Pengelolaan Sediaan Farmasi di

Apotek

Linda Margata
perencanaan PENGELOLAAN
pengadaan SEDIAAN
distribusi FARMASI DI
penyimpanan APOTEK
pemusnahan
MEDICAL LOGISTIC
MANAGEMENT
(included Medicines)

PEMILIHAN /
SELEKSI OBAT - BF

PENGGUNAAN / PENYEDIAAN /
DRUG USE PENGADAAN

PENYIMPANAN &
DISTRIBUSI MANAJEMEN
SUPPORT:
-organisasi
-sumber daya manusia
-SIM
-financing
3
 Perencanan

POLA PENYAKIT

HAL-HAL YANG PERLU

DIPERHATIKAN KEMAMPUAN MASYARAKAT

BUDAYA MASYARAKAT
 METODE PERENCANAAN PENGADAAN

1) Metode Epidemiologi
 berdasarkan penyebaran penyakit
2) Metode Konsumsi
 berdasarkan penggunaan obat periode lalu
3) Metode Kombinasi
 gabungan epidemiologi dan konsumsi
4) Metode just in time
dibeli saat pasien butuh
 Pertimbangan perencanaan pembelian barang

 Stok yang tersisa

 Arus barang fast moving/slow moving

 Kondisi keuangan

 Pemilihan PBF
 Pemilihan obat menurut WHO
1) Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan efek terapetik lebih besar
dibanding resiko resiko ESO
2) Jangan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi, hindari duplikasi.
3) Untuk obat baru, harus berdasarkan bukti ilmiah bahwa lebih baik
dibanding obat pendahulu
4) Sediaan kombinasi hanya dipilih jika potensinya lebih baik dari
sediaan tunggal
5) Jika alternatif pilihan obat banyak, dipilih DOC dari penyakitnya
6) Pertimbangan administrasi dan biaya yang dibutuhkan
7) Kontraindikasi, peringatan, ESO harus dipertimbangkan
8) Dipilih obat yang standar mutunya tinggi
 PRINSIP PENGADAAN :

 Barang dibeli harus melalui jalur distribusinya

sehingga Produk yang diadakan tersebut TERJAMIN
KEASLIAN dan Kualitasnya.

 Untuk itu setiap Produk yang ada di apotek dapat

ditelusur darimana datangnya dan dapat
dipertanggungjawabkan keaslian dan kualitas produk
tersebut.

 SEBAIKNYA KE DISTRIBUTOR UTAMA.

 SUMBER UNTUK OBAT,
ALKES, DIAGNOSTIK

Sumbernya harus Resmi, yaitu : memiliki izin

distribusi dari pemerintah, ditunjuk sebagai
distributor oleh Principal/ Pabrikannya.
 PBF Utama
 PBF Non Utama/ Sub Distributor
 PB Alkes untuk Alkes
 Antar Apotek
 Khusus Narkotika ke PBF Kimia Farma
 SUMBER UNTUK PRODUK
LAINNYA
 Sebaiknya ke distributornya, sehingga
Keaslian nya dapat dipertanggungjawabkan.
Setiap produk biasanya memiliki
Distributornya. Misalnya produk Unilever,
P&G ada distributornya.
 PEMILIHAN DISTRIBUTOR

 Legalitas
 Pelayanannya, dalam hal ini :
Tingkat Ketersediaan barang
Lamanya pengiriman
Keramahan petugas/ Hubungan baik antara
pihak Distributor dengan Apotek/ petugas.
 Diskon Pembelian/ Harga
 Bonus
 Lama Kredit diberikan
 Kelengkapan dan kualitas barang
 Penukaran barang rusak dan ED
 CARA MENGETAHUI
DISTRIBUTOR

 UNTUK OBAT Di MIMS, pada daftar

Pabrikan dan Distributor
 Menanyakan pada Pabrik/ Produsennya
 Memanfaatkan YELLOW PAGES,, 108,
INTERNET dll.
 Bertanya pada Salesman, teman2 , Apotek,
toko lainnya.
 Metode pengadaan

