan menyediakan dan memberikan
pelayanan yang baik, mengambil keputusan
yang tepat, mampu berkomunikasi antar
profesi, menempatkan diri sebagai pimpinan
dalam situasi multidisipliner, kemampuan
mengelola SDM secara efektif, selalu belajar
sepanjang karier dan membantu memberi
pendidikan dan memberi peluang untuk
meningkatkan pengetahuan.
• Sedangkan toko obat boleh dikelola oleh
Asisten apoteker.
2. Sarana dan Prasarana
• Apotek berlokasi pada daerah yang dengan mudah
dikenali oleh masyarakat. Pada halaman terdapat
papan petunjuk yang dengan jelas tertulis kata
apotek. Apotek harus dapat dengan mudah
diakses oleh anggota masyarakat. Pelayanan
produk kefarmasian diberikan pada tempat yang
terpisah dari aktivitas pelayanan dan penjualan
produk lainnya, hal ini berguna untuk
menunjukkan integritas dan kualitas produk serta
mengurangi resiko kesalahan penyerahan.
Masyarakat harus diberi akses secara langsung dan
mudah oleh apoteker untuk memperoleh
informasi dan konseling. Lingkungan apotek harus
dijaga kebersihannya. Apotek harus bebas dari
hewan pengerat, serangga. Apotek memiliki suplai
listrik yang konstan, terutama untuk lemari
pendingin.
 3. Sediaan Farmasi dan
Perbekalan Kesehatan lainnya.

Pengelolaan persediaan farmasi dan perbekalan

kesehatan lainnya dilakukan sesuai ketentuan
perundangan yang berlaku meliputi:

perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan

pelayanan. Pengeluaran obat memakai sistim
FIFO (first in first out) dan FEFO (first expire first
out)
3.1 Perencanaan.

• Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu diperhatikan:

• a. Pola penyakit.
• b. Kemampuan masyarakat.
• c. Budaya masyarakat.

3.2 Pengadaan.

• Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan

farmasi harus melalui jalur resmi sesuai peraturan perundangundangan yang
berlaku.

3.3 Penyimpanan.

• 1. Obat/bahan obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik.

• Dalam hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain,
maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang
jelas pada wadah baru, wadah sekurangkurangnya memuat nama obat,
nomor batch dan tanggal kadaluarsa.
• 2. Semua bahan obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai, layak dan
menjamin kestabilan bahan.
 4. Administrasi.

Dalam menjalankan pelayanan kefarmasian di apotek,

perlu dilaksanakan kegiatan administrasi yang
meliputi:

4.1. Administrasi Umum 4.2. Administrasi Pelayanan

Pencatatan, pengarsipan, Pengarsipan resep,
pelaporan narkotika, pengarsipan catatan
psikotropika dan pengobatan pasien,
dokumentasi sesuai dengan pengarsipan hasil monitoring
ketentuan yang berlaku. penggunaan obat.
 Desain dan tata ruang apotek
• Apotek harus memiliki:
– Ruang tunggu yang nyaman bagi pasien.
– Tempat untuk mendisplai informasi bagi pasien, termasuk
penempatan brosur/materi informasi.
– Ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien yang dilengkapi
dengan meja dan kursi serta lemari untuk menyimpan catatan
medikasi pasien.
– Ruang racikan.
– Tempat pencucian alat.
– Perabotan apotek harus tertata rapi, lengkap dengan rak-rak
penyimpanan obat dan barang-barang lain yang tersusun
dengan rapi, terlindung dari debu,kelembaban dan cahaya yang
berlebihan serta diletakkan pada kondisi ruangan dengan
temperatur yang telah ditetapkan.
Fungsi- fungsi logistik

Fungsi perencanaan adalah kegiatan untuk menetapkan

sasaran dan pedoman

Fungsi penganggaran adalah kegiatan untuk merumuskan

perincian penentuan kebutuhan dalam skala standar mata
uang

Fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk memenuhi

kebutuhan operasional sesuai dengan planning, reuest
dan budgeting

Fungsi penyimpanan dan distribusi adalah kegiatan

penerimaan, penyimpanan, perlengkapan yang telah
diadakan
Fungsi pemeliharaan adalah kegiatan
untuk mempertahankan kondisi teknis,
daya guna, daya hasil barang inventaris

Fungsi penghapusan adalah kegiatan

pembebasan barang dari
pertanggungjaaban yang berlaku

Fungsi pengendalian adalah kegiatan untuk

memonitor dan mengamankan
keseluruhan pengolahan logistik.
 Pengendalian persediaan

Pengendalian persediaan adalah kegiatan yang

berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan,
dan pengawasan penentuan kebutuhan.
 Tujuan Pengendalian
Persediaan

Pengendalian persediaan bertujuan

mencapai efisien dan efektivitas
optimal dalam penyediaan material.
 ALAT BANTU PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
Economic Order Quantity (EOQ)
• EOQ adalah teknik yang digunakan
untuk mengendalikan pemesanan
barang yang optimal dengan biaya
persediaan serendah mungkin. Biaya
persediaan ditekan serendah mungkin
pada besaran biaya penyimpanan
(carrying cost) dan biaya pemesanan
(ordering cost) yang tepat.
Min-Max Analysis
• Metode ini dilakukan dengan
mengendalikan jumlah minimum dan
maksimum persediaan dengan
mengatur rencana pemesanan
persediaan (plan order) agar tidak
terjadi kekurangan (stockout) atau
kelebihan persediaan (overstock).
ABC Analysis
• ABC Analysis adalah teknik pengendalian persediaan dengan
memperhatikan kelompok barang sesuai tingkat kepentingan masing-
masing kelompok barang tersebut. Pengelompokan barang dalam ABC
Analysis berdasarkan total nilai penjualan dalam setahun.
• Dalam ABC Analysis, biasanya barang-barang dikelompokkan menjadi
tiga kelas, yaitu A, B, dan C. Kelas A adalah kelompok barang yang
sangat penting (nilai penjualan terbesar), kelas B adalah kelompok
barang dengan nilai penjualan menengah, dan kelas C adalah
kelompok barang dengan nilai penjualan terkecil.
Kebijakan-kebijakan dalam penerapan Analisis ABC
misalnya:

• Lebih fokus terhadap pengembangan pemasok (supplier development)

untuk item-item Kelas A.
• Lebih fokus dalam pengendalian persediaan secara fisik item-item Kelas
A.
• Lebih teliti dalam peramalan (forecasting) item-item Kelas A.
RECORD ACCURACY
• Catatan persediaan yang akurat (accurate records) merupakan
bagian penting dalam sistem produksi dan persediaan.
• Memungkinkan organisasi untuk fokus pada apa yang dibutuhkan.
• Diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat tentang
pemesanan, penjadwalan, dan pengiriman.
• Catatan barang masuk (incoming) dan barang keluar (outgoing)
harus akurat.
• Ruang penyimpanan (stockrooms) harus aman.
CYCLE COUNTING
• Item-item produk yang dihitung dan dicatat harus diperbaharui secara
periodik.
• Seringkali menggunakan Analisis ABC untuk menentukan siklus
pengendalian.
• Memiliki beberapa keunggulan:
Menghilangkan kerusakan dan gangguan
Menghilangkan penyesuaian persediaan tahunan
Personil terlatih untuk mengaudit akurasi persediaan
Memungkinkan penyebab kesalahan diindentifikasi dan diperbaiki
Menjaga catatan persediaan agar selalu akurat
 DAFTAR PUSTAKA
• Anief, M. 2001. Manajemen Farmasi. Gadjah
Mada University Press, Yogyakarta.
• Azwar, S. 2007. Sikap Manusia, Teori, dan
Pengukurannya, Edisi II, Pustaka Pelajar.
• Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
2004. Keputusan Mentri Kesehatan RI no.
1027 Menkes/ SK/ IX/ 2004 tentang Standar
Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta:
Departemen Kesehatan Republik Indonesia