 Tender terbuka : untuk semua rekanan yg terdaftar,

menguntungkan, perlu staf kuat, waktu dan perhatian lama.
 Tender terbatas (lelang tertutup) : rekanan tertentu yg punya
riwayat baik, harga dpt dikendalikan, tenaga dan beban lebih
hemat.
 Pembelian dengan tawar-menawar : item sedikit dan tdk
urgent, pendekatan langsung.
 Pengadaan langsung : pembelian jumlah kecil, perlu segera
tersedia, harga tertentu, agak mahal
 Cara Memesan Obat

 Buat Pesanan pada Blanko Surat Pesanan

Apotek yang ditanda tangani APOTEKER.
 Berikan / bawa ke distributornya.
 Terima barang sesuai pesanan baik jumlah,
sediaannya.
 Periksa Bentuk Fisik Sediaan, Tgl Expire,
kadar/ kandungan produk
 Simpan sesuai dengan sifat-sifat dari produk
tersebut/ pada tempatnya
 BEBERAPA CARA
PEMBAYARAN

1. CASH
Langsung dibayar pada waktu barang datang/ dibeli.
2. KREDIT
Dibayar setelah jangka waktu tertentu semenjak barang
diterima, misal 1 minggu, 2 minggu, sebulan.
3. KONSINYASI
Dibayar kalau sudah laku
 Penerimaan Barang

Hal-hal yang perlu dicek saat

penerimaan barang:
1. Kesesuaian jenis dan jumlah antara
barang dan SP
2. Keadaan fisik barang
3. Catat No.batch dan ED-nya
 Penyimpanan
Tujuan:
 Aman
 Tidak mudah rusak
 Diawasi

Display penyimpanan obat di Apotek:

a. Alfabetis
b. FIFO dan FEFO
c. Farmakologi
d. Bentuk sediaan
e. Kombinasi
 Ketentuan penyimpanan
barang/obat
1) Perlu diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan di
gudang dan menjamin bahwa barang/obat yang disimpan
mudah diperoleh dan mengaturnya sesuai penggolongan,
kelas terapi/khasiat obat sesuai abjad.

2) Perlu diperhatikan untuk obat dengan syarat penyimpanan

khusus, obat thermolabiel dan obat yang punya batas
kadaluarsa.
 Penyimpanan narkotika

Ketentuan lemari penyimpanan narkotika :

1. Dibuat dari kayu atau bahan lain yang kuat

2. Mempunyai kunci yang kuat

3. Jika ukuran lemari kurang dari 40x80x100 cm, maka lemari

harus dibuat pada tembok atau lantai

4. Dibuat dalam 2 bagian, bagian I untuk menyimpan morfin,

petididn dan garam-garamnya. Bagian II untuk menyimpan
narkotika untuk kebutuhan sehari-hari
 Penyimpanan psikotropika

 Dalam lemari yang terpisah dengan

obat/komoditi lainnya
 Distribusi

 meliputi kegiatan pengendalian persediaan barang,

penyimpanan transportasi serta penyelesaian ke
pabeanan.
 Tujuan
a) Menjamin ketersediaan obat
b) Memelihara mutu obat
c) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
d) Menjaga kelangsungan persediaan
e) Memperpendek waktu tunggu
f) Pengendaliaan persediaan
g) Memudahkan pencarian dan pengawasan waktu tunggu
h) Memudahkan pencarian dan pengawasan
 Pemusnahan

 Barang ED
 Ditukar
 Dimusnahkan

 Merupakan kerugian apotek  harus

diminimalisir

 Ada berita acara pemusnahan, isinya:

 Jenis dan jumlah obat
 Alasan
 Cara pemusnahan
 Cara pemusnahan

 Obat/bahan padat, dengan cara ditanam

 Obat/bahan cair, dengan cara diencerkan
terlebih dahulu

 Atau dititipkan ke RS, Dinkes

 Pemusnahan narkotika

Pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal:

1. Diproduksi tanpa memenuhi standar dan
persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat
digunakan dalam proses produksi
2. Kadaluarsa
3. Tidak memenuhi persyaratan digunakan pada
pelayanan kesehatan dan atau untuk
pengembangan ilmu pengetahuan
4. Berkaitan dengan tindak pidana